Acquérir des marchandises et les entreposer peut être très cher. Une gestion des achats efficace est capitale pour une entreprise. En effet, tant que le stock n’est pas écoulé, impossible de réaliser de bénéfice. C’est pourquoi, le management des acquisitions est un élément crucial du cycle de vente pour perfectionner les performances de l’entreprise.
Afin d’honorer les deadlines, de maintenir les stocks et d’améliorer la rentabilité de l’entreprise, les techniques d’achats doivent être intégrées au cœur de la stratégie de gestion commerciale. Mais sur quels outils s’appuyer pour être aussi efficaces que possible ? Si vous souhaitez améliorer votre gestion, nos experts vous conseillent de vous équiper d’une solution PGI avec un solide module de management des acquisitions.
Comprendre la Gestion des Achats
Au cœur de la rentabilité de toute entreprise se trouve un maillon essentiel : la gestion des acquisitions. Décryptons ensemble ce pilier stratégique pour comprendre son rôle clé dans l’optimisation des ressources, la réduction des décaissements et la quête de la qualité. Prêt à plonger dans le monde du management des acquisitions?
De quoi parle-t-on ?
Par définition, le management des acquisitions est un processus clé au sein d’une entreprise qui vise, en équipe, à gérer l’acquisition de biens, de services et de matières premières de manière efficace et rentable. Elle englobe toutes les étapes, du besoin initial, au sourcing jusqu’à la réception des articles, en passant par la sélection des approvisionneurs, la négociation des contrats, la gestion des stocks et des factures, et la vérification de l’état des items.
Les acquisitions dans une entreprise ne doivent pas être considérés comme de simples transactions, mais plutôt comme des investissements stratégiques. La fonction joue donc un rôle clé en garantissant le Retour sur Investissement (ROI) de ces investissements. En assurant que les biens sont acquis de manière efficiente et à des coûts maîtrisés pour réaliser des économies, la elle contribue directement à l’amélioration de la rentabilité de l’entreprise.
Quels sont les objectifs de cette activité ?
Ces derniers sont multiples et visent à optimiser les flux d’acquisition. Parmi les buts principaux, on note par exemple la réduction des coûts, la réalisation d’économies, l’optimisation de l’état des biens, la gestion des délais, la sélection de fournisseurs fiables, etc. Egalement, on peut parler de la gestion des dangers, la volonté d’être en conformité avec les législations en cours et de contribuer à la rentabilité de l’entreprise. Ainsi, le fait de suivre et de gérer les acquisitions effectués par l’entreprise permet de fournir des datas et des infos précieuses qui peuvent être utilisées pour l’amélioration continue du service.
Comment se déroule concrètement un achat dans une entreprise ?
Le processus débute avec le fournisseur, qui est l’entité ou la compagnie qui fournit les matières premières ou les produits finis. Le rôle du service des achats est de sélectionner des fournisseurs fiables et de négocier les termes d’achat, y compris les prix, la qualité, et les délais de livraison.
Dès lors, c’est la supply chain et la gestion des stocks qui prennent le relai : en effet, une fois que les termes sont convenus, la manufacture reçoit les matériaux nécessaires pour commencer la production. Ici, les matières premières sont transformées en produits finis grâce à des processus de fabrication spécifiques. Les produits finis sont ensuite envoyés à un entrepôt, où ils sont stockés en attendant d’être distribués.
Les Étapes Clés de la Gestion des Achats
Le contrôle des acquisitions est un processus méticuleux et stratégique qui englobe diverses missions et étapes cruciales. Chacune de ces étapes est une pièce maîtresse contribuant à la force opérationnelle et à la rentabilité d’une entreprise. Dans cette section, nous explorerons en détail ces étapes clés, de la planification initiale à la conclusion du processus.
1. Il vous faut d'abord élaborer un plan de gestion des acquisitions
La première étape cruciale de tout processus de management des acquisitions consiste à élaborer un plan solide. Ce plan établit le cadre stratégique pour l’ensemble de l’équipe et du flux d’acquisition. Il inclut des éléments tels que l’identification des besoins de l’entreprise, la définition des spécifications des biens, la recherche de partenaires potentiels, la détermination des critères de sélection etc. Un plan de management des acquisitions bien élaboré sert de boussole pour toutes les étapes à venir, assurant une approche structurée et efficace de l’ensemble du processus. Voici les sous-étapes pour réaliser un plan de gestion des achats efficaces :
- 1.1 : Préparez-vous au maximum en comprenant l’environnement autour de la gestion des achats : quel est le cadre législatif ? Quels sont les réalités du marché des achats ? Quelles sont les mutations à venir ou encore quelle est la situation actuelle dans votre entreprise ? Avoir des réponses à ces questions vous permettra de vous lancer dans les meilleures conditions.
- 1.2 : Il vous faut ensuite identifier les types d’achats à effectuer afin de créer une politique cohérente et définir une stratégie ainsi qu’un plan d’action concret : Mettez en évidence la durée et les desseins du plan de gestion des achats ainsi que la répartition des rôles dans son déploiement. C’est également dans cette étape que vous mettrez en avant vos besoins en termes d’acquisition.
- 1.3 : Informez les principaux collaborateurs et servez-vous des premiers retours sur le plan d’action pour le modifier en conséquence : en effet, vos collaborateurs seront les premiers à être affectés par les changement radicaux générés par votre plan de gestion des achats. Parlez avec eux et attendez d’eux qu’ils vous donnent des retours positifs ou négatifs sur ce même plan. Il faudra également faire de même et de manière régulière cela lorsque le plan sera mis en place pour en évaluer la qualité.
- 1.4 : Enfin, Il ne vous reste plus qu’à lancer le déploiement de votre plan de gestion des achats : n’oubliez pas d’en inclure les conditions dans vos contrats et d’impliquer les fournisseurs dans votre démarche. Nous vous conseillons également de suivre les KPI des achats en continu et de les introduire dans le tableau de bord de votre outil de gestion pour mieux analyser votre activité.
Point Bonus : Incluez une clause RSE dans votre plan d’action : respecter les normes en termes de développement durable et réaliser des achats éthiques ne sera que plus bénéfique pour votre entreprise. Prenez en compte l’intégralité des cycles de vie des produits que vous achetez et estimez en l’impact société, social, économique et environnemental à court, long et moyen terme ! Cela vous donnera également une meilleure réputation et vous permettra de prétendre obtenir des certifications à porter fièrement face à vos interlocuteurs.
2. Dans un deuxième temps, il est temps de réaliser vos achats
Ensuite, une fois que le plan de gestion des provisions est en œuvre, il faut maintenant passer à l’action. Cette étape consiste à mettre en œuvre les décisions prises dans le plan. Elle inclut la recherche et la sélection des fournisseurs, la négociation de contrats, la passation d’ordres et le suivi de l’exécution. Cette phase requiert une gestion attentive pour s’assurer que les biens répondent aux spécifications convenues, respectent les délais de livraison et s’intègrent harmonieusement dans la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise.
Tout d’abord, nous vous conseillons de mettre en place des stratégies d’achats afin de réaliser les meilleurs choix pour votre business : vous pouvez par exemple prioriser les achats à effectuer, cartographier les options sur le marché et réaliser des études approfondie de ce dernier, ou encore tenter de faciliter la communication entre les décideurs et le service de gestion des achats.
3. Supervisez vos achats
Dès lors, comme nous l’avions précisé auparavant, la supervision est une phase essentielle pour s’assurer que tout se déroule conformément aux attentes définies dans le plan de gestion. Elle englobe la surveillance de l’exécution des contrats, la vérification de la qualité des biens, et la gestion des délais de livraison. Cette phase vise à garantir la conformité aux accords contractuels, à résoudre les problèmes éventuels et à maintenir un suivi rigoureux de toutes les transactions. Une supervision efficace contribue à éviter les retards, les décaissements excessifs et les erreurs, ce qui est essentiel pour le succès global du processus.
4. Enfin, vous devez clôturer le processus
La clôture du flux assure la bonne exécution du management des acquisitions. C’est à ce stade que l’on analyse et qu’on finalise les transactions et que l’on procède à la vérification finale pour s’assurer que tout a été réalisé conformément aux accords contractuels.
Qu’est-ce qu’un module ERP de gestion des achats ?
outes les solutions PGI (pour logiciels d’Enterprise Resource Planning ou Progiciels de Gestion Intégrés) incluent aujourd’hui un système PGI achat et un module dédié à l’approvisionnement.
- Ils donnent aux directeurs et à leurs équipes la possibilité de centraliser toutes les infos liées aux provisions, ravitailleurs et ordres.
- Ces infos sont ensuite analysées et illustrées sous la forme de rapport et de tableau de bord. L’activité dispose d’un reporting détaillé des entrées et sorties pour visualiser les ordres en cours.
- Ce module leur offre donc une vue à 360° sur les provisions passées, en cours et à venir. Il leur permet ainsi d’anticiper la détérioration d’un outil de production ou un décalage de la fabrication.
- Ensuite au-delà de gérer les provisions et les factures, le module les aide à établir un calendrier de planification de production et d’approvisionnements. Il a donc aussi un impact positif sur la gestion de la production de l’organisation.
Quels sont les avantages concrets d'une solution ERP pour la gestion des achats ?
Les bénéfices d’une solutions ERP pour la gestion de commande pour une entreprises, peu importe sa taille, ses objectifs et son budget, sont divers et variés. Parmi eux, on peut mettre en avant les suivants :
1. Il facilite votre suivi des commandes
Un responsable s’assure que tous les ordres arrivent à temps et répondent aux besoins de la production. C’est ainsi que le processus se déroulera sans encombre. Ce rôle d’importance permet de livrer tous les biens au bon moment. La majorité des solutions PGI incluent aujourd’hui un outil de gestion des achats qui permet aux services acquisitions de suivre et garder le contrôle sur leurs ordres en quelques clics.
Pour gérer efficacement vos acquisitions, nous vous conseillons également de réaliser des bons de commande. Pourquoi ? Pour réduire les dépenses excessives. Le principal objectif de ce bon de commande est de s’assurer que le contrat soit conclu entre l’acheteur et le fournisseur. Pour simplifier ce flux, le module est capable de générer automatiquement les bons de commande afin de renforcer l’efficacité globale de votre flux de gestion.
2. Il pousse le service à définir une politique de provision claire
Rédiger une politique permet d’énoncer clairement les règles encadrant le processus. Ces directives précises aident vos équipes opérationnelles à intervenir lorsque les flux se complexifient. Vous pouvez également définir des actions à mener et répartir les responsabilités de chacun.
Une méthode précise garantit que tous les membres de votre fonction acquisitions suivent systématiquement les mêmes procédures, qu’il s’agisse d’envoyer des ordres ou de comparer les offres de fournisseurs. Pour accélérer le processus de vente, vous pourrez également demander à vos collaborateurs de gérer les acquisitions depuis votre logiciel achat.
3. Il vous aide à tenir votre budget
Utilisez l’analyse ABC pour déterminer quels bien sont les plus importants pour votre entreprise. Pour ce faire, vous devez d’abord les classer en plusieurs catégories. Vous pouvez ensuite définir des plafonds par catégories de dépenses. Distinguez ainsi les biens de grande valeur qui se vendent peu, les produits de valeur moyenne qui se vendent modérément et les biens à faible valeur qui se vendent le plus.
Collectez toutes ces datas par le biais de votre module ERP achats ou de votre outil de gestion commerciale et analysez ensuite vos dépenses. Vous pourrez les classer par famille pour estimer de façon précise comment répartir au mieux votre budget à l’avenir et vous lancer dans une réduction des dépenses. Cette tactique nécessite un outil puissant et fiable sur lequel il est possible de s’appuyer pour obtenir différents types de datas.
4. Il facilite votre gestion de stock
Nous vous donnons aussi comme conseil de faire le point sur votre méthode de gestion de stock. Vous pouvez par exemple choisir la méthode du “Premier entré, premier sorti”. Elle consiste à vendre en premier le stock le plus ancien. Cela permet d’éviter d’arriver à la date d’expiration de produits périssables. Cette méthode est également applicable pour tout autre bien afin d’éviter qu’ils ne se détériorent.
Un outil comme Microsoft Dynamics 365 Business Central permet d’éviter ce type de problèmes grâce à un suivi précis des flux entrants et sortants. Le progiciel permet également une saisie rapide des inventaires et d’analyser les états de stocks pour visualiser les produits restants. ainsi que ceux nécessitant des réapprovisionnements. Une gestion de stock facilitée aura un effet extrêmement bénéfique sur votre supply-chain et son efficacité.
5. Il aide à créer et utiliser des bases de données fournisseurs
Afin de gérer au mieux votre cycle de vente, conservez des enregistrements de tous les partenaires auprès desquels votre entreprise a déjà passé commande. Vous pourrez ainsi simplifier le management des acquisitions en sélectionnant facilement un fournisseur et ses offres. Cela représente un gain de temps significatif lorsqu’il s’agit d’effectuer une commande.
Assurez-vous que vos enregistrements contiennent les informations les plus importantes telles que les coordonnées de chaque fournisseur et les conditions de paiement. Vous pouvez également segmenter vos comptes partenaires pour disposer d’informations claires.
Une solution telle que Sage 100 Entreprise couvre l’ensemble du cycle acquisition-vente. Le logiciel extrait rapidement les datas relatives aux commandes, interroge le stock prévisionnel et le réapprovisionne automatiquement. Vous pouvez intégrer ce logiciel sans effort à tout autre outil de comptabilité que vous utilisez. Vos ordres étant stockées dans le cloud, vous n’aurez pas à vous soucier de leur sécurité.
6. Il vous permet d’automatiser vos processus
Un module de gestion des achats offre l’avantage d’automatiser de nombreuses tâches liées aux acquisitions au sein de votre entreprise. Cela signifie que vous pouvez mettre en oeuvre des flux automatisés pour la création, la validation, et le suivi des ordres. Cette automatisation permet d’économiser du temps et de réduire les erreurs humaines, tout en améliorant la force de vos opérations.
7.Il est personnalisable pour répondre à vos besoins spécifiques
L’un des atouts majeurs d’un module de gestion des achats est sa capacité à être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez adapter le système pour refléter vos flux en interne, vos politiques d’achat, et vos flux de travail particuliers. Cette personnalisation vous permet d’embellir la performance de vos processus tout en maintenant la cohérence avec vos pratiques commerciales uniques
8. Il est souvent à jour sur les conformités légales
Les réglementations et les normes légales évoluent constamment, ce qui peut rendre le management des acquisitions complexe. Un module ERP de gestion des achats est souvent maintenu à jour pour être conforme aux réglementations en vigueur. Cela signifie que vous pouvez avoir l’assurance que vos processus respectent les lois et les réglementations en vigueur, réduisant ainsi les dangers de non-conformité.
9. Il vous permet de gérer au mieux les risques liés aux achats
Les achats sont souvent associés à des dangers, tels que des problèmes d’état des biens, des retards de livraison, ou des fluctuations de prix. Un module de management des acquisitions vous aide à gérer ces dangers en vous fournissant des outils pour évaluer la performance des ravitailleurs, suivre les indicateurs clés, et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle. Cela vous permet de prendre des décisions éclairées et de réduire les dangers potentiels liés à vos achats.
Les Tendances Actuelles en gestion des Achats
Dans cette section, nous explorerons les principales tendances qui façonnent le paysage du sujet d’aujourd’hui, offrant un aperçu des défis et des opportunités auxquels les organisations sont confrontées dans leur quête de gestion de provisions de pointe :
L'IA et l'automatisation des flux d'achat
L’automatisation et l’intelligence artificielle (IA) sont des éléments de plus en plus présents dans le management des acquisitions. Les logiciels d’automatisation permettent de rationaliser les flux en automatisant des tâches répétitives, telles que la recherche de fournisseurs (sourcing), la création de demandes et le suivi des commandes. Parallèlement, l’IA est utilisée pour analyser les données, identifiant ainsi des opportunités d’amélioration, optimisant la prise de décision, et favorisant une gestion plus proactive.
Les acquisitions deviennent de plus en plus responsables
Les structures s’orientent de plus en plus vers la responsabilité sociale et environnementale dans leurs pratiques. Cela implique le déploiement de politiques et de pratiques responsables qui tiennent compte de l’impact social et environnemental. Cela peut inclure des initiatives telles que l’achat de biens durables, l’optimisation de l’empreinte carbone, et la promotion des droits de l’homme au sein de la chaîne d’approvisionnement.
Des changements constants de la législation
Les réglementations et les lois qui encadrent les pratiques évoluent en permanence, ce qui oblige les organisations à rester constamment informées et conformes. Cette tendance exige une vigilance accrue de la part des départements d’achats pour s’assurer que leurs opérations respectent les exigences légales en vigueur.
Les comportements et les canaux d'achat changent et se diversifient
Les comportements et les canaux d’achat connaissent une évolution constante et une diversification remarquable. Les consommateurs et les entreprises adoptent de nouvelles habitudes, s’appuyant sur une variété de canaux, tels que le commerce électronique, les réseaux sociaux, et les plateformes de commerce en ligne. Ces changements profonds influencent la manière dont les structures gèrent leurs provisions, en adaptant leurs stratégies pour répondre aux préférences changeantes des clients.
Les meilleures pratiques pour une gestion efficace des achats
Voici les meilleures pratiques de management des acquisitions à appliquer dans votre entreprise :
1. Adoptez une perspective globale et réfléchie pour les achats
Pour une gestion efficace des achats, il est essentiel d’adopter une perspective globale. Cela signifie prendre en compte l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement et ne pas se limiter à l’achat de produits ou de services. Il est important de considérer les prix, la qualité, la durabilité et les avantages à long terme. Les entreprises devraient élaborer une stratégie qui tienne compte de ces facteurs et qui s’aligne sur leurs objectifs commerciaux.
2. Mettez en place une structure organisationnelle efficace
Une structure organisationnelle bien conçue est cruciale pour l’organisation efficace des achats. Cela implique de définir des rôles et des responsabilités clairs, d’établir des procédures et des politiques internes, et d’assurer une communication efficace entre les différentes parties prenantes. Une organisation bien structurée contribue à minimiser les erreurs, à améliorer la collaboration et à garantir que les acquisitions sont gérées de manière efficace.
3. Établissez des partenariats solides avec les fournisseurs
Posséder une bonne relation avec ses fournisseurs est particulièrement essentiel, dans un premier temps afin de rendre la communication fluide et efficace entre les parties prenantes, mais aussi afin de pouvoir garantir plusieurs choses : la qualité des produits, la fiabilité des délais de livraison, négocier les conditions de paiement et de pouvoir bénéficier d’un avantage concurrentiel considérable.
4. Identifier, évaluer et gérer les risques associés aux achats
La gestion des dangers est un aspect essentiel des achats. Les entreprises doivent identifier les dangers potentiels liés aux achats, les évaluer en termes de probabilité et d’impact, puis mettre en place des mesures pour les gérer. Cela inclut la diversification des sources d’approvisionnement, la surveillance de la performance des fournisseurs, et la planification de la continuité des activités en cas de perturbations.
5. Investissez dans la formation du personnel
La formation du personnel est cruciale pour garantir une gestion efficace des achats. Il existe plusieurs aspects de la formation, notamment la formation structurée pour assurer une compréhension approfondie des missions et des procédures et des meilleures pratiques en matière d’achats, l’adoption de nouveaux outils pour une utilisation efficace des technologies de management des acquisitions, et l’identification du public cible pour personnaliser le contenu de la formation en fonction des besoins spécifiques des collaborateurs.
6. Engagez la gestion d'achat en faveur d'une politique RSE
Les entreprises s’orientent de plus en plus vers la responsabilité sociale et environnementale dans leurs pratiques. Cela implique le déploiement de politiques et de pratiques responsables qui tiennent compte de l’impact social et environnemental. Cela peut inclure des initiatives telles que l’achat de produits durables, l’optimisation de l’empreinte carbone, et la promotion des droits de l’homme au sein de la chaîne d’approvisionnement.
La gestion des achats est cruciale dans l’optimisation des performances de toute entreprise. Cette activité stratégique va bien au-delà de la simple acquisition de biens et de services, car elle vise à maximiser l’efficacité opérationnelle, à réduire les coûts, à garantir la qualité, à gérer les dangers et à promouvoir la durabilité. En tant que processus clé du cycle de vente, une planification des provisions efficace est cruciale pour maintenir la rentabilité de l’entreprise.
L’utilisation d’un module de management des acquisitions s’avère être un atout majeur dans ce déroulement, car il facilite le suivi des commandes, favorise la mise en place d’une politique claire, aide à respecter le budget, simplifie la gestion des stocks, permet la création et l’utilisation de bases de données fournisseurs, automatise les flux, peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise, et assure la conformité aux exigences légales. S’il vous faut retenir une chose, l’organisations des acquisitions est bien plus qu’une simple charge administrative ; c’est que le management des acquisitions est un moteur essentiel de réussite et de croissance pour toute entreprise.
Vous avez des problèmes de gestion d’achats et approvisionnements ? Nous vous donnons pour conseil de simplifier le travail de votre direction des achats et d’offrir plus de visibilité à votre direction générale en adoptant un ERP. Nos consultants peuvent vous conseiller sur le logiciel dont le module est le plus adapté à votre activité. Nous sommes un intégrateur expérimenté, n’hésitez pas à nous contacter ci-dessous pour plus de conseils !
