Comment gérer au mieux vos entretiens individuels ?

La gestion des entretiens est souvent une taxe complexe pour les ressources humaines, découvrons comment simplifier cette gestion.

L’entretien individuel est un rendez-vous périodique entre un manager et son collaborateur. C’est un moment de pause formel aux multiples enjeux, opérationnels, managériaux et stratégiques. Pour l’employeur, c’est un outil d’évaluation, de cadrage, de motivation et de valorisation. Pour le salarié, c’est un temps d’expression où il peut faire part de ses éventuelles difficultés, de ses attentes et de ses souhaits de développement. Pour les services RH, les comptes-rendus d’entretien sont des ressources essentielles pour adapter les politiques de développement des compétences et de formation.

Cet entrevue peut générer du stress, aussi bien côté manager que côté salarié. Cadrer et préparer le rendez-vous est indispensable pour réussir à exploiter toute sa richesse au cœur du service RH. Comment se déroulent-ils ? Quels sont leurs enjeux et leurs buts ? Quels sont les thèmes qui doivent être abordés ? Quelles sont les règles à respecter dans leur mise en œuvre ? Comment les services RH peuvent-ils accompagner les responsables et collaborateurs dans leurs réalisations ? Comment un logiciel de gestion des entrevues individuelles peut-il vous aider à optimiser vos campagnes ? On vous dit tout dans notre guide RH à télécharger ci-dessous 👇 

Comment se déroulent les entretiens individuels en entreprise ?

L’entretien individuel est un exercice complexe pour le manager. Il poursuit plusieurs objectifs opérationnels et managériaux. C’est aussi un moment de libération de la parole du salarié. Quels sont les thèmes à aborder ? Comment le cadrer et le mener dans une atmosphère sereine et bienveillante ? Voici quelques règles de cadrage.

Quand a lieu les entretiens individuels ?

L’entretien individuel ou “entretien annuel” est un moments clé pour évaluer les performances et le bien-être des collaborateurs. Bien qu’ils soient souvent organisés sur une base annuelle, leur fréquence n’est pas strictement réglementée par la loi. Les sociétés ont la liberté de choisir le moment et l’intervalle de ces entretiens, en fonction de leurs besoins et de leur culture organisationnelle.

Il est courant de les voir se dérouler tous les ans ou tous les deux ans. Une fréquence annuelle est généralement privilégiée pour maintenir un suivi régulier des performances et du bien-être des employés. Cependant, il est important de noter que si la convention collective applicable à l’entreprise mentionne une fréquence spécifique, celle-ci doit être respectée.

Il est crucial de distinguer l’entretien individuel de l’entretien professionnel. Ce dernier, qui se concentre sur le parcours professionnel, l’avancement et les perspectives de carrière du salarié, est réglementé par la loi et doit être réalisé tous les deux ans. En revanche, pour les entretiens individuels, la flexibilité est de mise. Les sociétés peuvent les organiser selon un rythme qui leur semble le plus adapté, que ce soit chaque année, tous les deux ans, ou même à des intervalles plus courts comme tous les trimestres. Cette flexibilité permet aux services des RH de s’adapter aux dynamiques spécifiques de la société et de répondre de manière plus efficace aux besoins de leurs collaborateurs.

Quel est l’objectif de l’entretien individuel ?

L’entretien individuel se focalise sur le parcours du salarié, ses évolutions de carrière et ses perspectives d’avenir.

Il a d’abord une visée très opérationnelle. Ce rendez-vous formalisé est l’occasion pour les responsables de faire le point avec chaque collaborateur sur ses missions, ses résultats et ses capacités. L’échange permet de construire des bases solides pour atteindre les objectifs de service. Après avoir réalisé le bilan professionnel des derniers mois, le manager formalise les nouveaux objectifs et les indicateurs de performance (KPI) ) à atteindre. L’analyse de l’efficacité du salarié et de ses aptitudes aident à identifier les pistes d’amélioration et les moyens à mobiliser pour progresser (formations, changement,…)

Au-delà de cet aspect très opérationnel, l’entretien individuel est un outil de management et de motivation. C’est l’opportunité d’échanger dans l’année sur le bien-être du salarié et de mesurer sa satisfaction vis-à-vis de ses missions, de ses conditions de travail et de ses relations dans l’équipe. C’est aussi l’occasion d’évoquer avec lui ses éventuelles difficultés et ses souhaits de développement professionnelle et salariale.

C’est enfin un dispositif stratégique pour la société. Les résultats sont exploités par les services RH pour renforcer la pertinence des politiques RH. Également, un salarié écouté et qui dispose d’une vision claire, d’objectifs précis et de perspectives d’évolution, gagne en efficacité. Une campagne d’évaluation suivie d’actions concrètes aide à faire progresser la performance individuelle et collective

De quoi parler pendant un entretien individuel ?

Plusieurs thèmes doivent être abordés lors de cet entretien. Il est important de bien le préparer en amont. Pour ne rien oublier des thématiques à évoquer, voici un petit listing des axes à suivre :

  • Bilan de la période écoulée depuis la dernière entrevue. 
  • Analyse des objectifs passés et présentation des futurs.
  • Évaluation des aptitudes (savoir, savoir-être et savoir-faire).
  • Évaluation du bien-être et de la satisfaction au travail.
  • Perspectives de carrière (souhaits d’évolutions et de formations, prétentions salariales).

Bon à savoir : les questions personnelles relatives à la vie privée du salarié (âge, état de santé, origine, orientation sexuelle, appartenance syndicale) ne doivent jamais être évoquées. L’employeur pourrait être poursuivi pour discrimination ou harcèlement moral.

Quelles questions poser pendant un entretien individuel ?

L’efficacité d’un entretien individuel repose en grande partie sur la pertinence des questions posées. Plutôt que de se contenter de questions générales, qui pourraient laisser un sentiment d’inachevé, il est essentiel de se concentrer sur des interrogations ciblées et réfléchies. Ces questions devraient viser à évaluer les performances, comprendre les motivations, et cerner les aspirations du collaborateur.

Questions sur les performances et réalisations :

Questions sur les forces :

Questions sur les axes d'amélioration :

Questions sur le poste et l'entreprise :

Questions sur les perspectives d'avenir :

Enfin, il est crucial de conclure l’entretien sur une note précise et actionnable, en fixant des objectifs clairs pour la période à venir et en planifiant le prochain entretien. Cette approche assure une communication ouverte et efficace, permettant à la fois au manager et au collaborateur de repartir avec une compréhension claire des attentes et des objectifs futurs.

Les entretiens individuels sont-ils obligatoires ?

Les entrevues individuelles en entreprise ne sont pas obligatoires. Vous êtes libre de les mettre en œuvre ou non dans votre entité. En revanche, si vous décidez de le déployer, vous devez respecter les procédures et engagements qui y sont liées.

La procédure de mise en œuvre des entretiens individuels

Les entretiens annuels sont susceptibles d’avoir une incidence sur le développement de carrière et/ou la rémunération des employés. Leur organisation peut également engendrer du stress et une pression psychologique chez certains collaborateurs.

C’est à ce titre que vous devez ouvrir une procédure d’information – consultation du Comité Social et Économique (CSE) avant de déployer les entrevues. 

Les éléments à fournir au CSE sont laissés à la libre appréciation de l’employeur. Les élus ont néanmoins le droit de solliciter des informations complémentaires. Vous ne pouvez pas refuser de les transmettre dès lors qu’elles permettent une meilleure compréhension du dossier. Le contrôle du CSE porte sur :

  • La pertinence des informations demandées aux employés : les éléments recueillis doivent avoir pour seule finalité l’appréciation des aptitudes professionnelles.
  • La pertinence et l’adaptation des méthodes et techniques d’évaluation par rapport à l’objectif de l’entretien.

Les obligations des entreprises en matière d’entretiens

Dans le souci de protéger les salariés, les employeurs sont soumis à cinq obligations dans le cadre de la mise en place des entretiens individuels :

  • L’information au salarié : l’article L.1222-3 du Code du Travail est clair. Le salarié doit être expressément informé, en amont de l’entretien, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle mises en œuvre à son égard. L’article suivant précise qu’« aucune information personnelle d’un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance ». À défaut d’information, le salarié peut contester le processus auprès du juge des référés et obtenir des dommages et intérêts.
  • La déclaration à la CNIL : vous êtes tenu de déclarer le dispositif des entrevues auprès de la CNIL. Des données personnelles sont en effet collectées au cours de ceux-ci et enregistrées sous format informatique.
  • L’objectivité des méthodes d’évaluation : elles doivent être objectives et vérifiables, ne porter que sur les aptitudes professionnelles et ne pas porter atteinte à la dignité et au respect de la vie privée.
  • La loyauté : toute demande d’information au salarié, en amont ou au cours de l’entrevue, doit être en lien direct avec ses aptitudes.
  • La confidentialité : les résultats de l’évaluation des aptitudes sont strictement confidentiels.

Quels sont les droits et obligations des salariés ?

Les salariés sont soumis à trois obligations :

  • L’obligation de se soumettre à l’entretien individuel : un salarié ne peut pas se soustraire à un entretien annuel. Un refus est considéré comme une faute grave pouvant justifier un licenciement.
  • L’impossibilité d’être assisté par un représentant du personnel : c’est un rendez-vous professionnel portant sur l’évaluation des compétences et du travail. Ce sont des échanges confidentiels dans un domaine qui n’est pas du ressort du Comité Social et Économique.
  • L’obligation de répondre de bonne foi.

Le salarié a le droit d’accéder aux résultats de son évaluation.

Comment optimiser la gestion des entretiens individuels ?

Pour que l’entretien individuel se déroule dans des conditions sereines, soit productif et atteigne ses objectifs, il est indispensable qu’il soit bien préparé en amont. Un logiciel RH de gestion des entretiens individuels facilite leur planification et la gestion des documents et échanges.

Quelles sont les bonnes pratiques de l’entretien individuel ?

La trame de l’entretien individuel doit être préparée en amont et harmonisée pour l’ensemble des salariés. La construire en concertation avec les managers est la garantie d’une trame adaptée aux réalités et préoccupations opérationnelles. Pour élaborer le contenu de l’entretien individuel, vous pouvez vous baser sur l’existant et le faire évoluer en fonction des priorités fixées par la direction. La trame de l’entretien individuel peut varier selon l’objectif principal donné aux entretiens annuels dans votre entreprise : repérer et corriger les dysfonctionnements, améliorer le bien-être et/ou accroître les aptitudes internes.

La trame de l’entretien individuel est un document vivant. Elle évolue au fur et à mesure des campagnes d’évaluation professionnelle, en tenant compte des retours opérationnels des managers et des salariés. La trame d’entretien est accompagnée de documents complémentaires, comme la grille d’évaluation des compétences, la liste des formations suivies par chaque salarié, la fiche de poste ou encore le référentiel d’emploi et de compétences. En amont des entrevues individuelles, il peut être pertinent d’organiser une action de formation à destination des responsables. L’objectif est double : leur faire partager la même vision de l’entretien individuel et les former aux bonnes pratiques et à l’écoute active et bienveillante pour des entretiens sereins et productifs.

Un compte-rendu de l’entretien est rédigé, signé par les deux parties. Intégré au dossier personnel du salarié, il permet aux RH de réaliser le bilan de la campagne d’évaluation et de mettre en place, avec le manager, les actions post-entretien qui crédibilisent le processus.

Réaliser vos campagnes d’entretiens individuels avec Poplee Entretiens

Touchant à l’humain, l’entretien individuel est un outil de ressources humaines et de management sensible et complexe à mettre en place.

Le logiciel de gestion des talents Poplee Entretiens vous aide à organiser vos campagnes d’entretien. Il facilite leur réalisation à toutes les étapes du processus :

  • La planification des campagnes d’entretien : vous pouvez créer autant de formulaires personnalisables que vous le souhaitez et piloter vos campagnes d’évaluation depuis le tableau de bord.
  • La réalisation des entretiens individuels : l’automatisation de la communication en amont des questionnaires, trames d’entretien et grilles d’évaluation permettent à vos managers et salariés d’arriver préparés au rendez-vous pour un véritable échange managérial et fixer ensemble les objectifs à venir.

 

  • L’analyse des résultats : les réponses sont centralisées. Vous pouvez les exporter pour préparer votre plan de formation et peaufiner votre politique RH.
  • L’organisation des actions post-entretiens : le logiciel Poplee Entretiens permet de réaliser les demandes de formations en ligne.

Avec le logiciel de suivi des entretiens Poplee Entretiens, vous vous libérez des tâches chronophages pour vous concentrer sur l’essentiel : analyser les bilans et les exploiter pour une politique RH performante !

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