Gagner en production avec la dématérialisation des bulletins de paie

La loi du 12 mai 2009 a autorisé les ressources humaines à opter pour la dématérialisation des bulletins de paie mais sous certaines conditions. Avec la loi travail du 1er janvier 2017, le bulletin de salaire électronique devient la norme.

 

Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie

 

Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie sont nombreux, pour votre entreprise comme pour vos collaborateurs:

  • Réduction de l’impact environnemental.
  • Économies réalisées sur les achats de fournitures et d’envoi.
  • Gain de temps et réduction des coût de gestion. Le service RH ou administratif est plus productif et peut se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée comme la recherche de talents ou la gestion de carrières.
  • Traçabilité des échanges entre l’entreprise et ses employés et réduction des risques de falsification de bulletins de paie.
  • Accès permanent aux documents RH et mise à disponibilité rapide en cas de contrôle de l’inspection du travail, de l’URSSAF ou de l’administration fiscale.
  • Réduction des risques de perte ou destruction (incendies, de dégât des eaux, …).
  • Amélioration de la confidentialité.
  • Amélioration de l’image de l’entreprise : moderne et respectueuse de l’environnement.

 

 

Les obligations légales de la dématérialisation des bulletins

 

Le droit d’opposition et d’accès du salarié à la fiche de paie électronique

Avec la loi travail de 2017, la dématérialisation des bulletins de salaire est devenue la voie par défaut. En effet, l’employeur n’est plus obligé d’obtenir l’accord préalable de ses collaborateurs. Désormais, s’ils préfèrent recevoir leurs bulletins de paie en version papier, ils devront en faire la demande expresse. Cela simplifie le quotidien des gestionnaires de paie et la gestion des ressources humaines.

 

L’article L3243-2 du code du Travail précise que la dématérialisation doit s’effectuer dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité. De ce fait, l’entreprise ne peut pas se contenter d’un simple envoi du bulletin de paue par e-mail mais doit proposer un véritable espace sécurisé ou coffre-fort numérique.

 

Le salarié doit pouvoir accéder facilement et à tout moment à ses bulletins de paie électroniques, c’est à dire sans avoir à réaliser de manipulation complexe ou des actions répétitives. Les e-bulletins doivent aussi être accessibles via la plateforme du Compte Personnel d’Activité (CPA).

 

Gérer au mieux la transition vers le bulletin de paie numérique

En cas de transition du papier aux bulletins de salaire dématérialisés, l’employeur doit;:

  • Informer les salariés et les délégués du personnel de cette transition au moins un mois à l’avance.
  • Informer les salariés de leur droit d’opposition à tout moment et dans un délai d’application de 3 mois.

 

En tant qu’intégrateur de logiciels de paie et RH, Apogea vous accompagne dans votre transformation digitale RH avec les solutions de gestion Sage Dématérialisation RH et Pagga, solution de dématérialisation des bulletins de paie de Lucca.

Ces deux éditeurs proposent des solutions de dématérialisation des fiches de paie simple à prendre en main et rapide à déployer. Vous simplifierez ainsi la distribution des fiches de paie pour une gestion des RH optimisée !

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