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Gestion des achats : comment optimiser ses performances ?

Acquérir des marchandises et les entreposer peut être très coûteux. Une gestion efficace des achats est capitale pour une entreprise. Tant que le stock n’est pas écoulé, impossible de réaliser de bénéfice. C’est pourquoi, la gestion des achats fait partie intégrante du cycle de vente pour optimiser les performances de l’entreprise.

Afin d’honorer les commandes, de maintenir les stocks et d’améliorer la rentabilité de l’entreprise, les techniques d’achats doivent être intégrées au cœur de la stratégie de gestion commerciale. Pour être efficace et garder une excellente coordination, les entreprises peuvent s’aider de logiciels de gestion commerciale capables de gérer les stocks et les achats.

 

Suivre sérieusement ses commandes

Un contrôleur gestion achats s’assure que toutes les commandes arrivent à temps et répondent aux besoins de la production. C’est ainsi que le processus d’achat de votre entreprise se déroulera sans encombre. Ce rôle d’importance permet de livrer tous les biens au bon moment. Pour gagner en productivité, il peut adopter un logiciel de gestion des achats permettant de suivre les commandes en quelques clics.

Pour gérer efficacement ses achats, il est également conseillé de réaliser des bons de commande. Les entreprises ont commencé à utiliser les bons de commande afin de réduire les dépenses excessives dans les achats. Le principal objectif de cet engagement est de s’assurer que le contrat soit conclu entre l’acheteur et le fournisseur. Pour simplifier ce processus, le logiciel de gestion commerciale est capable de générer automatiquement les bons de commande afin de renforcer l’efficacité globale de votre processus de gestion.

 

Définir une politique des achats claire

Rédiger une politique des achats permet d’énoncer clairement les règles encadrant le processus d’achat. Ces directives précises aident vos équipes à intervenir lorsque les achats de complexifient. Vous pouvez également définir des actions à mener et répartir les responsabilités de chacun.

Cela garantit que tous les membres de votre équipe des achats suivent systématiquement les mêmes procédures, qu’il s’agisse d’envoyer des commandes d’achats ou de comparer les offres de fournisseurs. Pour accélérer les processus de ventes, vous pourrez également demander à vos collaborateurs de gérer les stocks et les achats depuis votre logiciel.

 

Créer des restrictions de dépenses liées au budget

Utilisez l’analyse ABC pour déterminer quels produits sont les plus importants pour votre entreprise. Pour ce faire, vous devez d’abord les classer en plusieurs catégories. Vous pouvez ensuite définir des plafonds par catégories de dépenses. Distinguez ainsi les produits de grande valeur qui se vendent peu, les produits de valeur moyenne qui se vendent modérément et les produits à faible valeur qui se vendent le plus.

Collectez toutes ces données par le biais de votre logiciel de gestion commerciale et analyser ensuite vos dépenses. Vous pourrez les classer par famille d’achats pour estimer de façon précise comment répartir au mieux votre budget à l’avenir. Cette stratégie nécessite un logiciel puissant et fiable sur lequel il est possible de s’appuyer pour obtenir différents types de données.

 

Gestion des stocks : premier entré, premier sorti

Ce principe permet de vendre en premier le stock le plus ancien. Cela permet d’éviter d’arriver à la date d’expiration de produits périssables. Cette méthode est également applicable pour toute autre produit afin d’éviter qu’ils ne se détériorent.

Un logiciel de gestion commerciale permet d’éviter ce type de problèmes grâce au suivi des flux entrants et sortants. Le logiciel permet également une saisie rapide des inventaires et d’analyser les états de stocks pour visualiser les produits restants.

Créer et utiliser des bases de données fournisseurs pour votre gestion commerciale

Afin de gérer au mieux votre cycle de vente, conservez des enregistrements de tous les fournisseurs auprès desquels votre entreprise a déjà passé commande. Vous pourrez ainsi simplifier la gestion des achats en sélectionnant facilement un fournisseur. Cela représente un gain de temps significatif lorsqu’il s’agit d’effectuer une commande d’achats.

Assurez-vous que vos enregistrements contiennent les données les plus importantes telles que les coordonnées de chaque fournisseur et les conditions de paiement. Vous pouvez également segmenter vos comptes fournisseurs pour disposer d’informations claires.

Une solution telle que Sage 100 gestion commerciale couvre l’ensemble du cycle achat-vente. Le logiciel extrait rapidement les informations relatives aux commandes, interroge le stock prévisionnel et le réapprovisionne automatiquement. Vous pouvez intégrer ce logiciel sans effort à tout autre outil de comptabilité que vous utilisez. Vos commandes étant stockées dans le cloud, vous n’aurez pas à vous soucier de leur sécurité.

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