Le logiciel ERP gagne considérablement en popularité depuis son apparition dans les années 90. D’après Grand View Research, le marché de l’ERP devrait croître de 10,7 % par an de 2022 à 2030. L’engouement pour cette solution s’explique par les nombreux avantages qu’elle offre pour la gestion d’entreprise. Qu’est-ce exactement qu’un ERP ? Quels sont ses bénéfices ? Comment choisir ce type de logiciel ? Découvrez toutes les réponses ci-après.
ERP définition : un logiciel ERP, c’est quoi ?
L’ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré), est un logiciel qui a pour mission de faciliter la gestion des ressources et la gestion d’entreprise. Les premiers logiciels ERP sont apparus au milieu des années 90. Destinés à l’origine aux entreprises manufacturières, ils se sont rapidement généralisés à un grand nombre de secteurs d’activité : BTP, négoce, retail, agroalimentaire…
Le logiciel ERP est le descendant du MRP (Materials Requirements Planning). Cet outil de planification des besoins en composants est né dans les années 60. Le MRP, l’ancêtre de l’ERP, a vu ses fonctionnalités s’étoffer au fil des années pour aboutir à une solution complète et polyvalente.
L’ERP est capable de couvrir tous les processus opérationnels d’une entreprise grâce à ses modules ERP fonctionnels. Il comprend par exemple un module ERP RH, mais aussi un module ERP comptabilité ou encore un module ERP Production. Celle-ci peut choisir uniquement les briques logicielles dont elle a besoin. Ses employés accèdent aux modules métiers et aux données du PGI en fonction des droits qui leur ont été attribués. Ils ont également la possibilité d’y saisir des données. Étant donné que les modules sont interconnectés, toute entrée ou modification de donnée dans l’un d’entre eux impacte les autres. Les utilisateurs disposent ainsi d’informations identiques centralisées dans une base de données unique.
L’ERP permet d’homogénéiser le système d’information d’une entreprise tout en rassemblant dans une seule solution les outils de gestion dont leurs équipes ont besoin au quotidien. Toute structure qui met en place une telle solution peut espérer une amélioration de sa productivité, une simplification de son reporting et une hausse de sa rentabilité du moment que celle-ci est bien choisie.
Qu’est-ce qui différencie un ERP Cloud d’un ERP On Premise ?
On distingue deux types de solutions ERP en fonction de leur mode d’hébergement : cloud et on premise. Les ERP cloud sont hébergés sur des serveurs externes loués à des fournisseurs cloud, soit par la société soit par l’éditeur de l’ERP en question. Il est possible d’y accéder à partir d’un navigateur web, peu importe l’endroit et le moment. Les ERP on premise, quant à eux, sont installés sur les propres serveurs des entreprises.
Les avantages de l’ERP Cloud :
- Ne requérant pas un important investissement initial, le logiciel ERP cloud convient davantage aux PME. Pour en bénéficier, ces dernières n’ont qu’à souscrire un abonnement mensuel qui varie généralement en fonction du nombre d’utilisateurs. Ce type d’ERP a aussi pour particularité d’être rapidement opérationnel. Vous pourrez l’utiliser immédiatement dès que l’éditeur ERP aura procédé à la souscription et à la création des comptes utilisateurs.
- De plus, les utilisateurs d’un ERP hébergé dans le cloud peuvent s’y connecter où qu’ils se trouvent du moment qu’ils disposent d’un accès à Internet. Cette solution est de ce fait idéale pour les entreprises qui pratiquent le télétravail ou ont mis en place un mode de fonctionnement hybride. Concernant la mise à jour et la maintenance de l’ERP cloud, elles sont assurées par le fournisseur du progiciel de gestion intégré.
Les avantages de l’ERP On Premise :
- De son côté, l’ERP on premise (ou ERP sur site) implique l’achat de licences auprès de son éditeur. Par ailleurs, il exige du matériel adéquat ainsi que du personnel informatique qui sera chargé de l’administration et de la maintenance du progiciel. Il faut donc prévoir un budget assez conséquent pour l’installer et maintenir sa performance. C’est pourquoi ce type de solution ERP est surtout retrouvé chez des entreprises qui consacrent des moyens importants à leur département informatique.
- La possibilité de conserver la mainmise sur les données centralisées dans l’ERP on premise fait partie de ses principaux intérêts. Il attire de ce fait des organisations pour lesquelles la confidentialité des données est une priorité absolue. D’autre part, vous n’avez pas besoin de disposer d’une connexion internet pour l’utiliser, contrairement à un PGI cloud. En outre, les utilisateurs ne rencontrent pas de problème de latence étant donné que le logiciel et ses données sont hébergés dans les locaux où ils travaillent.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel ERP ?
Un logiciel ERP embarque une multitude de fonctionnalités à travers un réseau de modules. Chaque module PGI s’adresse à une équipe métier spécifique et regroupe toutes les fonctionnalités dont elle a besoin pour sa gestion. Les modules ERP les plus répandus se rapportent notamment à :
- La gestion financière et comptable : Ce module inclut entre autres des fonctionnalités de gestion du grand livre, d’automatisation des tâches comptables, de gestion budgétaire et de gestion des risques financiers ;
- La gestion de la relation client : Ce module offre des fonctionnalités de gestion des contacts, de planification et de suivi des actions marketing et commerciales, etc. ;
- La gestion des ressources humaines : Le suivi du temps de travail, la gestion des congés et la gestion de la paie sont quelques-unes des principales fonctionnalités de ce module ;
- La gestion de production : Ce module propose le plus souvent des fonctionnalités de MRP, de planification et d’exécution de la production ainsi que de gestion de la qualité ;
- La gestion de la chaîne d’approvisionnement : Ce module permet d’accéder à des fonctionnalités de gestion des stocks, de gestion d’entrepôts, de gestion des transports, etc. ;
- La gestion de projet : La planification et la répartition des tâches, le partage de documents et le suivi des projets en temps réel figurent parmi les fonctionnalités de ce module.
Quels sont les bénéfices d’une solution ERP ?
Les avantages d’un logiciel ERP sont multiples.
- Des données d’entreprise centralisées et de meilleure qualité : Tout d’abord, il centralise les données de l’ensemble des départements d’une entreprise. Il évite ainsi les pertes de temps liées aux échanges de fichiers entre services et fluidifie la communication interne ainsi que le reporting. Le PGI standardise également les processus et limite les erreurs. En effet, les collaborateurs ont accès aux mêmes informations regroupées dans une base de données actualisée en temps réel.
- Une meilleure productivité des équipes métier : De plus, le progiciel ERP procure un gain de temps notable en automatisant un certain nombre de tâches fastidieuses et chronophages. Cela induit une augmentation de la productivité et de la rentabilité, car les collaborateurs peuvent se concentrer sur plus de missions à forte valeur ajoutée.
- Des coûts opérationnels plus bas : L’ERP fait aussi baisser les coûts de gestion en rationalisant les processus. D’autre part, grâce à son architecture modulaire, vous avez la possibilité de personnaliser entièrement cet outil. Concrètement, une entreprise a la possibilité de sélectionner les modules qu’elle souhaite avoir pour que le logiciel ERP puisse répondre exactement à ses besoins.
Les progiciels ERP sont aujourd’hui nombreux. Face à la multitude d’options disponibles, il peut être difficile de faire un choix. Pour vous aider dans votre choix, voici nos recommandations en tant qu’intégrateur ERP.
1 – Un ERP correspondant à votre cahier des charges ERP : Appuyez-vous sur votre cahier des charges ERP pour choisir la solution la plus adaptée. Ce document indique précisément les besoins que votre futur logiciel doit couvrir. Il recense également les fonctionnalités qu’il doit comporter pour y répondre ainsi que les bénéfices escomptés. Le cahier des charges PGI vous permettra d’orienter votre recherche.
2 – Un PGI qui répond à vos besoins métier : Par ailleurs, tenez compte de vos besoins métier lors du choix d’un logiciel ERP. Si votre activité implique des besoins spécifiques, nous vous recommandons plutôt de vous tourner vers un ERP métier qu’une solution généraliste.
3 – Un ERP qui rentre dans votre budget : Vous devez aussi choisir votre logiciel en fonction de votre budget ERP. Il faut en effet que l’outil auquel vous recourrez soit en adéquation avec vos moyens. Au moment de définir votre budget, considérez l’ensemble des dépenses liées au logiciel (acquisition, implantation, formation des utilisateurs, maintenance, etc.).
4 – Un PGI au ROI positif : Pensez aussi à estimer le retour sur investissement (ROI). Les prévisions en la matière vous aideront à sauter le pas si le coût de la solution que vous comptez choisir est rédhibitoire.
5 – Un ERP de la bonne taille : La taille de votre entreprise est un autre critère déterminant pour choisir un ERP. Par exemple, ne choisissez pas une solution ERP PME si votre entreprise est de petite taille. Considérer cet aspect vous évitera de vous retrouver avec des fonctionnalités superflues ou de ne pas en avoir assez. Généralement, plus une entreprise est grande, plus ses besoins en termes de fonctionnalités seront nombreux. De même, il s’avère judicieux de miser sur une solution ERP en fonction de votre domaine d’activité. De cette manière, celle-ci sera en mesure d’apporter une réponse efficace à vos problématiques et à vos enjeux.
6 – Un ERP adapté à votre Système d’Information : Enfin, choisissez votre ERP selon votre préférence d’hébergement (cloud ou sur site) et vos logiciels en place. Le mode de déploiement doit répondre à vos besoins et correspondre à votre budget. D’un autre côté, il est crucial que le nouveau logiciel puisse fonctionner avec vos outils existants.
N’hésitez pas à consulter notre comparatif ERP détaillé. Ce dernier peut vous aider à faire votre choix. Envie de poser une question à l’un de nos experts ERP ? Ou de bénéficier d’une démo personnalisée d’un logiciel ERP ? Contactez-nous ci-dessous.
