Pour l’entreprise moderne, l’utilisation de données de masse a révélé la nécessité d’un système de management intégrant une gestion par l’informatique pour faciliter le traitement des informations en vue d’optimiser les prises de décisions.
La réponse : la Business Intelligence (BI) basée sur l’utilisation d’une large variété de techniques et d’outils pour la collecte et le traitement de chiffres. Ici, découvrez ce que c’est que la BI et un cocktail de 5 bonnes pratiques pour réussir un projet de Business Intelligence.
La Business Intelligence, c’est quoi ?
Nommé invariablement Decision Support System ou informatique décisionnelle, le terme anglais Business Intelligence désigne les infrastructures, les outils et les techniques permettant la collecte, la consolidation, la modélisation et la restitution de data d’une société en vue d’aider ses décideurs à optimiser leurs prises de décisions.
Autrement dit, il s’agit d’un outil d’aide à la décision par le traitement et la présentation des données ou encore une technique d’analyse de data dirigée par la technologie pour aider les utilisateurs dans la prise de décision éclairée.
Dans le contexte actuel d’un marché mondial fortement concurrentiel et interconnecté, il faut noter que la solution BI est indispensable pour l’entreprise moderne en vue d’un pilotage en temps réel de ses activités pour mieux maitriser le risque.
Un projet BI comment ça se passe ?
Encore appelé chaîne décisionnelle, le projet BI est un processus de traitement et de transformation de données en information à des fins décisionnelles et se décline en 4 étapes :
- La collecte : Cette première phase est cruciale pour extraire des data de diverses sources au sein de l'entreprise. Ces sources peuvent inclure des bases de données, des fichiers, des systèmes de gestion, des applications métier, etc. L'objectif est de rassembler toutes ces informations brutes pour les préparer à la prochaine étape. Cela implique souvent des opérations ETL (Extract, Transform, Load) pour extraire les chiffres, les transformer en formats compatibles et les charger dans un environnement centralisé;
- Le stockage : Une fois que les data ont été collectées, elles sont centralisées dans des entrepôts spécifiquement conçus pour le traitement. Les principaux types d'entrepôts de données sont le Data Warehouse (entrepôt de données) et le Data Mart (sous-ensemble de données spécialisé). Ces entrepôts permettent de stocker, d'organiser et de structurer les data de manière à les rendre disponibles pour une utilisation décisionnelle ;
- L’analyse : Une fois les éléments collectés et stockés, ils sont prêts à être traités. Les utilisateurs et les experts métier peuvent utiliser divers outils, tels que des tableaux de bord interactifs et des rapports, pour explorer les data. Les indicateurs clés sont présentés de manière visuelle, facilitant la compréhension des tendances, des modèles et des informations importantes. Des techniques avancées telles que le Data mining (recherche de corrélations entre les données) et les cubes OLAP (analyses multidimensionnelles) sont souvent utilisées pour des analyses plus approfondies ;
- La restitution : Enfin, les résultats de l'analyse doivent être rendus exploitables pour les utilisateurs finaux. C'est là que les logiciels de datavisualisation entrent en jeu. Les tableaux de bord, les outils de reporting, comme MyReport, ainsi que d'autres applications permettent de présenter les informations de manière graphique et hiérarchisée. Cette visualisation facilite la compréhension des résultats et la prise de décisions informées.
Les bonnes pratiques pour son projet BI
Parce que l’établissement d’un projet Business Intelligence peut s’avérer complexe, il est indispensable de s’approprier les bonnes pratiques susceptibles d’en faciliter la réussite.
1. Mettre en place une stratégie cohérente pour mieux piloter l’activité de l’entreprise
Tout programme d’informatique décisionnelle vise un meilleur pilotage des activités de la PME. Pour ce faire, il doit être pensé dans une approche globale et inclusive des divers domaines fonctionnels de la société. En gros, il doit intégrer une stratégie cohérente qui met l’accent aussi bien sur les process que sur l’approche métier.
La création d’un cahier des charges Business Intelligence peut fortement vous aider dans votre stratégie.
2. Se fixer un délai de réalisation pour un projet BI
La fixation et le respect de délais sont indispensables pour mettre en phase le projet BI et la stratégie de la PME. Si entre temps cette dernière venait à évoluer, il faudra donc un réajustement partiel ou complet des aspects décisionnels de la solution BI suivis de nouveaux délais.
3. Former les utilisateurs pour réussir un projet BI
La prise en compte des préoccupations du terrain reste une donnée essentielle pour bâtir un projet BI performant.
Or, la collecte de ces préoccupations passe inéluctablement par l’implication du personnel opérationnel. Pour réussir un programme BI, il est donc important de former les utilisateurs clés et les faire participer à son élaboration.
4. Déterminer des indicateurs clés pour évaluer l’activité
Définir des indicateurs clés de performance reste le préalable à tout projet d’informatique décisionnelle fiable en vue d’une évaluation objective de l’activité de l’entreprise.
Pour ce faire, il faudra recueillir les données structurées nécessaires à la construction d’une couche de reporting efficace avant la l’installation des systèmes de pilotage.
5. Anticiper les évolutions de l’entreprise
Un projet BI bien pensé est celui qui fait passer l’organisation à un niveau supérieur et au déploiement de masse.
Or, force est de constater que lors de l’installation du programme BI, le déploiement est souvent limité à un groupe restreint d’utilisateurs empiétant ainsi sur l’évolution future du produit. Il convient donc d’anticiper les évolutions de la société pour un projet BI efficace.
6. Assurer une communication continue et une implication des parties prenantes
La communication transparente et continue avec toutes les parties prenantes est cruciale pour le succès d’un projet BI. Il est essentiel d’impliquer activement les membres de l’équipe, les utilisateurs finaux, les experts métier et les responsables informatiques dès le début du projet. La collaboration étroite avec ces parties prenantes permet de comprendre leurs besoins, leurs préoccupations et leurs attentes, ce qui contribue à la conception d’un logiciel BI adapté. Il est également important de tenir régulièrement informées les parties prenantes de l’avancement du projet, des changements et des défis potentiels. La participation active de toutes les parties prenantes favorise l’acceptation du projet, réduit les risques de résistance au changement et assure que l’outil répond réellement aux besoins de l’entreprise.
7. Évaluer et gérer les coûts de manière transparente
Un projet BI peut impliquer des coûts significatifs, notamment en termes de logiciels, d’infrastructure, de formation et de ressources humaines. Il est essentiel d’établir un budget précis et de suivre les coûts tout au long du projet. La transparence dans la gestion des coûts est cruciale pour éviter les dépassements budgétaires et les surprises financières. Une évaluation régulière des coûts permet de s’assurer que les ressources sont allouées de manière efficace et que le projet reste sur la bonne voie. De plus, cela facilite la justification des investissements en montrant les avantages potentiels d’un logiciel BI pour l’organisation. Une contrôle rigoureux des coûts contribue à la viabilité et à la réussite globale du projet.
8. Faire appel à un intégrateur BI
L’établissement d’un projet BI peut s’avérer complexe, avec de nombreuses variables à prendre en compte. Pour garantir son succès, il est possible de faire appel à un intégrateur BI. Ces experts possèdent l’expertise nécessaire pour guider les PME à travers les défis du processus d’établissement d’une solution BI :
Expertise technique : Les intégrateurs BI sont des spécialistes de la conception, de la mise en œuvre et de la maintenance de logiciels de Business Intelligence. Leur expertise leur permet de sélectionner les outils et les technologies appropriés en fonction des besoins spécifiques de votre société. Ils sont capables de créer une infrastructure solide pour la collecte, le stockage et le traitement des données.
Conception personnalisée : Un intégrateur BI compétent travaillera en étroite collaboration avec votre société pour concevoir un outil sur mesure. Ils prendront en compte les besoins uniques de votre organisation, vos objectifs, et vos préférences en matière de visualisation des données. Cela garantit que le logiciel BI répondra précisément à vos exigences.
Gestion de projet : L’organisation efficace d’un projet BI est complexe, avec de nombreuses étapes et parties prenantes. Les intégrateurs BI ont de l’expérience dans la gestion de projets de BI, ce qui signifie qu’ils peuvent assurer une exécution fluide, respecter les délais et le budget, et résoudre rapidement les problèmes potentiels.
Formation et support : Les intégrateurs BI ne se contentent pas de mettre en place l’outil, ils forment également vos équipes à son utilisation. De plus, ils fournissent un support continu pour garantir que la solution reste performante et répond aux besoins changeants de votre société.
Optimisation continue : Les entreprises évoluent, et leurs besoins en matière de BI évoluent également. Les intégrateurs BI veillent à ce que la solution reste pertinente et performante au fil du temps en apportant des mises à jour, des améliorations et des ajustements en fonction des évolutions de la société.
Vous souhaitez mettre en place un projet BI ? N’hésitez pas à en discuter avec un de nos experts.
