Le processus de gestion de commandes efficace est déterminant pour le succès d’une entreprise. Si le suivi des commandes, la facturation et la comptabilité ne sont pas structurés, c’est toute la performance commerciale de l’entreprise qui est tirée vers le bas. Alors que faire si votre gestion de commandes est trop lente ou sujette à trop d’erreurs ? Appuyez-vous sur un outil dédié à la gestion de commandes, souvent intégré à un logiciel de gestion commerciale. Découvrez le fonctionnement de cet outil et ses bénéfices.
Qu’est-ce qu’un système de gestion de commandes ?
De nos jours, toutes les entreprises font face à des défis en matière de gestion de commandes. On peut citer l’attente répandue d’être livrés rapidement et la complexité des chaînes d’approvisionnement, particulièrement suite au Covid-19. Afin de rester compétitives et de maintenir les normes élevées, il est capital pour elles de fournir un service rapide et sans faille.
Pour ce faire, nous vous conseillons de vous appuyer sur un logiciel de gestion commerciale ou le module de gestion commerciale d’un logiciel ERP. En effet, ils incluent un système de gestion des commandes qui facilite l’organisation de vos commandes. Ces types de logiciels peuvent être utilisés dans diverses industries pour la saisie et le traitement des commandes. Ils s’adaptent aussi à toute taille d’entreprise (TPE, PME, MGE etc.).
Ils centralisent les commandes clients reçues provenant de différents pays et suivent l’évolution des stocks dans différents entrepôts. Un système de gestion des commandes fiable et automatisé permet de respecter les délais de livraison et de traiter efficacement les retours clients et les remboursements. De plus, il gère les bons de commandes et facilite la gestion de l’ensemble des documents liés au processus d’achat en créant notamment des factures en ligne et en permettant la signature électronique. Tout ceci permet de créer d’augmenter votre satisfaction client et d’améliorer votre relation-client.
En quoi un logiciel de gestion commerciale facilite-t-il la gestion de commandes ?
1. Le gain de temps dans le traitement des commandes
Toutes les données de vente de votre entreprise étant centralisées, il devient facile de traiter les commandes à partir d’une plateforme unique. Après avoir reçu la commande, vous accédez en quelques clics aux détails de la commande. Effectivement cela permet de la traiter plus rapidement et dans les meilleurs délais. Le traitement de la commande est efficace et vous permet d’expédier rapidement les articles commandés. Le logiciel est capable d’interroger le stock et de se réapprovisionner automatiquement pour faciliter la gestion de stock.
Pour rendre le processus aussi rapide et facile que possible, les commandes en attente, les commandes à sélectionner et les commandes expédiées peuvent toutes être d’une part affichées sur un seul écran en temps réel. D’autre part le fait de pouvoir visualiser facilement ces données vous permet de savoir avec précision si vous disposez de l’inventaire nécessaire pour exécuter les commandes.
2. L’élimination d’erreurs
Pour avoir un retour client satisfaisant, il est indispensable d’éviter les erreurs. Un logiciel de gestion de commande permet de planifier, valider et suivre l’avancement de chaque commande. En particulier de l’entrepôt en passant par l’emballage et la livraison. Ce système intelligent permet de grouper et de valider des commandes pour optimiser vos ressources, hiérarchiser le travail et gérer efficacement vos commandes. Les commandes en attente, à prélever et à expédier peuvent toutes être affichées sur un seul écran. D’ailleurs ce seul écran de gestion des commandes regroupe tous les indicateurs de performance logistique, ou KPI logistique, dont vous avez besoin pour piloter votre supply chain.
Avec les commandes provenant de plusieurs entrepôts et fournisseurs, il existe une marge d’erreur importante lors de l’exécution manuelle des commandes. Avec un système automatisé de gestion de commandes, vous avez un accès direct aux informations. Finalement cela réduit les erreurs mais aussi les pertes de marchandises.
Alors quel logiciel de gestion de commandes choisir ?
Un logiciel de gestion des commandes permet d’avoir un contrôle centralisé et une vision globale du processus. Si ce type de logiciel vous intéresse, nous vous recommandons de jeter un œil aux solutions ci-dessous.
- Pour les TPE : QuickBooks est un outil de gestion de commandes très populaire auprès des petites entreprises.
- Pour les PME : Nos experts recommandent aux PME d’adopter Sage 100 gestion commerciale, le logiciel Sage de gestion commerciale pour les entreprises de taille moyenne.
- Et n’oublions pas les grandes entreprises : le CRM Salesforce et Microsoft Dynamics 365 Business Central sont très adaptés aux besoins des grandes structures. C’est particulièrement vrai pour les groupes internationaux.
Besoin de conseils ? N’hésitez pas à nous contacter, Apogea est intégrateur ERP et intégrateur Sage depuis plus de 20 ans.
