Le processus de gestion de commandes, ou “order management” en anglais, est déterminant pour le succès d’une entreprise. Si le suivi, la facturation et la comptabilité ne sont pas structurés, c’est toute la performance mercantile de l’entreprise qui est tirée vers le bas. Alors que faire si votre gestion de commandes / order management est trop lente ou sujette à trop d’erreurs ? Appuyez-vous sur un outil dédié à la planification de commandes, souvent intégré à un logiciel de gestion mercantile. Découvrez le fonctionnement de cet outil et ses bénéfices.
Qu’est-ce qu’un système de gestion de commandes (Order Management System, ou OMS) ?
De nos jours, toutes les entreprises font face à des défis en matière de gestion de commandes. On peut citer l’attente répandue d’être livrés rapidement et la complexité des chaînes d’approvisionnement, particulièrement suite au Covid-19. Afin de rester compétitives et de maintenir les normes élevées, il est capital pour elles de fournir un service rapide et sans faille.
Systèmes de gestion de commande (OMS) : définition
Pour ce faire, nous vous conseillons de vous appuyer sur un outil de gestion commerciale ou le module d’organisation mercantile d’un logiciel ERP. En effet, ils incluent des systèmes qui facilite l’organisation de vos commandes. Ces types de plateforme peuvent être utilisés dans diverses industries pour la saisie et le traitement des commandes. Ils s’adaptent aussi à toute taille d’organisation (TPE, PME, MGE etc.).
Qu'est-ce que l'exécution d'une commande ?
La réalisation d’une commande fait référence à la phase cruciale du processus où une structure prend des mesures pour traiter, préparer et livrer les produits ou services commandés par un client. Cette phase englobe un ensemble d’actions, telles que la vérification des stocks disponibles, la préparation des articles commandés, l’emballage, l’expédition et la planification de la logistique pour assurer une délivrance réussie.
Pourquoi la gestion de commandes omnicanale est-elle importante ?
La planification des commandes omnicanale revêt une importance cruciale dans le contexte du commerce et de la distribution. Elle consiste à harmoniser et à coordonner les flux de commande à travers divers canaux de vente, tels que les magasins physiques, les boutiques en ligne, les applications mobiles et d’autres points de contact avec les clients. Voici pourquoi cette approche est essentielle :
- Elle améliore l’expérience client : l’omnicanal permet aux clients de choisir le canal qui leur convient le mieux pour passer une commande, que ce soit en ligne, en magasin ou via une application mobile. Cela offre une flexibilité accrue, renforçant ainsi la satisfaction client.
- Cela apporte de la consistance et de la cohérence : lorsque les flux de commande sont gérés de manière omnicanale, les informations relatives aux produits, aux prix et aux stocks sont cohérentes sur tous les canaux. Cela évite les déceptions des clients liées à des informations contradictoires.
- Cela optimise les stocks : une organisation omnicanale permet de mieux gérer les stocks en les considérant comme un pool unique plutôt que comme des silos pour chaque canal.
- Les offres peuvent être davantage personnalisées : en collectant des données sur les préférences d’achat des clients à travers différents canaux, les organisations peuvent personnaliser leurs offres pour répondre aux besoins spécifiques de chaque client.
- Elle apporte une meilleure visibilité : l’omnicanalité offre aux structures une vision globale de leurs activités, ce qui facilite la prise de décisions basée sur des données en temps réel. Cela leur permet de réagir rapidement aux tendances du marché et aux demandes changeantes des clients.
Quels sont les avantages d’un outil de gestion de commandes ?
Dans un environnement commercial de plus en plus compétitif, l’adoption d’un outil de gestion de commandes représente un atout stratégique majeur pour les entreprises. Découvrez les avantages d’un ERP facture devis dans cette partie :
1. Le gain de temps dans le traitement des commandes
Toutes les données de vente de votre entreprise étant centralisées, il devient facile de traiter les achats à partir d’une plateforme unique. Après avoir reçu la commande, vous accédez en quelques clics aux détails de la commande. Effectivement cela permet de la traiter plus rapidement et dans les meilleurs délais. Le traitement de la commande est efficace et vous permet d’expédier rapidement les articles depuis vos locaux ou ceux de vos fournisseurs. L’interface est capable d’interroger le stock et de se réapprovisionner automatiquement pour faciliter la gestion de stock.
2. Une visibilité en temps réel sur les commandes et les stocks
Les outils de gestion de commandes transforment fondamentalement la manière dont les entreprises gèrent leurs opérations en fournissant des informations en temps réel sur l’état des stocks, le statut des commandes et les délais de livraison. Cette visibilité accrue permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées, d’optimiser les niveaux de stock pour éviter ruptures et surstocks, et d’améliorer la satisfaction client grâce à des mises à jour précises et opportunes.
3. L’élimination d’erreurs
Pour avoir un retour client satisfaisant, il est indispensable que votre équipe évite les fautes. Un outil permet de planifier, valider et suivre l’avancement de chaque achat sans manquer de créer des automatisations performantes. En particulier de l’entrepôt en passant par l’emballage et la délivrance. Cette base intelligente permet de grouper et de valider des achats pour optimiser vos ressources, hiérarchiser le travail et gérer efficacement vos achats. Les achats en attente, à prélever et à expédier peuvent toutes être affichées sur un seul écran. D’ailleurs ce seul écran de planification des commandes regroupe tous les indicateurs de performance logistique, ou KPI logistique, dont vous avez besoin pour piloter votre supply chain.
4. Optimisation des coûts
Un outil de gestion de commandes permet de réduire les coûts opérationnels en optimisant l’utilisation des ressources et en minimisant les erreurs coûteuses. De plusUn outil de gestion de commandes permet de réduire les coûts opérationnels en optimisant l’utilisation des ressources et en minimisant les erreurs coûteuses. De plus, une meilleure gestion des stocks réduit les coûts liés aux surstocks et aux ruptures de stock., une meilleure gestion des stocks réduit les coûts liés aux surstocks et aux ruptures de stock.
5. Meilleure satisfaction client
En améliorant l’efficacité du traitement des commandes et en offrant une visibilité accrue sur l’état des commandes, les entreprises peuvent offrir un service plus rapide et plus fiable à leurs clients. Cela conduit à une meilleure satisfaction client et à une fidélisation accrue.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de commande
Processus de vente automatisés
Un logiciel de gestion de commande automatise les processus de vente, de la réception de la commande à sa validation et à la facturation, réduisant ainsi les tâches manuelles et les erreurs.
Gestion des stocks
Il permet de gérer les stocks en temps réel, en surveillant les niveaux de stock, en optimisant les réapprovisionnements et en évitant les ruptures de stock et les surstocks.
Gestion de la relation client
Le logiciel intègre des outils de gestion de la relation client (CRM) pour suivre les interactions avec les clients, améliorer le service client et fidéliser la clientèle.
Expédition et réception
Comment optimiser la gestion des commandes en entreprises ? : les bonnes pratiques
1. Simplifier les processus d'orchestration et d'exécution des commandes
Simplifier les processus d’orchestration et d’exécution des commandes permet de réduire les étapes inutiles, minimiser les erreurs et accélérer le traitement des commandes, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle.
2. Intégrer un processus complet de la commande au paiement
Intégrer un processus complet de la commande au paiement assure une gestion fluide et transparente des commandes, de leur réception jusqu’au règlement, en passant par la facturation, ce qui réduit les risques d’erreurs et de retards.
3. Centraliser la gestion des prix et les configurations des produits
Centraliser la gestion des prix et les configurations des produits permet de maintenir une cohérence des informations tarifaires et des spécifications produits, ce qui facilite la mise à jour et réduit les erreurs de tarification.
4. Optimiser les promesses de livraison
Optimiser les promesses de livraison en utilisant des outils de planification et de suivi précis permet d’améliorer la satisfaction client en garantissant des délais de livraison réalistes et en respectant les engagements pris.
Quel logiciel de gestion de commandes choisir ?
La mise en place d’un logiciel de gestion commerciale efficace permet d’avoir un contrôle centralisé et une vision globale du flux. Si ce type d’interface vous intéresse, nous vous recommandons de jeter un œil aux solutions ci-dessous.
Quickbooks, un logiciel populaire chez les petites organisations
Les petites entreprises trouvent en QuickBooks un allié de confiance pour la gestion de leurs commandes. Avec une interface conviviale et des fonctionnalités adaptées aux besoins des TPE, QuickBooks simplifie le processus de commande, de la création à la facturation.
Sage 100 Gestion Commerciale, l'outil idéal pour les PME
Les entreprises de taille moyenne peuvent optimiser leur gestion des commandes avec Sage 100 Gestion Commerciale. Cet outil de pointe offre une suite complète de fonctionnalités, de la gestion des stocks à la facturation en passant par la gestion des fournisseurs. La flexibilité de Sage 100 s’adapte parfaitement à l’évolution des besoins des PME, offrant ainsi une solution évolutive et pérenne. La centralisation des données favorise une vision globale de l’activité, permettant aux PME de prendre des décisions éclairées et stratégiques.
Microsoft Dynamics 365 Business Central pour les ETI et grands groupes
Les grandes structures, en particulier les groupes internationaux, trouvent en Microsoft Dynamics 365 Business Central un outil complet pour la gestion de leurs commandes à l’échelle mondiale. Intégrant des fonctionnalités de gestion financière, de chaîne d’approvisionnement et de service client, Dynamics 365 Business Central offre une solution tout-en-un. L’intégration native avec les autres outils Microsoft facilite la collaboration et la communication au sein de l’entreprise. Avec une vue centralisée des opérations, les grandes structures peuvent optimiser leurs processus de commande et maintenir une performance opérationnelle de haut niveau.
Besoin de conseils ? N’hésitez pas à nous contacter, Apogea est intégrateur ERP et intégrateur Sage depuis plus de 20 ans.
Des réponses aux questions fréquentes posées par les utilisateurs sur la gestion de commande
Quelles sont les étapes du processus de gestion des commandes ?
Il comprend plusieurs jalons essentielles pour assurer que les achats des clients sont traitées de manière efficace et précise. Voici les étapes typiques :
- Tout d’abord, la réception de la commande : La première phase consiste à recevoir la commande du client. Cela peut se faire via différents canaux, tels que le site web de l’organisation, par téléphone, par e-mail ou en personne dans un magasin physique.
- Ensuite, la vérification de la commande : Après la réception, celle-ci est vérifiée pour s’assurer de son exactitude. Cela inclut la confirmation des articles commandés, des quantités, des prix et des informations de livraison.
- La vérification des stocks chez le fournisseur : on vérifie dès lors les niveaux de stock pour s’assurer que les articles demandés sont disponibles. Si un produit est en rupture de stock, des mesures doivent être prises pour effectuer un réapprovisionnement chez un fournisseur ou pour proposer des alternatives au client.
- La préparation : Si les articles sont en stock dans votre entrepôt / vos entrepôts, on passe à l’étape de préparation de la commande. Cela implique de rassembler les produits, de les emballer de manière adéquate, et de générer la documentation nécessaire.
- Par la suite, la facturation : Une facture est ainsi émise pour le client. Cette phase est importante pour suivre les ventes, la comptabilité et les paiements.
- L’expédition : La commande est ensuite expédiée vers le client. Cela peut impliquer la coordination avec des services de livraison ou des transporteurs pour garantir une délivrance en temps voulu.
- Egalement, le suivi de la livraison : Il est essentiel de suivre la délivrance pour s’assurer qu’elle arrive à destination conformément à la promesse de livraison.
- La confirmation de la réception : Une fois la commande livrée, le client peut confirmer la réception. Cela peut également déclencher le processus de règlement.
- Le management du retour d’article : En cas de retours ou de problèmes avec la commande, une étape de planification des retours est nécessaire pour traiter ces situations de manière appropriée.
- Pour finir, la facturation et le paiement : La dernière étape implique la facturation du client, les paiements, et l’enregistrement des ventes.
Qu''est-ce qu'un agent de gestion de commandes ?
Un agent de gestion de commandes est un professionnel qui travaille au sein d’une entreprise ou d’une organisation pour superviser et gérer le flux de management des commandes. Le rôle principal de l’agent est de s’assurer que les commandes des clients sont traitées de manière efficace, précise et conforme aux politiques de l’entreprise.
Quelles sont les caractéristiques d'une gestion de commandes efficace ?
- Automatisation des processus
- Suivi en temps réel
- Intégration avec d’autres systèmes
- Gestion des stocks optimisée
- Communication claire avec les clients
- Analyse et reporting
- Flexibilité et évolutivité Sécurité des données
En conclusion, il est indéniable que la gestion de commandes efficace est un élément essentiel du succès d’un business. Les processus de suivi des commandes, de facturation et de comptabilité sont des piliers fondamentaux de l’activité mercantile, et toute inefficacité ou erreur peut avoir des répercussions néfastes sur la satisfaction des clients et la rentabilité. C’est pourquoi l’utilisation d’un outil dédié, souvent intégré à un outil de planification mercantile, est devenue une nécessité pour les entreprises de toutes tailles.