Vous manquez de visibilité sur votre performance ? Et vous avez des difficultés pour tirer des renseignements intéressants de vos données d’activité ? Le tableau de reporting, aussi appelé un tableau de bord, peut vous aider ! C’est un outil clé du pilotage et de l’optimisation de performance pour une entreprise. Envie d’en savoir plus ? Nos experts en reporting répondent à vos questions dans cet article. Qu’est-ce qu’un tableau de reporting ? Comment créer vos propres tableaux ou améliorer les vôtres pour qu’ils soient plus adaptés à vos besoins ?
Les secrets du tableau de reporting
Du fait de la naissance du big data, les organisations sont armées de puissants outils de collecte et d’analyse de données. Pour nombre d’entre elles, le défi d’aujourd’hui est de pouvoir les extraire, les fiabiliser et les utiliser. Le but est d’en tirer de la valeur et des renseignements pour orienter les actions de vos équipes, pour fixer des objectifs plus appropriés et pour ajuster vos stratégies. Dans ce sens le tableau de reporting est un excellent moyen pour faciliter le suivi de performance et la prise de décision.
Qu’est-ce qu’un tableau de reporting ?
Un exemple de tableau de reporting créé avec MyReport
Un tableau de reporting, c’est tout simplement un tableau composé de chiffres et de graphiques qui permet à des collaborateurs de suivre leur performance en direct. Il illustre sous forme de représentations graphiques des données d’activité comme les données de vente, le nombre de nouveaux clients, le taux de conversion etc.
Ces données sont collectées à partir d’une ou plusieurs sources internes et externes (logiciel de comptabilité, CRM, ERP, Google Analytics, fichiers Excel, réseaux sociaux etc.) puis nettoyées et organisées. Ce type de tableau est ensuite créé avec l’aide d’un tableur comme Microsoft Excel ou avec un logiciel de Business Intelligence, aussi appelé un outil de reporting.
En les illustrant, son but est d’aider les collaborateurs à suivre leurs indicateurs de performance (ou KPI) en temps réel. Il a aussi pour but d’offrir à la direction générale et aux directions métier une vue synthétique sur les performances de chaque équipe. Ainsi, les tableaux de reporting sont avant tout des outils de pilotage et d’aide à la décision, qui donnent vie aux données. À chaque département son ou ses tableaux personnalisés selon ses besoins spécifiques. Cependant ces tableaux ne sont pas ouverts à l’ensemble des collaborateurs car ils s’appuient généralement sur des données sensibles.
Vous entendrez souvent parler de tableau de bord ou encore de dashboard. Il faut noter que ces termes sont des synonymes du tableau de reporting même si l’expression tableau de bord est la plus utilisée aujourd’hui en entreprise.
Qu’est-ce qui différencie le reporting du tableau de bord ?
Du point de vue du pilotage d’entreprise, le reporting et les tableaux de bord sont les deux outils essentiels pour toute entreprise qui souhaite améliorer ses performances au quotidien. Cependant, leurs rôles sont parfois confondus. Pour mieux le comprendre, voyons ensemble les différences entre ces deux outils.
- Avant toute chose, il faut noter que le reporting est un rapport complet qui donne un aperçu des activités d’une entreprise. Il agira donc comme une photo détaillée prise à un instant T, centrée sur une période précise. Il représente également des informations brutes qui doivent être analysées pour être exploitables. Ce rapport s’adresse plutôt à la direction générale et à la direction de chaque département pour leur donner des informations détaillées sur une problématique.
- Le tableau de bord, quant à lui, donne une vue plus synthétique et en temps réel qui aide à prendre des décisions au quotidien. Contrairement au reporting, ses données sont mises à jour en temps réel. Ce dashboard s’adresse avant tout au collaborateurs pour les aider à évaluer leur performance et celle de leur équipe au quotidien.
Quelle est l’utilité d’un indicateur de performance clé ?
Pour suivre les résultats de vos actions métiers et de votre stratégie, il n’y a rien de mieux que des indicateurs de performance clés. Ces derniers sont choisis à chaque période en fonction des objectifs fixés dans la stratégie actuelle. Supposons qu’une équipe commerciale ait pas exemple pour objectif d’augmenter son nombre de nouveaux clients sur l’année de 3%. Elle pourra alors choisir comme KPI Commerciaux le nombre de nouveaux clients signés par mois, ainsi que le nombre de SQL (Sales Qualified Leads) ou encore le taux de conversion.
Ces KPI apparaitront dans son tableau de bord commercial ou dans un tableau de bord des ventes, plus spécialisé. Ainsi la force de vente pourra voir au quotidien dans quelle mesure elle est en bonne voie de remplir cet objectif. Si elle ne l’est pas, le directeur commercial pourra mettre en place des actions correctives appropriées.
Les bénéfices du tableau de bord
Cet exemple montre bien les avantages du tableau de reporting :
- Il vous offre une meilleure visibilité sur votre activité : Avec un tableau de reporting, vous vous offrez également une visibilité à court et à long terme, facilitant l’anticipation des problèmes éventuels. Si les résultats dévient des objectifs, les managers peuvent être rapidement alertés pour identifier les échecs et vite réagir.
- Il aide les équipes à atteindre leurs objectifs : Il permet d’informer les collaborateurs des résultats obtenus sur une certaine période par rapport aux objectifs à atteindre. Ainsi, chaque collaborateur est responsabilisé pour suivre lui-même ses indicateurs de performance, ce qui décharge en partie leurs managers.
- Il vous fait gagner du temps dans votre reporting et votre prise de décision : Vous avez accès à toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit et en quelques clics. Plus besoin de fouiller dans une multitude de fichiers Excel pour trouver la donnée qui vous intéresse, sans même savoir si elle est actualisée ou non. Vous pouvez donc aussi prendre des décisions plus fiables car elles s’appuient sur des données à jour et vérifiées.
Un exemple de tableau de bord réalisé avec Power BI
Une étude de 2022 faite par Databox ces bénéfices pour les petites entreprises qui se sont équipées d’un tableau de bord. En effet, il a permis :
- Pour 80% d’entre elles un gain de temps et une meilleure utilisation de leurs ressources ;
- À 75 % d’entre elles une prise de décision simplifiée ;
- Pour 72 % d’entre elles une meilleure lisibilité des données et un meilleur visuel ;
- Et pour 60 % d’entre elles un suivi en temps réel des résultats, des actions en les comparant aux objectifs fixés.
Comment faire un tableau de reporting ?
Étape 1 : Commencez par décider qui va utiliser le tableau de reporting, de quelle manière et dans quel but. Il existe une multitude de catégories : le reporting contrôle de gestion, le reporting financier, le reporting social, le reporting commercial, le reporting rh et le reporting extra-financier, … Pour ce faire, faites le point avec l’équipe concernée sur :
- La problématique qu’il permettra de régler. Par exemple, un tableau de bord absentéisme aide le département RH à mieux comprendre les sources d’absentéisme au sein de l’entreprise.
- Les KPI qu’il rassemblera, selon les objectifs stratégiques que l’équipe doit remplir. Sélectionnez entre 5 et 10 KPI par tableau de bord pour qu’il reste synthétique.
- Les personnes qui l’utiliseront et qui doivent donc avoir des droits d’accès.
Étape 2 : Une fois que vous aurez fixé ces différents éléments, il sera temps de choisir votre outil de création de tableau de bord. Un simple tableur peut être utilisé comme Excel. Cependant, si vous souhaitez créer des tableaux de bord plus lisibles, plus fiables et mis à jour automatiquement, nous vous conseillons de vous appuyer sur un outil de Business Intelligence. Ce type de logiciel offre aussi plus d’outils de visualisation des données et une meilleure visualisation des données et une interface facile à utiliser.
Étape 3 : Identifiez ensuite les sources de données où trouver les données pour alimenter votre tableau de bord et calculer vos indicateurs. Il est important également de déterminer la manière dont les données vont remonter.
Étape 4 : Créez votre tableau en tirant les leçons de la data visualisation (ou dataviz). Celle-ci vous recommande de choisir des graphiques, des couleurs et des titres adaptés à chacun de vos KPI. Ce faisant, vous vous assurerez que votre tableau sera attrayant et compréhensible par tous.
Étape 5 : Partagez-le avec vos collaborateurs ! Il sera important alors d’avoir leurs retours d’impression, la manière dont ils voient l’outil, sa facilité d’utilisation et la compréhension de ce dernier afin qu’il soit le plus efficace possible.
Envie d’aller plus loin ?
Vous l’aurez compris un tableau de reporting apporte des avantages considérables dans la gestion d’entreprise. Il offre une aide à la décision considérable au quotidien à l’ensemble de vos collaborateurs. Il accélère et fiabilise aussi grandement votre reporting.
Dans ce cadre, il est primordial que votre tableau de reporting soit lisible et qu’il s’appuie sur des données fiables afin qu’il vous aide à atteindre les objectifs que vous fixez. Dans le cas contraire, il ne sera pas utilisé par vos collaborateurs et il ne vous offrira pas la visibilité dont vous avez besoin.
Pour cela, notre équipe d’experts est à votre disposition pour vous aider dans la construction de votre tableau de bord ou pour vous conseiller sur les logiciels à utiliser. Leur expérience dans le domaine de la Business Intelligence vous garantit un suivi personnalisé et des conditions optimales pour vous équiper d’un tableau de bord efficace, performant et conforme au but que vous recherchez.
