Les entretiens individuels sont des moments cruciaux dans la gestion des ressources humaines. Ils permettent d’évaluer les performances, de fixer de nouveaux objectifs et de renforcer la communication entre les managers et les collaborateurs. Bien menés, ils contribuent à la motivation des équipes et à l’amélioration des performances individuelles et collectives Que vous soyez DRH ou responsable d’équipe, vous trouverez ici des conseils pratiques pour transformer ces entretiens en véritables leviers de développement et de satisfaction au travail.
Comment se déroulent-ils ? Quels sont leurs enjeux et leurs buts ? Quels sont les thèmes qui doivent être abordés ? Quelles sont les règles à respecter dans leur mise en œuvre ? Comment les services RH peuvent-ils accompagner les responsables et collaborateurs dans leurs réalisations ? Comment un logiciel de gestion des entrevues individuelles peut-il vous aider à optimiser vos campagnes ? On vous dit tout dans notre guide RH à télécharger ci-dessous 
Qu'est-ce qu'un entretien individuel ?
L’entretien individuel est une rencontre formelle entre un manager et un collaborateur. Il a pour but d’analyser les compétences acquises par le salarié, de faire le point sur la réalisation des objectifs fixés et d’offrir un espace pour discuter des difficultés et des réussites. Ce rendez-vous permet également à l’employé d’exprimer ses attentes professionnelles et ses aspirations.
Ce moment privilégié doit se dérouler dans un cadre confidentiel, souvent en tête-à-tête avec le supérieur direct ou un responsable hiérarchique. Selon les entreprises, cet entretien peut être appelé “entretien d’évolution” ou “entretien d’évaluation des compétences”.
Outre l’évaluation des performances, l’entretien individuel est l’occasion d’aborder des sujets tels que les formations suivies et à venir, les objectifs pour la période future et les opportunités de développement de carrière. Bien que cet entretien puisse aboutir à des discussions sur des augmentations de salaire ou des primes, une mauvaise évaluation ne peut à elle seule justifier un licenciement.
Quand a lieu les entretiens individuels ?
L’entretien individuel ou “entretien annuel” est un moments clé pour évaluer les performances et le bien-être des employés. Bien qu’ils soient souvent organisés sur une base annuelle, leur fréquence n’est pas strictement réglementée par la loi. Les sociétés ont la liberté de choisir le moment et l’intervalle de ces entretiens, en fonction de leurs besoins et de leur culture organisationnelle.
Il est courant de les voir se dérouler tous les ans ou tous les deux ans. Une fréquence annuelle est généralement privilégiée pour maintenir un suivi régulier des performances et du bien-être des employés. Cependant, il est important de noter que si la convention collective applicable à l’entreprise mentionne une fréquence spécifique, celle-ci doit être respectée.
Il est crucial de distinguer l’entretien individuel de l’entretien professionnel. Ce dernier, qui se concentre sur le parcours professionnel, l’avancement et les perspectives de carrière du salarié, est réglementé par la loi et doit être réalisé tous les deux ans. En revanche, pour les entretiens individuels, la flexibilité est de mise. Les sociétés peuvent les organiser selon un rythme qui leur semble le plus adapté, que ce soit chaque année, tous les deux ans, ou même à des intervalles plus courts comme tous les trimestres. Cette flexibilité permet aux services des RH de s’adapter aux dynamiques spécifiques de la société et de répondre de manière plus efficace aux besoins de leurs employés.
Quel est l’objectif de l’entretien individuel ?
L’entretien individuel se focalise sur le parcours du salarié, ses évolutions de carrière et ses perspectives d’avenir.
Il a d’abord une visée très opérationnelle. Ce rendez-vous formalisé est l’occasion pour les responsables de faire le point avec chaque employé sur ses missions, ses résultats et ses capacités. L’échange permet de construire des bases solides pour atteindre les objectifs de service. Après avoir réalisé le bilan professionnel des derniers mois, le manager formalise les nouveaux objectifs et les indicateurs de performance (KPI) ) à atteindre. L’analyse de l’efficacité du salarié et de ses aptitudes aident à identifier les pistes d’amélioration et les moyens à mobiliser pour progresser (formation, changement,…)
Au-delà de cet aspect très opérationnel, l’entretien individuel est un outil de management et de motivation. C’est l’opportunité de discuter dans l’année sur le bien-être du salarié et de mesurer sa satisfaction vis-à-vis de ses missions, de ses conditions de travail et de ses relations dans l’équipe. C’est aussi l’occasion d’évoquer avec lui ses éventuelles difficultés et ses souhaits de développement professionnelle et salariale.
C’est enfin un dispositif stratégique pour la société. Les résultats sont exploités par les services RH pour renforcer la pertinence des politiques RH. Également, un salarié écouté et qui dispose d’une vision claire, d’objectifs précis et de perspectives d’évolution, gagne en efficacité. Une campagne d’évaluation suivie d’actions concrètes aide à faire progresser la performance individuelle et collective
Combien de temps dure un entretien annuel ?
La durée d’un entretien annuel est généralement déterminée par l’entreprise pour s’assurer que le manager et le collaborateur peuvent planifier cette réunion dans leurs agendas respectifs. En moyenne, un entretien annuel dure entre quarante minutes et une heure, ce qui est suffisant pour couvrir les principaux points de discussion sans être trop long.
Cependant, il est crucial que le responsable reste flexible et prêt à adapter cette durée en fonction des besoins spécifiques de chaque entretien. Par exemple, un employé rencontrant des difficultés ou souhaitant aborder des sujets complexes peut nécessiter plus de temps. Dans ce cas, il est préférable de prévoir un créneau plus long ou d’être disposé à prolonger l’entretien si nécessaire.
Il est également possible que des sujets inattendus surgissent pendant l’entretien. Le responsable doit alors être prêt à prolonger la discussion pour répondre adéquatement aux préoccupations de l’employé. Cette flexibilité est essentielle pour s’assurer que chaque point important est traité de manière approfondie, contribuant ainsi à l’efficacité et à la satisfaction de l’entretien.
De quoi parler pendant un entretien individuel ?
L’entretien individuel est une opportunité précieuse pour l’employé et son responsable de faire un point sur l’année écoulée et de préparer l’avenir. Voici les thèmes essentiels à aborder lors de ce dialogue :
- L’évaluation du travail fourni et la réalisation des objectifs de l’année écoulée
Commencez par une évaluation des performances du collaborateur. Discutez des objectifs fixés pour l’année passée, des réussites et des domaines où les attentes n’ont pas été pleinement atteintes. Cela permet de mettre en lumière les points forts et les réalisations marquantes, tout en identifiant les axes d’amélioration.:
- La mise en place des nouveaux objectifs pour l’année ou la période à venir
Après avoir fait le bilan de l’année écoulée, il est important de définir de nouveaux objectifs pour la période à venir. Ils doivent être clairs, mesururables et alignés avec les objectifs globaux de l’entreprise. Assurez-vous que le collaborateur les comprends et se sent capable de les atteindre.
- L’appréciation des compétences et les axes d’amélioration
Discutez des compétences clés du collaborateur et de la manière dont elles ont contribué à ses performances. Identifiez ensemble les compétences à développer et les formations nécessaires pour soutenir cette croissance. Cela peut inclure des formations spécifiques, du mentorat ou des opportunités de développement professionnel.
- Les formations suivies sur la période et celles qui peuvent être mises en place
Passez en revue toute formation suivie au cours de l’année écoulée et évaluez leur impact sur ses performances. Planifiez les formations futures qui pourraient être bénéfiques, en alignant ces choix sur les objectifs professionnels et les aspirations du collaborateur.
- Les souhaits d’augmentation et/ou de promotion individuelle
Abordez les souhaits d’augmentation de salaire et les aspirations futurs du collaborateur. Discutez des opportunités de promotion et des étapes nécessaires pour les atteindre. Cette discussion doit être transparente et réaliste, afin de maintenir la motivation du collaborateur tout en alignant ses attentes avec les possibilités offertes par l’entreprise.
L’efficacité d’un entretien individuel repose en grande partie sur la pertinence des questions posées. Plutôt que de se contenter de questions générales, qui pourraient laisser un sentiment d’inachevé, il est essentiel de se concentrer sur des interrogations ciblées et réfléchies. Ces questions devraient viser à
Enfin, il est crucial de conclure l’entretien sur une note précise et actionnable, en fixant des objectifs clairs pour la période à venir et en planifiant le prochain entretien. Cette approche assure une communication ouverte et efficace, permettant à la fois au responsable et au collaborateur de repartir avec une compréhension claire des attentes futurs.
Comment préparer et menerun entretien individuel ?
Pour que l’entretien individuel soit un succès, il est essentiel de bien le préparer et de le mener de manière structurée. Une bonne préparation permet d’assurer un dialogue constructif, tandis qu’une conduite efficace de l’entretien garantit que toutes les problématiques importantes soient abordées. Voici quelques étapes clés pour préparer et mener un entretien individuel.
Préparez une trame
Du côté du manager, il est crucial de définir les éléments à évoquer lors de l’entretien individuel pour assurer un dialogue complet et rythmé. Une trame d’entretien, co-construite avec le service des RH, garantit que tous les points pertinents sont abordés. Voici les éléments à inclure :
- Bilan de l’année passée : Réalisations, succès et défis.
- Organisation et charge de travail : Gestion actuelle et améliorations possibles.
- Projections pour l’année à venir : Attentes et objectifs alignés avec les priorités de l’entreprise.
- Évaluation des compétences : Compétences actuelles et domaines à développer.
- Thématiques individualisées : Difficultés quotidiennes, vision de l’entreprise, axes d’amélioration.
Préparez des questions précises pour guider la discussion, comme :
- Quelles sont les activités que vous avez réalisées cette année ?
- Quelles suggestions de changement pourriez-vous faire pour améliorer votre efficacité ?
Prenez le temps de préparer l’entretien individuel
Pour que l’entretien individuel soit perçu comme une démarche sincère et non comme une simple formalité administrative, il est crucial d’y consacrer du temps et de l’attention. Un bon entretien commence bien avant le jour J, avec une préparation minutieuse tant du côté du responsable que du collaborateur.
Du côté du responsable, il est essentiel de revoir les compte-rendus des entretiens précédents. Si vous managez la même équipe depuis plus d’un an, reprenez le compte-rendu de l’année passée pour vous remémorer les discussions et vérifier si les objectifs ont été atteints. Si vous êtes nouveau dans l’équipe, demandez ces documents au service des ressources humaines ou à votre supérieur hiérarchique. Cela vous fournira une base solide pour mener l’entretien à venir et pour faire le lien avec les objectifs passés.
Préparez également vos messages clés et cadrez l’objectif de l’entretien. Réfléchissez aux questions complémentaires que vous souhaitez poser et anticipez les réponses possibles. Cette préparation vous aidera à conduire l’entretien de manière structurée et à aborder tous les points pertinents.
Côté collaborateur, la préparation est tout aussi importante. Il doit prendre le temps de réfléchir aux sujets qu’il souhaite aborder avec son manager. Il peut se poser des questions telles que : “Quels sont mes objectifs ? Quels sont mes résultats ? Quelles difficultés ai-je rencontrées ? Quelles sont mes attentes vis-à-vis de mon manager ?” Faire une rétrospective de son année permet au collaborateur d’identifier clairement ses réussites et ses défis, et de préparer des questions ou des demandes spécifiques.
Une bonne préparation de l’entretien individuel montre que vous valorisez le temps et les efforts de vos collaborateurs. Cela renforce la crédibilité du responsable et démontre un réel engagement envers le développement professionnel de chaque membre de l’équipe. En investissant du temps dans cette préparation, vous pouvez transformer l’entretien individuel en un véritable outil de motivation et de progrès.
Encourager l'échange et la reconnaissance mutuelle
Un entretien individuel efficace repose sur un échange équilibré et une reconnaissance mutuelle. Plutôt que de se focaliser uniquement sur les critiques, il est crucial de valoriser les réussites et d’encourager une communication ouverte et transparente. Cela crée un environnement positif et motivant pour le collaborateur.
Tout n’est jamais tout noir ou tout blanc, même dans le contexte professionnel. Il est de la responsabilité du manager de donner le ton de l’entretien en mettant en avant les aspects positifs du travail accompli. Valoriser les efforts et les succès de ses collaborateurs contribue à renforcer leur motivation et leur engagement. La reconnaissance ne se limite pas à une valorisation salariale ; elle peut aussi se traduire par des compliments sincères, des responsabilités accrues, ou des missions plus intéressantes.
L’objectif d’un entretien individuel est d’établir un véritable dialogue, où le collaborateur et le manager s’écoutent mutuellement. Chacun doit se sentir libre de s’exprimer et de partager ses points de vue. L’employé doit pouvoir parler de ses aspirations professionnelles, de ses réussites, mais aussi de ses défis et des difficultés rencontrées. Le manager, de son côté, doit être ouvert aux feedbacks et prêt à discuter des moyens de soutenir et de développer les compétences du collaborateur.
Il est très important de valoriser ses collègues lorsqu’il y a matière à le faire. Un employé a besoin de sentir que son travail est reconnu et apprécié. Cela ne passe pas toujours par des augmentations de salaire, mais aussi par la reconnaissance verbale du manager, l’attribution de nouvelles responsabilités ou la participation à des projets intéressants. La reconnaissance contribue grandement au sentiment de satisfaction au travail et à la motivation sur le long terme.
Les entretiens individuels sont-ils obligatoires ?
Les entrevues individuelles en entreprise ne sont pas obligatoires. Vous êtes libre de les mettre en œuvre ou non dans votre entité. En revanche, si vous décidez de le déployer, vous devez respecter les procédures et engagements qui y sont liées.
La procédure de mise en œuvre des entretiens individuels
Les entretiens annuels sont susceptibles d’avoir une incidence sur le développement professionnel et/ou la rémunération des employés. Leur organisation peut également engendrer du stress et une pression psychologique chez certains collaborateurs.
C’est à ce titre que vous devez ouvrir une procédure d’information – consultation du Comité Social et Économique (CSE) avant de déployer les entrevues.
Les éléments à fournir au CSE sont laissés à la libre appréciation de l’employeur. Les élus ont néanmoins le droit de solliciter des informations complémentaires. Vous ne pouvez pas refuser de les transmettre dès lors qu’elles permettent une meilleure compréhension du dossier. Le contrôle du CSE porte sur :
- La pertinence des informations demandées aux employés : les éléments recueillis doivent avoir pour seule finalité l’appréciation des aptitudes professionnelles.
- La pertinence et l’adaptation des méthodes et techniques d’évaluation par rapport à l’objectif de l’entretien.
Les obligations des entreprises en matière d'entretiens
Dans le souci de protéger les salariés, les employeurs sont soumis à cinq obligations dans le cadre de la mise en place des entretiens individuels :
- L’information au salarié : l’article L.1222-3 du Code du Travail est clair. Le salarié doit être expressément informé, en amont de l’entretien, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle mises en œuvre à son égard. L’article suivant précise qu’« aucune information personnelle d’un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance ». À défaut d’information, le salarié peut contester le processus auprès du juge des référés et obtenir des dommages et intérêts.
- La déclaration à la CNIL : vous êtes tenu de déclarer le dispositif des entrevues auprès de la CNIL. Des données personnelles sont en effet collectées au cours de ceux-ci et enregistrées sous format informatique.
- L’objectivité des méthodes d’évaluation : elles doivent être objectives et vérifiables, ne porter que sur les aptitudes professionnelles et ne pas porter atteinte à la dignité et au respect de la vie privée.
- La loyauté : toute demande d’information au salarié, en amont ou au cours de l’entrevue, doit être en lien direct avec ses aptitudes.
- La confidentialité : les résultats de l’évaluation des aptitudes sont strictement confidentiels.
Quels sont les droits et obligations des salariés ?
Les salariés sont soumis à trois obligations :
- L’obligation de se soumettre à l’entretien individuel : un salarié ne peut pas se soustraire à un entretien annuel. Un refus est considéré comme une faute grave pouvant justifier un licenciement.
- L’impossibilité d’être assisté par un représentant du personnel : c’est un rendez-vous professionnel portant sur l’évaluation des compétences et du travail. Ce sont des échanges confidentiels dans un domaine qui n’est pas du ressort du Comité Social et Économique.
- L’obligation de répondre de bonne foi.
Le salarié a le droit d’accéder aux résultats de son évaluation.