Être compétent dans la gestion des employés à distance nécessite un saut mental, en particulier pour les managers à l’esprit traditionnel.
Les chefs d’entreprise, habitués à surveiller la productivité en fonction du « temps de bureau » des travailleurs et des niveaux d’activité visibles, pourraient trouver le passage au travail à distance déconcertant et lourd. De même, les employés pourraient éprouver de l’anxiété au début, à mesure qu’ils s’adaptent aux changements importants de leur journée.
En l’absence des environnements de bureau traditionnels, les managers doivent adapter leurs styles de gestion pour favoriser le lien, la confiance et l’engagement dans un cadre virtuel ou sur des plateformes numériques. Cela nécessite d’adopter la technologie et une communication efficace. Dans l’ensemble, la gestion à distance est plus facile à dire qu’à faire.
Voici quelques recommandations clés pour manager une équipe en télétravail afin de vous aider à acquérir les connaissances et les informations nécessaires pour naviguer dans les subtilités de la gestion des équipes à distance et saisir les opportunités qui s’offrent à vous.
La confiance au cœur du management d’une équipe en télétravail
Bien que le télétravail offre de nombreux avantages, il présente également des défis, notamment celui de manager une équipe en télétravail et de cultiver et maintenir la confiance au sein des équipes dans un environnement où les interactions physiques sont limitées. Des études montrent que la confiance envers les dirigeants peut entraîner une augmentation de l’énergie au travail de 106 % et améliorer la productivité de 50 %. De plus, cette confiance favorise une plus grande satisfaction professionnelle, une réduction des absences pour maladie et un risque réduit d’épuisement professionnel. Pour instaurer cette confiance, il est essentiel que les employés se sentent soutenus et encouragés dans leur autonomie.
Pour y parvenir, les politiques de travail à distance doivent mettre en avant l’importance de la confiance et favoriser des interactions basées sur la cohérence, un leadership éclairé et des relations positives. Les réunions individuelles offrent l’occasion de renforcer la confiance en traitant les problèmes et les conflits de manière équitable et empathique. De même, les réunions d’équipe doivent être planifiées de manière efficace, en accordant une importance particulière à la concentration, au respect des échéances et à la stimulation des interactions sociales informelles. Encourager les bonnes pratiques de travail à distance, telles que la gestion du temps, le maintien de l’équilibre vie professionnelle-vie privée et le soutien à la santé mentale, renforce également la confiance.
Les dirigeants qui cultivent ces aspects de la confiance seront mieux équipés pour mener leurs équipes à distance vers le succès.
Se fixer des règles claires pour manager efficacement son équipe en télétravail
Manager une équipe en télétravail nécessite de mettre en place des règles claires pour assurer une gestion efficace. Cela implique d’établir des horaires de travail précis, adaptés aux besoins individuels des membres de l’équipe, tout en tenant compte des contraintes professionnelles et personnelles. Reconnaître le droit à la déconnexion signifie encourager les employés à se déconnecter après leurs heures de travail et à respecter leur temps de repos, afin de prévenir l’épuisement professionnel. De plus, respecter la vie privée des employés implique de ne pas interférer dans leur sphère personnelle et de garantir la confidentialité de leurs informations personnelles, même en situation de travail à distance.
Communiquer efficacement avec une équipe en télétravail
Il est essentiel d’établir une stratégie de communication claire pour manager une équipe en télétravail. Encouragez les échanges réguliers et l’utilisation des outils de communication pour maintenir une connexion constante entre les membres de l’équipe. Voici quelques techniques pour faciliter un échange fluide d’informations et de feedback entre les membres de l’équipe :
Préserver les interactions et le travail d'équipe dans le management à distance
Pour optimiser la gestion d’une équipe à distance, il est impératif de préserver les interactions et de favoriser la collaboration. Cela nécessite de maintenir des rituels collaboratifs tels que des réunions périodiques et des sessions de brainstorming, qui renforcent la cohésion et stimulent l’innovation. Ces moments de partage permettent aux membres de l’équipe de collaborer efficacement, de résoudre les défis ensemble et de maintenir un sentiment d’appartenance.
Encourager la communication ouverte et régulière
Pour manager une équipe en télétravail de manière efficace, une communication transparente et fréquente est essentielle. Cela implique l’utilisation d’outils de communication adaptés, tels que la messagerie instantanée et la visioconférence, ainsi que la tenue de réunions régulières avec un ordre du jour clair. Encourager un environnement où le feedback est valorisé et où chacun peut s’exprimer contribue à maintenir la productivité et la cohésion de l’équipe, même à distance. En favorisant une culture de communication ouverte, les managers peuvent garantir que les membres de l’équipe restent connectés, engagés et alignés sur les objectifs organisationnels.
Optimiser les environnements et outils de travail à distance
Pour répondre à la demande grandissante de travail à distance et à l’amélioration des environnements professionnels en ligne, diverses solutions logicielles sont disponibles. Parmi celles-ci, trois outils se démarquent particulièrement par leur efficacité et leur adaptabilité : Timmi Office de Lucca, Timmi Temps et Poplee Formation.
Timmi Office, un logiciel conçu pour manager une équipe en télétravail, facilite la supervision des plannings de travail à distance.
Il offre une visibilité complète sur la présence des employés, que ce soit au bureau, en télétravail ou en déplacement, grâce à son intégration avec Google Calendar et Outlook. Les managers peuvent approuver les demandes de télétravail en fonction des limites définies par la charte de l’entreprise.
De plus, Timmi Office optimise l’utilisation des bureaux en temps réel, ce qui permet une gestion proactive de la capacité d’utilisation des espaces de travail virtuels et une anticipation des besoins. Grâce à ses fonctionnalités avancées, telles que la déclaration des jours télétravaillés en un clic et la synchronisation avec Teams et Slack, Timmi Office simplifie la gestion du travail hybride. En résumé, c’est un outil flexible qui encadre la politique de télétravail tout en offrant une grande adaptabilité aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Timmi Temps rend la gestion des plannings de travail plus aisée, il permet aux employés d’enregistrer leurs heures de travail et aux gestionnaires de suivre efficacement le temps alloué à chaque projet.
Avec ses fonctionnalités conviviales, Timmi Temps optimise l’organisation du temps de travail, même en télétravail. Les feuilles de temps sont automatiquement pré-remplies en fonction des règles administratives en vigueur ou de manière individualisée, ce qui contribue à alléger la charge de travail des collaborateurs. Ces derniers n’ont plus qu’à noter d’éventuels écarts avant de soumettre leurs horaires. En suivant les temps par activité, les employés bénéficient de fonctionnalités telles que l’auto-complétion, la duplication de semaine et la mise en favori des activités spécifiques.
En plus de sa convivialité, Timmi Temps assure la conformité légale en matière de suivi des temps de travail, conformément à la loi Travail du 8 août 2016. Le logiciel prend en charge divers paramètres tels que les forfaits jours/heures, les heures supplémentaires, les repos quotidiens et hebdomadaires, ainsi que la synchronisation avec les absences.
Poplee Formation révolutionne la gestion des formations en entreprise en proposant une approche unifiée et transparente.
Grâce à cet outil intuitif, les entreprises peuvent créer leur propre catalogue de formations, ce qui permet aux employés d’accéder facilement aux offres et de soumettre leurs demandes de manière autonome. Les gestionnaires peuvent ensuite prioriser ces demandes, planifier les sessions de formation sur l’année et suivre le budget alloué en temps réel.
De plus, les collaborateurs peuvent suivre l’évolution de leur demande en direct, tandis que les managers et les ressources humaines peuvent évaluer l’impact des formations sur le développement des compétences.
En complément des solutions de Lucca, d’autres outils tels que Teams et Zoom se distinguent dans la communication et la collaboration à distance. Teams offre un environnement collaboratif intégré, idéal pour maintenir la connectivité et la productivité des équipes, tandis que Zoom propose des fonctionnalités avancées de visioconférence et de partage d’écran, parfaites pour les réunions en ligne.
Définir des objectifs clairs et suivre les performances
Dans un environnement de télétravail, la définition d’objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) revêt une importance capitale. Les managers doivent s’assurer que chaque membre de l’équipe comprend clairement les objectifs qui lui sont assignés et dispose des ressources nécessaires pour les atteindre. Pour cela, des outils de gestion de projet intégrés peuvent être utilisés pour suivre en temps réel l’avancement des tâches et évaluer la performance individuelle.
Parallèlement, un suivi régulier des performances s’avère indispensable pour ajuster les stratégies et maximiser l’efficacité opérationnelle. Grâce à des indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques à chaque projet ou activité, les managers peuvent évaluer objectivement les résultats obtenus et identifier les éventuels écarts par rapport aux objectifs fixés. Cette approche axée sur les données permet d’optimiser la prise de décision et de garantir l’alignement continu des actions avec les objectifs organisationnels.
Adapter ses pratiques managériales au télétravail
Le passage au télétravail impose aux managers de repenser leurs pratiques pour répondre aux défis uniques de ce mode de travail. Parmi ces défis figurent la gestion du temps, la coordination à distance et le maintien de l’engagement et de la productivité des équipes dispersées géographiquement.
Pour relever ces défis, il est essentiel d’adopter une approche proactive et axée sur la collaboration. Cela inclut l’utilisation d’outils de communication et de collaboration avancés, tels que les plateformes de visioconférence et les espaces de travail virtuels, ainsi que la mise en place de rituels d’équipe réguliers pour favoriser l’échange d’informations et le renforcement des liens sociaux.
Par ailleurs, la promotion du développement professionnel constitue un levier essentiel pour stimuler l’engagement et la motivation des collaborateurs en télétravail. En allouant des ressources aux programmes de formation et de mentorat personnalisés, les managers peuvent aider leurs équipes à acquérir de nouvelles compétences et à progresser dans leur carrière, tout en renforçant la culture d’apprentissage et d’amélioration continue au sein de l’organisation
