Le e-reporting est une pratique en plein essor qui transforme la manière dont les entreprises communiquent leurs informations financières et autres données à l’administration et qui sera prochainement obligatoire.
Cette méthode dématérialisée de déclaration facilite l’échange d’informations et réduit les coûts administratifs. Intéressons-nous plus en détail au concept du e-reporting et à ses caractéristiques.
Au programme
Qu'est-ce que le e-reporting ?
Abordons plus en détail ce qu’est l’e-reporting,
Comment fonctionne le flux e-reporting ?
Le e-reporting est un processus par lequel les entreprises transmettent à l’administration fiscale certaines informations relatives à leurs opérations commerciales. Il s’agit d’un complément à la facturation électronique, permettant de reconstituer l’activité économique globale d’une entreprise.
Cette transmission de données s’effectue généralement sous une forme structurée, facilitant ainsi leur traitement et leur analyse par les services fiscaux. Le e-reporting est un outil essentiel pour les autorités, car il leur permet d’obtenir une vision précise et actualisée des transactions réalisées par les entreprises, d’optimiser la collecte de la TVA et de lutter contre la fraude.
Le flux e-reporting a vocation à être automatisé, permettant aux entreprises de transmettre rapidement et efficacement les données à l’administration fiscale. Les systèmes de gestion et de comptabilité des entreprises sont alors configurés pour extraire et transmettre ces informations en temps réel ou à intervalles réguliers. Cette automatisation du processus permet de réduire les erreurs humaines, d’améliorer la fiabilité des données et de faciliter la conformité aux exigences réglementaires.
Les opérations concernées par l'e-reporting
Le e-reporting concerne principalement les opérations commerciales qui ne sont pas soumises à la facturation électronique. Il s’agit notamment des transactions avec des particuliers (ventes et prestations de services), communément appelées transactions “business to consumer” (BtoC), comme le commerce de détail, ou des transactions avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires).
Ces informations permettent à l’administration fiscale de mieux comprendre les activités des entreprises, de détecter la fraude et d’améliorer la connaissance en temps réel de l’activité économique.
Dans le cadre du e-reporting, les entreprises sont tenues de transmettre des informations précises et détaillées sur ces opérations, telles que le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée, la nature des biens ou des services fournis, la date de la transaction, ou encore l’identité des parties impliquées.
Ces données sont essentielles pour permettre aux autorités fiscales d’assurer un suivi rigoureux des transactions et de vérifier la conformité des entreprises avec les réglementations en vigueur, tout en contribuant à la modernisation et à l’amélioration des processus fiscaux.
Quelles entreprises doivent faire du e-reporting en France ?
En France, toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies sur le territoire sont concernées par le e-reporting. La mise en place de cette obligation s’inscrit dans le cadre de la loi de finances rectificative pour 2022, qui prévoit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Ainsi, en complément de la facturation électronique, le e-reporting permettra, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.
Le e-reporting est un enjeu majeur pour les entreprises françaises, puisqu’il s’inscrit dans une démarche de modernisation et de simplification des processus administratifs. En transmettant les données de transaction à l’administration fiscale, les entreprises peuvent bénéficier d’un meilleur suivi de leurs opérations commerciales, d’une réduction des délais de paiement et d’une diminution de la charge administrative.
Cette transmission d’informations permet également de renforcer la compétitivité des entreprises en améliorant leur connaissance de l’activité économique en temps réel, ce qui peut aider à mieux piloter la politique économique et à prendre des décisions éclairées pour le développement de leur activité.
Le e-reporting, concrètement ?
Voici les bonnes pratiques pour réaliser simplement votre e-reporting.
Format de déclaration du e-reporting
-
- l’UBL (Universal Business Language),
- le CII (Cross-Industry Invoice)
- ou le Factur-X. Ces formats permettent une standardisation des données et facilitent leur traitement par les administrations fiscales. Les entreprises doivent veiller à choisir le format approprié pour s’assurer que les données transmises sont conformes aux exigences de l’administration.
Fréquence d’envoi du e-reporting
La fréquence d’envoi des rapports dépend du régime d’imposition auquel l’entreprise est soumise. Les entreprises soumises au régime fiscal normal doivent transmettre leurs rapports hebdomadaires dans un délai de 4 jours.
Pour celles ayant un régime fiscal spécial, elles doivent envoyer leur rapport mensuel dans un délai de 7 jours à compter de la fin du mois. Cette fréquence d’envoi permet aux administrations de suivre et contrôler plus efficacement les transactions des entreprises et de lutter contre la fraude fiscale.
Comment transmettre l’e-reporting à l’administration ?
Les données du e-reporting doivent être transmises à l’administration fiscale via le Portail Public de Facturation ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) autorisée. Les entreprises déclarent les transactions concernées via leur PDP, qui se charge d’effectuer les validations requises par la DGFiP. Une fois validées, la PDP transmet ces données à la DGFiP.
Il existe plusieurs modes et formats de transmission. Ainsi, pour les sociétés utilisant un logiciel ou d’un système de caisse, il est possible d’utiliser le ticket Z au format dématérialisé et structuré.
Le e-reporting peut également êtes transmis via les factures électroniques déposées directement sur la plateforme, qui s’occupe ensuite de récupérer les données d’e-reporting pour l’administration fiscale.
Si l’entreprise ne possède pas ces outils, elle peut transmettre le e-reporting en envoyant un état récapitulatif des transactions réalisées par périodes.
Calendrier de mise en oeuvre
Le système de e-reporting suit le même calendrier obligatoire que celui de la facture électronique B2B :
- À partir 1er juillet 2024, réception obligatoire pour l’ensemble des assujettis ;
- À parti du 1er juillet 2024, transmission obligatoire pour les grandes entreprises ;
- À partir du 1er janvier 2025, transmission obligatoire pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- À partir du 1er janvier 2026, transmission obligatoire pour TPE, PME et les microentreprises.
Il est essentiel pour les entreprises de se préparer à cette nouvelle obligation en évaluant leur système d’information et en mettant en place les processus nécessaires pour assurer la conformité avec les exigences du e-reporting. Les entreprises peuvent également bénéficier de l’aide de partenaires spécialisés dans la mise en conformité fiscale et les solutions de facturation électronique pour faciliter cette transition.
Comment anticiper la réforme de la facture électronique ?
Afin de bien anticiper la réforme de la facturation électronique, il est essentiel pour les entreprises de comprendre les implications et les enjeux de cette transition.
Se familiariser avec la réglementation
Il est crucial de connaître les textes législatifs et réglementaires relatifs à la facturation électronique. Les entreprises doivent consulter les directives et les normes émises par les autorités compétentes, notamment en matière de format, de signature électronique et d’archivage numérique.
Cela permet de s’assurer que les solutions mises en place répondent aux exigences légales et évitent les éventuelles sanctions en cas de non-conformité.
Définir une stratégie de transition
Les entreprises doivent définir une stratégie de transition qui tient compte de leurs besoins spécifiques, de la taille de l’entreprise et des ressources disponibles. Il est recommandé de réaliser un diagnostic interne pour évaluer l’état actuel de la facturation, identifier les processus et les systèmes à mettre à jour, et estimer les coûts et les délais de mise en œuvre. Cette stratégie doit également inclure une formation adaptée pour les employés impliqués dans la gestion des factures.
Choisir les bons outils et partenaires
La mise en place de la facturation électronique nécessite l’adoption de nouvelles technologies et la collaboration avec des partenaires spécialisés. Les entreprises doivent évaluer les différentes solutions disponibles sur le marché en termes de fonctionnalités, de compatibilité avec les systèmes existants, de facilité d’utilisation, de coût et de support technique.
Il est également essentiel de sélectionner des partenaires de confiance qui peuvent offrir un accompagnement personnalisé tout au long du processus de transition et assurer la conformité avec les exigences réglementaires.
Optimiser les processus internes
La transition vers la facturation électronique offre une opportunité pour les entreprises d’optimiser leurs processus internes et de gagner en efficacité. L’objectif est de supprimer les tâches manuelles et répétitives, d’automatiser les flux de travail, de centraliser les données et d’instaurer un contrôle strict sur la qualité et la sécurité des informations. Cette optimisation peut se traduire par une réduction des coûts, un gain de temps et une amélioration de la satisfaction client.
Préparer le suivi et le contrôle
La mise en œuvre de la facturation électronique implique également la mise en place de mécanismes de suivi et de contrôle pour garantir la traçabilité et l’authenticité des factures émises et reçues. Les entreprises doivent définir des indicateurs de performance, des procédures de vérification et des audits internes pour s’assurer du respect des obligations légales et de l’atteinte des objectifs fixés.
Communiquer avec les parties prenantes
Il faut prendre le temps de communiquer clairement avec les parties prenantes, notamment les clients, les fournisseurs et les collaborateurs, sur les changements apportés par la réforme de la facturation électronique et leurs implications. Les entreprises doivent informer leurs partenaires commerciaux des nouvelles procédures de facturation, des délais et des responsabilités de chacun. La communication doit également inclure la sensibilisation et la formation des employés pour garantir une adoption réussie de la facturation électronique au sein de l’organisation.
