Tandis que le numérique occupe de plus en plus de place dans notre quotidien, la facturation électronique, s’impose comme une pratique incontournable pour les entreprises et bientôt obligatoire.
Effectivement, la nouvelle réglementation prévoit de rendre la réception de factures électroniques obligatoire à partir de 2026 pour toutes les entreprises, tandis que l’émission sera rendue obligatoire du 1er septembre 2026 au septembre 2027 selon la taille de l’entreprise.
Grâce à une meilleure compréhension de l‘e-invoicing, les entreprises peuvent ainsi anticiper ces échéances et profiter dès à présent de ses avantages, tels que la réduction des coûts, l’amélioration de l’efficacité et la facilitation des transactions internationales, tout en respectant les obligations légales et fiscales.
Au programme
Qu’est-ce que l’e-invoicing ?
Abordons plus en détail ce qu’est l’e-invoicing, les raisons pour lesquelles il est essentiel d’adopter cette pratique et comment les entreprises peuvent s’y préparer.
Définition de l'e-invoicing
L’e-invoicing, également connu sous le nom de facturation électronique, est une méthode qui permet de transmettre et de stocker des factures sous forme numérique, plutôt que sur papier.
Le processus implique l’émission, l’envoi, la réception et la gestion des factures par le biais de plateformes de dématérialisation sécurisées et conformes aux réglementations en vigueur.
Cette approche moderne de la facturation facilite non seulement les transactions entre les entreprises, mais elle contribue également à la protection de l’environnement en réduisant la consommation de papier et les émissions de gaz à effet de serre liées au transport des documents.
Les opérations concernées par l'e-invoicing
Le e-reporting concerne principalement les opérations commerciales qui ne sont pas soumises à la facturation électronique. Il s’agit notamment des transactions avec des particuliers (ventes et prestations de services), communément appelées transactions “business to consumer” (BtoC), comme le commerce de détail, ou des transactions avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires).
Ces informations permettent à l’administration fiscale de mieux comprendre les activités des entreprises, de détecter la fraude et d’améliorer la connaissance en temps réel de l’activité économique.
Dans le cadre du e-reporting, les entreprises sont tenues de transmettre des informations précises et détaillées sur ces opérations, telles que le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée, la nature des biens ou des services fournis, la date de la transaction, ou encore l’identité des parties impliquées.
Ces données sont essentielles pour permettre aux autorités fiscales d’assurer un suivi rigoureux des transactions et de vérifier la conformité des entreprises avec les réglementations en vigueur, tout en contribuant à la modernisation et à l’amélioration des processus fiscaux.
Ce qui change dans l'émission et la réception des factures
Avec l’e-invoicing, aucun changement n’est à prévoir concernant les conditions de facturations. En revanche quatre nouvelles mentions sont ajoutées à des fins de gestion à celles mises en place par le code de commerce et le code général des impôts.
Cette nouvelle réglementation de la facture électronique implique l’utilisation d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) via laquelle l’entreprise enverra ses factures à ses clients professionnels. Le rôle de la PDP est de transmettre les factures électroniques à la plateforme dématérialisation du client.
Concernant la réception des factures, les entreprises recevront les factures de leurs fournisseurs sous forme électronique par le biais de la plateforme de dématérialisation de leur choix. Notez qu’il est possible de choisir une plateforme commune avec le fournisseur tout comme vous pouvez opter pour une plateforme différente ou pour le portail public de facturation.
Rappel du calendrier légal de l'e-invoicing
La mise en place de la facturation électronique suit un calendrier progressif, avec des échéances différentes selon la taille des entreprises. À terme, l’adoption de l’e-invoicing devrait permettre de gagner en efficacité, de réduire les coûts et de limiter l’impact environnemental lié à la facturation traditionnelle.
En France, depuis le 1er janvier 2024, l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements publics sont tenus d’accepter les factures électroniques.
Pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, la réception de factures électroniques devient obligatoire à compter du 1er septembre 2026.
Concernant les émissions, les grandes entreprises et ETI devront se conformer à cette obligation à partir du 1er septembre 2026, tandis qu’elle s’imposera aux PME et TPE dès le 1er septembre 2027.
Pourquoi utiliser l’e-invoicing ?
Réduction des coûts
L’un des principaux avantages de l’e-invoicing est la réduction des coûts. Effectivement, les dépenses liées à l’achat de papier, d’encre, de timbres et d’enveloppes sont éliminées, permettant de réaliser des économies directes.
De plus, les coûts de stockage et d’archivage des factures papier sont considérablement réduits, libérant de l’espace et réduisant les coûts associés à la gestion des archives physiques.
De même, les coûts administratifs sont eux aussi impactés positivement, grâce à l’automatisation des processus de traitement des factures, réduisant le temps passé à la saisie manuelle des données et à la gestion des erreurs.
A cela s’ajoute le fait que l’e-invoicing favorise un paiement plus rapide des factures, améliorant ainsi la trésorerie et réduisant les frais liés aux retards de paiement et aux relances.
Gain de temps et d'efficacité
La facturation électronique permet d’accélérer le processus de facturation et de paiement, ce qui est bénéfique pour les entreprises et les gouvernements. Les factures sont émises et reçues plus rapidement, ce qui facilite le suivi des transactions et le respect des délais de paiement.
Il faut également ajouter que l’automatisation du processus de facturation réduit le temps consacré à la saisie manuelle des données et permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduction de l'impact environnemental
La transition vers la facturation électronique permet également de réduire l’impact environnemental lié à la production et à l’élimination des factures papier. En éliminant la nécessité d’imprimer et de transporter des factures, les entreprises contribuent à la préservation des ressources naturelles et à la réduction des émissions de gaz à effet de serre.
Simplification des obligations fiscales
L’e-invoicing facilite le respect des obligations fiscales et la lutte contre la fraude. Les factures électroniques sont transmises directement aux autorités fiscales, ce qui permet de simplifier la déclaration et le paiement des taxes. En outre, la traçabilité accrue des transactions permet de lutter plus efficacement contre la fraude fiscale et les pratiques commerciales illégales.
Amélioration de la traçabilité et de la sécurité
L’e-invoicing permet d’améliorer la traçabilité des transactions et de renforcer la sécurité des données. Les factures électroniques sont enregistrées et archivées de manière numérique, ce qui facilite leur recherche et leur consultation en cas de besoin.
Notez également que les plateformes de facturation électronique utilisent des protocoles de sécurité avancés pour protéger les données contre les accès non autorisés et les cyberattaques.
Faciliter les transactions internationales
La facturation électronique simplifie les transactions internationales en harmonisant les processus de facturation et en réduisant les barrières administratives. Les entreprises qui travaillent avec des partenaires étrangers peuvent ainsi gagner en efficacité et réduire les coûts liés aux transactions transfrontalières.
Comment se préparer à l’e-invoicing ?
La transition vers l’e-invoicing nécessite une préparation adéquate de la part des entreprises. Découvrons les étapes clés pour se préparer à l’e-invoicing.
Quels sont les différents formats de facture éligibles ?
L’un des premiers aspects à prendre en compte lors de la transition vers la facturation électronique est le format des factures. Les entreprises doivent s’assurer qu’elles utilisent des formats de facture éligibles et compatibles avec les exigences légales et techniques en vigueur.
Parmi les formats couramment acceptés, on trouve notamment le format Factur-X qui permet une interopérabilité entre les systèmes de facturation des entreprises et des administrations publiques.
Le schéma en Y
Le schéma en Y est une approche qui facilite la transition vers l’e-invoicing en permettant aux entreprises d’émettre et de recevoir des factures électroniques via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Ce schéma implique que les factures électroniques soient transmises de l’entreprise émettrice à une PDP, qui envoie alors les données de facturation au Portail Public de Facturation afin qu’elles soient contrôlées par l’administration fiscale.
Par la suite, l’e-invoicing sont envoyées au PDP du client qui en est immédiatement notifié. Ce dernier doit alors accepter ou refuser le paiement.
Ce processus garantit la sécurité et la confidentialité des données tout en assurant la traçabilité et l’archivage des factures.
Comment choisir sa Plateforme de Dématérialisation ?
Le choix de la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une étape cruciale dans la mise en place de l’e-invoicing.
Pour choisir votre PDP commencez par évaluer vos besoins. Plus précisément, identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos factures électroniques (émission, réception, archivage, etc.) et sélectionnez une PDP qui répond à ces exigences.
Nous recommandons également de comparer les coûts. Effectivement, les PDP proposent généralement différents niveaux de tarification en fonction du volume de factures et des fonctionnalités offertes. En étudiant les coûts et les services proposés, vous allez ainsi pouvoir déterminer quelle plateforme offre le meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise.
Pensez aussi à vérifier la compatibilité en vous assurant que la PDP que vous choisissez fonctionne avec les formats de facture électronique acceptés dans votre pays et qu’elle peut s’intégrer facilement à vos systèmes comptables et de gestion existants.
Si possible, vous pouvez également prendre le temps de tester la plateforme. L’idée est de vous familiariser avec son fonctionnement et vérifier qu’elle répond à vos attentes en matière de facilité d’utilisation, de performance et de support client.
Dans le choix d’une PDP, considérez également les avis des autres utilisateurs. À ce titre, consultez les avis et les témoignages d’autres entreprises qui utilisent la PDP que vous envisagez de choisir. Cela peut vous donner un aperçu de la qualité du service et de la satisfaction des clients.
Comment se préparer à l’e-invoicing ?
La transition vers l’e-invoicing nécessite une préparation adéquate de la part des entreprises. Découvrons les étapes clés pour se préparer à l’e-invoicing.
Quels sont les différents formats de facture éligibles ?
L’un des premiers aspects à prendre en compte lors de la transition vers la facturation électronique est le format des factures. Les entreprises doivent s’assurer qu’elles utilisent des formats de facture éligibles et compatibles avec les exigences légales et techniques en vigueur.
Parmi les formats couramment acceptés, on trouve notamment le format Factur-X qui permet une interopérabilité entre les systèmes de facturation des entreprises et des administrations publiques.
Le schéma en Y
Le schéma en Y est une approche qui facilite la transition vers l’e-invoicing en permettant aux entreprises d’émettre et de recevoir des factures électroniques via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Ce schéma implique que les factures électroniques soient transmises de l’entreprise émettrice à une PDP, qui envoie alors les données de facturation au Portail Public de Facturation afin qu’elles soient contrôlées par l’administration fiscale.
Par la suite, l’e-invoicing sont envoyées au PDP du client qui en est immédiatement notifié. Ce dernier doit alors accepter ou refuser le paiement.
Ce processus garantit la sécurité et la confidentialité des données tout en assurant la traçabilité et l’archivage des factures.
Comment choisir sa Plateforme de Dématérialisation ?
Le choix de la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une étape cruciale dans la mise en place de l’e-invoicing.
Pour choisir votre PDP commencez par évaluer vos besoins. Plus précisément, identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos factures électroniques (émission, réception, archivage, etc.) et sélectionnez une PDP qui répond à ces exigences.
Nous recommandons également de comparer les coûts. Effectivement, les PDP proposent généralement différents niveaux de tarification en fonction du volume de factures et des fonctionnalités offertes. En étudiant les coûts et les services proposés, vous allez ainsi pouvoir déterminer quelle plateforme offre le meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise.
Pensez aussi à vérifier la compatibilité en vous assurant que la PDP que vous choisissez fonctionne avec les formats de facture électronique acceptés dans votre pays et qu’elle peut s’intégrer facilement à vos systèmes comptables et de gestion existants.
Si possible, vous pouvez également prendre le temps de tester la plateforme. L’idée est de vous familiariser avec son fonctionnement et vérifier qu’elle répond à vos attentes en matière de facilité d’utilisation, de performance et de support client.
Dans le choix d’une PDP, considérez également les avis des autres utilisateurs. À ce titre, consultez les avis et les témoignages d’autres entreprises qui utilisent la PDP que vous envisagez de choisir. Cela peut vous donner un aperçu de la qualité du service et de la satisfaction des clients.
