Parlons des avantages ERP : leur permettant de gérer l’ensemble de leurs processus opérationnels, les systèmes ERP cloud connaissent une popularité grandissante auprès des entreprises de toutes tailles. À l’ère de la transformation digitale, il est dans l’intérêt de toute structure de s’équiper de tels outils. En effet, ces derniers procurent de multiples avantages. Les plus importants sont détaillés ci-après.
Les avantages clés d'un ERP
Pour rappel, l’Enterprise Resource Planning, aussi connu sous le nom de PGI (Progiciel de Gestion Intégré), est une interface informatique constituée d’un ensemble de modules indépendants. Ces derniers communiquent néanmoins entre eux, car ils sont reliés à une base partagée. Vous en saurez plus en lisant notre article sur la définition d’un ERP.
L’ERP peut être considéré comme la colonne vertébrale d’une entreprise. Il regroupe dans ses modules des fonctionnalités qui couvrent toutes sortes d’opérations comme :
La gestion financière et comptable ;
La gestion des ventes ;
La gestion de la relation client (CRM ou Customer Relationship Management) ;
La gestion des stocks ;
La gestion des RH ;
Etc.
Le marché des logiciels ERP regorge actuellement de solutions. On y trouve aussi bien des PGI généralistes que spécialisés. Quels que soient la taille d’une entreprise et son secteur d’activité, elle ne manquera pas de trouver l’interface adaptée. Avant d’entamer toute recherche, il s’avère toutefois important de comprendre les avantages d’un ERP.
Avantage ERP n°1 : Centralisation des données
Ce type d’interface centralise le système d’information d’une entreprise. Chaque information enregistrée dans la source de datas unique est automatiquement remontée à ses différents modules. Grâce à ce fonctionnement, Il garantit l’unicité des datas. Les informations sont par ailleurs actualisée en temps réel, ce qui évite les erreurs liées à des datas obsolètes.
Il constitue une aide précieuse à la décision. Toutes les datas d’une entreprise étant rassemblées dans un seul emplacement, les dirigeants disposent d’une visibilité optimale sur les opérations. Ils peuvent ainsi repérer facilement les lacunes pour ensuite déterminer la manière d’y remédier.
Bienfait n°2 : Optimisation des processus et amélioration de l'organisation
Les processus d’entreprise se font de plus en plus complexes. Il en résulte une gestion des données et des ressources plus chronophage. Il vient remédier à cette situation. En effet, cette interface est capable de prendre en charge les opérations d’organisation opérationnels d’une entreprise et de supprimer un grand nombre de tâches répétitives en les automatisant.
Le PGI diminue ainsi notablement le risque d’erreurs humaines dont l’impact sur la rentabilité est parfois énorme. Dans le même temps, il procure à ses utilisateurs un gain de temps non négligeable et une meilleure organisation. Ceux-ci peuvent alors se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Avantage ERP n°3 : Gain de productivité
Comme indiqué précédemment, un PGI peut automatiser les tâches redondantes. En centralisant les données dans un seul endroit, elle permet par ailleurs de rationaliser les processus et d’augmenter leur efficacité. En effet, il est facile de les suivre pour identifier les points d’amélioration.
D’autre part, les utilisateurs ne perdent plus leur temps à rechercher des informations dans divers outils. Il leur suffit de se connecter au logiciel pour trouver celles dont ils ont besoin pour travailler. Tout cela se traduit par une hausse de la productivité au sein de l’entreprise dans laquelle un PGI a été mis en place.
Gain n°4 : Maîtrise des coûts
Ce point figure parmi les principaux bénéfices de ce genre de système. Regroupant les instruments nécessaires pour gérer une entreprise dans son intégralité, Il permet d’unifier les coûts informatiques. Au lieu d’allouer des moyens à divers systèmes qui requièrent une infrastructure, des licences et des équipes de support, l’entreprise investit dans un système unique.
Si une telle interface permet aussi de mieux contrôler les dépenses, c’est parce qu’il rationalise et automatise les processus. Qui plus est, grâce à l’actualisation des datas en temps réel, le département finance et comptabilité est en mesure de créer des rapports d’analyse, de suivre efficacement les budgets et de planifier les ressources avec une plus grande précision pour prendre de meilleures décisions.
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Gain n°5 : Sécurité des données
Les informations stockées bénéficient d’une sûreté accrue. Il s’agit d’un bénéfice indéniable compte tenu de la pléthore de données sensibles manipulées par une entreprise. Concrètement, la sûreté des informations est assurée grâce à :
Des pratiques conformes à des normes strictes ;
Le management des pannes ;
La prévention des attaques ;
L’amélioration de la sécurité.
Les ERP cloud se démarquent particulièrement en matière de sûreté des données. Leurs fournisseurs sont en effet tenus de respecter un niveau de sécurité élevé. Les données hébergées sur ce type de PGI sont moins exposées au vol et autres risques venant d’une source externe.
Bénéfice n°6 : Scalabilité et évolutivité
Un autre gain clé est lié à l’architecture modulaire. Les entreprises ont la possibilité de configurer une plateforme de planification sur-mesure (différent d’open source) en activant les briques logicielles qui correspondent à leurs besoins. Si ces derniers évoluent, il est possible d’ajuster le PGI aux nouvelles conditions (pic d’activité, diminution des ressources, lancement à l’international, etc.).
Autrement dit, ce logiciel permet à une entreprise de s’adapter rapidement aux changements. Il évolue au rythme de croissance de la structure et peut parfaitement l’accompagner dans l’atteinte de ses objectifs de développement. À noter que les meilleurs logiciels ERP s’interfacent aussi facilement avec d’autres systèmes comme les CRM.
Bénéfice n°7 : Collaboration renforcée
Un PGI met un terme aux silos d’informations par le biais de sa base de données centralisée. Cette dernière permet aux collaborateurs de trouver les données dont ils ont besoin, au moment où ils le souhaitent. Le partage de données entre les services est ainsi amélioré.
D’autre part, parmi la longue liste d’avantages ERP, on peut dire qu’il favorise la collaboration entre les salariés étant donné que ces derniers peuvent travailler avec des données unifiées et des processus harmonisés. Intégrant en outre des fonctionnalités de messagerie instantanée, il facilite la communication interne. Pareilles fonctionnalités s’avèrent par exemple utiles pour mettre à jour des projets en temps réel.
Les idées reçues sur les inconvénients d’un ERP cloud
Les entreprises font aujourd’hui face à toutes sortes d’enjeux (changements des habitudes de consommation, durcissement de la concurrence, inflation, pénurie de main-d’œuvre, nécessité d’innover, problématiques écologiques, etc.). La transition digitale est l’un des meilleurs moyens de relever ces défis. La déploiement permet d’opérer rapidement cette transformation. Grâce à ce logiciel, les données sont maîtrisées et valorisées tandis que le management des processus est optimisée. Les entreprises qui s’en équipent peuvent par conséquent gagner en performance, devenir plus agiles et rester compétitives.
Bien que les gains soient incontestables, un grand nombre de structures hésitent encore à déployer ce type d’appareil à l’heure actuelle. Leur réticence est dans la plupart des cas due aux idées reçues sur les inconvénients d’un PGI. Celles-ci ont été déconstruites dans la partie qui suit pour éviter aux entreprises de se priver d’un appareil qui peut leur apporter une importante croissance et valeur ajoutée.
Idée reçue n°1 : « L'installation d’un ERP, c’est un coût trop important en termes de temps et d’argent »
Le déploiement d’un PGI dure en moyenne 12 mois. D’autre part, un tel projet implique un investissement conséquent. En effet, plusieurs postes de dépenses sont à prévoir, notamment l’achat de licences, l’intégration du système, la formation des employés / utilisateurs et le contrat de maintenance.
Ceci étant, le ROI (retour sur investissement) d’un PGI à moyen comme à long terme surpasse largement les coûts en termes de temps et d’argent. Il faut aussi savoir qu’il est possible d’alléger considérablement l’investissement de départ en se tournant vers les solutions Cloud. Suscitant l’engouement des entreprises, celles-ci figurent parmi les grandes tendances.
Idée reçue n°2 : « Un ERP, c’est beaucoup trop complexe à mettre en place dans une TPE / PME »
Plusieurs étapes doivent être respectées pour garantir la réussite d’un projet ERP. Il est notamment nécessaire d’identifier les besoins de son entreprise après avoir fait un état des lieux des processus existants. Il faut ensuite choisir la plateforme adéquate et la paramétrer pour en faire un outil personnalisé (pas open source). Il convient également de former le personnel à son utilisation. Dans le même temps, la résistance au changement doit être gérée.
La mise en place d’un PGI est donc complexe. Néanmoins, tout peut se passer sans accroc, y compris dans les TPE et les PME, grâce à un accompagnement professionnel et à un déploiement structuré. Pour cela, il s’avère judicieux de mettre en place un POC (Proof of Concept) pour évaluer la faisabilité du projet et définir ses étapes avec Apogea. Pensez aussi à télécharger nos guides de déploiement d’un ERP.
Idée reçue n°3 : « Un ERP est très difficile à prendre en main »
Il existe une idée reçue selon laquelle la prise en main d’un PGI est un exercice particulièrement compliqué. C’est faux, car il existe des outils de plus en plus ergonomiques qui s’adaptent aux exigences des utilisateurs. Parmi les plus courantes figure l’accessibilité sur différents supports, à tout moment et dans n’importe quel endroit.
Dans tous les cas, il suffit de bien choisir son PGI en privilégiant les solutions qui disposent d’une interface utilisateur conviviale et intuitive. Il est aussi préférable d’opter pour une interface capable de répondre aux besoins propres à son secteur d’activité. En trouver un devrait être facile étant donné que les ERP dédiés aux métiers ou aux industries spécifiques ne cessent de se multiplier.
Comment choisir le bon partenaire pour un projet ERP ?
La décision de choisir un partenaire est aussi important que celui d’un ERP. Celui-ci joue en effet un rôle majeur dans la réussite de votre projet. Il faut aussi préciser qu’il sera à vos côtés de longues années, vous accompagnant notamment au fil de l’évolution de votre solution. Certes, changer de partenaire en cours de route est possible. Dans ce cas, cependant, vous vous exposerez à certains risques, dont la perte d’informations relatives à votre projet.
L’éditeur constitue le premier partenaire. Il s’agit en effet du fournisseur que vous déploierez au sein de votre entreprise. L’intégrateur est un autre partenaire incontournable. Il a pour rôle de mettre en œuvre le logiciel sélectionné et d’optimiser son paramétrage. Il peut aussi vous aider à choisir le PGI le mieux adapté à votre entreprise. En outre, il intervient pour former les utilisateurs de l’outil pour qu’ils puissent s’en servir efficacement.
Conseils pour la sélection d'un fournisseur
Le nombre de fournisseurs augmente constamment, si bien que vous pouvez avoir du mal à vous y retrouver. Prendre en compte plusieurs critères vous aidera à choisir le bon partenaire. Tout d’abord, orientez-vous vers un éditeur qui possède une bonne réputation et fait ses preuves. Vous serez fixé en consultant les témoignages de clients.
Par ailleurs, assurez-vous que le fournisseur qui vous intéresse prodigue un accompagnement aussi bien durant la mise en place qu’au cours de la conduite du changement auprès de vos collaborateurs. Vérifiez en outre qu’il a prévu des mises à jour régulières et propose un service client réactif.
Considérez les facteurs clés pour la réussite du projet
Pour assurer le succès du déploiement d’un ERP dans votre entreprise, veillez en premier lieu à établir un cahier des charges. Exprimant clairement vos besoins, ce document s’avère d’une précieuse aide lors de votre choix. Sa rédaction est à confier à une équipe dédiée constituée d’un chef de projet et d’utilisateurs clés sélectionnés dans les différents services de votre entreprise.
En second lieu, pensez à faire une comparaison. Cela vaut aussi bien lors de la décision du logiciel à mettre en place que celui du partenaire pour votre projet . Vous pourrez de cette manière déterminer l’offre qui vous convient le mieux.
En dernier lieu, ne négligez surtout pas la conduite du changement. La mise en place d’un PGI entraîne des bouleversements susceptibles de pousser les futurs utilisateurs à se braquer. Pour éviter une telle situation, il est essentiel d’impliquer vos collaborateurs dès le début du projet, leur faire comprendre les gains d’un ERP et prendre en compte leurs inquiétudes.
Misez sur notre accompagnement et nos partenaires
Notre accompagnement
S’agissant de l’intégrateur, il existe aussi plusieurs critères à considérer pour bien le choisir. Son savoir-faire est le premier. Le nombre d’années d’expérience en est un bon indicateur. Plus celui-ci est élevé, plus le prestataire a acquis de l’expertise. Il est ainsi capable de procéder à des déploiements qui répondent parfaitement aux besoins des entreprises qui l’engagent.
Portez aussi une attention particulière aux références clients. La consultation des recommandations concernant un intégrateur vous permettra de confirmer son savoir-faire. Vous pourrez en parallèle constater la diversité de sa clientèle et vérifier s’il a déjà mené à bien des projets semblables au vôtre.
Apogea est intégrateur depuis 20 ans. Nous sommes à votre service pour vous accompagner dans le choix de la solution idéale pour votre entreprise. Nous nous chargeons également de paramétrer et de personnaliser le logiciel sélectionné pour qu’il s’aligne exactement sur vos besoins. De même, nous assurons la formation des employés / utilisateurs. Enfin, nous nous occupons des mises à jour et vous assistons tout au long de l’évolution de votre PGI.
Nous mettons à votre disposition une hotline pour toute demande d’assistance. Plus de 4 000 clients nous ont déjà fait confiance. Vous aussi, faites d’Apogea votre interlocuteur privilégié pour entamer votre transformation digitale ou l’accélérer !
Le logiciel ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central s’adresse particulièrement aux TPE et aux PME. Il s’agit d’une solution de planification complète, hautement personnalisable et ergonomique. Il est réputé pour sa large couverture fonctionnelle. Il embarque entre autres des modules de :
Management financier ;
Gestion de la relation client ;
Gestion des ressources humaines ;
Management de projet ;
Gestion de la chaîne d’approvisionnement ;
Gestion d’entrepôts ;
Management des commandes de service.
Apogea dispose d’un savoir-faire éprouvé concernant l’intégration de Microsoft Dynamics 365 Business Central. N’hésitez pas à télécharger sa fiche produit pour en apprendre plus sur cet ERP.
L'ERP Sage X3
Sage X3 est un autre ERP dédié aux TPE et aux PME. Il leur permet d’accéder à une pléthore de fonctionnalités comme celles qui se rapportent à la :
Gestion financière ;
Management de la production ;
Gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Sage X3 se démarque par une grande flexibilité. Cette solution est en effet accessible en mobilité depuis un smartphone ou une tablette. Apogea possède aussi une solide expérience dans l’intégration de Sage X3. Vous pouvez donc nous solliciter sans crainte pour déployer cet ERP dans votre entreprise.
Vous souhaitez obtenir plus de détails sur Sage X3 ? Téléchargez la fiche produit afférente !
Conclusion
Les avantages des systèmes ERP sont nombreux et révolutionnent résolument la gestion d’entreprise en optimisant les processus, augmentant la productivité, permettant de mieux contrôler les dépenses et améliorant la collaboration. Quels que soient la taille de votre entreprise et son secteur d’activité, vous ne devez pas hésiter à y mettre en place ce type de logiciel. À l’ère numérique, le PGI devient indispensable pour éviter de se faire devancer par la concurrence et prendre les bonnes décisions. Pour en tirer pleinement profit, il vaut mieux faire appel à un intégrateur expérimenté tel qu’Apogea. Nous avons à cœur à mettre en œuvre les ERP de nos clients de manière à booster leur performance et à accroître leur agilité. Contactez-nous sans attendre !
