Qu’est-ce que l’EDI : Echange de données informatisées ?

L’EDI ou Electronic Data Interchange désigne un moyen d’échange informatisé de documents commerciaux au format standard entre deux entités. Le système est très pratique, car il se fait par voie électronique et ne requiert plus l’utilisation du papier. Suivez cette page pour tout savoir sur l’EDI et connaître les avantages qu’il peut engendrer à votre entreprise.

Que veut dire EDI ?

L’échange de données informatisés est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre les entreprises (bons de commandes, factures fournisseurs…). De plus, la technologie EDI s’inscrit au cœur de la transformation digitale des PME/TPE. Pour en savoir plus sur l’EDI, on vous propose : une définition précise et les principales fonctionnalités de l’EDI.

Définition de l’EDI Echange de données informatisées

L’EDI est un moyen de communication inter-entreprise pour les échanges de documents commerciaux comme susvisé. Son format standard et électronique permet de remplacer les documents papiers tels que les bons de commande, les factures ou encore les demandes de devis, et cela permet un gain de temps considérable aux entreprises.

L’EDI est souvent utilisé entre des partenaires commerciaux B2B dans le cadre des échanges fréquents de biens et services, et particulièrement pour leurs chaînes d’approvisionnement.

Son fonctionnement

Le fonctionnement de l’EDI est assez simple ! Les documents à transporter sont transformés dans un format standard conformément aux normes de message EDI, et pourront être transmis et lus par tous les protocoles de transport (du destinataire à l’expéditeur). Néanmoins, il faudra s’assurer de la fiabilité du processus pour conserver la qualité des données. En effet, lorsque les informations sont manquantes ou qu’il y ait des irrégularités, le document EDI peut ne pas être traité correctement.

Il y a deux modes de transmission EDI de base, qui sont les suivants :

Pour garantir l’efficacité des transmissions, il convient de définir votre protocole d’échange avec un langage standardisé. Il peut s’agir du SFTP, de l’HTTPS, EDIFACT, etc.

Comment fonctionne l’EDI ? 

Le fonctionnement de l’EDI est très simple. Il existe 3 étapes avant l’envoi de documents EDI : la préparation des documents, la traduction des documents au bon format et la transmission correcte des documents. Nous détaillons tout ci-dessous ! 

A qui s’adresse-t-il ?

Les cibles de lEDI sont toutes les entreprises qui ont besoin d’échanger systématiquement ou périodiquement des documents commerciaux avec leurs partenaires tels que les banques, les fournisseurs, les transporteurs, les clients, etc.

Néanmoins, il faudra que ces derniers puissent être en mesure d’interpréter et d’intégrer les données transmises dans leur système informatique, de façon automatisée.

Pilotage financier

Les différentes étapes du fonctionnement d’un EDI

Comment établir une connexion EDI ?

La mise en oeuvre de votre connexion peut être assurée par des experts EDI. Vous pourrez notamment collaborer ensemble pour créer un plan de migration individuel qui sera basé en fonction de vos besoins EDI.

Après cette étape, il y aura la phase de test détaillée, à laquelle vous allez enregistrer tous les partenaires actuels et futurs. Si cette phase de test vous convient, le processus EDI pourra fonctionner correctement.

Les principaux avantages de l’EDI

Les échanges par voie électronique de l’EDI offrent plusieurs avantages aux entreprises :

Gain de temps & réduction des coûts

D’abord, le traitement par voie électronique des documents permet de réduire les coûts liés aux mains d’œuvre.

Ensuite, il y a un gain de temps considérable grâce au système d’automatisation du processus ! En effet, le traitement et les envois de documents sont plus rapides par rapport au traitement manuel qui est exécuté avec des documents papiers et qui requiert plusieurs interventions avant d’arriver à destination.

Améliorer l’efficience et la production

Le système EDI permet de traiter et de partager plus rapidement les documents commerciaux avec une plus grande précision, et il y aura moins de risque d’erreurs.

En effet, les EDI standardisés garantissent une codification avec une présentation commune des informations aux partenaires EDI, et les données sont intégrées directement dans les systèmes d’information. Cela permet notamment d’accélérer les flux d’informations et garantit de meilleurs résultats en termes de production.

Réduire le nombre d’erreurs & améliorer la traçabilité et la génération des rapports

Comme susvisé, le système réduit les risques d’erreur et vos données seront donc correctement formatées. Vous pourrez ainsi éviter les ressaisies ou encore les changements d’informations grâce à l’automatisation du processus.

Concernant la traçabilité, tous les documents électroniques EDI sont intégrés à un éventail de systèmes informatiques, et prennent en charge la collecte, la visibilité et l’analyse des données.

L’implémentation de l’EDI

La mise en oeuvre de l’EDI peut être difficile et complexe pour certaines entreprises ! D’abord, il y a la nécessité de conformité avec les réglementations gouvernementales et les normes en vigueur, et il y a également les mises à jour à faire.

Ensuite, l’EDI peut être de nature compliqué à cause des besoins des entreprises internationales qui peuvent être très complexes. Un réseau B2B peut par exemple avoir des exigences spécifiques par rapport au formatage du document. Ces nombreux facteurs ont ainsi conduit de nombreuses entreprises à choisir des solutions EDI externalisées.

Néanmoins, qu’il s’agisse d’une solution interne ou externalisée, plusieurs conditions et ressources sont utiles à l’implémentation efficace de votre EDI. En dehors des éléments classiques tels que les types de documents ou encore les logiciels requis, il faudra également tenir compte des éléments suivants :

Logiciel de conversion ou de mappage

Le logiciel de conversion est un outil de transformation qui permet de sélectionner des zones telles que les noms, prénoms, adresses, numéros de référence, etc. Il va convertir le format d’application métier de ces données en documents standardisés pour qu’elles puissent servir efficacement dans le système et répondre aux exigences EDI. 

Fonctionnalité d’enveloppement par lots

Il s’agit d’une fonctionnalité efficace qui permet de prendre en charge de grands lots de messages EDI, afin que les expéditeurs ou les destinataires puissent encapsuler les transactions. Ainsi, ces dernières pourront être groupées en plusieurs domaines ou plusieurs secteurs d’activités des partenaires commerciaux. En dehors de son efficacité, cette méthode de classification permet aussi de limiter les erreurs. Les transactions peuvent alors être regroupées ou scindées en plusieurs divisions ou domaines d’activité un partenaire commercial. 

Mécanisme de routage des messages

Le routage est le mécanisme qui permet de faire un tri de messages en fonction de groupes différents, afin de les attribuer aux cibles adéquates. Néanmoins, il ne se limite pas au système de sélection, car il servira également à transformer le message au format exigé par sa destination. Cette transformation automatique rentre notamment dans l’un des principes de fonctionnement du système EDI qui sert à standardiser les informations. Une transformation de message peut également être nécessaire afin que le message soit au format exigé par sa destination.

Accords de partenariat commercial (TPA)

L’accord de partenariat est un arrangement commercial conclu entre les parties concernées pour l’établissement des normes de documents commerciaux et pour la clarification des conditions générales. Mais en dehors de ces dernières, cet accord servira également à définir les protocoles commerciaux ainsi que les communications entre les partenaires EDI. L’accord de partenariat commercial établit des normes pour les documents commerciaux et définit les différentes communications et les protocoles commerciaux entre les partenaires commerciaux. 

Les conditions pour une entreprise pour échanger en EDI

Découvrez les conditions pour une entreprise d’échanger en EDI : nous vous détaillons les normes et protocole qui encadrent l’EDI ainsi que les 6 conditions pour l’adopter simplement et sans difficultés. En cas de doutes, vous pouvez entrer en contact avec un expert Apogea pour obtenir d’autres conseils pratiques.  

Les normes et protocole qui encadrent l'EDI

La norme EDIFACT, est la norme standard la plus connue et la plus utilisée pour l’établissement des factures ! Il est en effet plus qu’avantageux pour les entreprises, car un processus d’automatisation dans la gestion des factures est un outil d’aide considérable.

Les normes INOVERT, ODETTE, spécifiques à chaque secteur d’activité ! 

Cependant, il est à préciser que d’autres normes existent également dans des domaines d’activités spécifiques, telle que la norme ANSI X12 (utilisée aux Etats Unis ou encore au Mexique).

Les 6 conditions pour adopter l’EDI

L'avenir de l'EDI : la facture électronique

L’utilisation de l’EDI est plus que bénéfique pour les entreprises qui collaborent et qui communiquent régulièrement avec leurs partenaires. Il facilite grandement les échanges, et permet d’avoir un système de transmission de document rapide, fiable et à l’air des nouvelles tendances. Mais si la dématérialisation est actuellement considérée comme étant au cœur des progrès, testez également l’expérience de la facturation électronique et bénéficiez des nombreux avantages qu’elle peut également offrir. Sachez qu’à partir du 1er Juillet 2024, et selon un calendrier de déploiement précis, à terme, toutes les entreprises françaises auront pour obligation de recevoir et d’émettre des factures électroniques à l’aide des plateformes de dématérialisation. 

Vous vous posez les questions suivantes : Qui est concerné par la facture électronique ? Qu’est ce qui va changer pour émettre/recevoir une facture ? Quels sont les formats de facture conforme ? Qu’en est-il de l’archivage ? Les réponses à toutes vos questions en cliquant ci-dessous 

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