Quelle que soit l’activité de votre société (que vous faites de la gestion par affaire ou plus générale), une bonne gestion de stock est essentielle, car elle contribue à sa pérennité. Une gestion de stock efficace permet de garantir la disponibilité des produits pour répondre à la demande des clients tout en minimisant les coûts liés au stockage et à l’immobilisation des capitaux. En cas de mauvaise planification, vous risquez de vous retrouver avec des stocks insuffisants ou, au contraire, de faire face à un problème de surstockage. Dans le premier cas, vous êtes susceptible de provoquer un mécontentement chez vos clients en raison de retards ou de ruptures de stock, ce qui peut nuire à votre réputation et entraîner une perte de ventes. Dans le second, vos capitaux seront immobilisés inutilement, augmentant les coûts de stockage et réduisant votre liquidité, ce qui peut affecter la santé financière de votre structure.
Le module ERP gestion de stock (complémentaires aux modules ERP finance, ERP Gestion commerciale, ERP Production, ou ERP achats) ne se limite pas à la simple tenue des inventaires. Elle englobe une série de processus et de stratégies visant à optimiser l’achat, le stockage, et l’utilisation des marchandises. Des outils et des méthodes variés, tels que les systèmes de gestion des stocks, les codes-barres, et les technologies RFID, peuvent être employés pour améliorer la précision et l’efficacité de ces processus. De plus, l’analyse des datas et les tableaux de bord jouent un rôle crucial en fournissant des informations précises et en temps réel sur les niveaux de stock, les taux de rotation et les prévisions de la demande, aidant ainsi à la prise de décisions éclairées.
Dans cet article, nous explorerons le fonctionnement de la gestion de stock et les différentes méthodes et outils disponibles pour son optimisation. Vous découvrirez comment anticiper les besoins en stock, éviter les surstocks et les ruptures de stock, et maximiser l’efficacité de votre gestion de stock pour garantir la satisfaction de vos clients et la rentabilité de votre entreprise.
Avant d’aborder la planification des stocks, il convient de se pencher sur la définition du terme. Ce terme désigne l’ensemble des biens achetés ou fabriqués par une PME dans le but d’être soit consommés, soit vendus en l’état ou au terme d’un processus de production. Cela fait partie de l’actif circulant d’une structure.
Quant au stockage, il fait référence à la tâche qui consiste à placer des stocks dans un espace afin de permettre de retrouver aisément les produits qui les composent. Il s’agit d’une phase clé de la supply chain. Le stockage doit respecter plusieurs règles qui visent à améliorerl’espace, à maintenir les biens en bon état et à garantir la sécurité du personnel de la supply chain. Il représente un réel enjeu pour les structures. Vous devez éviter toute rupture pour satisfaire au mieux vos consommateurs. En parallèle, il est nécessaire de maintenir au plus bas les dépenses de stockage.
Le management de stock renvoie à l’ensemble des mesures prises par une société pour s’approvisionner en marchandises ou en matériels, les entreposer et les écouler auprès de ses acheteurs. Il s’agit d’un exercice complexe étant donné qu’il est indispensable de trouver un équilibre entre capacité à répondre aux demandes des clients et faible frais de stockage.
Les principes de base du management de stock sont :
- L’achat : Les biens prêts à la vente sont achetés puis expédiés à l’entrepôt ou livrés directement au point de distribution. Cette étape inclut la sélection des fournisseurs, la négociation des conditions d’achat, et la gestion des commandes pour s’assurer que les produits requis sont disponibles en temps voulu.
- L’entreposage : Les produits sont entreposés jusqu’à ce qu’ils soient utilisés ou vendus. L’entreposage efficace implique la gestion de l’espace de stockage, l’optimisation des emplacements de produits pour faciliter l’accès et la rotation des stocks, et la mise en place de mesures de sécurité pour protéger les marchandises.
- Les bénéfices : Le montant des biens à vendre fait l’objet d’un contrôle rigoureux. Cela inclut la fixation des prix de vente en fonction des coûts d’achat, des frais de stockage, et des marges bénéficiaires souhaitées. La gestion des bénéfices assure que les produits sont vendus à des prix compétitifs tout en maximisant la rentabilité et la stabilité de la trésorerie.
- L’achat : Les biens prêts à la vente sont achetés puis expédiés à l’entrepôt ou livrés directement au point de distribution. Cette étape inclut la sélection des fournisseurs, la négociation des conditions d’achat, et la gestion des commandes pour s’assurer que les produits requis sont disponibles en temps voulu.
En appliquant ces principes de base, les sociétés peuvent améliorer leur gestion de stock, réduire les coûts et augmenter leur capacité à répondre aux demandes des clients de manière efficace et fiable. Une gestion de stock bien structurée et optimisée est un élément clé pour le succès et la pérennité de toute structure.
Quels sont les enjeux de la gestion de stocks et d’un ERP stock ?
La gestion des stocks et l’utilisation d’un ERP stock (Enterprise Resource Planning) pour la gestion des stocks représentent des enjeux cruciaux pour les PME, notamment les TPE et PME. Voici quelques exemples :
1. Optimisation des niveaux de stock
La gestion des stocks et les ERP Stock visent à maintenir un équilibre entre les stocks suffisants pour répondre à la demande et la minimisation des coûts de stockage. Une gestion efficace des stocks permet d’éviter les ruptures de stock et les surstocks, ce qui peut améliorer la satisfaction des clients et réduire les coûts opérationnels. En optimisant les niveaux de stock, les structures peuvent garantir la disponibilité des produits tout en réduisant les dépenses liées à l’entreposage excessif et à l’immobilisation de capitaux.
2. Réduction des coûts
Un des principaux enjeux est de réduire les coûts associés à la gestion des stocks, tels que les coûts de stockage, les coûts de gestion des commandes et les coûts de maintenance des stocks. Une gestion efficace des stocks peut également réduire les pertes dues à l’obsolescence ou à la détérioration des produits. En minimisant ces coûts, les sociétés peuvent libérer des ressources financières pour d’autres investissements stratégiques, améliorant ainsi leur compétitivité et leur rentabilité globale.
3. Amélioration de la rotation des stocks
Assurer une bonne rotation des stocks est crucial pour éviter l’accumulation de produits obsolètes et pour maximiser l’utilisation de l’espace de stockage. Une rotation efficace des stocks permet de maintenir la fraîcheur des produits, surtout dans les secteurs où les produits ont une durée de vie limitée. Les ERP stock offrent des outils pour surveiller et gérer les cycles de vie des produits, facilitant ainsi l’identification des articles à rotation lente et permettant une prise de décision proactive pour ajuster les niveaux de stock en conséquence.
4. Précision des prévisions et de la planification
La précision des prévisions de la demande et de la gestion des inventaires est essentielle pour une gestion efficace des stocks. Des prévisions inexactes peuvent entraîner des surstocks ou des ruptures de stock, ce qui affecte la rentabilité et la satisfaction des clients. Une planification précise permet d’optimiser les approvisionnements et d’assurer la disponibilité des produits au bon moment. Les ERP stock intègrent souvent des fonctionnalités avancées de prévision basées sur des datas historiques et des tendances actuelles, permettant aux PME de mieux anticiper les fluctuations de la demande et d’ajuster leurs stratégies de gestion de stocks en temps réel.
Les méthodes de gestion de stocks
1) Réapprovisionnement calendaire
Cette méthode consiste à réapprovisionner les stocks à des intervalles de temps réguliers, indépendamment du niveau des stocks actuels. Les commandes sont passées à des dates fixes, par exemple, chaque semaine ou chaque mois. Cela simplifie la planification des commandes et permet de bénéficier de remises pour commandes en gros, mais peut entraîner des surstocks ou des ruptures de stock si la demande varie fortement.
2) Méthode de recomplètement
La méthode de recomplètement vise à maintenir un niveau de stock prédéterminé. Chaque fois qu’une quantité de produit est retirée du stock, une commande de recomplètement est passée pour ramener le stock à ce niveau prédéfini. Cette méthode est souvent utilisée pour les articles à rotation rapide et peut aider à maintenir une disponibilité constante des produits.
3) Méthode du point de commande
La méthode du point de commande consiste à passer une commande lorsque le niveau de stock atteint un seuil critique, appelé point de commande. Ce seuil est déterminé en fonction du délai de réapprovisionnement et de la consommation moyenne des produits. Cela permet de minimiser les stocks tout en assurant la disponibilité des produits en fonction de la demande.
4) Le taux de couverture de stock
Cette méthode consiste à passer des commandes auprès des fournisseurs uniquement lorsque des commandes clients sont reçues. Le réapprovisionnement à la commande réduit les niveaux de stock et les coûts de stockage, mais peut entraîner des délais de livraison plus longs si les fournisseurs ne peuvent pas répondre rapidement à la demande.
5) Le "drop shipping"
Le “drop shipping” est une méthode où les produits sont expédiés directement par le fournisseur au client final, sans passer par l’entrepôt du détaillant. Cela réduit considérablement les coûts de stockage et de gestion des stocks, mais nécessite une coordination étroite avec les fournisseurs pour assurer des délais de livraison rapides et fiables.
En utilisant ces différentes méthodes de gestion des stocks, les entreprises peuvent choisir la stratégie qui convient le mieux à leur modèle commercial, à leurs produits et à leurs besoins opérationnels. Une combinaison de plusieurs méthodes peut également être utilisée pour optimiser la gestion des stocks et répondre efficacement à la demande des clients.
Quels sont les outils de la gestion de stocks ?
1) ERP Stock
Un ERP stock, comme Sage gestion de stock est un outil essentiel pour centraliser et automatiser la gestion des stocks. Il permet une visibilité en temps réel des niveaux de stock, intègre les datas des différentes fonctions de l’entreprise, et optimise les processus de réapprovisionnement. En réduisant les tâches manuelles, l’ERP améliore l’efficacité opérationnelle et la prise de décision.
2) Codes-barres et RFID
Les technologies de codes-barres et RFID (identification par radiofréquence) facilitent le suivi et la gestion des stocks. Les codes-barres sont scannés lors de la réception, du déplacement et de l’expédition des produits, ce qui permet une mise à jour automatique et précise des niveaux de stock dans le SGS. Les étiquettes RFID, quant à elles, offrent une solution sans contact pour le suivi des produits et peuvent être lues à distance, ce qui accélère les processus de gestion des stocks et réduit les erreurs.
3) Tableaux de bord et analyses
Les tableaux de bord et les outils d’analyse fournissent des informations visuelles et des rapports détaillés sur les performances des stocks. Ils permettent de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) tels que les niveaux de stock, les taux de rotation des stocks, les coûts de stockage et les prévisions de la demande. Ces outils aident les gestionnaires à prendre des décisions informées, à identifier les tendances et à mettre en œuvre des stratégies pour optimiser la gestion des stocks.
Comment améliorer ma gestion des stocks ?
Vous pourrez assurer l’efficacité de votre gestion de stock en adoptant les bonnes pratiques suivantes.
Automatisation des fonctions d'expédition
L’automatisation des fonctions d’expédition permet de réduire les erreurs humaines, d’accélérer les processus et d’assurer une meilleure précision dans les envois. En intégrant des systèmes automatisés, vous pouvez suivre les commandes en temps réel, optimiser les itinéraires de livraison, et améliorer la satisfaction client grâce à des délais de livraison réduits et fiables.
Gestion efficace des bons de commande
Une gestion efficace des bons de commande est essentielle pour maintenir des niveaux de stock adéquats. En utilisant des systèmes automatisés pour traiter les bons de commande, vous pouvez minimiser les erreurs, accélérer le traitement des commandes et garantir que les réapprovisionnements sont effectués en temps opportun. Cela contribue à éviter les ruptures de stock et à maintenir un procédé de travail fluide.
Bonne gestion des transferts
La gestion des transferts entre différents entrepôts ou points de vente doit être bien planifiée et exécutée. En utilisant des technologies comme les codes-barres et la RFID, vous pouvez suivre les mouvements de stock en temps réel, réduire les pertes et les erreurs, et assurer une répartition optimale des produits. Une bonne gestion des transferts garantit que les stocks sont disponibles là où ils sont le plus nécessaires.
Reportings et analyses améliorés
Les reportings et analyses améliorés fournissent des données précieuses sur la performance des stocks. En utilisant des outils de reporting avancés, vous pouvez surveiller les indicateurs clés, identifier les tendances et anomalies, et prendre des décisions éclairées pour optimiser les niveaux de stock. Des analyses approfondies permettent d’anticiper les besoins futurs et de mieux planifier les réapprovisionnements.
Excellent suivi logistique
Un excellent suivi logistique est crucial pour une gestion efficace des stocks. En intégrant des systèmes de suivi en temps réel, vous pouvez surveiller l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, de la réception des matières premières à la livraison des produits finis. Cela permet de réagir rapidement aux problèmes, d’optimiser les procédés logistiques et d’assurer une livraison rapide et fiable aux clients.
En combinant ces stratégies, vous pouvez considérablement améliorer votre gestion des stocks, réduire les coûts, augmenter l’efficacité opérationnelle et améliorer la satisfaction client.
5. Suivez vos entrées et sorties de stock de près
Un suivi minutieux des mouvements de stocks contribue à leur bonne exécution.
- En gardant un œil sur les entrées, vous pourrez déterminer le moment où il est nécessaire d’approvisionner votre stock avec de nouvelles marchandises ou de le réapprovisionner avec des produits qui se trouvent déjà dans votre catalogue d’articles.
- Quant au suivi des sorties de stock, il vous aidera à contrôler la commercialisation de vos produits.
Sans suivi efficace, impossible de mettre en place une gestion optimale.