Acquérir des marchandises et les entreposer peut être très coûteux. Une gestion des achats efficace est capitale pour une entreprise. En effet, tant que le stock n’est pas écoulé, impossible de réaliser de bénéfice. C’est pourquoi, la gestion des achats est un élément crucial du cycle de vente pour optimiser les performances de l’entreprise.
Afin d’honorer les commandes, de maintenir les stocks et d’améliorer la rentabilité de l’entreprise, les techniques d’achats doivent être intégrées au cœur de la stratégie de gestion commerciale. Mais sur quels outils s’appuyer pour être aussi efficaces que possible ? Si vous souhaitez améliorer votre gestion des achats, nos experts vous conseillent de vous équiper d’un logiciel ERP avec un solide module de gestion des achats.
Qu’est-ce qu’un module ERP de gestion des achats ?
Tous les logiciels ERP (pour logiciels d’Enterprise Resource Planning ou Progiciels de Gestion Intégrés) incluent aujourd’hui un module ERP achat et un module dédié à l’approvisionnement.
- Ils donnent aux directeurs achats et à leurs équipes la possibilité de centraliser toutes les informations liées aux achats, fournisseurs et commandes.
- Ces informations sont ensuite analysées et illustrées sous la forme de rapport et de tableau de bord. La fonction achat dispose d’un reporting détaillé des entrées et sorties pour visualiser les commandes en cours.
- Ce module achats leur offre donc une vue à 360° sur les achats passés, en cours et à venir. Il leur permet ainsi d’anticiper la détérioration d’un outil de production ou un décalage de la fabrication.
- Ensuite au-delà de gérer les achats, le module les aide à établir un calendrier de planification de production. Il a donc aussi un impact positif sur la gestion de la production de l’organisation.
- Enfin, le directeur des achats est ainsi capable d’affiner sa stratégie achats en comparant ses propositions d’achats avec la production.
Comment un ERP optimise-t-il votre gestion des achats ?
1. Il facilite votre suivi des commandes
Un responsable des achats s’assure que toutes les commandes arrivent à temps et répondent aux besoins de la production. C’est ainsi que le processus d’achat de votre entreprise se déroulera sans encombre. Ce rôle d’importance permet de livrer tous les biens au bon moment. La majorité des ERP (pour Enterprise Resource Planning) inclut aujourd’hui un outil de gestion des achats qui permet aux services achats de suivre leurs commandes en quelques clics.
Pour gérer efficacement vos achats, nous vous conseillons également de réaliser des bons de commande. Pourquoi ? Pour réduire les dépenses excessives dans les achats. Le principal objectif de ce bon de commande est de s’assurer que le contrat soit conclu entre l’acheteur et le fournisseur. Pour simplifier ce processus, le module achats est capable de générer automatiquement les bons de commande afin de renforcer l’efficacité globale de votre processus de gestion.
2. Il vous pousse à définir une politique des achats claire
Rédiger une politique d’achats permet d’énoncer clairement les règles encadrant le processus d’achat. Ces directives précises aident vos équipes opérationnelles à intervenir lorsque les processus achats se complexifient. Vous pouvez également définir des actions à mener et répartir les responsabilités de chacun.
Une stratégique d’achat précise garantit que tous les membres de votre fonction achats suivent systématiquement les mêmes procédures, qu’il s’agisse d’envoyer des commandes d’achats ou de comparer les offres de fournisseurs. Pour accélérer le processus de vente, vous pourrez également demander à vos collaborateurs de gérer les stocks et les achats depuis votre logiciel achat.
3. Il vous aide à tenir votre budget
Utilisez l’analyse ABC pour déterminer quels produits sont les plus importants pour votre entreprise. Pour ce faire, vous devez d’abord les classer en plusieurs catégories. Vous pouvez ensuite définir des plafonds par catégories de dépenses. Distinguez ainsi les produits de grande valeur qui se vendent peu, les produits de valeur moyenne qui se vendent modérément et les produits à faible valeur qui se vendent le plus.
Collectez toutes ces données par le biais de votre module ERP achats ou de votre outil de gestion commerciale et analysez ensuite vos dépenses. Vous pourrez les classer par famille d’achats pour estimer de façon précise comment répartir au mieux votre budget à l’avenir et vous lancer dans une réduction des coûts. Cette stratégie nécessite un outil puissant et fiable sur lequel il est possible de s’appuyer pour obtenir différents types de données.
4. Il facilite votre gestion de stock
Nous vous conseillons aussi de faire le point sur votre méthode de gestion de stock. Vous pouvez par exemple choisir la méthode du “Premier entré, premier sorti”. Elle consiste à vendre en premier le stock le plus ancien. Cela permet d’éviter d’arriver à la date d’expiration de produits périssables. Cette méthode est également applicable pour toute autre produit afin d’éviter qu’ils ne se détériorent.
Un logiciel ERP comme Microsoft Dynamics 365 Business Central permet d’éviter ce type de problèmes grâce à un suivi précis des flux entrants et sortants. Le progiciel permet également une saisie rapide des inventaires et d’analyser les états de stocks pour visualiser les produits restants. Une gestion de stock facilitée aura un effet extrêmement bénéfique sur votre supply-chain et son efficacité.
5. Il aide à créer et utiliser des bases de données fournisseurs
Afin de gérer au mieux votre cycle de vente, conservez des enregistrements de tous les fournisseurs auprès desquels votre entreprise a déjà passé commande. Vous pourrez ainsi simplifier la gestion des achats en sélectionnant facilement un fournisseur. Cela représente un gain de temps significatif lorsqu’il s’agit d’effectuer une commande d’achats.
Assurez-vous que vos enregistrements contiennent les données les plus importantes telles que les coordonnées de chaque fournisseur et les conditions de paiement. Vous pouvez également segmenter vos comptes fournisseurs pour disposer d’informations claires.
Une solution telle que Sage 100 Entreprise couvre l’ensemble du cycle achat-vente. Le logiciel extrait rapidement les informations relatives aux commandes, interroge le stock prévisionnel et le réapprovisionne automatiquement. Vous pouvez intégrer ce logiciel sans effort à tout autre outil de comptabilité que vous utilisez. Vos commandes étant stockées dans le cloud, vous n’aurez pas à vous soucier de leur sécurité.
Vous avez des problèmes de gestion d’achats et approvisionnements ? Simplifiez le travail de votre direction des achats et offrez plus de visibilité à votre direction générale en adoptant un ERP. Nos consultants ERP peuvent vous conseiller sur le logiciel ERP dont le module achats est le plus adapté à votre activité. Nous sommes un intégrateur ERP expérimenté, n’hésitez pas à nous contacter ci-dessous !
