L’intégration nouveau salarié est une étape importante qui permet d’assurer une transition en douceur au sein d’une organisation. Elle consiste avant tout, à présenter l’entreprise et sa culture d’entreprise. Cela peut se réaliser au cours d’une visite ou d’une petite réunion de bienvenue. Le nouvel employé doit en effet comprendre les valeurs et les objectifs de l’entreprise, ainsi que les attentes de son employeur. Il s’agira ensuite de le former sur les outils et les techniques de travail, et l’intégrer au sein de son nouvel environnement professionnel pour qu’il soit à son aise. L’intégration nouveau salarié regroupe ainsi un ensemble de processus que tout dirigeant devrait connaitre, et qui vous sera disponible à travers cette page.
Qu’est ce qu’un parcours d’intégration en entreprise ?
Le parcours d’intégration désigne un ensemble de processus clé comme susvisé, qui consiste à aider le nouvel arrivant à s’intégrer à son nouveau monde professionnel.
L’arrivée d’un nouveau phénomène : l’onboarding
Le parcours d’intégration regroupe un ensemble d’actions mise en place par l’entreprise qui est destiné à faciliter l’adaptation du nouvel employé à son nouveau monde professionnel. On parle alors de « onboarding ».
A travers ce parcours d’intégration nouveau salarié, les dirigeants auront la faculté de transmettre tous les éléments essentiels à connaitre sur l’entreprise et sur le nouveau poste. Il y a par exemple les règles de procédures en interne ou encore l’organigramme, etc. Ce procédé pourra notamment se faire à travers des formations.
Ensuite, l’onboarding consistera à présenter le nouveau salarié à ses futurs collègues afin de l’intégrer officiellement. Cet accueil pourra être sous forme de petite réception ou d’une simple réunion, mais l’essentiel sera de transmettre la bienvenue au nouveau recru.
Pourquoi l’intégration d’un nouveau salarié est-elle si importante ?
L’intégration nouveau salarié revêt une grande importance pour plusieurs raisons !
D’abord, il y a la fidélisation du collaborateur qui commence par son accueil. En effet, le sentiment de bienvenue favorise les engagements du nouveau salarié envers l’entreprise et renforce sa motivation à donner le meilleur de lui-même. Ensuite, il s’agit d’un moyen efficace pour donner le maximum de chance au nouvel embauché afin de réussir sa prise de poste rapidement.
Enfin, l’intégration est aussi un gage de productivité accrue. En effet, lorsqu’un nouveau salarié est bien intégré dès le départ, il pourra rapidement comprendre ses responsabilités, son rôle ainsi que les attentes de l’entreprise. Il sera ainsi plus productif rapidement, et aura la faculté d’effectuer son travail de manière efficace pour le succès de l’organisation.
Les objectifs de l’intégration du nouveau salarié pour le nouvel arrivant
Le programme d’intégration nouveau salarié vise à favoriser son adaptation rapide au nouveau travail, et regroupe un grand nombre d’objectifs.
Il est destiné à faire prendre connaissance des principes de fonctionnement et de la culture générale de l’entreprise ainsi que l’ensemble du personnel, grâce aux visites et aux formations. Ensuite, il permet de faire connaitre au nouvel arrivant les futures relations de travail ainsi que l’équipe dont il fera partie. Ce procédé se fera notamment lors des accompagnements ou des observations auprès de ses collègues en exercice.
L’intégration vise à bien faire connaitre le poste et les missions du nouveau salarié ! Il s’agit par exemple des approfondissements à passer avec son manager hiérarchique direct ou encore de la passation des informations pour un cas de remplacement, etc.
Quelles sont les étapes du processus d’intégration ?
Pour réussir le processus d’intégration nouveau salarié, les étapes à suivre sont les suivantes :
Anticiper l’arrivée du salarié avec les équipes management
L’anticipation permet de favoriser l’arrivée et l’intégration du nouveau salarié dans sa prise de poste et dans sa nouvelle équipe. Elle consiste notamment à lui attribuer son bureau, à programmer tout ce qui est de la logistique et à organiser la première journée. Une fois que la décision d’embauche est prise, il faudra ainsi commencer par communiquer avec le nouveau salarié pour confirmer sa date d’entrée en fonction, avec les horaires et les informations logistiques nécessaires. Il faudra préparer son espace de travail et lui attribuer un bureau. Cela comprend par exemple l’ordinateur, le téléphone, l’accès aux systèmes et logiciels de travail, ainsi que tous les fournitures et équipements utiles à son poste.
Aussi, il faudra lui fournir les informations pratiques telles que les procédures de demande de congé, les justifications d’absence, les horaires de travail, les politiques de sécurité, les salles de pause, les toilettes, etc.
Le premier jour : l’étape décisive dans la réussite du processus d’onboarding
La préparation du premier jour est l’étape la plus importante de l’intégration nouveau salarié, car elle créera la première impression de votre entreprise pour le nouveau recru. Il faudra ainsi donner le meilleur !
En effet, plus l’onboarding sera bien fait, plus le nouvel employé sera à son aise au sein de votre entreprise. Pour le programme de ce premier jour, vous pouvez commencer par indiquer l’espace de travail du nouveau salarié et lui offrir un cadre rassurant dès son arrivée. Prenez le temps de lui expliquer le fonctionnement de chaque équipe de travail, et transmettez-lui les documents utiles à son intégration.
Laissez-lui également un petit temps d’assimilation qui lui permettra de se familiariser avec les nouveaux outils de travail, après les formations et explications.
Programmer des rendez-vous de suivi réguliers
La programmation d’un suivi en continu durant les premiers temps d’intégration nouveau salarié est un point important, car le nouveau recru aura beaucoup de choses à gérer et à intégrer au début de sa prise de poste. Le suivi lui apportera notamment un grand soutien et vous devez également être à son écoute. La communication est en effet primordiale pour un collaborateur qui vient de s’intégrer et il doit pourvoir compter sur quelqu’un en cas de difficulté, surtout durant les premiers exercices de ses fonctions.
Le suivi de l’intégration peut commencer quelques jours après l’installation du nouveau salarié à son poste, et il devra être assuré une fois par mois (durant 3 mois) par un membre de l’équipe RH.
Attribuez un(e) parrain/marraine au nouveau salarié
La désignation d’un parrain ou d’une marraine pour un nouveau salarié va permettre à ce dernier d’être en contact en permanence avec une personne de l’entreprise en dehors des RH. Cette attribution va notamment valoriser l’intégration sociale du nouvel employé au sein de l’entreprise, et elle mettra également en valeur l’image de l’entreprise aux yeux de ce dernier.
Aussi, un parrain ou une marraine (ou encore un tuteur) est d’office un collègue expérimenté qui aura pour responsabilité d’aider son apprentis. Il pourra ainsi aider ce dernier durant ses premiers temps, en répondant aux questions, en fournissant des conseils ou encore en l’aidant à s’intégrer dans la vie sociale de l’entreprise.
Quels sont les avantages d’un logiciel d’intégration nouveau salarié en entreprise ?
Les avantages à utiliser un logiciel d’intégration nouveau salarié sont les suivants :
Promouvoir l’image de la société
La première image que verront les nouvelles recrues au sein de votre entreprise sera l’intégration ! Ainsi, à travers l’utilisation du logiciel, vous pourrez leur montrer que cette dernière est favorable à l’automatisation des procédures de recrutement. Cela fera notamment apparaitre une image innovante et moderne de votre organisation ainsi que de vos services RH.
En effet, ce genre de logiciel est réputé être pratique et répond aux pratiques de dématérialisation actuelles. Le logiciel d’intégration nouveau salarié permet notamment de rationaliser et d’automatiser le processus d’accueil des nouveaux recrus, et il réduira les tâches administratives manuelles.
Le logiciel fera ainsi gagner du temps à l’entreprise, aux responsables des ressources humaines et à la fois, aux nouveaux salariés.
Réduire les couts financiers liés au turn-over
L’utilisation d’un logiciel d’intégration nouveau salarié permet à l’entreprise de réduire les coûts financiers liés au turn-over ! En effet, le départ d’un ou plusieurs collaborateurs est couteux, et ce type de logiciel offre plusieurs avantages favorisant la rétention du personnel.
D’abord, elle permet aux nouveaux employés d’accéder facilement à toutes les informations sur l’organisation en interne, les ressources, etc. Cela réduit notamment le besoin de solliciter des collègues ou des responsables à tout moment pour obtenir des informations de base. Ainsi, ces employés pourront gagner en autonomie plus rapidement. Ensuite, le logiciel d’intégration prévoit un processus structuré et automatisé, incluant des modules de formation en ligne, et qui sont garants de l’adaptation rapide des employés. Cela réduit notamment le temps nécessaire à l’intégration et assure une meilleure compréhension des attentes et des responsabilités. Le logiciel d’intégration inclut également des fonctionnalités de communication interne qui favorisent l’interaction entre les nouveaux recrus et les membres de l’équipe. Il s’agit par exemple des chats, des forums de discussion, des messageries instantanées, etc., encourageant à la fois l’intégration sociale pour éviter les sentiments d’isolement et de frustration.
N’hésitez pas ainsi à investir dans un logiciel spécialisé dans l’intégration des nouveaux salariés, qui sera vite rentabilisé par la suite !
Améliorer la productivité des salariés
Le logiciel d’intégration nouveau salarié met à disposition du nouveau collaborateur les informations clés qui permettent de facilement prendre en main le nouveau poste ! Ce dernier pourra ainsi être productif, dès ses débuts au sein de l’entreprise, car il n’attendra pas longtemps pour devenir autonome comme susmentionné.
En effet, ce type de logiciel est le garant d’une expérience fluide et personnalisée, et en dehors des informations utiles, il peut également fournir des formulaires, des vidéos d’introduction, ou encore des ressources permettant de faciliter les assimilations. Ainsi, avec un logiciel d’intégration, le nouvel employé pourra directement se concentrer sur ses missions principales et n’aura pas à gaspiller du temps pour demander de l’aide.
Fidéliser son personnel
La fidélisation est également l’un des plus grands avantages du logiciel d’intégration nouveau salarié.
En l’utilisant en effet, vous montrez votre intérêt pour le nouveau salarié ! Il y a notamment la préparation de sa venue avec les réunions de bienvenue, la préparation de son installation pour les premiers jours, la préparation des diverses formations ou encore l’organisation des suivis pour l’aider après ses débuts d’intégration, etc. Ainsi, l’ensemble de cette procédure fluide réduit grandement l’anxiété pour la prise en main du nouveau poste, et l’utilisation du logiciel est alors l’un des garants de la fidélisation du personnel.
Les outils qui facilitent le parcours d’intégration du nouveau salarié
Avant de vous lister les meilleurs outils d’intégration de nouveau salarié, il est important de préciser les fonctionnalités dont doivent disposer ces logiciels.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel d’intégration du nouveau salarié ?
Le logiciel d’intégration nouveau salarié est un outil permettant de dématérialiser les procédures d’intégration ! Cela signifie que le traitement par papiers volants donnera place à la digitalisation, et grâce aux tableaux de bord ainsi qu’aux divers accessoires, le logiciel permettra de donner de l’autonomie au nouveau recru dès son premier jour. Ensuite, ce type de logiciel propose des formulaires en ligne qui sont faciles à compléter, et cela facilite grandement les démarches d’intégration.
Aussi, certains logiciels d’intégration proposent des modules de formation en ligne qui sont destinés à aider les nouveaux employés dans l’acquisition des compétences nécessaires à leur nouveau poste. Cela peut notamment inclure des cours interactifs, des quiz, des évaluations ou encore des certifications.
Enfin, certains logiciels permettent de faire une planification de visite pour les informations et les préventions obligatoires des recrutements de plus de 45 jours.
Poplee Socle RH pour la gestion du personnel
Le Poplee Socle RH est une plateforme numérique de gestion des ressources humaines appartenant à la suite Lucca. Il permet tout d’abord d’automatiser l’ensemble de vos tâches RH en quelques clics et offre spécifiquement des avantages dans l’onboarding. Ensuite, le logiciel permet de personnaliser les dossiers RH, comme la configuration ou encore les mises à jour d’informations, etc.
Le Poplee Socle RH permet aussi de centraliser les informations d’intégration pour faciliter leur accès. Cela permet notamment d’éviter les oublis ou les éventuelles erreurs durant le processus.
Aussi, le logiciel peut être consulté à distance grâce à sa nature numérique, ce qui est très utile pour les travailleurs recrutés à distance.
Enfin, le logiciel permet d’intégrer des modules de formation en ligne ! Cela permet de fournir un contenu pédagogique adapté aux besoins de chaque recru et facilite l’apprentissage des compétences requises au poste
Le logiciel d’onboarding : Eurecia RH
Eurecia RH est un logiciel d’intégration nouveau salarié faisant ressortir l’art d’accueillir et d’intégrer les nouveaux recrus !
D’abord, il permet d’automatiser et de faciliter les tâches chronographes au sein du service RH de l’entreprise. Il s’agit notamment de toutes les tâches récurrentes, telles que les emails de bienvenu, les contrats ou encore les rendez-vous, etc.
Ensuite, le logiciel accompagne vos collaborateurs durant tout le parcours d’intégration ! Il s’agit notamment de la préparation de leur arrivé, du suivi de l’avancement des tâches à réaliser grâce au système de notification, etc., mais également de la prise en charge de ces derniers jusqu’à leur dernier jour au sein de l’entreprise. Il s’agit notamment de l’offboarding !
Factorial, le logiciel qui facilite vos actions de onboarding
Factorial est un logiciel de gestion des ressources humaines (GRH) proposant des fonctionnalités d’onboarding et offboarding, idéales pour les PME et les TPE ! Mais surtout, il vise à faciliter le processus d’intégration nouveau salarié et offre de nombreux avantages.
Tout d’abord, Factorial prévoit l’administration électronique des formulaires pour les nouveaux employés. Il s’agit notamment de la collecte et de la gérance des informations administratives. Les employés peuvent remplir les formulaires nécessaires en ligne, et cela réduit la paperasserie et facilite le stockage des données.
Factorial offre également un portail d’intégration auquel les nouveaux employés peuvent accéder à toutes les informations, ainsi qu’aux ressources dont ils ont besoin pour se familiariser avec l’entreprise. Cela peut inclure des documents de bienvenue, des manuels d’entreprise des calendriers d’intégration ou encore des politiques internes, etc.
