Respecter les deadlines, mettre en place une organisation rigoureuse, manager les équipes, savoir réagir face aux imprévus… la gestion de projet peut s’avérer un véritable défi pour les entreprises. Il est toutefois essentiel d’en assurer l’efficacité pour éviter d’affecter la productivité des collaborateurs, de ralentir l’atteinte des objectifs et de nuire à la performance globale.
Pour garantir la réussite de votre gestion de projet, vous ne devez pas hésiter à vous équiper d’un ERP doté d’un module prévu à cet effet.
Au programme
Qu’est-ce qu’un ERP avec une gestion de projet ?
L’utilité d’un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) pour le pilotage d’une entreprise n’est plus à démontrer. Grâce à son architecture modulaire, cet outil peut couvrir un grand nombre de processus opérationnels. Chaque module ERP comporte un ensemble de fonctionnalités dédiées à une activité ou à un service spécifique. Les ERP permettent généralement de rationaliser et d’optimiser :
- La gestion financière et comptable ;
- La gestion commerciale (avec le module ERP gestion à l'affaire) ;
- La gestion de la relation client ;
- La gestion des ressources humaines (avec le module ERP RH) ;
- La gestion des stocks ;
- La gestion de la production ;
- La gestion de la chaîne logistique.
Ces logiciels vous offriront donc une vision globale de votre activité. Certaines solutions embarquent aussi un module de gestion de projet. Ce dernier vous permettra entre autres de :
- Définir votre budget ;
- Planifier vos ressources humaines et matérielles ;
- Gérer votre planning ;
- Répartir les tâches à vos collaborateurs ;
- Suivre l’avancée des tâches de chaque collaborateur ;
- Créer des tableaux de bord précis ;
- Évaluer la rentabilité d’un projet.
Plus précisément, grâce à un logiciel ERP avec une gestion de projet, vous pourrez gérer les charges de travail de vos équipes. Vous serez aussi en mesure de suivre les temps passés ainsi que la disponibilité et le taux d’occupation des ressources. De plus, cet outil vous aidera à déterminer le coût global de vos projets.
Ce type d’ERP va plus loin que les logiciels de planification ou de gestion de tâches en matière de management des données projet. C’est une solution collaborative qui exploite les données renseignées par les chefs de projet et les équipes projet pour optimiser la gestion et la planification des ressources.
Pourquoi prendre un ERP pour votre gestion de projet ?
Planification et suivi des projets détaillés
Tout d’abord, un module ERP gestion de projet vous permettra de mener à terme vos projets en les structurant et en en posant les différents jalons. Il n’est pas rare de voir s’éterniser la réalisation d’un projet en raison d’un manque d’organisation.
Le module dédié du PGI avec une gestion de projet propose des outils qui offrent la possibilité de planifier des projets dans les moindres détails.
Le diagramme de Gantt en fait partie. Cet outil permet de représenter l’ensemble des tâches à accomplir et de suivre la progression d’un projet. Il aide aussi à définir des objectifs clairs et réalistes, c’est-à-dire qui sont atteignables et qui concordent avec l’activité de votre entreprise. Qui plus est, un diagramme de Gantt vous donnera la possibilité d’évaluer la charge de travail induite par chaque tâche et le temps nécessaire à son exécution. Ainsi, vous pourrez équilibrer les charges de travail pour éviter que certains collaborateurs se sentent lésés.
Bref, un ERP avec une gestion de projet vous permettra de mettre en place une organisation claire et suivie. Si tout est bien planifié, organisé et anticipé, vous préviendrez les retards de réalisation et limiterez le coût final de vos projets.
Collaboration
Par ailleurs, l’utilisation d’un ERP pour votre gestion de projet améliorera notablement la communication et la collaboration au sein de votre entreprise. En effet, le logiciel favorisera la connexion entre vos différents services et facilitera l’échange d’informations. Chaque service pourra interagir sans aucun mal avec les autres.
En guise d’illustration, le service achats aura la possibilité de transmettre aux équipes de production les données ou les documents dont elles peuvent avoir besoin, et inversement. Il s’agit d’un avantage indéniable étant donné que la cohésion d’équipe et le partage de données sont déterminants pour la réussite d’un projet.
Dans le même temps, l’ERP facilitera le travail de chacun, car vos collaborateurs disposeront des informations nécessaires pour réaliser leurs tâches efficacement.
Contrôle des coûts
D’autre part, ce logiciel vous permettra de mieux suivre vos projets. Comme indiqué précédemment, le PGI comporte différents modules qui lui permettent de correspondre parfaitement à l’activité et aux besoins de votre entreprise. Celui dédié à la gestion de projet embarque des fonctionnalités qui vous aideront à contrôler vos projets et leurs coûts.
Tel est particulièrement le cas des fonctionnalités qui se rapportent à la planification des tâches, à la visualisation de l’avancée du projet et à la gestion budgétaire.
Grâce à l’ERP, il sera plus simple pour les chefs de projet de définir leurs priorités. Ceux-ci auront aussi moins de difficultés à identifier les points de vigilance. De cette manière, ils pourront limiter les blocages et organiser les processus de façon optimale.
Sécurité des données
La sécurisation des données est une autre raison d’utiliser un logiciel ERP pour votre gestion de projet. Les données d’un projet peuvent être sensibles et confidentielles. Il est de ce fait primordial de les protéger.
Pour ce faire, le PGI peut notamment vous permettre de définir des droits d’accès et de gérer les droits de modification. S’il s’agit d’une solution basée sur le cloud, vous pourrez également stocker vos données sur des serveurs distants. De ce fait, vous ne perdrez aucune donnée en cas de perte, de vol ou de destruction de vos équipements physiques.
Mobilité
Il convient de noter qu’un ERP SaaS avec un module de gestion de projet favorise aussi le travail à distance. En effet, vos collaborateurs pourront s’y connecter à tout moment, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
L’espace de travail central offert par ce type de logiciel permettra à vos équipes de communiquer et de collaborer aussi facilement et efficacement que si elles étaient réunies au même endroit.
C’est un avantage incontestable si votre activité implique de déployer des agents sur terrain ou si vous avez adopté un mode d’organisation hybride. Idem si vous collaborez avec des partenaires localisés dans différents pays.
Satisfaction client
Enfin, un PGI comportant un module de gestion de projet contribuera à améliorer la satisfaction de vos clients. En réalisant vos projets dans les délais prévus et dans le respect du budget, vous éviterez de mécontenter vos clients. En parallèle, vous dégagerez du temps que vous pourrez consacrer pour mieux traiter les demandes de ces derniers.
Dans les deux cas, vous renverrez l’image d’une entreprise fiable auprès de votre cible. Or, des clients satisfaits et en confiance sont plus enclins à revenir vers vous et à recommander votre marque à leur entourage.
Quel ERP pour votre gestion de projet ?
Vous trouverez sur le marché de nombreux systèmes ERP qui incluent un module de gestion de projet. Il ne suffit cependant pas de choisir n’importe laquelle d’entre elles. Pour éviter toute déconvenue, vous devez vous procurer un PGI adapté à la taille de votre entreprise et capable de répondre à vos besoins spécifiques. Si votre structure appartient à la catégorie des PME, l’une des solutions suivantes est susceptible de lui convenir.
Business Central, l'ERP de Microsoft
Business Central, ou plus exactement Dynamics 365 Business Central, est une solution de gestion d’entreprise complète développée par Microsoft pour les PME. Que vous optiez pour la licence Essentials ou Premium, vous accéderez à un module de gestion de projet. Ce dernier prend en charge les tâches courantes en gestion de projet comme :
- La création d’un projet ;
- La planification et la budgétisation des ressources ;
- La création de feuilles de temps ;
- Le suivi de l’avancement des tâches.
Sage X3
Sage X3 est un ERP convivial et souple qui offre une pléthore de fonctionnalités visant à optimiser la gestion d’entreprise. Ce logiciel vous permettra de mener à bien vos projets grâce à des fonctionnalités performantes comme :
- L’organigramme des tâches d’un projet ;
- La ventilation des coûts du projet ;
- La description des différents niveaux de budget de manière à faciliter le suivi des coûts ;
- La répartition des tâches aux collaborateurs ;
- La fonction avancée de copie de projets ;
- La fonction de suivi financier afin de gérer le budget et les dépenses liées à un projet.
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