La gestion de la paie est l’une des fonctions les plus délicates qui s’imbriquent autour de la gestion des ressources humaines. D’abord, parce qu’une erreur peut générer une mésentente et un climat social difficile au sein de l’entreprise. Mais en même temps, cette erreur peut coûter cher à cette dernière avec le risque d’être pénalisé financièrement.
Il s’agit ainsi d’une tâche qui fait appel à toute l’attention et à la technicité du responsable RH. En ce sens, l’intégration d’un logiciel de paie peut être une solution pour l’améliorer. Une solution logicielle peut effectivement la rendre plus simple, avec un gain de temps à la clé. Intégrateur de solutions de paie et RH, Apogea vous propose ses services.
Gestion de la paie : des démarches et des réglementations toujours plus complexes
En raison des nombreuses opérations qu’elle implique, la gestion de la paie est une tâche des plus difficiles. Édition des fiches de paie, calcul des bulletins de paie ou gestion des charges sociales… autant d’opérations fastidieuses et chronophages. Dans le même temps, un suivi efficace doit accompagner ces processus, dès l’embauche du salarié jusqu’à la cessation d’activités. L’une comme l’autre implique par ailleurs différentes opérations qui sont loin d’être simples : les déclarations au niveau des organismes sociaux à l’embauche, l’élaboration du certificat de travail ou le calcul du solde de tout compte au moment du départ du salarié.
De plus les mesures qui régissent l’administration du personnel sont aujourd’hui plus complexes. Les mises à jour et les rectifications qui viennent s’y ajouter n’arrangent d’ailleurs en rien la tâche du responsable RH.
À cet égard, outre les règles de base qui définissent le paiement et le calcul du salaire, des primes, des charges sociales et le calcul des tickets restaurant, l’entreprise doit également tenir compte des réformes apportées sur le code de travail. Parmi elles, on notera l’entrée en vigueur du prélèvement à la source (PAS).
Le taux d’imposition est transmis par la DGFiP et varie suivant l’évolution de la situation du salarié. L’entreprise devient donc le collecteur de l’impôt. Celui-ci sera prélevé sur le salaire net, après prélèvement des cotisations sociales. Aussi, sur la fiche de paie, on doit désormais trouver l’assiette de prélèvement, le taux appliqué pour l’impôt sur le revenu et le montant du salaire net versé, prélevé de l’impôt.
La réforme du CPF, désormais payé en euro, la révision des plafonds de la sécurité sociale et des frais professionnels constituent également des mesures qui ont un impact sur le calcul de la masse salariale. La tâche se complique ainsi pour les directeurs RH. Or, en cas de manquement aux diverses obligations, le salarié peut saisir le Prud’homme. L’entreprise peut alors se trouver à payer des dommages et intérêts en plus de la somme due au collaborateur concerné. Afin de se mettre à l’heure de toutes ces réformes et éviter les conflits avec les salariés, la direction des ressources humaines doit faire évoluer ses méthodes de travail, pour le service paie notamment.
Le logiciel de paie, une solution pour optimiser le service paie
Avec toutes les tâches que cela implique, optimiser la gestion des fiches salariés semble difficile. De nombreuses fois, la digitalisation était ainsi la solution mise en avant. Cela se traduit par l’implémentation d’un logiciel de paie qui permet au responsable RH d’automatiser une partie de ses tâches. Son installation sera alors assurée par un intégrateur spécialisé dans les solutions RH et paie, tel qu’Apogea. Mais quels sont les avantages réels ?
Le gain de temps est le premier avantage qu’on peut relever. L’automatisation de l’écriture des fiches de paie ou du calcul de la masse salariale permet en effet de se libérer de ces tâches chronophages. De même, l’édition des fiches de paie se fait plus rapidement. Il suffit de les préparer et le logiciel effectue le recoupement et le calcul en un rien de temps.
Outre les fiches de paie, le logiciel de paie Sage Paie permet également l’édition des documents RH tels que le contrat de travail ou le certificat de travail. De plus, il est facile d’accéder aux données sur les salariés. Désormais, elles sont stockées et visibles depuis une seule et unique interface. Il n’est donc plus question de perdre du temps à consulter des dossiers pour retrouver les informations sur les heures de travail, les absences et les congés.
Une réduction des risques d’erreurs avec un logiciel RH
En ce sens, il faut dire que l’utilisation d’un logiciel de paie réduit les risques d’erreur. Ce qui n’est pas permis lorsqu’il s’agit de gérer la paie. Le logiciel constitue dans ce cas un support fiable qui évite les erreurs de saisie ou la perte d’une partie des informations.
Grâce Sage Business Cloud Paie, le responsable RH peut améliorer sa productivité. Il est à même de réaliser un travail qualifié tout en gagnant du temps. Loin des erreurs et avec une édition rapide des documents RH, il peut également s’assurer de rester en conformité avec la loi.
Le choix du logiciel est toutefois déterminant afin de s’en servir pour optimiser la gestion de la paie. Il est important de travailler avec une solution de gestion qui répond à ses besoins et ses spécificités métier. À cet égard, Apogea propose une gamme de logiciels de paie conçus pour fournir les fonctionnalités RH nécessaires dans les PME.
