Comment intégrer un nouveau salarié dans son organisation ?

L’intégration d’un nouveau salarié est une étape importante qui permet d’assurer une transition en douceur au sein d’une organisation. Elle consiste avant tout, à présenter les entreprises et leur culture. Cela peut se réaliser au cours d’une visite ou d’une petite réunion de bienvenue. Le nouvel arrivant doit en effet comprendre les valeurs et les objectifs de la société, ainsi que les attentes de son employeur. Il s’agira ensuite de le former sur les logiciels et les techniques de travail, et l’intégrer au sein de son nouvel environnement professionnel pour qu’il soit à son aise. L’intégration regroupe ainsi un ensemble de protocoles que tout dirigeant devrait connaitre, et qui vous sera disponible à travers cette page.

Qu’est ce qu’un parcours d’intégration en entreprise ?

Le parcours d’intégration désigne un ensemble de protocoles clé comme susvisé, qui consiste à aider le nouvel arrivant à s’intégrer à son nouvel univers professionnel. 

L’arrivée d’un nouveau phénomène : l’onboarding

Le parcours d’intégration du nouveau salarié regroupe un ensemble d’actions mise en place par l’entité qui est destiné à faciliter l’adaptation du nouvel arrivant à son nouvel univers professionnel. On parle alors de « onboarding »

A travers celui-ci, les dirigeants auront la faculté de transmettre tous les éléments essentiels à connaitre sur la société et sur sa nouvelle fonction. Il y a par exemple les règles de procédures en interne ou encore l’organigramme, etc. Ce procédé pourra notamment se faire à travers des formations.

Il consiste également à présenter le collaborateur à ses futurs collègues afin de l’intégrer officiellement. Cet accueil pourra être sous forme de petite réception ou d’une simple réunion, mais l’essentiel sera de transmettre la bienvenue à votre nouvel adhérent

Pourquoi l’intégration d’un nouveau salarié est-elle si importante ?

Renforcement de l'Engagement des Employés

Un parcours d’intégration réfléchi et personnalisé est le premier pas vers l’édification d’un engagement solide des collaborateurs. En effet, les premières impressions sont déterminantes. Un nouvel arrivant qui se sent accueilli et valorisé dès le départ est plus susceptible de développer un sentiment d’appartenance et d’engagement envers l’entité. Cela se traduit par une plus grande motivation et une meilleure implication dans ses tâches. Un protocoles d’intégration efficace doit donc non seulement présenter les aspects techniques de la responsabilité assignée mais aussi engager le collaborateur dans une expérience positive qui renforce son envie de contribuer au succès de la société à long terme

Réduction du taux de turn-over

La phase d’intégration est cruciale pour réduire le taux de turn-over, un coût significatif pour la société tant sur le plan financier qu’humain. Un nouvel arrivant qui se sent perdu ou sous-valorisé dès ses premiers jours est plus enclin à quitter sa responsabilité actuelle. Une procédure d’accueil et d’intégration bien structuré réduit ce risque en assurant que le nouvel arrivant comprend bien son rôle, les attentes de la société et comment sa contribution s’inscrit dans la vision globale de l’organisation. En investissant dans l’intégration, l’entité investit dans la rétention de ses talents.

Amélioration de la performance

Un membre bien intégré est un membre performant. L’intégration efficace permet de raccourcir le temps nécessaire pour qu’un nouvel arrivant devienne pleinement productif. Elle assure une compréhension rapide des procédures, des logiciels et des responsabilités, permettant ainsi au nouvel arrivant de s’adapter plus rapidement à son nouvel environnement et de commencer à contribuer de manière significative aux objectifs de l’entité Le parcours d’intégration doit être conçu pour offrir une formation ciblée et pertinente qui équipe l’employé des compétences et connaissances nécessaires pour exceller dans son poste.

Une meilleure cohésion d'équipe

L’intégration est aussi une question de tissage des liens entre la jeune recrue et ses collègues. Un bon programme d’intégration favorise la cohésion d’équipe en présentant les nouvelles recrues aux équipes existantes de manière structurée, en favorisant les interactions et en encourageant la collaboration dès le début. Cela permet d’établir des relations de travail solides et de promouvoir un environnement de travail coopératif et positif. L’aspect social de l’intégration est donc tout aussi important que l’aspect technique ou opérationnel.

Alignement sur les objectifs de l'entreprise

L’intégration du nouveau salarié permet d’aligner rapidement le nouvel arrivant avec les objectifs, les procédures et la culture de l’entité. Cet alignement est essentiel car il assure que chaque membre de l’équipe travaille selon les mêmes principes et vise les mêmes buts. Cela commence par une communication claire des missions et valeurs de l’entreprise et se poursuit par un accompagnement continu pour intégrer ces éléments dans le quotidien professionnel du salarié.

Les objectifs de l’intégration du nouveau salarié pour le nouvel arrivant

Le programme d’intégration vise à favoriser son adaptation rapide à son nouvel emploi, et regroupe un grand nombre d’objectifs.

Il est destiné à faire prendre connaissance des principes de fonctionnement et de la culture générale de l’entité ainsi que l’ensemble du personnel, grâce aux visites et aux formations. Ensuite, il permet de faire connaitre au nouvel arrivant les futures relations de travail ainsi que l’équipe dont il fera partie. Ce procédé se fera notamment lors des accompagnements ou des observations auprès de ses collègues en exercice.

L’intégration vise à bien faire connaitre le poste et les missions du nouvel adhérent ! Il s’agit par exemple des approfondissements à passer avec son manager hiérarchique direct ou encore de la passation des informations pour un cas de remplacement, etc.

Quelles sont les étapes du processus d’intégration ?

Pour réussir le processus d’intégration nouveau salarié, les étapes à suivre sont les suivantes :

Anticiper l’arrivée du salarié avec les équipes management

L’anticipation permet de favoriser l’arrivée et l’intégration du membre dans sa prise d’emploi et dans sa nouvelle équipe. Elle consiste notamment à lui attribuer son bureau, à programmer tout ce qui est de la logistique et à organiser la première journée. Une fois que la décision d’embauche est prise, il faudra ainsi commencer par communiquer avec le membre pour confirmer sa date d’entrée en fonction, avec les horaires et les renseignements logistiques nécessaires. Il faudra préparer son espace de travail et lui attribuer un bureau. Cela comprend par exemple l’ordinateur, le téléphone, l’accès aux systèmes et logiciels de travail, ainsi que tous les fournitures et équipements utiles à son emploi.

Aussi, il faudra lui fournir les renseignements pratiques telles que les procédures de demande de congé, les justifications d’absence, les horaires de travail, les politiques de sécurité, les salles de pause, les toilettes, etc.

Le premier jour : l’étape décisive dans la réussite du processus d’onboarding

La préparation du premier jour est l’étape la plus importante de l’intégration du nouveau salarié, car elle créera la première impression de votre société pour le nouvel adhérent. Il faudra ainsi donner le meilleur !

En effet, plus il sera bien fait, plus le nouvel arrivant sera à son aise au sein de votre société. Pour le programme de ce premier jour, vous pouvez commencer par indiquer et montrer son nouvel espace de travail et lui offrir un cadre rassurant dès son arrivée. Prenez le temps de lui expliquer le fonctionnement de chaque équipe de travail, et transmettez-lui les documents utiles à son intégration.

Laissez-lui également un petit temps d’assimilation qui lui permettra de se familiariser avec les nouveaux outils de travail, après les formations et explications.

Programmer des rendez-vous de suivi réguliers

La programmation d’un suivi en continu durant les premiers temps d’intégration  est un point important, car la jeune recrue aura beaucoup de choses à gérer et à intégrer au début de sa prise de poste. Le suivi lui apportera notamment un grand soutien et vous devez également être à son écoute. La communication est en effet primordiale pour un collaborateur qui vient de s’intégrer et il doit pourvoir compter sur quelqu’un en cas de difficulté, surtout durant les premiers exercices de ses fonctions.

Le suivi de l’intégration peut commencer quelques jours après l’installation du nouvel arrivant à son poste, et il devra être assuré une fois par mois (durant 3 mois) par un membre de l’équipe RH.

Attribuez un(e) parrain/marraine au nouveau salarié

La désignation d’un parrain ou d’une marraine pour un nouveau membre va permettre à ce dernier d’être en contact en permanence avec une personne de l’entreprise en dehors des RH. Cette attribution va notamment valoriser l’intégration sociale du nouvel arrivant au sein de l’entreprise, et elle mettra également en valeur l’image de l’entreprise aux yeux de ce dernier.

Aussi, un parrain ou une marraine (ou encore un tuteur) est d’office un collègue expérimenté qui aura pour responsabilité d’aider son apprentis. Il pourra ainsi aider ce dernier durant ses premiers temps, en répondant aux questions, en fournissant des conseils ou encore en l’aidant à s’intégrer dans la vie sociale de l’entreprise.

Quels sont les avantages d’un logiciel d’intégration nouveau salarié en entreprise ?

Les avantages à utiliser un logiciel d’intégration nouveau salarié sont les suivants :

Promouvoir l’image de la société

La première image que verront les nouvelles recrues au sein de votre entreprise sera l’intégration ! Ainsi, à travers l’utilisation du logiciel d’Onboarding, vous pourrez leur montrer que cette dernière est favorable à l’automatisation des procédures de recrutement. Cela fera notamment apparaitre une image innovante et moderne de votre organisation ainsi que de vos services RH.

En effet, ce genre d’outil est réputé être pratique et répond aux pratiques de dématérialisation actuelles. Il permet notamment de rationaliser et d’automatiser le processus d’accueil des nouveaux recrus, et il réduira les tâches administratives manuelles.

L’outil fera ainsi gagner du temps à l’entreprise, aux responsables des ressources humaines et à la fois, aux nouveaux salariés

Réduire les couts financiers liés au turn-over

L’utilisation d’un outil d’intégration permet à l’entreprise de réduire les coûts financiers liés au turn-over ! En effet, le départ d’un ou plusieurs collaborateurs est couteux, et ce type d’outil offre plusieurs avantages favorisant la rétention du personnel.

D’abord, elle permet aux nouveaux collaborateurs d’accéder facilement à toutes les informations sur l’organisation en interne, les ressources, etc. Cela réduit notamment le besoin de solliciter des collègues ou des responsables à tout moment pour obtenir des renseignements de base. Ainsi, ces employés pourront gagner en autonomie plus rapidement.

Ensuite, l’outil d’intégration prévoit un processus structuré et automatisé, incluant des modules de formation en ligne, et qui sont garants de l’adaptation rapide des collaborateurs. Cela réduit notamment le temps nécessaire à l’intégration et assure une meilleure compréhension des attentes et des responsabilités. L’outil d’intégration inclut également des fonctionnalités de communication interne qui favorisent l’interaction entre les nouvelles recrues et les membres de l’équipe. Il s’agit par exemple des chats, des forums de discussion, des messageries instantanées, etc., encourageant à la fois l’intégration sociale pour éviter les sentiments d’isolement et de frustration.

N’hésitez pas ainsi à investir dans un outil spécialisé dans l’intégration des nouveaux salariés, qui sera vite rentabilisé par la suite !

Améliorer la productivité des salariés

L’outil d’intégration des nouveaux arrivants met à là disposition du collaborateur les renseignements clés qui permettent de facilement prendre en main sa nouvelle fonction ! Ce dernier pourra ainsi être productif, dès ses débuts au sein de l’entreprise, car il n’attendra pas longtemps pour devenir autonome comme susmentionné.

En effet, ce type d’outil est le garant d’une expérience fluide et personnalisée, et en dehors des renseignements utiles, il peut également fournir des formulaires, des vidéos d’introduction, ou encore des ressources permettant de faciliter les assimilations. Ainsi, avec tel outil, le nouvel arrivant pourra directement se concentrer sur ses missions principales et n’aura pas à gaspiller du temps pour demander de l’aide

Fidéliser son personnel

La fidélisation est également l’un des plus grands avantages de l’outil d’intégration.

En l’utilisant en effet, vous montrez votre intérêt pour votre nouvelle recrue ! Il y a notamment la préparation de sa venue avec les réunions de bienvenue, la préparation de son installation pour les premiers jours, la préparation des diverses formations ou encore l’organisation des suivis pour l’aider après ses débuts d’intégration, etc. Ainsi, l’ensemble de cette procédure fluide réduit grandement l’anxiété pour la prise en main du nouvel emploi et l’utilisation du logiciel est alors l’un des garants de la fidélisation du personnel.

Les outils qui facilitent le parcours d’intégration du nouveau salarié

Avant de vous lister les meilleurs outils d’intégration, il est important de préciser les fonctionnalités dont doivent disposer ces logiciels.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel d’intégration du nouveau salarié ?

L’outil d’intégration est un outil permettant de dématérialiser les procédures d’intégration ! Cela signifie que le traitement par papiers volants donnera place à la digitalisation, et grâce aux tableaux de bord ainsi qu’aux divers accessoires, l’outil permettra de donner de l’autonomie au nouveau membre dès son premier jour.

Ensuite, ce type d’outil propose des formulaires en ligne qui sont faciles à compléter, et cela facilite grandement les démarches d’intégration.

Aussi, certains logiciels d’intégration proposent des modules de formation en ligne qui sont destinés à aider les nouveaux employés dans l’acquisition des compétences nécessaires à leur emploi. Cela peut notamment inclure des cours interactifs, des quiz, des évaluations ou encore des certifications.
Enfin, certains logiciels permettent de faire une planification de visite pour les informations et les préventions obligatoires des recrutements de plus de 45 jours.

Poplee Socle RH pour la gestion du personnel

Le Poplee Socle RH est une plateforme numérique de gestion des ressources humaines appartenant à la suite Lucca. Il permet tout d’abord d’automatiser l’ensemble de vos tâches RH en quelques clics et offre spécifiquement des avantages dans l’onboarding.

Ensuite, le logiciel permet de personnaliser les dossiers RH, comme la configuration ou encore les mises à jour d’informations, etc.

Le Poplee Socle RH permet aussi de centraliser les données d’intégration pour faciliter leur accès. Cela permet notamment d’éviter les oublis ou les éventuelles erreurs durant le processus.

Aussi, l’outil peut être consulté à distance grâce à sa nature numérique, ce qui est très utile pour les travailleurs recrutés à distance.

Enfin, il permet d’intégrer des modules de formation en ligne ! Cela permet de fournir un contenu pédagogique adapté aux besoins de chaque recru et facilite l’apprentissage des compétences requises.

Le logiciel d’onboarding : Eurecia RH

Eurecia RH est un outil d’intégration faisant ressortir l’art d’accueillir et d’intégrer les nouvels adhérents. 
D’abord, il permet d’automatiser et de faciliter les tâches chronographes au sein du service RH de l’entreprise. Il s’agit notamment de toutes les tâches récurrentes, telles que les emails de bienvenu, les contrats ou encore les rendez-vous, etc.

Ensuite, l’outil  accompagne vos collaborateurs durant tout le parcours d’intégration ! Il s’agit notamment de la préparation de leur arrivé, du suivi de l’avancement des tâches à réaliser grâce au système de notification, etc., mais également de la prise en charge de ces derniers jusqu’à leur dernier jour au sein de l’entreprise. Il s’agit notamment de l’offboarding !

Factorial, le logiciel qui facilite vos actions de onboarding

Factorial est un outil de gestion des ressources humaines (GRH) proposant des fonctionnalités d’onboarding et offboarding, idéales pour les PME et les TPE ! Mais surtout, il vise à faciliter le processus d’intégration et offre de nombreux avantages.

Tout d’abord, Factorial prévoit l’administration électronique des formulaires pour les nouveaux employés. Il s’agit notamment de la collecte et de la gérance des données administratives. Les employés peuvent remplir les formulaires nécessaires en ligne, et cela réduit la paperasserie et facilite le stockage des données.

Factorial offre également un portail d’intégration auquel les nouveaux employés peuvent accéder à tous les renseignements ainsi qu’aux ressources dont ils ont besoin pour se familiariser avec l’entreprise. Cela peut inclure des documents de bienvenue, des manuels d’entreprise des calendriers d’intégration ou encore des politiques internes, etc.

Intégration nouveau salarié - FAQ

Exemple d'Onboarding réussi

Un Onboarding réussi est souvent le produit d’une stratégie bien pensée qui prend en compte à la fois les besoins de l’entreprise et ceux du nouvel employé. Voici plusieurs exemples illustres d’entreprises qui ont mis en place des processus d’intégration exemplaires :

Google : Chez Google, le processus d’intégration commence avant même que le nouvel employé ne mette un pied dans l’entreprise. Les futurs Googlers reçoivent des communications les préparant pour leur premier jour, et dès leur arrivée, ils sont plongés dans la culture Google grâce à une semaine d’orientation appelée “Noogler orientation”. Ils sont ensuite accompagnés par des collègues expérimentés et ont accès à une plateforme interne regorgeant de ressources pour les aider dans leur parcours.

Twitter : Twitter offre un programme d’onboarding nommé “Yes to Desk”, qui commence dès l’acceptation de l’offre et se poursuit pendant les premières semaines de travail. Les nouveaux employés sont accueillis avec un petit-déjeuner et passent leur première journée à apprendre sur la culture et les valeurs de Twitter. Ils reçoivent également un guide de l’onboarding et sont assignés à un mentor pour les aider à naviguer dans leur nouvel environnement.

Zappos : Zappos a mis en place un processus d’intégration qui dure quatre semaines, où les nouveaux employés, quelle que soit leur position, passent du temps au centre d’appels pour apprendre à connaître les produits, les clients et l’essence de la culture d’entreprise. L’entreprise met l’accent sur les valeurs et la culture et offre même aux nouveaux employés une prime pour partir s’ils sentent que l’entreprise n’est pas adaptée à eux après la période d’intégration. Cela garantit que seuls les employés véritablement alignés avec la philosophie de l’entreprise restent, renforçant ainsi l’engagement et la cohésion interne.

Quelle est la durée d’une période d’intégration ?

La durée d’une période d’intégration varie en fonction de l’entreprise, de l’emploi et du niveau d’expérience du nouvel employé. En général, elle peut durer de quelques jours à plusieurs mois. Pour les emplois nécessitant moins de compétences techniques, une période d’intégration peut être relativement courte, par exemple une à deux semaines. Pour les rôles plus complexes ou les niveaux de direction, l’intégration peut s’étendre sur plusieurs mois, le temps que le nouvel employé s’acclimate à tous les aspects de son nouveau rôle. Il est crucial que la période d’intégration soit suffisamment longue pour que l’employé se sente confiant et prêt à remplir ses fonctions de manière autonome. Une bonne pratique consiste à avoir des points de suivi réguliers au-delà de la période formelle d’intégration pour s’assurer de l’adaptation continue du nouvel employé.

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