Acquérir des marchandises et les entreposer peut être très cher. Une gestion des achats efficace grâce à un ERP achats est capitale pour une entreprise. En effet, tant que le stock n’est pas écoulé, impossible de réaliser de bénéfice. C’est pourquoi, la planification des acquisitions est un élément crucial du cycle de vente pour perfectionner les actions de l’entreprise.
Qu'est-ce que la gestion des Achats ?
Au cœur de la rentabilité de toute entreprise se trouve un maillon essentiel : la gestion des acquisitions. Décryptons ensemble ce pilier stratégique pour comprendre son rôle clé dans l’optimisation des ressources, la réduction des décaissements et la quête de la qualité.
Gestion des achats : définition
Par définition, le management des acquisitions est un processus clé au sein d’une entreprise qui vise, en équipe, à gérer l’acquisition d’articles et de matières premières de manière efficace et rentable. Elle englobe toutes les phases, du besoin initial, au sourcing jusqu’à la réception des articles, en passant par la sélection des approvisionneurs, la négociation des contrats, la gestion des stocks et des factures, et la vérification de l’état des items.
Quels sont les 3 principaux objectifs de cette activité ?
La mission du département des achats s’articule autour de trois ambitions principales :
- Minimiser les dépenses liées à l’acquisition de biens pour améliorer le profit de la société ;
- Améliorer le standard des articles obtenus auprès des partenaires commerciaux ;
- Et protéger l’organisation contre les problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement, y compris les divers obstacles qui pourraient survenir.
Quels sont les 5 étapes du processus d'achat ?
Le processus d’achat dans une entreprise est un ensemble de jalons structurés visant à acquérir des biens nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation. Ce processus est crucial car il impacte directement l’efficacité opérationnelle, la qualité des articles offerts et, in fine, la satisfaction client :
Identification des besoins : Il s’agit de déterminer précisément ce dont l’entreprise a besoin, en termes de biens ou de services, pour fonctionner efficacement.
Évaluation et sélection des fournisseurs : Cette étape implique la recherche, l’évaluation et la sélection de fournisseurs capables de répondre aux besoins identifiés, en fonction de critères tels que le prix, la fiabilité et le service.
Négociation des termes et conditions : Après avoir sélectionné les fournisseurs, il s’engage des négociations sur les prix, les délais de livraison, les modalités de paiement, et d’autres termes contractuels.
Passation de la transaction : Une fois les termes convenus, la commande d’achat est officiellement passée auprès du fournisseur sélectionné, précisant les quantités, les spécifications des produits ou services, et les conditions d’achat.
Réception et vérification : Lorsque les biens ou services sont livrés, ils sont réceptionnés et vérifiés pour s’assurer qu’ils correspondent aux spécifications de la commande et répondent aux standards de qualité exigés.
Comment optimiser sa gestion des Achats en entreprise ?
Le contrôle des acquisitions est un processus méticuleux et stratégique qui englobe diverses missions et étapes cruciales. Chacune de ces jalons est une pièce maîtresse contribuant à la force opérationnelle et à la rentabilité d’une entreprise. Dans cette section, nous explorerons en détail ces jalons, de la planification initiale à la conclusion du processus.
1. Établir un cadre stratégique pour les acquisitions
La clé d’une gestion des achats réussie réside dans l’élaboration d’un cadre stratégique adapté. Ce cadre doit :
répondre aux ambitions de l’organisation (comme la réduction des dépenses ou la diminution de l’impact écologique) ; être en harmonie avec les caractéristiques propres de l’entreprise, son environnement de marché, et les évolutions dans le domaine des acquisitions. La mise en place de ce cadre nécessite :
- La création d’une feuille de route et la révision des flux pour atteindre les objectifs fixés ;
- La distribution claire des rôles et responsabilités au sein de ce cadre ;
- L’évaluation de l’efficacité de la stratégie à travers le suivi de métriques clés (comme le temps de cycle d’approvisionnement, le coût moyen par commande, le taux d’erreur des fournisseurs, etc.).
2. Instaurer une procédure d'achat claire pour simplifier la gestion des achats
La définition et l’optimisation de procédures d’achat orientées vers la performance sont essentielles. Ces procédures, découlant du cadre stratégique mentionné plus haut, doivent être épurées et impliquer le minimum de parties prenantes pour rester efficaces. Tirez parti des processus existants au sein de votre entreprise et utilisez les données disponibles pour ne pas repartir de zéro. De plus, la communication de ces informations à tous les collaborateurs est essentielle pour une efficacité accrue.
3. Améliorer la gestion des commandes jusqu'à l'entreposage
Chaque phase de la gestion des acquisitions offre des opportunités d’optimisation.
Une gestion efficace ne se limite pas à l’acquisition de biens et services mais inclut aussi la gestion de l’entreposage, qui représente un coût.
Egalement, regrouper les demandes permet de négocier de meilleures conditions avec les grossistes et de réduire les coûts, notamment les frais de livraison. Cela simplifie également la gestion des demandes et libère du temps pour l’évaluation des fournisseurs.
4. Segmenter les achats pour un meilleur suivi
Commencez par classer les achats en trois catégories selon leur importance et fréquence, puis affinez cette classification par famille et sous-famille d’achats, en associant acheteurs et fournisseurs. On distingue les :
Achats directs : Ils concernent tous les biens et matériaux directement impliqués dans la production des références finales de l’entreprise. Ces achats ont un impact direct sur le flux de production et la qualité du produit final.
Achats indirects : Ces achats comprennent les biens et services qui ne sont pas directement inclus dans le produit final mais qui sont nécessaires au fonctionnement général de l’entreprise. Cela peut inclure les fournitures de bureau, les services de maintenance, les équipements informatiques, et plus encore.
Achats de capitaux : Ce type d’achat concerne les investissements à long terme dans des actifs fixes tels que les machines, les équipements, les bâtiments ou tout autre bien durable. Les achats de capitaux sont cruciaux pour l’expansion de l’entreprise et sa capacité à opérer efficacement sur le long terme.
6. Adopter un logiciel dédié à la gestion des achats
L’utilisation d’outils spécifiques peut grandement améliorer l’efficacité du service d’achats, notamment pour :
- la gestion des commandes ;
- le traitement des devis et factures ;
- le suivi des dépenses en temps réel.
Parmi les options disponibles :
- les systèmes d’e-procurement pour l’accès à des références négociées et la gestion des fournisseurs ;
- les solutions de planification de l’approvisionnement de bout en bout ;
- les logiciels de stocks pour optimiser les approvisionnements ;
- les ERP incluant des modules achats pour une vue d’ensemble sur les opérations commerciales.
Quels sont les fonctionnalités fondamentales d’un ERP pour la gestion des Achats ?
Toutes les solutions PGI incluent aujourd’hui un système ERP achat et un module ERP dédié à l’approvisionnement.
- Gestion des fournisseurs : Il centralise toutes les informations sur les fournisseurs pour simplifier les collaborations.
- Gestion des commandes : Il facilite la création, l’envoi et le suivi des demandes pour plus d’efficacité.
- … des contrats : Il permet une gestion aisée des contrats, assurant leur accessibilité et leur respect.
- … des demandes : Il harmonise les demandes d’achat avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
- des stocks et des réceptions : Il intègre la gestion des achats à celle des stocks pour un contrôle en temps réel et une meilleure gestion des inventaires.
- … des risques et conformité : Il évalue les problèmes avec fournisseurs et garantit la conformité aux normes et réglementations.
- … des appels d’offres et des enchères : Il gère le processus de sélection des fournisseurs par appels d’offres ou enchères pour une meilleure compétitivité.
- Mobilité et accès à distance : Il propose des solutions mobiles et basées sur le cloud pour accéder aux fonctionnalités d’achat de n’importe où.
- Analyse et reporting : Il fournit des analyses et des rapports détaillés sur les activités d’achat pour aider à l’optimisation des coûts et à l’évaluation des fournisseurs.
- Intégration avec la comptabilité et la finance : Il assure une gestion transparente des factures et des paiements, facilitant la réconciliation comptable.
- Catalogue : Il offre un accès centralisé à une sélection approuvée de biens, simplifiant le processus d’achat.
Quels sont les avantages concrets d’une solution ERP pour la gestion des achats ?
Les bénéfices d’une solution ERP pour la gestion de commande pour une entreprises, peu importe sa taille, ses objectifs et son budget, sont divers et variés. Parmi eux, on peut mettre en avant les suivants :
Un responsable s’assure que tous les ordres arrivent à temps et répondent aux besoins de la production. C’est ainsi que le processus se déroulera sans encombre. Ce rôle d’importance permet de livrer tous les biens au bon moment. La majorité des solutions PGI incluent aujourd’hui un outil de gestion des achats qui permet aux départements acquisitions de suivre et garder le contrôle sur leurs ordres en quelques clics.
Rédiger une politique permet d’énoncer clairement les règles encadrant le processus. Ces directives précises aident vos équipes opérationnelles à intervenir lorsque les flux se complexifient. Vous pouvez également définir des actions à mener et répartir les responsabilités de chacun.
Une méthode précise garantit que tous les membres de votre fonction acquisitions suivent systématiquement les mêmes procédures, qu’il s’agisse d’envoyer des ordres ou de comparer les offres de fournisseurs. Pour accélérer le flux de vente, vous pourrez également demander à vos collaborateurs de gérer les acquisitions depuis votre logiciel achat.
La mise en place d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) pour la gestion des achats offre plusieurs avantages significatifs, notamment dans la facilitation de la gestion des stocks. En intégrant les informations relatives aux achats, aux stocks et à la demande dans une seule plateforme, un ERP permet aux entreprises de maintenir des niveaux de stock optimaux, réduisant ainsi les coûts liés au surstockage ou à la rupture de stock. Cette centralisation de l’information améliore la précision des prévisions de demande, permet une planification des achats plus stratégique et assure une réponse plus rapide aux changements du marché
Afin de gérer au mieux votre gestion des achats, conservez des enregistrements de tous les partenaires auprès desquels votre entreprise a déjà passé commande. Vous pourrez ainsi simplifier la planification des acquisitions en sélectionnant facilement un fournisseur et ses offres. Cela représente un gain de temps significatif lorsqu’il s’agit d’effectuer une commande.
Assurez-vous que vos enregistrements contiennent les informations les plus importantes telles que les coordonnées de chaque fournisseur et les conditions de paiement. Vous pouvez également segmenter vos comptes partenaires pour disposer d’informations claires.
Une solution telle que Sage 100 Entreprise couvre l’ensemble du cycle acquisition-vente. Le logiciel extrait rapidement les datas relatives aux commandes, interroge le stock prévisionnel et le réapprovisionne automatiquement. Vous pouvez intégrer ce logiciel sans effort à tout autre outil de comptabilité que vous utilisez. Vos ordres étant stockées dans le cloud, vous n’aurez pas à vous soucier de leur sécurité.
Un module de gestion des achats offre l’avantage d’automatiser de nombreuses tâches liées aux acquisitions au sein de votre entreprise. Cela signifie que vous pouvez mettre en oeuvre des flux automatisés pour la création, la validation, et le suivi des ordres. Cette automatisation permet d’économiser du temps et de réduire les erreurs humaines, tout en améliorant la force de vos opérations.
L’un des atouts majeurs d’un module de gestion des achats est sa capacité à être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez adapter le système pour refléter vos flux en interne, vos politiques d’achat, et vos flux de travail particuliers. Cette personnalisation vous permet d’embellir la performance de vos processus tout en maintenant la cohérence avec vos pratiques commerciales uniques.
Les réglementations et les normes légales évoluent constamment, ce qui peut rendre le management des acquisitions complexe. Un module ERP de gestion des achats est souvent maintenu à jour pour être conforme aux réglementations en vigueur. Cela signifie que vous pouvez avoir l’assurance que vos processus respectent les lois et les réglementations en vigueur, réduisant ainsi les dangers de non-conformité.
Les achats sont souvent associés à des dangers, tels que des problèmes d’état des biens, des retards de livraison, ou des fluctuations de prix. Un module de management des acquisitions vous aide à gérer ces dangers en vous fournissant des outils pour évaluer la performance des ravitailleurs, suivre les indicateurs, et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle. Cela vous permet de prendre des décisions éclairées et de réduire les dangers potentiels liés à vos achats.
Les bonnes pratiques de gestion des achats
Voici les meilleures pratiques de management des acquisitions à appliquer dans votre entreprise :
1. Adoptez une perspective globale et réfléchie pour les achats
Pour une gestion efficace des achats, il est essentiel d’adopter une perspective globale. Cela signifie prendre en compte l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement et ne pas se limiter à l’achat de produits ou de départements . Il est important de considérer les prix, la qualité, la durabilité et les avantages à long terme.
2. Mettez en place une structure organisationnelle efficace
Une structure organisationnelle bien conçue est cruciale pour l’organisation efficace des achats. Cela implique de définir des rôles et des responsabilités clairs, d’établir des procédures et des politiques internes, et d’assurer une communication efficace entre les différentes parties prenantes. les acquisitions sont gérées de manière efficace.
3. Établissez des partenariats solides avec les fournisseurs
Posséder une bonne relation avec ses fournisseurs est particulièrement essentiel, dans un premier temps afin de rendre la communication fluide et efficace entre les parties prenantes, mais aussi afin de pouvoir garantir plusieurs choses : la qualité des produits, la fiabilité des délais de livraison, négocier les conditions de paiement et de pouvoir bénéficier d’un avantage concurrentiel considérable.
4. Identifier, évaluer et gérer les risques associés aux achats
La gestion des dangers est un aspect essentiel des achats. Les entreprises doivent identifier les dangers potentiels liés aux achats, les évaluer en termes de probabilité et d’impact, puis mettre en place des mesures pour les gérer. Cela inclut la diversification des sources d’approvisionnement, la surveillance de la performance des fournisseurs, et la planification de la continuité des activités en cas de perturbations.
5. Investissez dans la formation du personnel
La formation du personnel est cruciale pour garantir une gestion efficace des achats. Il existe plusieurs aspects de la formation, notamment la formation structurée pour assurer une compréhension approfondie des missions et des procédures et des meilleures pratiques en matière d’achats, l’adoption de nouveaux outils pour une utilisation efficace des technologies de management des acquisitions etc.
6. Engagez la gestion d'achat en faveur d'une politique RSE
Les entreprises s’orientent de plus en plus vers la responsabilité sociale et environnementale dans leurs pratiques. Cela implique le déploiement de politiques et de pratiques responsables qui tiennent compte de l’impact social et environnemental.