Le e-reporting est une pratique en plein essor qui transforme la manière dont les entreprises communiquent leurs informations financières et autres données à l’administration et qui sera prochainement obligatoire.
Le e-reporting, concrètement ?
Voici les bonnes pratiques pour réaliser simplement votre e-reporting.
Format de déclaration du e-reporting
-
- l’UBL (Universal Business Language),
- le CII (Cross-Industry Invoice)
- ou le Factur-X. Ces formats permettent une standardisation des données et facilitent leur traitement par les administrations fiscales. Les entreprises doivent veiller à choisir le format approprié pour s’assurer que les données transmises sont conformes aux exigences de l’administration.
N’oubliez pas de personnaliser la structure de la déclaration en fonction des exigences spécifiques de votre juridiction ou de votre secteur d’activité. Il est également conseillé de consulter les autorités fiscales ou réglementaires compétentes pour obtenir des informations précises sur la manière de remplir et de soumettre votre déclaration de e-reporting conformément à la réglementation en vigueur.
Fréquence d’envoi du e-reporting
La fréquence d’envoi des rapports dépend du régime d’imposition auquel l’entreprise est soumise. Les entreprises soumises au régime fiscal normal doivent transmettre leurs rapports hebdomadaires dans un délai de 4 jours.
Pour celles ayant un régime fiscal spécial, elles doivent envoyer leur rapport mensuel dans un délai de 7 jours à compter de la fin du mois. Cette fréquence d’envoi permet aux administrations de suivre et contrôler plus efficacement les transactions des entreprises et de lutter contre la fraude fiscale.
- Mensuel : Dans de nombreuses juridictions, les entreprises sont tenues de soumettre des rapports électroniques chaque mois. Cela est courant pour les déclarations de TVA, de retenue à la source et d'autres obligations fiscales.
- Trimestriel : Certaines obligations fiscales, comme la déclaration de la taxe sur le chiffre d'affaires, peuvent être soumises trimestriellement.
- Semestriel ou annuel : Dans certains cas, les entreprises peuvent être tenues de soumettre des rapports électroniques tous les six mois ou une fois par an. Cela peut s'appliquer à certaines déclarations financières ou à d'autres types de rapports.
Comment transmettre l’e-reporting à l’administration ?
Les données du e-reporting doivent être transmises à l’administration fiscale via le Portail Public de Facturation ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) autorisée. Les entreprises déclarent les transactions concernées via leur PDP, qui se charge d’effectuer les validations requises par la DGFiP. Une fois validées, la PDP transmet ces données à la DGFiP.
Il existe plusieurs modes et formats de transmission. Ainsi, pour les sociétés utilisant un logiciel ou d’un système de caisse, il est possible d’utiliser le ticket Z au format dématérialisé et structuré.
Le e-reporting peut également êtes transmis via les factures électroniques déposées directement sur la plateforme, qui s’occupe ensuite de récupérer les données d’e-reporting pour l’administration fiscale.
Calendrier de mise en oeuvre
Le système de e-reporting suit le même calendrier obligatoire que celui de la facture électronique B2B :
- À partir 1er septembre 2026, réception obligatoire pour l’ensemble des assujettis ;
- À parti du 1er septembre 2026, transmission obligatoire pour les grandes entreprises et ETI;
- À partir du 1er septembre 2027, transmission obligatoire pour TPE, PME et les microentreprises.
Il est essentiel pour les entreprises de se préparer à cette nouvelle obligation en évaluant leur système d’information et en mettant en place les processus nécessaires pour assurer la conformité avec les exigences du e-reporting.
Les entreprises peuvent également bénéficier de l’aide de partenaires spécialisés dans la mise en conformité fiscale et les solutions de facturation électronique pour faciliter cette transition.
Encore une fois, il est important de noter que le calendrier précis dépendra des lois et réglementations spécifiques de chaque pays. Par conséquent, il est essentiel de suivre les annonces officielles et de se conformer aux exigences locales en matière de facturation électronique.
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Comment anticiper la réforme de la facture électronique ?
Afin de bien anticiper la réforme de la facturation électronique, il est essentiel pour les entreprises de comprendre les implications et les enjeux de cette transition.
Se familiariser avec la réglementation
Il est crucial de connaître les textes législatifs et réglementaires relatifs à la facturation électronique. Les entreprises doivent consulter les directives et les normes émises par les autorités compétentes, notamment en matière de format, de signature électronique et d’archivage numérique.
Cela permet de s’assurer que les solutions mises en place répondent aux exigences légales et évitent les éventuelles sanctions en cas de non-conformité.
Pour vous familiariser avec la réglementation liée à la réforme de la facture électronique, voici quelques étapes que vous pouvez suivre :
- Consultez la législation locale : consulter les lois et réglementations locales de votre pays ou de votre région.
- Recherchez des guides et des documents d'orientation : des guides, des manuels ou des documents d'orientation pour aider les entreprises à se conformer à la réglementation de la facturation électronique.
- Impliquez votre département financier ou comptabilité : impliquez votre département financier ou comptabilité dans le processus de compréhension de la réglementation.
- Restez informé : La réglementation peut évoluer au fil du temps.
Choisir les bons outils et partenaires
La mise en place de la facturation électronique nécessite l’adoption de nouvelles technologies et la collaboration avec des partenaires spécialisés. Les entreprises doivent évaluer les différentes solutions disponibles sur le marché en termes de fonctionnalités, de compatibilité avec les systèmes existants, de facilité d’utilisation, de coût et de support technique. Suite au report de la facture électronique, les entreprises possèdent plus de temps pour se préparer et être en conformité légale. Et pour cela, les entreprises doivent choisir les bons outils d’accompagnement en accord avec les nouvelles réglementations de la réforme.
Il est également essentiel de sélectionner des partenaires de confiance qui peuvent offrir un accompagnement personnalisé tout au long du processus de transition et assurer la conformité avec les exigences réglementaires. Pour rappel, la facture électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises : la diminution des coûts induits par l’administration des factures, un raccourcissement du circuit de paiement et une diminution des erreurs et pour finir la simplification de la production des déclarations de TVA, grâce à la possibilité de pré remplissage.
Préparer le suivi et le contrôle
La préparation du suivi et du contrôle de la réforme de la facture électronique est essentielle pour s’assurer que votre entreprise ou votre organisation reste en conformité avec les réglementations en vigueur. Voici quelques étapes pour préparer un suivi et un contrôle efficaces de la réforme :
- Le bilan comptable : Le bilan résume la situation financière de l'entreprise à la fin de la période comptable, en indiquant ses actifs, passifs et capitaux propres.
- Le compte de résultat : Le compte de résultat récapitule les revenus, les charges et le résultat net de l'entreprise pour la période comptable.
- Les annexes comptables : Les annexes fournissent des informations détaillées sur les comptes de l'entreprise
- Les déclarations fiscales : Les formulaires fiscaux spécifiques au pays, tels que la déclaration de l'impôt sur les sociétés, la déclaration de la TVA, la déclaration des taxes locales
- Les pièces justificatives : Il peut être nécessaire de fournir des pièces justificatives pour étayer les chiffres figurant dans la liasse fiscale
- Les rapports spécifiques : Certains pays exigent des rapports spécifiques sur des sujets particuliers, tels que les transactions avec des parties liées, les opérations internationales, etc.
La mise en œuvre de la facturation électronique implique également la mise en place de mécanismes de suivi et de contrôle pour garantir la traçabilité et l’authenticité des factures émises et reçues. Les entreprises doivent définir des indicateurs de performance, des procédures de vérification et des audits internes pour s’assurer du respect des obligations légales et de l’atteinte des objectifs fixés.
Communiquer avec les parties prenantes
Il faut prendre le temps de communiquer clairement avec les parties prenantes, notamment les clients, les fournisseurs et les collaborateurs, sur les changements apportés par la réforme de la facturation électronique et leurs implications. La communication ouverte et efficace avec les parties prenantes est cruciale pour une transition réussie vers la facture électronique. Elle permet de créer un environnement de coopération et de compréhension mutuelle qui facilitera la mise en place de ce changement.
Les entreprises doivent informer leurs partenaires commerciaux des nouvelles procédures de facturation, des délais et des responsabilités de chacun. La communication doit également inclure la sensibilisation et la formation des employés pour garantir une adoption réussie de la facturation électronique au sein de l’organisation.