L’éditeur de logiciel Sage vient de sortir une nouvelle version de Sage FRP 1000. Il s’agit de la V11 ! Ce logiciel de gestion financière et comptable conçu pour les entreprises de toutes tailles, en particulier pour les PME. Cette plateforme propose de nombreuses améliorations que nous allons approfondir au sein de cette article. Ce logiciel va vous permettre d’automatiser la plupart de vos process financier et également de faire un pas vers la facture électronique qui s’appliquera progressivement pour toutes les entreprises d’ici 2026.
Les nouvelles fonctionnalités de Sage FRP 1000 V11
Il faut savoir que la version 11 du logiciel Sage FRP 1000 apporte de nouvelles améliorations, des fonctionnalités supplémentaires et des modifications par rapport aux versions précédentes. Pour vous aider, nous avons listé pour vous les fonctionnalités de cette nouvelle version.
Les nouveaux attributs de la fiche tiers
Ce module sera l’occasion pour les entreprises d’adopter de nouvelles habitudes pour se préparer sereinement à l’application de la facture électronique. Les nouveaux attributs de la fiche tiers, intégré à Sage V11, va vous permettre de :
- Mise en activité/inactivité du tiers dans sa globalité (tous rôles confondus)
- Le Siren avec recherche de la liste des Siret correspondant et création des fiches en automatique avec l’API sur la base SIRENE
- Statut VIES : Statut de la validité du n° TVA intracommunautaire du tiers avec l’API VIES
- Conformité avec la réforme : Attribut calculé sur le tiers (toutes les informations tiers nécessaires à la création de la facture électronique sont présentes)
- Nouvel attribut "Catégorie Facture électronique" : identification des tiers assujettis à la TVA (détermination du flux e-factures)
Archivage légal
Une autre fonctionnalité de cette nouvelle version, il s’agit de l’archivage légal et automatique de vos documents comptables et financiers. De plus, il faut savoir que l’ensemble des documents ayant un lien avec la comptabilité doivent être conservés durant une certaine durée. Les documents comptables que l’entreprise est tenue de classer et d’archiver sont : grand livre, les livres journaux, le livre d’inventaire, le bilan comptable, les factures et bons de commande, les documents fiscaux, les relevés bancaires.
L’archivage légal est une obligation importante pour les entreprises, car il permet de conserver une trace de toutes les transactions financières et comptables, de se conformer aux réglementations fiscales et légales en vigueur, et de faciliter les vérifications et les audits. En général, la période minimale de conservation est d’au moins 10 ans pour les documents comptables et financiers d’une entreprise. Il est primordial d’archiver et de s’assurer de la bonne sauvegarde de tous les documents, y compris les justificatifs. La dématérialisation prévient alors les phénomènes d’effacement des encres. L’utilisation du logiciel, tel que Sage 1000 V11, gère l’archivage de façon sécurisée (coffre-fort électronique, signature électronique, gestion des certificats) permet une numérisation complète de la comptabilité.
Attention : L’archivage et la conservation des documents en lien avec la comptabilité et la finance sont extrêmement réglementés. En cas de non-respect, des amendes et des sanctions plus lourdes peuvent être engagées contre l’entreprise.
La v11, un pas de plus pour votre mise en conformité avec la FE
Si la facture électronique est le sujet d’actualité que toutes les entreprises craignent, cette nouvelle version Sage v11 va vous permettre de faire un pas supplémentaire vers l’application progressive de la réforme d’ici 2026.
Zoom sur le dataclean control
Le Data Clean Control est intégré à la FRP 1000 v11 uniquement. Il va permettre au entreprises de répondre à différents enjeux et objectifs, tels que : le contrôle des données obligatoires, de fiabiliser la nature des flux, les cas métier et le canal de communication, la sécurité de facturation émise/reçue et les actions correctives et gain de temps considérable.
Le Data Clean Control met en place pour les entreprises des outils évolutifs dans cette nouvelle version : mise en place de la facture électronique, évolution des contrôles avec la PPF, PDP et la législation.
Le Data clean control a date fait les traitements suivants (principalement du contrôle et de la correction unitaire) :
- Les Compteurs factures
- Les Codes EDI (unité commerciales, unités de poids, volumes etc..)
- La Consultation des tiers non conformes (les sociétés sans comptes bancaires privilégiés, les SIREN associé à plusieurs tiers, les Tiers sans code pays, les Tiers avec n°intracommunautaire différent de "Valide"...
Qualité des données
Sage V11 va permettre de garantir la qualité des données pour générer automatiquement le bon type de flux, le canal de communication associé, l’intégration dans votre solution de gestion, la génération des flux et cycle de vie. Pour éviter que votre entreprise ne fasse du sur place, il est aujourd’hui vivement recommandé de disposer d’un système d’informations efficace vous permettant d’avoir confiance en vos données. C’est le cas du logiciel Sage V11, il vous aidera dans la gestion et la mis à jour de vos données quotidiennement. Le pilotage de l’entreprise s’en trouvera ainsi grandement amélioré. Une bonne gestion de vos données va vous permettre de limiter les erreurs dans les états financiers, et entrainer des décisions financières incorrectes et nuire à l’entreprise.
Selon la loi, les entreprises sont tenues de se conformer à diverses réglementations comptables et fiscales. Des données de mauvaise qualité peuvent entraîner des erreurs de déclaration fiscale, ce qui peut entraîner des sanctions financières et des problèmes juridiques. Avec Sage V11, une analyse financière précise est effectuer quotidiennement pour vous aider à prendre les bonnes décisions financières pour votre entreprise. Des rapports financiers peuvent être également éditer depuis votre compte. Pour garantir la qualité des données, il est essentiel de mettre en place des processus de collecte, de saisie et de validation de données rigoureux, ainsi que d’utiliser des outils de gestion des données de haute qualité, tel que Sage V11.
Sage Network
Sage Network vise à accompagner ces évolutions en proposant une plateforme complète et intégrée. Sage Network est une plateforme partagée qui automatise de manière transparente les flux de travail entre les entreprises et leur écosystème.
La facture électronique arrive à grands pas. Sage Network facilite la mise en œuvre des obligations de la facture électronique : récupération automatisée des informations d’identification des tiers, hébergement de tous les flux liés à la facture électronique et Sage est candidat PDP pour apporter des services en plus de ceux offre par le Portail Publique de Facturation.
Cette interface offre de nombreux avantages pour les entreprises :
- Automatisation et transfert de données en temps réel entre différents systèmes pour réduire la saisie manuelle des données et les erreurs
- Gérez vos transactions en continu & accéder à des informations en temps réel
- Optimisez la collaboration et l’efficacité des opérations commerciales. Partagez en toute sécurité des informations financières avec vos clients et fournisseurs.
- Une plateforme unifiée pour centraliser vos données. Vous pouvez rationaliser vos processus comptables et prendre des décisions commerciales éclairées.
- Logiciel en lien avec Sage FRP 1000
Roadmap de Sage sur la réforme de la FE
Sage tente d’améliorer cette nouvelle version au maximum pour permettre aux entreprises de faire un pas vers la réforme de la facture électronique. Certaines fonctionnalités de Sage FRP 1000 V11 seront disponibles dans quelques temps, le développement de ces dernières est en cours de réalisation. Pour vous aider à faire votre choix, voici la liste des fonctionnalités à venir pour cette nouvelle version V11.
Extension possible à d'autres plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Sage prévoit une autre fonctionnalité pour cette nouvelle version V11, il s’agit de l’extension du logiciel vers d’autres plateformes de dématérialisation partenaire. Peu importe la plateforme que vous aurez choisi Sage V11 s’adapte à toutes les PDP existantes sur le marché.
Aujourd’hui les entreprises attendent la liste des futures PDP, pour l’instant le Direction Générale des Finances Publiques vient de publier en début d’année une première liste de candidats pour devenir PDP. Pour rappel, les entreprises auront le choix entre le PPF (Portail Public de Facturation) et les PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaires). Pour rappel, l’avantage des PDP est d’être un gage de sécurité pour les utilisateurs dans le traitement et la transmission des données. Pour cela, leur rôle s’axe autour de 4 points :
- Convertir les factures au format standard de facturation électronique (Factur-x) pour répondra à la norme européenne.
- Contrôler les informations clés : mentions légales, cohérence des montants, etc..
- Envoyer les factures aux partenaires.
- Transmettre les données au PPF dont un des objectifs et de faciliter la pré déclaration de la TVA.
Duplication des pièces
La nouvelle version Sage V11 va permettre de dupliquer vos pièces comptables et financière directement sur le logiciel, en option secondaire (prochainement disponible). Le bouton “Dupliquer dernière pièce” est remplacé par le bouton “Dupliquer pièce” Ce dernier permet de reprendre la pièce sélectionnée avec les écritures de comptabilité générale ainsi que les ventilations de la pièce d’origine. Les montants des écritures (comptables et analytiques) sont remis à zéro. Cette fonctionnalité offre de nombreux avantages dans le domaine de la gestion financière et comptable :
- Gain de temps : en évitant de saisir à nouveau des informations similaires ou identiques pour des transactions récurrentes.
- Réduction des erreurs : En dupliquant une pièce comptable existante, vous minimisez le risque d'erreurs de saisie, de calcul ou de transcription.
- Conservation de l'historique : La duplication des pièces permet de conserver un historique complet de toutes les transactions.
- Facilité de gestion des modèles : Vous pouvez créer des modèles de pièces comptables que vous dupliquerez ensuite pour des transactions similaires.
La duplication des pièces comptables et financières est une pratique courante dans la gestion financière, car elle améliore l’efficacité, réduit les erreurs, conserve un historique complet et facilite la gestion des opérations récurrentes. Cependant, il est important de l’utiliser avec prudence pour garantir la précision et l’intégrité des données comptables. De plus, Vous allez avoir accès à l’interface des Workflow utilisateurs avec des modèles fournis
