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La gestion de stock : fonctionnement et optimisation

Quelle que soit l’activité de votre entreprise, une bonne gestion de stock est essentielle, car elle contribue à sa pérennité. En cas de mauvaise planification, vous risquez de vous retrouver avec des stocks insuffisants ou, au contraire, de faire face à un problème de surstockage. Dans le premier cas, vous êtes susceptible de provoquer un mécontentement. Dans le second, vos capitaux seront immobilisés inutilement. 

Avant d’aborder la planification des stocks, il convient de se pencher sur la définition du terme. Ce terme désigne l’ensemble des biens achetés ou fabriqués par une entreprise dans le but d’être soit consommés, soit vendus en l’état ou au terme d’un processus de production. Cela fait partie de l’actif circulant d’une structure. 

 

Quant au stockage, il fait référence à la tâche qui consiste à placer des stocks dans un espace afin de permettre de retrouver aisément les produits qui les composent. Il s’agit d’une phase clé de la supply chain. Le stockage doit respecter plusieurs règles qui visent à améliorerl’espace, à maintenir les biens en bon état et à garantir la sécurité du personnel de la supply chain. Il représente un réel enjeu pour les entreprises. Vous devez éviter toute rupture pour satisfaire au mieux vos consommateurs. En parallèle, il est nécessaire de maintenir au plus bas les dépenses de stockage.

Le management de stock renvoie à l’ensemble des mesures prises par une entreprise pour s’approvisionner en marchandises ou en matériels, les entreposer et les écouler auprès de ses acheteurs. Il s’agit d’un exercice complexe étant donné qu’il est indispensable de trouver un équilibre entre capacité à répondre aux demandes des clients et faible frais de stockage.

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Le stock management vise à vous permettre de disposer des produits adaptés au bon endroit et au moment adéquat. Pour ce faire, vous devez avoir une visibilité précise et en temps réel de vos stocks. De cette manière, vous serez fixé(e) quant au moment où il sera nécessaire de vous approvisionner, à le nombre à commander et à l’endroit dans lequel entreposer le stock.

Ses principes de base sont :

  • L’achat. Les biens prêts à la vente sont achetés puis expédiés à l’entrepôt ou livrés directement au point de distribution ; 
  • L’entreposage. Les produits sont entreposés jusqu’à ce qu’il soient utilisés ; 
  • Les bénéfices. Le montant du bien à vendre fait l’objet d’un contrôle.

Une gestion efficace est bénéfique pour votre entreprise à bien des égards. 

 

      • Tout d’abord, elle vous permettra de répondre au mieux aux demandes de vos acheteurs et d’éviter la rupture. Elle implique généralement un manque à gagner notable, mais peut aussi entraîner une perte de clients. 
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      • Lorsqu’il est efficace, elle prévient par ailleurs le surstockage. Vous vous mettrez de ce fait à l’abri des coûts élevés induits par l’entreposage d’un excès de stock. De plus, vous éviterez de déséquilibrer le besoin en fonds de roulement (BFR) de votre entreprise et, par la même occasion, d’affecter sa performance. 
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      • En outre, cela favorise les économies. Il ne faut pas oublier que l’approvisionnement donne lieu à différents frais (acquisition, conservation et dépréciation). Vous pourrez rationaliser les dépenses liées aux stocks.

En l’absence d’une gestion organisée, vous vous exposerez souvent à une rupture. Elle peut entraîner l’arrêt total de votre production. En parallèle, vous serez dans l’impossibilité de vendre. Non seulement vous perdrez du chiffre d’affaires, mais votre image risque d’être ternie. En effet, vos acheteurs sont susceptibles de faire part de leur mécontentement à leur entourage et de le dissuader de se tourner vers vous. 

Le surplus est un autre risque. Pour l’écouler, il se peut que vous soyez contraint(e) de vendre au rabais, voire à perte. D’autre part, si vos produits doivent être vendus avant une date précise comme des denrées alimentaires périssables, vous risquez de ne pas écouler votre approvisionnement à temps. Vous n’aurez alors d’autre choix que de jeter le surplus, car il sera impropre à la consommation. Cette situation est pire que la vente à perte car vous ne réaliserez aucune rentrée d’argent.

 

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Tout ce qu’il faut savoir sur le stock management

Le volume des stocks ne cesse de s’accroître dans le monde. Une étude révèle que les entrepôts en Europe devraient voir leur superficie moyenne augmenter de 26 % d’ici 2024. Ce phénomène signifie que  se transforme en pilier opérationnel pour un grand nombre d’entreprises. 

Comme expliqué précédemment, le stock management occupe une place primordiale dans le fonctionnement d’une entreprise. En cas de rupture, vous ne serez pas capable de satisfaire les demandes de vos clients ni d’honorer les achats existants. De leur côté, des stocks excessifs entraînent une hausse du prix de l’entreposage. La dépense liée à l’assurance augmentera également, sans compter que vos stocks seront exposés au risque de détérioration, de perte et de vol. 

Pour optimiser le management de vos stocks, vous devez commencer par déterminer leur type. Vous pourrez par la suite vous informer sur les méthodes ainsi que les logiciels de stock management.

1. Les différents types de stocks

Les stocks d’une entreprise peuvent être catégorisés en :

      • Matières premières. Il s’agit des produits achetés en vue d’être transformés au cours d’un processus de production. Les matières premières sont totalement consommées au cours de leur utilisation ;

      • Produits semi-finis. Cela fait référence aux produits en cours de fabrication. Ceux-ci doivent encore passer par des transformations avant d’être vendus ; 

      • Produits finis. Ces derniers correspondent aux produits fabriqués par l’entreprise et qui sont prêts à la vente. Ils sont l’aboutissement de la transformation des matières premières ; 

      • Stocks de sécurité. Cela permet de faire face à des circonstances exceptionnelles comme un retard de livraison de la part d’un fournisseur, un pic de commandes, etc.
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2. Ses différentes méthodes

Il existe différentes méthodes de stock management : 

 

      • La méthode du coût moyen pondéré. C’est l’une des techniques comptables de valorisation des stocks reconnues fiscalement en France. Elle consiste à calculer le coût unitaire moyen d’un bien en divisant le total des frais d’acquisition par le total des quantités acquises. Le calcul est effectué à chaque nouvelle entrée ou à chaque fin de période ; 
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      • La méthode des frais standards. Elle consiste à prédéfinir le coût d’un bien au début du cycle des affaires. Cette dépense sera alors utilisée tout au long du cycle des affaires pour évaluer le bien en question. Surtout appliquée par les entreprises de fabrication auparavant, cette méthode est aujourd’hui largement retrouvée dans d’autres secteurs d’activité ; 
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      • La méthode du premier entré, premier sorti (PEPS ou FIFO). Il s’agit de l’autre approche de stock management admise par la fiscalité en France. Cette méthode permet de valoriser le coût des stocks sortants en se basant sur leurs coûts d’entrée. Consistant à faire sortir en premier du stock les produits les plus anciens, elle est essentiellement utilisée pour les articles périssables ; 
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      • La méthode du dernier entré, premier sorti (DEPS ou LIFO). S’opposant à la méthode PEPS, il s’agit d’une approche antéchronologique pour valoriser les stocks. Concrètement, les produits achetés en dernier sont ceux qui sont sortis en priorité. Cette méthode est particulièrement adaptée au management des approvisionnements de marchandises difficilement périssables (charbon, sable, brique, etc.). Il convient de souligner qu’elle est interdite en France.

3. Les outils de stock management

Vous pouvez vous appuyer sur différentes plateformes pour améliorer votre gestion de stock.

1) Les logiciels ERP en font notamment partie. Ils sont destinés à permettre aux entreprises de maîtriser leurs stocks et de faciliter leur pilotage. Grâce à ces logiciels, vous serez en mesure d’optimiser l’état de vos différents types de stocks et de maintenir un stock constamment à jour. Ces logiciels peuvent être des interfaces indépendantes ou être inclus dans un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) à travers un système ERP supply chain.

2) Les indicateurs de performance (détaillés ci-après) sont un autre outil important. Aussi appelés des KPI, ils permettent de connaître la disponibilité des stocks ainsi que de surveiller l’entrée et la sortie des produits. S’ils sont bien suivis, ces indicateurs augmentent la qualité de la gestion de stock.

3) Il est aussi possible de recourir à des tableaux de bord de suivi de stocks, aussi appelés des dashboards de stock management. Ils vous permettront de visualiser les datas relatives à vos stocks en les présentant de manière à ce qu’elles soient lisibles et faciles à interpréter. Grâce aux tableaux de bord, vous pourrez donc exploiter les nombreux flux de datas, et parfois complexes, générés par vos stocks.

 

4) Certaines entreprises utilisent aussi des scanners de codes-barres pour améliorer la gestion de stock. Au préalable, chaque produit vendu se sera fait attribuer un code-barres unique. Diverses données peuvent être associées à ce dernier (le fournisseur, les dimensions de l’article, le nombre d’articles, etc.). En scannant les codes-barres au moment de la préparation d’un ordre vous pourrez suivre précisément votre stock, éviter toutes sortes d’erreurs et gagner un temps considérable.

5) Les outils d’automatisation sont aussi un atout de choix. Parfaitement autonomes, ceux-ci fonctionnent sans intervention humaine une fois intégrés à la supply chain. Ils permettent de rendre plus efficace chaque commande tout en assurant la qualité des produits proposés. L’ERP, le WMS (Warehouse Management System), le WCS (Warehouse Control System) et l’IoT (Internet of Things) sont quelques exemples d’outils automatisée.

6) En outre, vous pouvez utiliser des applications mobiles pour améliorer votre gestion. Accessible depuis un smartphone ou une tablette, ce type de système a l’avantage de vous permettre de gérer vos stocks n’importe où et à tout moment.

Les indicateurs de performance de la gestion de stock

La gestion des stocks figure parmi les opérations les plus complexes dans le domaine du ravitaillement. L’utilisation d’indicateurs de performance de gestion de stock est un bon moyen de faciliter cette tâche et de l’améliorer. Effectivement, les KPI liés aux stocks permettent d’améliorer l’efficacité du contrôle des stocks. De plus, ils garantissent la disponibilité des produits à tout moment, ce qui assure le respect du délai de livraison aux clients. 

 

Il existe une multitude de KPI pour évaluer la performance d’une stratégie de stock management. Cependant, tous les indicateurs ne se valent pas. Il est d’ailleurs préférable de s’en tenir à quelques-uns.  Le fait de suivre un nombre trop important de KPI est susceptible de s’avérer contre-productif. Nous avons sélectionné 4 indicateurs de performance de management de stock. Nous vous conseillons de commencer par ceux-ci car ils ont fait leurs preuves.

1. Le taux de rotation des stocks

Cet indicateur indique le nombre de fois qu’un stock a été totalement renouvelé au cours d’une période déterminée. Grâce à cet indicateur de performance, votre responsable logistique pourra attribuer une catégorie de rotation à chaque référence en se servant de la méthode ABC. 

 

Dans la pratique : 

 

      • A renvoie à un fort turnover ; 
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      • B correspond à un turnover moyen ;
    •  
      • C désigne le turnover le plus faible.

Ces informations permettent d’améliorer la classification des produits entreposés en tenant compte de leur niveau de demande. Ilse calcule comme suit :  coût d’achat des produits vendus / stock moyen 

Pour obtenir le stock moyen, utilisez la formule suivante : Stock moyen = (stock initial + final) / 2

2. Le taux de service client

Cela correspond au pourcentage d’ordres livrées dans les temps. Si ce KPI est élevé, cela signifie que votre entreprise est capable de répondre en grande majorité à la demande qui existe pour un article précis.  

Il s’avère particulièrement utile pour déterminer si les fournisseurs respectent généralement les délais ou ont tendance à prendre du retard dans la livraison. Il est recommandé de calculer cet indicateur de performance de gestion de stock de façon régulière. 

Pour ce faire, utilisez la formule ci-après : Quantité totale de commandes passées / Quantité reçues dans le temps imparti

3. Le taux de rupture de stock

Il renvoie à la fréquence des ruptures pour un produit précis ou pour un panier de références. Cet indicateur de performance sert à évaluer l’efficacité d’un dispositif logistique ou d’une supply chain. Il permet aussi de mesurer indirectement la satisfaction. En effet, un faible niveau veut dire que vous disposez en stock les produits demandés par vos acheteurs. 

Ce KPI se calcule avec la formule suivante : 

Nombre de commandes qui n’ont pas pu être livrées en raison d’une rupture de stock / volume total de commandes

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4. Le taux de couverture de stock

Cela fait référence à la part de la demande client à laquelle votre entreprise peut répondre avec le stock immédiatement disponible, sans réapprovisionnement ni ventes perdues. 

Ce KPI permet de déterminer le moment où l’approvisionnement doit être effectué et où le stock a besoin d’être renouvelé. D’autre part, il indique la part de la demande pouvant être récupérée ou mieux traitée en cas d’amélioration des performances du stock. 


Cet indicateur de performance
 s’obtient avec la formule suivante : Taux de couverture de stock = stock / consommation moyenne sur une période donnée

Nos bonnes pratiques pour une gestion de stock efficace

Vous pourrez assurer l’efficacité de votre gestion de stock en adoptant les bonnes pratiques suivantes.

1. Équipez-vous d’un logiciel de gestion de stock ou d’un ERP

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L’utilisation d’un logiciel ou d’un ERP Stock est incontournable si vous souhaitez organiser et piloter au mieux vos stocks. Cela vous permettra en effet de centraliser l’ensemble de vos données et de vos outils. Ces données essentielles, comme les quantités des produits, leur emplacement ou leur valeur financière, sont souvent bloquées dans les silos d’information des différents services. 

En les centralisant, vous pourrez obtenir une vue précise et en temps réel sur vos stocks. Vous ne serez pas obligé de patienter jusqu’à la fin d’un exercice financier pour être fixé sur le contenu de vos entrepôts. Vous pourrez alors anticiper les commandes ou encore prendre les décisions nécessaires pour écouler un excès. 


En utilisant un ERP, vous pourrez aussi simplifier la collaboration entre vos différents services et automatiser une partie de vos tâches récurrentes pour leur faire gagner du temps.

 

 

2. Adoptez le reporting logistique

Le reporting logistique permet d’analyser et d’illustrer les données relatives à la gestion de stock sur une période définie. Elles sont ensuite présentées dans un rapport d’activité ou un tableau de bord (aussi appelé un dashboard) partagés avec l’équipe de ravitaillement et la direction.  

 

Le reporting a pour but de faciliter le suivi de stock et la prise de décision liée à la gestion de ces derniers. Il n’y a rien de tel que le reporting pour rendre compréhensible une grande masse d’informations complexes. 

 

Si vous souhaitez tirer de la valeur de vos informations et optimiser votre stock management, nous vous conseillons d’adopter un outil de reporting et de Business Intelligence. Le reporting logistique constitue un précieux outil d’aide à la décision.

3. Améliorez votre gestion d'inventaire

Il est nécessaire d’utiliser une méthodologie pour assurer la fiabilité d’un inventaire. La préparation constitue la première étape. Elle consiste à consigner par écrit les tâches à faire, les personnes qui en seront chargées, la manière de les réaliser et le moment d’intervention.  

 

La préparation débouche sur le comptage qui devra être confié à des équipes formées. Ces dernières transmettront le résultat à la comptabilité qui procédera alors au rapprochement des chiffres théoriques et réels puis à une nouvelle évaluation du stock.

4. Optimisez vos niveaux de stocks

L’optimisation de vos niveaux de stocks vous permettra d’éviter aussi bien le sous-stockage que le surstockage. Pour ce faire, n’hésitez pas à utiliser des indicateurs de performance. En les suivant de près, vous pourrez déterminer quels niveaux de stocks sont satisfaisants et lesquels sont problématiques. 

 

Pensez également à identifier les stocks dormants ou obsolètes pour pouvoir les nettoyer (promotions, renvoi aux fournisseurs, etc.). Ces derniers pèsent en effet sur votre capacité de stockage. Il s’avère en outre judicieux d’automatiser le réapprovisionnement des produits les plus prévisibles. Cela déchargera votre service logistique qui pourra se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

5. Suivez vos entrées et sorties de stock de près

Un suivi minutieux des mouvements de stocks contribue à leur bonne exécution.  

 

  • En gardant un œil sur les entrées, vous pourrez déterminer le moment où il est nécessaire d’approvisionner votre stock avec de nouvelles marchandises ou de le réapprovisionner avec des produits qui se trouvent déjà dans votre catalogue d’articles.  
  • Quant au suivi des sorties de stock, il vous aidera à contrôler la commercialisation de vos produits. 

Sans suivi efficace, impossible de mettre en place une gestion optimale.

6. Créez votre plan de réapprovisionnement

Le réapprovisionnement désigne l’opération qui consiste à reconstituer le stock pour prévenir le phénomène de rupture. Il est basé sur le calcul des futurs niveaux de stocks requis.  

 

Un outil de gestion de stock peut vous permettre de créer un plan de réapprovisionnement grâce auquel vous serez en mesure de répondre constamment aux demandes des clients. Il vous donne aussi la possibilité de l’adapter dans le temps selon l’évolution de la conjoncture.

7. Améliorez votre communication avec vos fournisseurs

Avant tout, il est déconseillé de travailler avec un fournisseur unique. Si ce dernier se retrouve soudainement dans l’incapacité d’assurer une livraison, vous serez obligé de trouver au plus vite un remplaçant.  

 

En collaborant avec plusieurs fournisseurs, vous pourrez mieux réagir face aux imprévus. Encore faut-il améliorer votre communication avec ceux-ci. Vous pouvez notamment les impliquer dès le début de la planification d’un produit. L’objectif consiste à développer un solide partenariat qui optimisera le processus d’approvisionnement.

 

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