Gestion de commandes : les bénéfices d’un logiciel de gestion commerciale

Gérez vos bons de commandes et maîtrisez les délais et les coûts de production très facilement avec un logiciel de gestion de commandes.

Le processus de gestion de commandes, ou “order management” en anglais, est déterminant pour le succès d’une entreprise. Si le suivi, la facturation et la comptabilité ne sont pas structurés, c’est toute la performance mercantile de l’entreprise qui est tirée vers le bas. Alors que faire si votre gestion de commandes / order management est trop lente ou sujette à trop d’erreurs ? Appuyez-vous sur un outil dédié à la planification de commandes, souvent intégré à un logiciel de gestion mercantile. Découvrez le fonctionnement de cet outil et ses bénéfices.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de commandes (Order Management System, ou OMS) ?

De nos jours, toutes les entreprises font face à des défis en matière de gestion de commandes. On peut citer l’attente répandue d’être livrés rapidement et la complexité des chaînes d’approvisionnement, particulièrement suite au Covid-19. Afin de rester compétitives et de maintenir les normes élevées, il est capital pour elles de fournir un service rapide et sans faille.

Systèmes de gestion de commande (OMS) : définition

Pour ce faire, nous vous conseillons de vous appuyer sur un outil de gestion commerciale ou le module d’organisation mercantile d’un logiciel ERP. En effet, ils incluent des systèmes qui facilite l’organisation de vos commandes. Ces types de plateforme peuvent être utilisés dans diverses industries pour la saisie et le traitement des commandes. Ils s’adaptent aussi à toute taille d’organisation (TPE, PME, MGE etc.).

Votre stratégie de gestion de stock

Ils centralisent les commandes clients reçues provenant de différents pays et suivent l’évolution des stocks dans différents entrepôts. La mise en place d’un système fiable et automatisé permet de respecter les délais de délivrance et de traiter efficacement le retour client et les remboursements. De plus, il gère les bons et facilite l’organisation de l’ensemble des documents liés au flux d’achat en créant notamment des factures en ligne et en permettant la signature électronique. Tout ceci permet de créer d’augmenter votre satisfaction client et d’améliorer votre relation-client.

Qu'est-ce que l'exécution d'une commande ?

La réalisation d’une commande fait référence à la phase cruciale du processus où une structure prend des mesures pour traiter, préparer et livrer les produits ou services commandés par un client. Cette phase englobe un ensemble d’actions, telles que la vérification des stocks disponibles, la préparation des articles commandés, l’emballage, l’expédition et la planification de la logistique pour assurer une délivrance réussie. L’objectif de la réalisation de commande est de s’assurer que le client reçoit sa commande de manière rapide, précise et satisfaisante. L’utilisation d’un outil efficace est essentielle pour optimiser les ressources et ce processus, minimiser les fautes et offrir une expérience client exceptionnelle, tout en contribuant à la croissance de l’organisation.

Pourquoi la gestion de commandes omnicanale est-elle importante ?

La planification des commandes omnicanale revêt une importance cruciale dans le contexte du commerce et de la distribution. Elle consiste à harmoniser et à coordonner les flux de commande à travers divers canaux de vente, tels que les magasins physiques, les boutiques en ligne, les applications mobiles et d’autres points de contact avec les clients. Voici pourquoi cette approche est essentielle :

  1.  Elle améliore l’expérience client : l’omnicanal permet aux clients de choisir le canal qui leur convient le mieux pour passer une commande, que ce soit en ligne, en magasin ou via une application mobile. Cela offre une flexibilité accrue, renforçant ainsi la satisfaction client.

  2. Cela apporte de la consistance et de la cohérence : lorsque les flux de commande sont gérés de manière omnicanale, les informations relatives aux produits, aux prix et aux stocks sont cohérentes sur tous les canaux. Cela évite les déceptions des clients liées à des informations contradictoires.

  3. Cela optimise les stocks : une organisation omnicanale permet de mieux gérer les stocks en les considérant comme un pool unique plutôt que comme des silos pour chaque canal.

  4. Les offres peuvent être davantage personnalisées : en collectant des données sur les préférences d’achat des clients à travers différents canaux, les organisations peuvent personnaliser leurs offres pour répondre aux besoins spécifiques de chaque client.

  5. Elle apporte une meilleure visibilité : l’omnicanalité offre aux structures une vision globale de leurs activités, ce qui facilite la prise de décisions basée sur des données en temps réel. Cela leur permet de réagir rapidement aux tendances du marché et aux demandes changeantes des clients.

  6. Elle permet de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité de votre équipe : en consolidant les flux de commande, les organisations peuvent réduire les coûts opérationnels en éliminant les inefficacités et en créant un ensemble d’automatisation des tâches répétitives.

  7. Elle devient un avantage concurrentiel de taille : Les entreprises qui maîtrisent cela sont mieux positionnées pour rester compétitives sur un marché en constante évolution. Elles sont capables de s’adapter plus rapidement aux évolutions du commerce de détail et de répondre aux attentes changeantes des consommateurs.

Simplifier les processus d’orchestration et d’exécution des commandes est fondamental pour garantir une exécution fluide. Cela implique de rationaliser les ressources et les opérations, de minimiser les tâches redondantes, et d’automatiser les tâches manuelles lorsque cela est possible pour faciliter les interactions entre l’entreprise, les clients et les fournisseurs. 

Quels sont les avantages d’un outil de gestion de commandes ?

Dans un environnement commercial de plus en plus compétitif, l’adoption d’un outil de gestion de commandes représente un atout stratégique majeur pour les entreprises. Découvrez ces avantages dans cette partie : 

1. Le gain de temps dans le traitement des commandes

Toutes les données de vente de votre entreprise étant centralisées, il devient facile de traiter les achats à partir d’une plateforme unique. Après avoir reçu la commande, vous accédez en quelques clics aux détails de la commande. Effectivement cela permet de la traiter plus rapidement et dans les meilleurs délais. Le traitement de la commande est efficace et vous permet d’expédier rapidement les articles depuis vos locaux ou ceux de vos fournisseurs. L’interface est capable d’interroger le stock et de se réapprovisionner automatiquement pour faciliter la gestion de stock.

2. Une visibilité en temps réel sur les commandes et les stocks

Les outils de gestion de commandes transforment fondamentalement la manière dont les entreprises gèrent leurs opérations en fournissant des informations en temps réel sur l’état des stocks, le statut des commandes et les délais de livraison. Cette visibilité accrue permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées, d’optimiser les niveaux de stock pour éviter ruptures et surstocks, et d’améliorer la satisfaction client grâce à des mises à jour précises et opportunes. En anticipant la demande et en ajustant les niveaux de stock de manière proactive, les entreprises peuvent maintenir l’équilibre optimal entre disponibilité des produits et coûts de stockage, tout en renforçant la confiance des clients et en augmentant leur compétitivité sur le marché.

2. L’élimination d’erreurs

Pour avoir un retour client satisfaisant, il est indispensable que votre équipe évite les fautes. Un outil permet de planifier, valider et suivre l’avancement de chaque achat sans manquer de créer des automatisations performantes. En particulier de l’entrepôt en passant par l’emballage et la délivrance. Cette base intelligente permet de grouper et de valider des achats pour optimiser vos ressources, hiérarchiser le travail et gérer efficacement vos achats. Les achats en attente, à prélever et à expédier peuvent toutes être affichées sur un seul écran. D’ailleurs ce seul écran de planification des commandes regroupe tous les indicateurs de performance logistique, ou KPI logistique, dont vous avez besoin pour piloter votre supply chain.

Quels sont les critères à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de gestion de commande ?

Lors de la sélection d’un logiciel de gestion de commandes, il est impératif d’évaluer sa compatibilité avec les besoins particuliers de l’entreprise, L’UX de l’interface ou encore la qualité du service client. 

L'interface doit répondre aux problématiques de l'entreprise

Une interface utilisateur bien conçue est cruciale pour garantir que le logiciel de commande réponde efficacement aux problématiques spécifiques de l’entreprise. Elle doit offrir une navigation intuitive et faciliter l’accès aux fonctionnalités clés, permettant ainsi aux utilisateurs de gérer les commandes, l’inventaire, et les expéditions avec efficacité et précision. 

La sécurité du logiciel

La sécurité est un aspect fondamental lors du choix d’un logiciel de commande. Il est impératif que le logiciel soit doté de protocoles de sécurité robustes pour protéger les données sensibles de l’entreprise et des clients, incluant les informations personnelles et les détails des transactions. Cela comprend le chiffrement des données, la sécurisation des connexions, la gestion des accès utilisateurs avec des droits différenciés, et la conformité aux normes réglementaires telles que le RGPD pour les entreprises européennes. 

Les fonctionnalités de l'interface

Les fonctionnalités offertes par l’interface du logiciel de commande doivent être en adéquation avec les besoins opérationnels de l’entreprise. Cela inclut la gestion des commandes en temps réel, le suivi de l’inventaire, l’intégration des canaux de vente, la gestion des retours, et plus encore. La capacité à personnaliser et à étendre ces fonctionnalités en fonction des exigences spécifiques de l’entreprise est également essentielle. Voici une liste des options à retrouver dans un tel outil :

La compatibilité avec les systèmes existants de l'entreprise

La compatibilité du logiciel de commande avec les systèmes existants de l’entreprise est cruciale pour une intégration fluide et efficace. Le logiciel doit pouvoir se connecter aisément aux ERP, CRM, plateformes e-commerce, et autres systèmes d’information utilisés par l’entreprise. Cette interopérabilité assure une circulation harmonieuse des données entre les différents systèmes, éliminant les silos d’informations et permettant une vue unifiée des opérations commerciales. 

L'expérience utilisateur

L’expérience utilisateur (UX) englobe la facilité d’utilisation, l’accessibilité et l’efficacité avec lesquelles les utilisateurs peuvent réaliser leurs objectifs au sein du logiciel de commande. Une UX soignée réduit la courbe d’apprentissage pour les nouveaux utilisateurs et augmente l’efficacité des opérations quotidiennes. Elle doit offrir une interface claire et intuitive, minimisant le besoin d’interventions techniques fréquentes et permettant à l’équipe de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. 

La scalabilité du logiciel

La scalabilité du logiciel est sa capacité à s’adapter efficacement à l’évolution des besoins de l’entreprise, que ce soit en termes de volume de transactions, de croissance du catalogue de produits, ou d’expansion sur de nouveaux marchés. Un logiciel de commande scalable permet à l’entreprise d’ajouter facilement des fonctionnalités ou de gérer un plus grand volume d’opérations sans compromettre les performances ou la stabilité. 

Le support client

Le support client fourni par le fournisseur du logiciel est un pilier essentiel pour assurer le bon fonctionnement continu des opérations commerciales. Ce support peut prendre plusieurs formes, telles que l’assistance technique par téléphone ou chat, les ressources en ligne (tutoriels, FAQ, forums), et la formation des utilisateurs. Un bon support client garantit que toute question ou problème technique peut être rapidement adressé, minimisant ainsi les interruptions d’activité. Il est également un indicateur de la fiabilité du fournisseur, montrant son engagement à maintenir une relation de qualité et à soutenir la croissance de ses clients.

Quel logiciel de gestion de commandes choisir ?

sage 100 gestion commerciale

La mise en place d’une interface efficace permet d’avoir un contrôle centralisé et une vision globale du flux. Si ce type d’interface vous intéresse, nous vous recommandons de jeter un œil aux solutions ci-dessous.

Quickbooks, un logiciel populaire chez les petites organisations

Les petites entreprises trouvent en QuickBooks un allié de confiance pour la gestion de leurs commandes. Avec une interface conviviale et des fonctionnalités adaptées aux besoins des TPE, QuickBooks simplifie le processus de commande, de la création à la facturation. Les fonctionnalités de suivi des stocks et de gestion financière permettent aux propriétaires de TPE de rester concentrés sur le développement de leur entreprise, en laissant QuickBooks prendre en charge les aspects administratifs cruciaux.

Salesforce CRM pour les grandes structures

Les grandes entreprises trouvent en Salesforce CRM un outil puissant pour la gestion de leurs commandes. Salesforce offre une plateforme complète qui va au-delà de la simple gestion des commandes, intégrant également la gestion des clients et des ventes. Les capacités de personnalisation de Salesforce permettent aux grandes structures de créer des processus spécifiques, alignés sur leurs besoins uniques.

Sage 100 Gestion Commerciale, l'outil idéal pour les PME

Les entreprises de taille moyenne peuvent optimiser leur gestion des commandes avec Sage 100 Gestion Commerciale. Cet outil de pointe offre une suite complète de fonctionnalités, de la gestion des stocks à la facturation en passant par la gestion des fournisseurs. La flexibilité de Sage 100 s’adapte parfaitement à l’évolution des besoins des PME, offrant ainsi une solution évolutive et pérenne. La centralisation des données favorise une vision globale de l’activité, permettant aux PME de prendre des décisions éclairées et stratégiques.

Microsoft Dynamics 365 Business Central pour les ETI et grands groupes

Les grandes structures, en particulier les groupes internationaux, trouvent en Microsoft Dynamics 365 Business Central un outil complet pour la gestion de leurs commandes à l’échelle mondiale. Intégrant des fonctionnalités de gestion financière, de chaîne d’approvisionnement et de service client, Dynamics 365 Business Central offre une solution tout-en-un. L’intégration native avec les autres outils Microsoft facilite la collaboration et la communication au sein de l’entreprise. Avec une vue centralisée des opérations, les grandes structures peuvent optimiser leurs processus de commande et maintenir une performance opérationnelle de haut niveau.

Besoin de conseils ? N’hésitez pas à nous contacter, Apogea est intégrateur ERP et intégrateur Sage depuis plus de 20 ans.

Des réponses aux questions fréquentes posées par les utilisateurs sur la gestion de commande

Quelles sont les étapes du processus de gestion des commandes ?

Il comprend plusieurs jalons essentielles pour assurer que les achats des clients sont traitées de manière efficace et précise. Voici les étapes typiques :

  1. Tout d’abord, la réception de la commande : La première phase consiste à recevoir la commande du client. Cela peut se faire via différents canaux, tels que le site web de l’organisation, par téléphone, par e-mail ou en personne dans un magasin physique.

  2. Ensuite, la vérification de la commande : Après la réception, celle-ci est vérifiée pour s’assurer de son exactitude. Cela inclut la confirmation des articles commandés, des quantités, des prix et des informations de livraison.

  3. La vérification des stocks chez le fournisseur : on vérifie dès lors les niveaux de stock pour s’assurer que les articles demandés sont disponibles. Si un produit est en rupture de stock, des mesures doivent être prises pour effectuer un réapprovisionnement chez un fournisseur ou pour proposer des alternatives au client.

  4. La préparation : Si les articles sont en stock dans votre entrepôt / vos entrepôts, on passe à l’étape de préparation de la commande. Cela implique de rassembler les produits, de les emballer de manière adéquate, et de générer la documentation nécessaire.

  5. Par la suite, la facturation : Une facture est ainsi émise pour le client. Cette phase est importante pour suivre les ventes, la comptabilité et les paiements.

  6. L’expédition : La commande est ensuite expédiée vers le client. Cela peut impliquer la coordination avec des services de livraison ou des transporteurs pour garantir une délivrance en temps voulu.

  7. Egalement, le suivi de la livraison : Il est essentiel de suivre la délivrance pour s’assurer qu’elle arrive à destination conformément à la promesse de livraison.

  8. La confirmation de la réception : Une fois la commande livrée, le client peut confirmer la réception. Cela peut également déclencher le processus de règlement.

  9. Le management du retour d’article : En cas de retours ou de problèmes avec la commande, une étape de planification des retours est nécessaire pour traiter ces situations de manière appropriée.

  10. Pour finir, la facturation et le paiement : La dernière étape implique la facturation du client, les paiements, et l’enregistrement des ventes.


Qu''est-ce qu'un agent de gestion de commandes ?

Un agent de gestion de commandes est un professionnel qui travaille au sein d’une entreprise ou d’une organisation pour superviser et gérer le flux de management des commandes. Le rôle principal de l’agent est de s’assurer que les commandes des clients sont traitées de manière efficace, précise et conforme aux politiques de l’entreprise.

Conclusion

En conclusion, il est indéniable que la gestion de commandes efficace est un élément essentiel du succès d’un business. Les processus de suivi des commandes, de facturation et de comptabilité sont des piliers fondamentaux de l’activité mercantile, et toute inefficacité ou erreur peut avoir des répercussions néfastes sur la satisfaction des clients et la rentabilité. C’est pourquoi l’utilisation d’un outil dédié, souvent intégré à un outil de planification mercantile, est devenue une nécessité pour les entreprises de toutes tailles.

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