Comment créer un tableau de bord social efficace ?

Le tableau de bord social, qu'est-ce que c'est et pourquoi l'utiliser ? Découvrez ses bénéfices et les règles d'or pour le construire.

Les données jouent un rôle de plus en plus important dans l’activité des départements d’entreprise, dont les Ressources Humaines. En effet, les équipes RH ont besoin de gérer et analyser les données des employés pour prendre des décisions éclairées concernant leur stratégie RH. Mais la collecte et l’analyse de ces données peut être écrasante si vous ne disposez pas des bons outils pour l’automatiser.

C’est là qu’intervient le tableau de bord social. Faisons le point sur son fonctionnement, ses fonctions clés, ses bénéfices et nos conseils pour créer des tableaux de bord sociaux pertinents pour votre entreprise.

Table des matières

Qu’est-ce qu’un tableau de bord social ?

Le tableau de bord social (TBS), aussi appelé tableau de bord RH ou dashboard RH, est un outil de reporting RH. Autrement dit, c’est un outil clé de Business Intelligence RH (ou BIRH). En gestion des ressources humaines, les tableaux de bord sociaux sont des outils indispensables pour analyser, visualiser et prendre des décisions qui ont un impact positif sur votre organisation grâce à des indicateurs précis : l’effectif d’entreprise (effectif salarié), le taux de roulement, le taux d’absentéisme…

Ces indicateurs sont présentés sur une interface illustrée de tableaux et de graphiques. Ceux-ci sont construits sur la base de mesures de performance choisies par l’organisation elle-même selon sa stratégie d’entreprise.

Ils permettent d’offrir au/à la DRH une vision globale de la situation des collaborateurs et de l’impact des actions RH. Ils s’adressent aussi aux membres du département RH en leur permettant d’avoir une vision synthétique des effectifs.

Quels sont les objectifs du tableau de bord social ?

La gestion des ressources humaines évolue et de nouveaux outils de reporting sont disponibles aujourd’hui pour vous aider dans les tâches quotidiennes de gestion des ressources humaines. Pour répondre aux exigences de rapidité, de performance et d’efficacité au sein de votre organisation, les tableaux de bord sociaux sont un outil de choix. Leurs objectifs sont les suivants :

  1. Accélérer et simplifier le reporting RH ;
  2. Offrir aux Directions Générales, aux DRH et aux équipes RH une vision claire de la situation des collaborateurs ;
  3. Faciliter la prise de décisions au sein de ces différentes entités ;
  4. Permettre d’optimiser la stratégie RH à long terme et de tirer plus de valeur de vos données.

Et ses bénéfices alors ?

Les tableaux de bord RH présentent de nombreux bénéfices pour les entreprises.

  • Simplifiez la diffusion et la compréhension de vos données : Grâce à des graphiques intuitifs et une interface centrale, ils rendent les données accessibles à chacun dans l’entreprise. Pas besoin d’être un data analyst pour pouvoir y accéder et les assimiler.
  • Renforcez votre flexibilité : Le tableau de bord social offre de la flexibilité de deux façons différentes. D’abord parce qu’il permet un accès rapide aux informations-clés pour les RH. Ensuite parce que la plupart des tableaux de bord sont aujourd’hui construits avec des outils de Business Intelligence en mode Cloud, accessibles à distance par un navigateur.
  • Améliorez votre productivité : Ces tableaux présentent vos indicateurs RH sur une seule et même interface, ce qui facilite le travail des collaborateurs. Plus besoin de chercher sur différents fichiers Excel, ils sont tous rassemblés dans vos TBS.
  • Facilitez la prise de décisions liées aux RH : Les tableaux de bord d’analyse peuvent aider les RH à prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides. Ils disposent en effet de toutes les informations nécessaires pour avoir une vision claire de la situation.
  • Rendez vos campagnes et votre stratégie RH plus efficaces : Chaque tableau RH permet de mesurer l’impact des actions RH en temps réel. Ainsi, ils offrent ensemble la possibilité d’optimiser ces actions et la stratégie RH dans son ensemble.

Quels sont les indicateurs d’un tableau de bord social ?

Les indicateurs présentés dans un tableau de bord social sont des indicateurs de performance RH (ou KPI RH). Ce sont des métriques chiffrées qui aident les organisations à suivre leurs résultats en matière de Ressources Humaines. Plus précisément, ce sont les mesures qui leur permettent de comprendre le capital humain d’une organisation et de mesurer l’efficacité de ses initiatives RH.

Un tableau de bord RH rassemble une sélection de ces indicateurs, tout comme le tableau de bord d’une voiture. Les indicateurs RH peuvent être divisés en quatre familles : les indicateurs financiers, les indicateurs de santé et sécurité professionnelle, les indicateurs RH prévisionnels et les indicateurs de climat social.

Des exemples de KPI RH

Pour vous aider à démarrer sur vos propres tableaux de bord d’analyse RH, vous trouverez ci-dessous des mesures que vous devriez prendre en compte. Il est impossible de dresser un catalogue exhaustif des KPI RH, mais voici quelques pistes pour vous aider à choisir les vôtres. Les indicateurs RH importants incluent :

  • Les effectifs totaux et par équipe
  • L’âge moyen des collaborateurs
  • Le délai moyen d’embauche
  • Le taux de rétention
  • La masse salariale
  • Le taux d’absentéisme
  • Le taux d’acceptation des offres
  • Les postes vacants
  • Le taux de satisfaction des employés
  • La répartition hommes/femmes au sein de l’entreprise
  • Le total d’heures supplémentaires

Si cette liste semble longue, c’est parce qu’elle l’est ! Le recrutement, les entretiens, l’embauche, la formation, l’emploi et même le licenciement ou la perte de personnes sont des informations que l’entreprise a vraiment besoin de suivre. Comprendre ces informations et agir correctement en conséquence peut aider votre entreprise à croître, à réussir et à prospérer. L’incompréhension peut conduire à l’échec et détruire une entreprise et sa culture de travail.

Comment élaborer un tableau de bord social ?

Envie de vous lancer et créer vos propres tableaux de bord sociaux ? Suivez les quatre étapes ci-dessous pour créer un tableau de bord social optimal afin d’avoir un meilleur aperçu de vos performances RH et de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas :

Étape 1 : Faites le point sur vos besoins

Tout d’abord, il est indispensable d’identifier vos objectifs et vos besoins. Cette étape, qui ne doit pas être prise à la légère, doit permettre aux DRH de mieux cibler les résultats attendus et de prioriser. Ces objectifs et besoins doivent être étroitement liés à votre stratégie de l’entreprise. Déterminer vos priorités permet également de faire le bon choix des métriques à inclure dans les tableaux de bord. 

Bien que les métriques RH soient toutes intéressantes, elles ne présentent pas le même intérêt pour votre organisation. Et trop de métriques feront perdre au tableau de bord son efficacité et son intérêt. Trop de KPI tuent les KPI.

Étape 2 : Choisissez vos indicateurs de performance RH

Dans un deuxième temps, il vous faut choisir les KPI que vous aller suivre dans votre tableau. Nous vous recommandons d’en choisir une dizaine au maximum. Commencez par tester une sélection de dix KPI et vous pourrez ensuite remplacer les KPI qui ne correspondent pas suffisamment à vos besoins. Le but est de sélectionner des indicateurs qui fournissent des renseignements correspondant à vos objectifs.

N’oubliez pas que vous pouvez vous créer tout un éventail de dashboard sociaux spécialisés : un tableau de bord des formations, un dashboard des embauches, un autre dédié au turn-over… Alors répartissez vos KPI et choisissez-en 10 pour chacun de façon stratégique.

PROCESSUS ONBOARDING

Voici des mesures que vous pourriez inclure dans votre tableau de bord social :

  • Des mesures de recrutement, telles que le temps d’embauche et le nombre de postes vacants pourvus ;
  • Le niveau de satisfaction des employés ;
  • Des mesures de planification de la main-d’œuvre, telles que le nombre d’employés ;
  • Le taux rotation ;
  • La proportion de formation annuelle.

Étape 3 : Appuyez-vous sur un outil de reporting social

Bien qu’il puisse être tentant de configurer un tableau de bord à l’aide d’Excel, cela est sujet à des erreurs de saisie de données et à un manque de contrôle de version. Excel et les feuilles de calcul ont leurs limites et ne permettent pas de construire un tableau de bord très puissant.

Si c’est ce que vous souhaitez, nous vous conseillons de vous appuyer sur un logiciel de Business Intelligence RH (aussi appelé un outil de reporting RH). Il vous aidera à collecter automatiquement toutes les données nécessaires, à les centraliser, à les nettoyer et à les analyser. De plus, il facilite aussi la construction de tableaux de bord, grâce à des modèles pré-paramétrés, la production de rapports et le contrôle des droits d’accès à vos données.

Plus vous utilisez le tableau de bord, et plus vous le nourrissez de données, plus il deviendra précis. Grâce à votre logiciel de BIRH, vous aurez aussi la possibilité de le mettre à jour automatiquement, pour qu’il soit toujours à jour, et de le rendre très parlant grâce à ses outils de data visualisation.

Besoin de conseils d’outils de reporting ? Nos experts peuvent vous recommander l’outil le plus adapté à vos besoins.

Étape 4 : Construisez des TBS dynamiques

Plus que jamais, il est essentiel pour les entreprises de disposer d’une vue simple d’accès, facile à comprendre, unique et en temps réel de l’ensemble de leurs données RH. Il ne vous reste plus qu’à créer le nouveau tableau de bord RH dynamique et interactif de votre entreprise ! Commencez par localiser les données dont vous aurez besoin avant de lister les sources de données qui seront mobilisées. Il sera ensuite temps de déterminer comment organiser vos données.

Vous pouvez utiliser les méthodes de tri suivantes :

  • Définir des catégories pour vos métriques. Par exemple, vous pouvez trier les données des employés par département (marketing, ventes…)
  • Trier par niveau de détail. Cela signifie utiliser des métriques secondaires pour approfondir votre analyse : vous pouvez par exemple trier les données de paie par niveau d’ancienneté.
  • Trier par causalité. Définissez les variables qui pourraient avoir un impact sur vos données. Les taux d’absence pourraient-ils être saisonniers ? Votre investissement dans un meilleur régime de retraite d’entreprise augmente-t-il les taux de rétention des employés ?

Une fois ces décisions prises, il ne vous restera plus qu’à vous lancer avec votre solution de BI RH.

  1. Connectez vos sources de données à votre logiciel.
  2. Choisissez quelle mise en forme graphique vous utiliserez pour chacun des 10 KPI que vous avez sélectionnés.
  3. Travaillez la mise en forme de votre tableau pour qu’il soit le plus intuitif possible : travaillez vos titres, vos textes explicatifs, vos couleurs etc.
  4. Partagez votre tableau de bord avec vos collaborateurs concernés et n’hésitez pas à les former à son utilisation.

Envie d’en savoir plus sur les tableaux de bord RH et sur les logiciels de BIRH ? N’hésitez pas à nous contacter pour échanger avec l’un de nos experts en RH. Nous sommes un intégrateur expérimenté en reporting et tableaux de bord.

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