Externaliser la gestion de la paie
Vous pouvez faire le choix d’externaliser la gestion de la paie afin de mieux piloter l’activité de votre entreprise. Le principe est de confier le processus de gestion de paie à un prestataire spécialisé. La mission de ce dernier sera d’établir les bulletins de paie, les déclarations sociales obligatoires et tous les documents nécessaires lorsque survient un évènement RH, comme une embauche, un licenciement ou un changement de contrat.
Le prestataire chargé de l’externalisation de la paie réalise aussi une veille juridique et réglementaire, ce qui garantit l’élaboration des bulletins de salaire conformes aux normes en vigueur.
Réaliser sa paie en interne
Une autre possibilité est de réaliser votre paie en interne avec un logiciel de paie. Dans ce cas, vous avez principalement deux options.
Logiciel de paie en ligne
Il est question de gérer la paie de votre entreprise en mode SaaS. Cela consiste à procéder aux opérations complètes de gestion de la paie sur internet à partir d’une connexion sécurisée et personnalisée via un serveur spécialement dédié. C’est une mode de gestion en interne qui, d’une certaine manière, aboutit à l’utilisation d’un logiciel de paie sans pour autant en faire l’acquisition. Plusieurs types d’opérations peuvent être réalisés à distance lorsqu’on a recours à un logiciel de paie en ligne. C’est le cas de la saisie des données mensuelles relatives aux paiements de salaires, l’édition des bulletins de salaire, le traitement des versements et la tenue d’un journal de bord.
L’avantage de ces solutions de gestion de la paie résident dans leur ergonomie, l’automatisation des mises à jour légales et le fait de ne plus avoir à se soucier de la maintenance, de la sécurité, de l’installation…
La solution Sage Business Cloud Paie est très intuitive et facile à utiliser. Je gagne un temps considérable dans la réalisation et l'envoi des bulletins de paie. Les salariés ont adhéré à la dématérialisation de leur bulletin de salaire.
Logiciel de paie classique
En interne, vous pouvez assurer la paie en utilisant un logiciel de paie classique. Vous devrez l’installer sur un ou plusieurs ordinateurs dans votre entreprise avant de commencer à l’utiliser. Avec une solution de paie classique, vous avez la possibilité de réaliser plusieurs actions, telles que la saisie mensuelle des données, l’impression des bulletins et des déclarations sociales et l’édition des fiches de paie.
Préparer son changement de solution de paie
Numérisez vos données de paie
C’est un impératif de numériser vos données de paie afin de continuer à les exploiter à partir de la nouvelle solution de paie choisie. Cette numérisation simplifie la migration. Mais notez que le format des fichiers peut ne pas être le même selon le logiciel de paie utilisé. Pour la numérisation de vos données, il est mieux de faire appel à une structure qui s’y connait. Celle-ci prendra les dispositions nécessaires pour ne pas perdre des informations. Après la numérisation et la conversion de vos données de paie dans le format adapté, il est bon de prévoir une phase de vérification des fichiers. Le but est de s’assurer que les données traitées n’aient pas été corrompues lors du processus de conversion. Car si c’est le cas, il ne sera pas possible de les exploiter.
Récupérez vos DSN
Lorsque vous réaliserez le changement de votre solution de gestion de paie, n’oubliez pas de récupérer les fichiers de votre déclaration sociale nominative (DSN). Sachez que depuis 2017, c’est une obligation de déclarer vos charges sociales, vos cotisations et les impôts de vos collaborateurs. Cela dit, toute solution de paie digne de ce nom doit éditer les DSN. L’ancien outil que vous utilisiez pour gérer la paie a forcément stocké les informations relatives aux DSN. Vous devez donc veiller à les récupérer correctement afin que la nouvelle application retenue les intègre.
Votre accompagnement Apogea
Choisir sa solution de gestion de la paie
Voici quelques outils qui devraient vous intéresser si vous êtes à la recherche d’une solution de gestion de la paie performante. En fonction du nombre de vos salariés, vous serez orienté vers le logiciel le plus adapté.
Cegid HR Ultimate : > 500 salariés
Vous pourrez gérer facilement la paie de vos employés avec Cegid HR Ultimate. Ce logiciel est parfaitement adapté à la gestion de la paie de 500 salariés. Son exploitation se fait en SaaS et il est conforme aux réglementations en vigueur. Il tient compte de toutes les spécificités des ETI : base de données unique, gestion native de la rétroactivité, …
Sage 100 Cloud Paie et RH : 100 à 500 salariés
Il est possible de réaliser rapidement et en toute aisance vos bulletins de paie et déclarations sociales avec Sage 100 Cloud Paie et RH. Cet outil convient à la gestion de la paie d’un effectif de salariés compris entre 100 et 500 salariés. Ses fonctionnalités sont nombreuses. N’hésitez pas à nous contacter pour une démo personnalisée de cette solution de gestion de paie.
Sage Business Cloud Paie :< 100 salariés
Si vous avez 100 salariés, vous pouvez gérer leur paie avec Sage Business Cloud Paie, le logiciel de paie en ligne, 100% Cloud. Ce logiciel est destiné aux petites entreprises et est accessible à distance grâce au Cloud. Il automatise les tâches liées à la paie. Sa force réside dans son interface ultra-intuitive et dans l’automatisation des mises à jour légales.
