gestion des bulletins de salaire

5 raisons de dématérialiser les fiches de paie

La gestion des bulletins de salaire constitue une tâche chronophage, qui relève une partie de la productivité, et reste en même temps un poste de dépenses pour l’entreprise. L’intégration d’un logiciel de paie constitue en ce sens une solution pour alléger les tâches et veiller à la fois à la qualité du travail réalisé.

Il serait pourtant dommage de s’équiper d’une telle solution et continuer à éditer des bulletins en format papier. On peut donc profiter de l’intégration du logiciel pour basculer vers les bulletins de paie électroniques. Il n’apporte que des avantages pour les salariés comme pour l’entreprise. Pour le déploiement du vôtre, n’hésitez pas à contacter Apogea !

 

 

Dématérialisation des fiches de paie : que dit la loi ?

 

La dématérialisation de la fiche de paie est une décision qui permet d’éditer des bulletins électroniques à la place des fiches en papier. Ce format est autorisé depuis 2009. Néanmoins, les mesures qui fixent l’utilisation permanente de tels bulletins ont été prises tardivement, en 2017, avec l’adoption de la loi El Khomri.

Depuis 2017, le bulletin dématérialisé devient ainsi l’accoutumé, et l’entreprise peut prendre la décision de l’émettre sans que l’accord du salarié soit nécessaire. Celui-ci peut toutefois s’y opposer et demander une version papier de son bulletin de salaire.

La distribution des bulletins se fait à travers une plateforme d’archivage en ligne. Les salariés reçoivent une notification par e-mail lorsque leur fiche de paie est disponible. Ils peuvent la consulter directement et à tout moment.

Néanmoins, dans ce passage vers la dématérialisation de la fiche de paie, l’entreprise doit garantir l’intégrité et la confidentialité des données manipulées. Raison pour laquelle elle doit se servir d’un logiciel de paie performant et d’un Système d’archivage électronique (SAE) certifié.

 

 

5 avantages d’éditer un bulletin de salaire électronique

 

Dans les PME, la paie est le plus souvent gérée par le dirigeant ou son assistant. Dans les deux cas, il s’agit d’une tâche récurrente qui demande du temps. Sa gestion constitue par ailleurs des coûts qui ne génèrent pourtant aucune valeur ajoutée. Le logiciel de paie a donc ouvert la voie vers l’optimisation de ce processus ; améliorant la gestion des bulletins de salaire.

 

Un gain en productivité

Avec le bulletin de salaire dématérialisé, les tâches comme la mise sous pli ou la distribution des fiches sont supprimées. Déchargé de toutes ces opérations, le dirigeant peut investir son temps dans des activités porteuses de valeur ajoutée.

 

Un budget maîtrisé

Comme indiqué précédemment, l’utilisation d’un bulletin électronique permet de supprimer les tâches sans valeur ajoutée, sources de dépenses (émission des bulletins de salaire, mise sous pli et archivage). À la place des solutions de dépôt et d’archivage classiques, l’entreprise utilise un système électronique.

 

Un bulletin de paie exempt d’erreurs

L’édition d’un bulletin électronique avec un logiciel de paie se présente comme une solution pour prévenir les erreurs de saisie et réduire les risques de perte de données. Les informations sur les salariés sont en effet stockées sur une base de données unique et mise à jour en temps réel. Dès lors, il suffit de transférer les informations d’une interface à une autre pour élaborer le bulletin de salaire, et le transférer directement vers la plateforme d’archivage.

 

Des données mieux sécurisées

Le système d’archivage en ligne fonctionne avec des clés de sécurité. Seuls les salariés ont donc accès à leurs bulletins de salaire. Cela garantit la confidentialité de toutes leurs données. D’autant qu’une fiche de paie contient un certain nombre de données très sensibles.

 

Une consultation facile pour les salariés

Le bulletin dématérialisé ne présente pas uniquement des avantages pour l’entreprise. Pour le salarié, il s’agit également d’une solution qui facilite l’accès à ses fiches de paie. Il peut les consulter à tout moment et depuis n’importe quel appareil.

Société spécialisée dans l’intégration d’outils de gestion, Apogea peut accompagner les entreprises dans l’implémentation d’un logiciel de paie pour éditer des bulletins électroniques.

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