Un bon logiciel de paie doit vous permettre de rémunérer correctement vos salariés en respectant les réglementaires qui s’imposent. L’utilisation d’un tel outil favorise un gain de temps. Aussi, il vous donne la possibilité de mieux vous concentrer sur les tâches les plus stratégiques et apportant de la valeur à votre entreprise, telle que le recrutement et la formation de vos collaborateurs. Voici les principaux critères à considérer pour bien choisir votre logiciel de paie.
La gestion des mises à jour légales et réglementaires
Soyez sûr que le logiciel de paie que vous choisirez gère automatiquement les mises à jour légales et réglementaires. Sachez que dans le droit social français, les dispositions relatives à la gestion de la paie évoluent très souvent.
Il est ainsi indispensable que le logiciel de paie choisi tienne compte de ces évolutions. Ainsi, vos fiches de paie et déclaration ne présenteront pas de défauts. Dès qu’une réforme, aussi mineure soit-elle, est faite, le logiciel l’intégrera aussitôt.
L’ergonomie de votre interface
C’est un point important à ne pas négliger lors du choix d’un logiciel de paie.
Recherchez de préférence un outil dont l’interface est intuitive et très claire. Il faut que sa prise en main soit facile et que ses fonctionnalités soient clairement mises en avant. Pour vous faire une idée de la bonne ergonomie de l’interface d’un logiciel de paie, tenez compte des avis laissés sur cet aspect par d’autres utilisateurs, ou demandez une démo.
L’automatisation de l’élaboration des bulletins de paie
Avant de porter votre choix sur un logiciel de paie, assurez-vous qu’avec celui-ci, l’élaboration de vos bulletins de paie sera automatisée. Si c’est le cas, vous aurez vraiment la tâche facile !
Ce que vous aurez à faire est de renseigner votre convention collective et de vous laisser guider afin de bien remplir vos différentes variables de paie, comme les salaires bruts, les congés et les heures supplémentaires. Et c’est sur la base de ces informations que les bulletins de paie de vos collaborateurs seront élaborés de façon automatique, avec l’assurance qu’ils ne comporteront pas d’erreurs.
La gestion des déclarations sociales
Renseignez-vous également pour être sûr que le logiciel de paie que vous choisirez s’occupera de vos déclarations sociales. Cela vous permettra de gagner du temps. Veillez donc à ce que l’outil automatise la création et l’envoi de vos déclarations sociales, tout en garantissant l’exactitude de celles-ci. Il ne vous restera plus qu’à payer, par télérèglement, les cotisations correspondantes à ces déclarations.
La sécurité de vos données de paie
C’est un point extrêmement important sur lequel vous devez porter une attention particulière, surtout quand il s’agit d’un logiciel SaaS. Car avec une telle solution, vos données sont hébergées sur un serveur distant. Vous avez le droit de demander à votre prestataire les dispositions qu’il a prises pour garantir la sécurité de vos informations de paie. Aussi, ne vous privez pas de vérifier que des sauvegardes sont faites en permanence.
L’évolutivité de votre logiciel de paie
Il est bon de noter que les règles relatives au traitement administratif de la paie sont constamment en train d’évoluer. Vous devez donc vous assurer que le logiciel de paie choisi tient compte de ces évolutions.
Celles-ci peuvent être de nouvelles réformes décidées par l’État, des modifications périodiques des bases et taux de cotisations ou encore de nouvelles aides actives sur une durée limitée.
Choisissez une solution de paie et rh conçue par un éditeur qui fournit régulièrement des mises à jour permettant d’intégrer les derniers changements.
Les services proposés par votre prestataire de paie
En plus de mettre à disposition des professionnels des logiciels de paie, certains prestataires proposent une diversité de services. Il est préférable d’opter pour une telle structure. Vous aurez notamment à votre disposition un expert en paie dédié à votre entreprise que vous pourrez joindre à tout moment. Ce dernier peut, par exemple, intervenir à distance au niveau du support technique, réaliser des paramétrages spécifiques ou personnaliser vos modèles d’impressions.
Le mode d’hébergement : SaaS ou on-premise
Vous pouvez choisir un logiciel de paie de type SaaS. Dans ce cas, l’accès à celui-ci se fait en ligne. Il n’est donc pas nécessaire d’installer une quelconque application spécifique sur votre parc informatique. Sage Business Cloud Paie est le leader des logiciels de paie en ligne pour les PME.
Une autre possibilité est d’opter pour le mode on-premise. Cela consiste à installer sur les ordinateurs de votre entreprise le logiciel de paie que vous avez acquis à partir d’un système de licence dont le nombre d’accès est déterminé lors de l’achat. En fonction de vos besoins et réalités, faites le choix du mode le plus intéressant.
La possibilité d’accéder à d’autres modules RH
Veillez à ce que le logiciel de paie retenu vous permette d’avoir accès à d’autres modules RH. Il pourrait ainsi en avoir pour le reporting afin de mieux visualiser les disponibilités.
Les modules RH peuvent également concerner la gestion des congés et des absences, la planification des temps de travail ou de repos ou encore la répartition même des ressources humaines.
Vous pourrez ainsi composer votre SIRH à la carte.
Les coûts de votre logiciel de paie
Enfin, le coût du logiciel de paie est un critère à ne pas reléguer au second plan. Si votre entreprise compte une centaine de salariés, une solution professionnelle peut vous couter jusqu’à 50 000 euros. La barre des 100 000 euros est par contre atteinte lorsqu’il s’agit de solutions pour les grandes entreprises.
Il est important de noter que selon la taille, différents logiciels de paie se présentent à vous. Nous vous conseillons :
- Pour les PME : Sage Paie et RH
- Pour les ETI et Grands Comptes : Cegid HRU Ultimate
