La fonction achats occupe une place importante dans le fonctionnement d’une entreprise. En effet, elle aide à diminuer les coûts d’achat de produits, augmentant ainsi la marge de cette dernière. Par ailleurs, elle permet de s’assurer de la qualité des marchandises des fournisseurs ainsi que de prévenir les problèmes d’approvisionnement. Les entreprises ont par conséquent tout intérêt à optimiser la gestion de leurs achats. Le meilleur moyen pour ce faire consiste à adopter un logiciel spécialement conçu à cet effet. Découvrez ci-après de quoi il s’agit exactement, les meilleurs logiciels achats disponibles sur le marché et des conseils pour choisir la solution adaptée.
Table des matières
Le logiciel achats : définition et fonctionnalités
La gestion des achats désigne le processus qui permet à une entreprise de se procurer les matières premières, les produits et les services dont elle a besoin pour le bon déroulement de son activité. Elle consiste en premier lieu à déterminer les éléments nécessaires et qu’il faut donc acquérir. Elle implique ensuite de rechercher de bons fournisseurs.
La gestion des achats ne doit pas être négligée, car elle :
- Contribue à l’amélioration des résultats financiers d’une entreprise ;
- Aide à entretenir des relations solides avec les fournisseurs ;
- Réduit les gaspillages ;
- Protège contre les ruptures d’approvisionnement, les litiges et d’autres incidents ;
- Permet d’assurer la satisfaction client.
Englobant de multiples activités interdépendantes, la gestion des achats est un processus complexe. C’est la raison pour laquelle il est préférable de se doter d’un logiciel achats. Non seulement cet outil simplifie la gestion des achats, mais il présente bien d’autres avantages.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?
Un logiciel de gestion des achats est un outil grâce auquel une entreprise peut suivre avec précision tout ce qui se rapporte à ses dépenses. Il constitue une base de données dans laquelle sont consignés le budget engagé, les commandes, les factures, les livraisons d’achat ainsi que leur mise à jour.
Un logiciel achats est destiné au service achats d’une entreprise. Dans le détail, il peut être utilisé par :
- Le directeur des achats ou purchase manager ;
- Le responsable des achats ;
- Les différents acheteurs (acheteurs leaders, acheteurs projets, etc.) ;
- Le responsable qualité ;
- Le développeur fournisseur ;
- Les contrôleurs de gestion achats ;
- Les responsables de méthodes achats.
Cet outil répond à différents besoins. Il permet notamment de contrôler le cycle d’achat. Il sert aussi à faciliter la gestion des offres des fournisseurs. En outre, il aide le responsable achat et logistique à surveiller les stocks et les flux de marchandises.
La mise en place d’un logiciel de gestion des achats offre de nombreux avantages, pour ne citer que :
- Le gain de temps et de productivité grâce à l’automatisation de certaines tâches chronophages ;
- La réduction des coûts liée à la suppression des dépenses inutiles ;
- La hausse de la visibilité et de la traçabilité sur les données fournisseurs ;
- L’amélioration de la qualité des produits et des services ;
- La diminution des risques d’approvisionnement ;
- L’augmentation de la satisfaction client ;
- L’accroissement de la compétitivité de l’entreprise.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel achats ?
Un logiciel achats comporte des fonctionnalités qui sont plus ou moins nombreuses en fonction de la solution en question. Parmi celles qu’il faut absolument retrouver figurent :
- La gestion des fournisseurs et des contrats. Les logiciels d’achats et approvisionnements fournisseurs rassemblent au même endroit les informations sur les fournisseurs. Ils permettent ainsi de les retrouver facilement, ce qui optimise la gestion des risques d’approvisionnement et la communication. Grâce à ces outils, les relations fournisseurs sont améliorées tandis que le taux de conformité des contrats augmente ;
- Le suivi des commandes et des livraisons. Un logiciel de gestion des achats permet d’accéder aisément au suivi des commandes en cours et d’éditer au moment opportun les devis et les factures. Il devient largement plus simple de gérer les commandes grâce à la vue globale offerte par l’outil. De plus, ce dernier informe sur les livraisons en temps réel, ce qui permet de déterminer la nécessité d’une relance et le fournisseur concerné ;
- La gestion des demandes d’achat et des approbations. Un logiciel achats procède au calcul du besoin d’achat et crée les demandes correspondantes. Il configure aussi des workflows d’approbation ;
- La gestion des stocks et des niveaux de réapprovisionnement. Cette fonctionnalité facilite le contrôle des stocks et met en place un réapprovisionnement automatique lorsque ces derniers atteignent un niveau minimal, ce qui permet d’éviter les pénuries ;
- L’analyse des dépenses et des performances fournisseurs. Toutes les factures à régler ou qui l’ont déjà été sont enregistrées dans un logiciel achats. Il est par conséquent possible de suivre les sorties d’argent. Par ailleurs, l’outil permet d’évaluer les performances des fournisseurs, aidant de ce fait à s’assurer qu’ils répondent bien à la demande de l’entreprise et servent ses intérêts.
Le top 6 des logiciels achats selon nos experts
La crise de Covid-19 a révélé que les achats constituent un levier stratégique dont l’enclenchement pouvait permettre aux entreprises d’augmenter leur marge. Ayant pris conscience de la nécessité d’optimiser la gestion de leurs achats, les structures sont de plus en plus nombreuses à s’équiper d’une solution achats.
Parmi celles-ci, on compte beaucoup des PME et de PMI. Dans ce type d’organisation, la fonction achats consiste essentiellement à choisir les fournisseurs et à négocier les prix, à gérer les conditions d’achat ainsi qu’à assurer les contrôles administratifs de conformité entre les bons de commande, les bons de livraison, les factures et les prix négociés. Ces tâches incombent principalement au responsable achats.
Face à l’augmentation de la demande en matière de logiciels de gestion des achats, de nouvelles solutions voient constamment le jour. Il peut donc être difficile de se retrouver tant l’offre est large. Pour vous faciliter le choix, nos experts ont sélectionné les 6 meilleurs outils disponibles sur le marché à l’heure actuelle.
1. Esker
Esker est une solution de dématérialisation du cycle procure-to-pay destinée aux ETI et aux grands comptes. Ce logiciel est proposé par l’éditeur français du même nom. Il automatise l’ensemble du processus d’achat, depuis la création de la demande d’achat en passant par le circuit d’approbation et la génération de la commande, jusqu’à la réception et à la gestion de la facture.
Il inclut des fonctionnalités telles que :
- La catégorisation des dépenses ;
- La gestion des commandes fournisseurs ;
- La gestion des contrats ;
- La gestion des factures fournisseurs ;
- La gestion des fournisseurs ;
- Le suivi des achats.
La suppression de l’utilisation du papier et les économies y afférentes font partie des principaux avantages d’Esker. Par ailleurs, ce logiciel achats procure un gain de temps considérable en automatisant les tâches manuelles chronophages. Il assure aussi la traçabilité des dépenses et offre une visibilité accrue sur ces dernières, facilitant ainsi le travail du service comptabilité. En outre, il met à la disposition des entreprises un portail en libre-service qui leur donne accès à leurs factures, à l’état des paiements et à d’autres informations importantes. Cela leur permet de renforcer leurs relations avec leurs fournisseurs.
Il faut noter qu’Esker est décliné dans une application mobile grâce à laquelle il est possible de valider à tout moment les achats et de suivre les performances.
2. Precoro
Precoro est un outil de gestion des achats basé sur le cloud qui s’adresse aux PME. Son éditeur est l’entreprise américaine Precoro. Ce logiciel achats est l’un des plus complets qui existent sur le marché. Il embarque des fonctionnalités comme :
- La création de catalogues de produits illimités ;
- L’automatisation de la génération des bons de commande et de leur envoi aux fournisseurs ;
- Le suivi des fournisseurs et de l’état des commandes ;
- La gestion de l’inventaire ;
- L’envoi d’alertes en cas de dépassement de budget.
Precoro vise à rationaliser les processus d’achat et à accroître leur efficacité afin de faire gagner du temps et de l’argent aux entreprises qui l’utilisent. Il leur permet de collecter et de traiter des demandes d’achat, de mettre en place une logique d’approbation personnalisée et de gérer leurs documents d’achat. Grâce à ce logiciel, les PME peuvent complètement prendre le contrôle de leurs dépenses. Il leur suffit d’activer les modules répondant à leurs besoins, de personnaliser les champs de document, de configurer des workflows d’approbation et de définir les rôles d’utilisateurs. Precoro permet aux structures qui ont l’habitude d’utiliser des fichiers Excel pour gérer leurs achats de bénéficier d’une solution à la fois simple et intelligente pour optimiser cette fonction.
3. Sage 100 Gestion Commerciale
L’éditeur britannique Sage propose aux PME la solution baptisée Sage 100 Gestion Commerciale. Permettant d’unifier leurs processus de vente, celle-ci peut faire office de logiciel achats. En effet, elle intègre des fonctionnalités qui couvrent la gestion des achats comme :
- La création de devis de bons de commande ;
- L’émission de factures ;
- La gestion des stocks et des produits.
Avec Sage 100 Gestion Commerciale, les entreprises peuvent gérer efficacement leurs stocks. En effet, le logiciel leur fournit toutes les informations nécessaires au suivi des mouvements d’entrée et de sortie des stocks ainsi qu’au contrôle de la qualité. Il leur permet également de réaliser facilement l’inventaire et de vérifier l’état de leurs stocks. En outre, cet outil les aide à prévenir les ruptures de stock en programmant un réapprovisionnement au moment idéal.
Les utilisateurs de Sage 100 GC sont en mesure d’évaluer au mieux leurs besoins d’achats. Grâce à une gestion optimale de leurs stocks et de leurs approvisionnements, ils savent exactement ce qu’ils doivent se procurer, le moment auquel l’achat doit être réalisé et la quantité nécessaire. En raison de la dématérialisation des échanges, la traçabilité des documents est facilitée, ce qui permet aussi aux entreprises d’analyser les corrélations entre les données enregistrées.
4. WebReq
WebReq est un logiciel achats développé par l’éditeur GT Management pour les entreprises qui évoluent dans le domaine de la construction, peu importe leur taille. Il est composé d’une quarantaine de fonctionnalités, dont :
- La création automatique des demandes d’achat ;
- La catégorisation des commandes en fonction des numéros de série ;
- L’enregistrement des reçus et d’autres documents ;
- La création de factures ;
- Le contrôle des budgets et des dépenses ainsi que l’établissement des prévisions d’achats ;
- La gestion des stocks ;
- La configuration des accès pour les utilisateurs ;
- La gestion des fournisseurs, des dettes et des retours.
Grâce à WebReq, la facturation est simplifiée. Il en va de même du contrôle des budgets et des dépenses. D’autre part, ce logiciel de gestion des achats donne à ses utilisateurs la possibilité de suivre l’évolution de leurs commandes en se basant sur des numéros d’identification uniques. Il leur indique aussi le montant exact de leurs dettes et leur permet d’évaluer les coûts induits par les remboursements.
Il convient de souligner que les entreprises peuvent intégrer leur système de gestion comptable à WebReq. Cela facilite la gestion des paiements par carte bancaire ainsi que celle des dépenses dans leur globalité.
5. Odoo
Odoo n’est pas un logiciel dédié uniquement aux achats. Il s’agit en effet d’un logiciel ERP, soit un système de planification des ressources de l’entreprise qui comprend un module dédié à la gestion des achats. Il s’agit même d’un ERP open-source entièrement personnalisable. Cette solution peut de ce fait convenir à toute entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité. Proposée par l’éditeur éponyme, Odoo met à la disposition des utilisateurs de multiples fonctionnalités liées à la fonction achats, à l’instar de :
- La gestion automatique des demandes de devis fournisseurs ;
- La gestion des appels d’offres ;
- La signature automatique des contrats d’achat ;
- La planification de l’approvisionnement en matières premières ;
- Le reporting, les analyses et les statistiques pour suivre les dépenses.
Odoo donne aux entreprises la possibilité de créer une base de données pour leurs fournisseurs ainsi que pour leurs commandes. Celles-ci peuvent ainsi suivre le processus d’achat dans son intégralité, depuis la commande auprès d’un fournisseur déterminé jusqu’à la livraison. Par ailleurs, cet outil fournit une liste des prix fournisseurs et des disponibilités des produits en temps réel. La synchronisation des stocks et l’aide au réapprovisionnement comptent aussi parmi ses atouts. En outre, Odoo transforme les bons de commande en factures, évitant ainsi les doublons, et intègre ces dernières à la comptabilité.
6. Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central, également connu sous le nom de Business Central, est aussi un ERP. Développé par Microsoft, ce progiciel puissant et polyvalent offre une large gamme de fonctionnalités pour la gestion des achats, permettant aux entreprises d’optimiser leurs processus d’approvisionnement et d’améliorer leur efficacité opérationnelle.
Il permet une gestion complète des achats, de la création des demandes d’achat jusqu’à la réception des marchandises. Ses fonctionnalités incluent le suivi des commandes, la gestion des fournisseurs, la comparaison des prix et des conditions, ainsi que la génération automatique de bons de commande. Il vous aide aussi à gérer vos contrats d’achat. En effet, les conditions négociées, les délais de livraison et les tarifs spécifiques peuvent être enregistrés, permettant ainsi un suivi précis des accords contractuels.
Cette solution ERP offre également une gestion des stocks efficace en fournissant une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock. Elle permet de définir des seuils de réapprovisionnement pour éviter les ruptures de stock et optimiser les niveaux d’inventaire.
De plus, Business Central facilite votre collaboration avec vos fournisseurs en permettant l’échange transparent d’informations telles que les prévisions de demande, les confirmations de commande et les mises à jour de livraison.
Comment choisir votre logiciel achats ?
Pour avoir la certitude d’adopter le bon logiciel achats pour votre entreprise, il est nécessaire de passer par plusieurs étapes. Tout d’abord, déterminez vos besoins en matière de gestion des achats. Pour ce faire, il convient de faire un audit. La solution choisie doit embarquer des fonctionnalités permettant de répondre à vos besoins spécifiques en gestion des achats.
Par ailleurs, définissez un budget. Cela vous permettra d’orienter votre choix vers les outils qui correspondent à vos moyens. Songez aussi à calculer le retour sur investissement des solutions qui vous intéressent. Celles dont le ROI est positif sont bien évidemment à privilégier.
D’autre part, il est important de prendre en compte certains critères pour choisir un logiciel achats. La taille de votre entreprise en fait partie. Par exemple, si elle appartient à la catégorie des PME, il faut effectuer votre recherche du côté des solutions de gestion des achats spécialement conçues pour ces dernières. De même, l’outil à mettre en place doit être adapté à votre secteur d’activité pour couvrir réellement vos besoins spécifiques en gestion des achats.
Préférez également une solution évolutive et flexible. De cette manière, vous n’aurez pas à changer de logiciel chaque fois que vos besoins changeront. Enfin, portez une attention particulière à l’interopérabilité. Il est essentiel d’opter pour un outil qui s’intègre facilement avec les autres logiciels de votre SI.
Vous souhaitez voir une démo de logiciel achats ou du module achats d’un ERP ? Contactez-nous pour bénéficier d’une démonstration personnalisée avec l’un de nos experts.
