L’entretien individuel est un rendez-vous périodique entre un manager et son collaborateur. C’est un moment de pause formel aux multiples enjeux, opérationnels, managériaux et stratégiques. Pour l’employeur, l’entretien individuel est un outil d’évaluation professionnelle, de cadrage, de motivation et de valorisation. Pour le salarié, c’est un temps d’expression où il peut faire part de ses éventuelles difficultés, de ses attentes professionnelles et de ses souhaits d’évolution. Pour les services Ressources Humaines, les comptes-rendus d’entretien sont des ressources essentielles pour adapter les politiques de développement des compétences et de formation.
L’entretien individuel peut générer du stress, aussi bien côté manager que côté salarié. Cadrer et préparer le rendez-vous est indispensable pour réussir à exploiter toute la richesse de cet outil au cœur des ressources humaines. Comment se déroulent les entretiens individuels en entreprise ? Quels sont leurs enjeux et leurs objectifs ? Quels sont les thèmes qui doivent être abordés ? Quelles sont les règles à respecter dans leur mise en œuvre ? Comment les services Ressources Humaines peuvent-ils accompagner les managers et salariés dans la réalisation des entretiens annuels ? Comment un logiciel de gestion des entretiens individuels peut-il vous aider à optimiser vos campagnes ? On vous dit tout dans notre guide RH à télécharger ci-dessous 👇
Comment se déroulent les entretiens individuels en entreprise ?
L’entretien individuel est un exercice complexe pour le manager. Il poursuit plusieurs objectifs opérationnels et managériaux. C’est aussi un moment de libération de la parole du salarié. Quels sont les thèmes à aborder ? Comment cadrer l’entretien et le mener dans une atmosphère sereine et bienveillante ? Voici quelques règles de cadrage.
La fréquence des entretiens individuels
L’entretien individuel – encore appelé entretien annuel -, est un outil d’évaluation des performances au travail et du bien-être des salariés.
Il n’existe aucune obligation quant à la fréquence des entretiens individuels, sauf mention contraire dans la convention collective.
En règle générale, il est recommandé d’organiser une campagne d’entretiens tous les ans ou tous les deux ans. Au-delà de cette durée, ces rendez-vous perdraient en pertinence.
Pour rappel, l’entretien individuel ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel. Leurs objectifs diffèrent. Ce dernier se focalise sur le parcours professionnel du salarié, son évolution et ses perspectives de carrière. Il est obligatoire et doit être organisé tous les deux ans.
Quel est l’objectif de l’entretien individuel ?
L’entretien individuel se focalise sur le parcours du salarié, ses évolutions de carrière et ses perspectives d’avenir.
Il a d’abord une visée très opérationnelle. Ce rendez-vous formalisé est l’occasion pour les managers de faire le point avec chaque collaborateur sur ses missions, ses résultats et ses compétences. L’échange permet de construire des bases solides pour atteindre les objectifs de service. Après avoir réalisé le bilan professionnel des derniers mois, le manager formalise les nouveaux objectifs et les indicateurs de performance (KPI) ) à atteindre. L’analyse de l’efficacité professionnelle du salarié et de ses compétences aident à identifier les pistes d’amélioration et les moyens à mobiliser pour progresser (formations, changement d’organisation,…)
Au-delà de cet aspect très opérationnel, l’entretien individuel est un outil de management et de motivation. C’est l’opportunité d’échanger sur le bien-être du salarié et de mesurer sa satisfaction vis-à-vis de ses missions, de ses conditions de travail et de ses relations dans l’équipe. C’est aussi l’occasion d’évoquer avec lui ses éventuelles difficultés et ses souhaits d’évolution professionnelle et salariale.
L’entretien individuel est enfin un outil stratégique pour l’entreprise. Les résultats sont exploités par les services Ressources Humaines pour renforcer la pertinence des politiques RH. Également, un salarié écouté et qui dispose d’une vision claire, d’objectifs précis et de perspectives d’évolution, gagne en efficacité. Une campagne d’évaluation professionnelle suivie d’actions concrètes aide à faire progresser la performance individuelle et collective.
De quoi parler pendant un entretien individuel ?
Plusieurs thèmes doivent être abordés lors d’un entretien individuel. Il est important de bien préparer en amont votre entretien. Pour ne rien oublier des thématiques à évoquer, voici un petit listing des axes à suivre :
- Bilan de la période écoulée depuis le dernier entretien.
- Analyse des objectifs passés et présentation des objectifs futurs.
- Évaluation des compétences (savoir, savoir-être et savoir-faire).
- Évaluation du bien-être et de la satisfaction au travail.
- Perspectives de carrière (souhaits d’évolutions et de formations, prétentions salariales).
Bon à savoir : les questions personnelles relatives à la vie privée du salarié (âge, état de santé, origine, orientation sexuelle, appartenance syndicale) ne doivent jamais être évoquées lors d’un entretien individuel. L’employeur pourrait être poursuivi pour discrimination ou harcèlement moral.
Les entretiens individuels sont-ils obligatoires ?
Les entretiens individuels ne sont pas obligatoires. Vous êtes libre de les mettre en œuvre ou non dans votre entreprise. En revanche, si vous décidez de déployer cet outil d’évaluation du travail et des compétences, vous devez respecter les procédures et obligations qui y sont liées.
La procédure de mise en œuvre des entretiens individuels
Les entretiens annuels sont susceptibles d’avoir une incidence sur l’évolution de carrière et/ou la rémunération des salariés. Leur organisation peut également engendrer du stress et une pression psychologique chez certains collaborateurs.
C’est à ce titre que vous devez ouvrir une procédure d’information – consultation du Comité Social et Économique (CSE) avant de déployer les entretiens annuels.
Les éléments à fournir au CSE sont laissés à la libre appréciation de l’employeur. Les élus ont néanmoins le droit de solliciter des informations complémentaires. Vous ne pouvez pas refuser de les transmettre dès lors qu’elles permettent une meilleure compréhension du dossier. Le contrôle du CSE porte sur :
- La pertinence des informations demandées aux salariés : les éléments recueillis doivent avoir pour seule finalité l’appréciation des aptitudes professionnelles.
- La pertinence et l’adaptation des méthodes et techniques d’évaluation par rapport à l’objectif de l’entretien individuel.
Les obligations des entreprises en matière d’entretiens
Dans le souci de protéger les salariés, les employeurs sont soumis à cinq obligations dans le cadre de la mise en place des entretiens individuels :
- L’information au salarié : l’article L.1222-3 du Code du Travail est clair. Le salarié doit être expressément informé, en amont de l’entretien individuel, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle mises en œuvre à son égard. L’article suivant précise qu’« aucune information personnelle d’un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance ». À défaut d’information, le salarié peut contester le processus auprès du juge des référés et obtenir des dommages et intérêts.
- La déclaration à la CNIL : vous êtes tenu de déclarer le dispositif des entretiens individuels auprès de la CNIL. Des données personnelles sont en effet collectées au cours des entretiens et enregistrées sous format informatique.
- L’objectivité des méthodes d’évaluation : les méthodes d’évaluation doivent être objectives et vérifiables, ne porter que sur les compétences et aptitudes professionnelles et ne pas porter atteinte à la dignité et au respect de la vie privée.
- La loyauté : toute demande d’information au salarié, en amont ou au cours de l’entretien individuel, doit être en lien direct avec ses compétences.
- La confidentialité : les résultats de l’évaluation professionnelle sont strictement confidentiels.
Quels sont les droits et obligations des salariés ?
Les salariés sont soumis à trois obligations :
- L’obligation de se soumettre à l’entretien individuel : un salarié ne peut pas se soustraire à un entretien annuel. Un refus est considéré comme une faute grave pouvant justifier un licenciement.
- L’impossibilité d’être assisté par un représentant du personnel : l’entretien annuel est un rendez-vous professionnel individuel portant sur l’évaluation des compétences et du travail. Ce sont des échanges confidentiels dans un domaine qui n’est pas du ressort du Comité Social et Économique.
- L’obligation de répondre de bonne foi.
Le salarié a le droit d’accéder aux résultats de son évaluation professionnelle.
Comment optimiser la gestion des entretiens individuels ?
Pour que l’entretien individuel se déroule dans des conditions sereines, soit productif et atteigne ses objectifs, il est indispensable qu’il soit bien préparé en amont. Un logiciel RH de gestion des entretiens individuels facilite leur organisation et la gestion des documents et échanges.
Quelles sont les bonnes pratiques de l’entretien individuel ?
La trame de l’entretien individuel doit être préparée en amont et harmonisée pour l’ensemble des salariés. La construire en concertation avec les managers est la garantie d’une trame adaptée aux réalités et préoccupations opérationnelles. Pour élaborer le contenu de l’entretien individuel, vous pouvez vous baser sur l’existant et le faire évoluer en fonction des priorités fixées par la direction. La trame de l’entretien individuel peut varier selon l’objectif principal donné à l’entretien annuel dans votre entreprise : repérer et corriger les dysfonctionnements, améliorer le bien-être et/ou accroître les compétences internes.
La trame de l’entretien individuel est un document vivant. Elle évolue au fur et à mesure des campagnes d’évaluation professionnelle, en tenant compte des retours opérationnels des managers et des salariés. La trame d’entretien est accompagnée de documents complémentaires, comme la grille d’évaluation des compétences, la liste des formations suivies par chaque salarié, la fiche de poste ou encore le référentiel d’emploi et de compétences. En amont des entretiens individuels, il peut être pertinent d’organiser une action de formation à destination des managers. L’objectif est double : leur faire partager la même vision de l’entretien individuel et les former aux bonnes pratiques et à l’écoute active et bienveillante pour des entretiens sereins et productifs.
Un compte-rendu de l’entretien est rédigé, signé par les deux parties. Intégré au dossier personnel du salarié, il permet aux Ressources Humaines de réaliser le bilan de la campagne d’évaluation et de mettre en place, avec le manager, les actions post-entretien qui crédibilisent le processus.
Réaliser vos campagnes d’entretiens individuels avec Poplee Entretiens
Touchant à l’humain, l’entretien individuel est un outil de ressources humaines et de management sensible et complexe à mettre en place.
Le logiciel de gestion des talents Poplee Entretiens vous aide à organiser vos campagnes d’entretien. Il facilite leur réalisation à toutes les étapes du processus :
- L’organisation des campagnes d’entretien : vous pouvez créer autant de formulaires personnalisables que vous le souhaitez et piloter vos campagnes d’évaluation depuis le tableau de bord.
- La réalisation des entretiens individuels : l’automatisation de la communication en amont des questionnaires, trames d’entretien et grilles d’évaluation permettent à vos managers et salariés d’arriver préparés au rendez-vous pour un véritable échange managérial et fixer ensemble les objectifs à venir.
- L’analyse des résultats : les réponses sont centralisées. Vous pouvez les exporter pour préparer votre plan de formation et peaufiner votre politique RH.
- L’organisation des actions post-entretiens : le logiciel Poplee Entretiens permet de réaliser les demandes de formations en ligne.
Avec le logiciel de gestion des entretiens Poplee Entretiens, vous vous libérez des tâches chronophages pour vous concentrer sur l’essentiel : analyser les bilans et les exploiter pour une politique RH performante !
