Vous êtes dirigeant, DRH ou gestionnaire RH dans une PME de 50 à 250 salariés ? Alors vous le savez : les obligations RH ne cessent de se complexifier. Embauche, santé au travail, égalité professionnelle, gestion des temps, déclarations sociales… À chaque seuil d’effectif franchi, de nouvelles exigences légales s’appliquent. Et le non-respect de ces obligations peut coûter cher : redressements, litiges prud’homaux, voire sanctions pénales.
Or, beaucoup d’entreprises ne disposent pas d’un service RH structuré ou d’un responsable dédié. Résultat : certaines obligations passent à la trappe, par manque de temps ou de visibilité.
👉 Cet article vous propose un panorama clair, à jour (2025), des principales obligations RH à connaître, en fonction de l’effectif de votre entreprise.
Vous y trouverez aussi des solutions concrètes pour vous mettre en conformité simplement : audit RH, externalisation, logiciels SIRH adaptés aux PME…
Que vous ayez 5, 20, 50 ou 200 salariés, ce guide vous aidera à y voir plus clair et à sécuriser votre gestion RH.
Pourquoi respecter les obligations RH est essentiel pour votre entreprise ?
La gestion des ressources humaines ne se limite pas à recruter et verser des salaires. Elle implique un cadre légal strict, défini par le Code du travail et de nombreuses réglementations sociales, fiscales, et même environnementales.
Des obligations légales… non négociables
Chaque entreprise, dès le premier salarié, est soumise à des obligations RH précises. Parmi les plus courantes :
- Rédiger un contrat de travail conforme à la législation (articles L1221-1 et suivants du Code du travail),
- Déclarer chaque embauche à l’URSSAF (DPAE),
- Tenir un registre unique du personnel (article L1221-13),
- Élaborer un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) (article R4121-1),
- Remettre un bulletin de paie conforme à chaque versement (article R3243-1),
- Respecter les obligations de déclarations sociales (DSN), notamment pour l’URSSAF, la caisse de retraite, la mutuelle, etc.
Et ce n’est que le début : les obligations s’intensifient avec le franchissement de certains seuils d’effectifs (11, 20, 50 salariés…).
Quels risques en cas de non-conformité RH ?
Ignorer ou mal appliquer vos obligations RH expose votre entreprise à de multiples risques :
| Type de non-conformité | Sanctions possibles |
|---|---|
| Absence de contrat écrit | Requalification en CDI + indemnités au salarié |
| Défaut de déclaration URSSAF | Redressement + pénalités + amende jusqu'à 4 500 € |
| Bulletin de paie non conforme | Amende de 450 € par bulletin (article R3246-2) |
| Non-tenue du registre du personnel | Amende de 750 € par salarié (article R1227-7) |
| DUERP absent ou non actualisé | Amende jusqu'à 1 500 € (article R4741-1) |
| Pas de CSE à partir de 11 salariés | Délit d'entrave (amende + dommages et intérêts) |
👉 En 2022, près d’un tiers des redressements URSSAF concernaient des erreurs liées à la paie ou à la DPAE.
Et au-delà de l’aspect légal, la non-conformité impacte aussi :
- La relation de confiance avec les salariés,
- La réputation de l’entreprise en tant qu’employeur,
- La capacité à recruter et fidéliser les talents.
Un enjeu stratégique pour les PME
Dans les grandes entreprises, ces sujets sont gérés par des juristes ou un service RH structuré. Mais dans les PME, c’est souvent le dirigeant, l’assistante de direction ou un gestionnaire paie qui doit s’en charger en plus du reste.
Résultat : entre manque de temps, d’expertise, et absence d’outils adaptés, la conformité RH est souvent subie… jusqu’au jour où survient un contrôle URSSAF, un litige prud’homal, ou un accident du travail non déclaré.
Bonne nouvelle : il existe aujourd’hui des solutions accessibles (SIRH, logiciels, externalisation) pour reprendre le contrôle et se mettre en conformité, sans forcément recruter un DRH en interne.
Vos obligations RH selon l’effectif de l’entreprise
Toutes les entreprises ont des obligations RH dès le premier salarié. Mais à mesure que l’effectif augmente, de nouvelles obligations légales s’ajoutent. Le Code du travail prévoit en effet des seuils d’effectifs (1, 11, 20, 50, 250, 300 salariés…) qui déclenchent des règles spécifiques, souvent contraignantes pour les PME mal préparées.
Ces obligations concernent notamment :
- la représentation du personnel,
- la politique sociale (égalité, inclusion, QVCT),
- la gestion administrative (registre, entretiens, déclarations),
- la sécurité et la santé au travail.
À partir de 1 salarié
Même une micro-entreprise avec un seul salarié doit respecter un socle de base d’obligations RH :
Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) à l’URSSAF,
Contrat de travail écrit adapté (CDI, CDD, alternance…),
Registre unique du personnel,
Affichages obligatoires (inspection du travail, horaires, égalité…),
Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP),
Bulletin de paie conforme,
Adhésion à une mutuelle santé collective,
Entretien professionnel tous les 2 ans,
Respect des règles sur le temps de travail, le repos et les congés.
👉 Astuce : ces obligations sont souvent négligées en TPE, alors qu’elles conditionnent la conformité de base lors d’un contrôle URSSAF ou inspection du travail.
À partir de 11 salariés
Une fois le seuil des 11 salariés atteint pendant 12 mois consécutifs, vous devez déclencher la représentation du personnel :
Mise en place du Comité Social et Économique (CSE),
Affichages obligatoires spécifiques au CSE,
Consultation obligatoire du CSE sur certains sujets RH,
BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales) à tenir à jour.
⚠️ Le non-respect de la mise en place du CSE constitue un délit d’entrave (article L2317-1 du Code du travail) et peut coûter très cher à l’employeur.
À partir de 20 salariés
À ce stade, la législation introduit davantage de dispositifs en matière sociale et réglementaire :
Obligation d’emploi de travailleurs handicapés (OETH) à hauteur de 6 % de l’effectif, ou versement d’une contribution à l’AGEFIPH,
Mise en place obligatoire du règlement intérieur,
Suivi renforcé du DUERP et actions de prévention santé,
Premier niveau de seuil pour certaines négociations collectives (ex. : égalité, intéressement).
⚠️ Le non-respect de l’OETH est désormais traçable via la DSN et peut entraîner des sanctions financières automatiques.
À partir de 50 salariés
C’est un cap majeur, car il déclenche une série d’obligations plus lourdes en matière sociale, économique et environnementale :
- Négociation annuelle obligatoire (NAO) sur la rémunération, le temps de travail, l’égalité, etc.,
- Publication de l’index égalité femmes-hommes,
- BDESE obligatoire, enrichie de données environnementales,
- Plan de mobilité ou analyse des déplacements domicile-travail,
- Élargissement des missions du CSE,
- Participation aux bénéfices, si non exonérée.
À ce stade, un SIRH devient fortement recommandé pour centraliser les obligations, éviter les oublis et documenter chaque action RH.
À partir de 250 et 300 salariés
Ces seuils concernent moins de PME, mais sont importants pour les entreprises en croissance :
Désignation d’un référent handicap,
Mise en place de commissions spécialisées au sein du CSE,
Obligation de négociation sur la gestion des emplois et parcours professionnels (GEPP),
Accord ou plan d’action triennal sur l’égalité professionnelle,
Obligations environnementales renforcées (incluses dans la BDESE).
Tableau récapitulatif des obligations RH par seuil d’effectif
| Seuil d'effectif | Principales obligations RH déclenchées |
|---|---|
| 1 salarié | DPAE, contrat, registre, DUERP, paie, affichage, mutuelle, entretien pro |
| 11 salariés | Mise en place du CSE, affichage CSE, BDESE, consultation des élus |
| 20 salariés | DOETH, règlement intérieur, DUERP renforcé |
| 50 salariés | NAO, index égalité H/F, plan mobilité, participation, missions CSE élargies |
| 250 salariés | Référent handicap, commissions CSE, GEPP |
| 300 salariés | Négociation égalité, obligations environnementales étendues |
Les nouvelles obligations RH pour 2025
L’année 2025 apporte son lot de nouveautés légales, directement applicables à la gestion RH des entreprises, notamment celles de 11 à 250 salariés. Certaines mesures relèvent du droit du travail, d’autres du climat social ou de la santé au travail. Il est crucial d’intégrer ces évolutions dans votre veille juridique RH dès maintenant.
Partage de la valeur : nouvelle obligation dès 11 salariés
Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises de 11 à 49 salariés qui réalisent un bénéfice net d’au moins 1 % de leur chiffre d’affaires pendant trois années consécutives doivent désormais mettre en place un dispositif de partage de la valeur. (Source : Service Public)
Options possibles :
- Prime de partage de la valeur (PPV, ex “prime Macron”),
- Accord d’intéressement,
- Abondement à un plan d’épargne salariale (PEE/PERCO),
- Distribution directe.
Risques liés à la chaleur : obligation de prévention renforcée
Avec la recrudescence des épisodes caniculaires, le Code du travail renforce les obligations de prévention contre les risques liés à la chaleur (articles R4121-1 et suivants)
Ce que cela implique pour l’employeur :
- Mise à jour du DUERP pour intégrer les risques climatiques,
- Mise en place de mesures concrètes (ventilation, eau, horaires aménagés),
- Information et formation des salariés exposés.
Harcèlement sexuel : nouvelle rédaction du Code du travail
Depuis 2023, la définition du harcèlement sexuel a été élargie, et 2025 marque un renforcement des obligations d’affichage, de formation et de traitement des signalements. ( Code du travail, articles L1153-1 à L1153-6)
À mettre à jour :
- Le règlement intérieur (pour les entreprises de +20 salariés),
- Les procédures internes de traitement des alertes,
- La sensibilisation du CSE et des managers.
Suivi médical renforcé et prévention en santé au travail
La réforme de la santé au travail (loi du 2 août 2021) entre en application progressive jusqu’à fin 2025 :
Nouveautés à intégrer :
- Visite médicale de mi-carrière obligatoire à 45 ans,
- Entretien de liaison renforcé en cas de longue absence,
- Mise en place de “passeport de prévention” pour tracer les formations sécurité,
- Actions coordonnées avec le Service de prévention et de santé au travail (SPSTI).
🔍 Bon à savoir : Ces obligations doivent figurer dans le DUERP et dans les bilans du CSE
Formation des élus du personnel
Le législateur impose un renforcement de la formation obligatoire des membres du CSE, notamment sur les thèmes de la santé, sécurité et conditions de travail (SSCT).
Objectifs :
Mieux outiller les représentants du personnel face aux enjeux psychosociaux,
Prévenir les litiges par un dialogue social mieux structuré
📚 Durée minimale : 5 jours pour une première formation (renouvelable).
Résumé des nouvelles obligations RH 2025
| Thématique | Entreprises concernées | Obligations clés |
|---|---|---|
| Partage de la valeur | 11 à 49 salariés (sous conditions) | Accord de partage ou prime PPV |
| Risques chaleur | Tous secteurs (si exposés) | DUERP à jour + aménagements |
| Harcèlement sexuel | Dès 1 salarié | Mise à jour du règlement + sensibilisation |
| Santé au travail | Tous | Suivi médical + DUERP + passeport prévention |
| Formation élus CSE | Dès 11 salariés avec CSE | Formation SSCT obligatoire |
Comment se mettre en conformité efficacement ?
Face à la densité des obligations RH et à leur évolution constante, il est indispensable de mettre en place une démarche de conformité proactive. Voici les 3 leviers prioritaires pour sécuriser votre gestion RH sans exploser votre charge de travail.
Audit RH interne ou via expert
Un audit RH permet de prendre une photographie complète de votre situation et d’identifier les écarts de conformité.
En interne, cela peut passer par :
une checklist réglementaire adaptée à votre seuil d’effectif,
un passage en revue des dossiers du personnel,
une vérification des procédures : contrats, entretiens, DUERP, paie, CSE…
Via un expert, vous bénéficiez :
d’un diagnostic personnalisé,
d’un rapport de non-conformité détaillé,
d’un plan d’action chiffré et priorisé.
💡 À savoir : certains cabinets d’expertise comptable ou de gestion de la paie proposent des audits RH “flash” pour les PME à partir de 500 € HT.
Création d’un tableau de bord des obligations
Mettre en place un tableau de bord RH, c’est l’assurance de suivre vos échéances RH au fil de l’année, et de ne rien oublier.
Il doit comporter :
les échéances individuelles (visites médicales, entretiens, période d’essai),
les échéances collectives (index égalité, BDESE, NAO, affichages…),
les obligations liées au franchissement de seuils (CSE, règlement intérieur…).
Outils conseillés :
Un fichier Excel/Google Sheet structuré avec rappels automatiques,
Un module de gestion RH intégré à un SIRH comme Lucca, Cegid, ou Sage,
Un agenda partagé avec des alertes à 30/60/90 jours.
Astuce : partagez ce tableau avec votre expert-comptable ou cabinet de paie pour centraliser le pilotage RH.
Veille sociale régulière
Les obligations RH évoluent en permanence : nouvelles lois, seuils modifiés, obligations renforcées… Il est essentiel de rester informé pour éviter les mauvaises surprises.
2 canaux fiables de veille :
Service-Public Pro : actualités officielles à jour (entreprendre.service-public.fr),
Bulletins des URSSAF : très utiles pour anticiper les contrôles,
Conseil d’expert : désignez un “référent conformité RH” (même non RH de métier) chargé de la veille et de la coordination avec vos partenaires sociaux et juridiques.
Conclusion : Ne laissez plus vos obligations RH au hasard
En tant que dirigeant ou responsable RH d’une PME, vous n’avez pas droit à l’erreur. Les obligations légales s’appliquent dès le 1er salarié et deviennent rapidement complexes à mesure que votre effectif évolue. Un oubli, une déclaration mal remplie, une absence de procédure formalisée… et c’est l’image de votre entreprise, votre climat social et votre sécurité juridique qui sont en jeu.
La bonne nouvelle ? Vous n’êtes pas seul. Des solutions concrètes existent pour piloter votre conformité RH sereinement :
- réaliser un audit RH rapide
- structurer vos obligations dans un tableau de bord,
- externaliser la paie ou la veille,
- vous équiper d’un SIRH adapté à la taille de votre entreprise.
FAQ - Les questions fréquentes sur la migration d’un logiciel de paie
Quelles sont les obligations RH dès le premier salarié ?
Dès l’embauche d’un salarié, vous devez respecter plusieurs obligations : établir un contrat de travail, effectuer la DPAE, tenir un registre du personnel, remettre un bulletin de paie conforme, adhérer à une mutuelle collective, mettre à jour le DUERP, etc.
Quand faut-il mettre en place un CSE dans une entreprise ?
La mise en place du CSE est obligatoire à partir de 11 salariés, si ce seuil est atteint pendant 12 mois consécutifs. L’élection des représentants du personnel doit être organisée même en l’absence de candidat.
Que risque une entreprise en cas de non-conformité RH ?
Selon la nature du manquement, les sanctions peuvent aller de simples amendes (450 € par bulletin de paie non conforme) à des redressements URSSAF, voire des actions prud’homales ou un délit d’entrave pour absence de CSE.
Un SIRH est-il vraiment utile pour une PME ?
Oui. Un SIRH permet de centraliser vos obligations RH, automatiser les processus clés (absences, entretiens, documents) et éviter les oublis. Lucca est une solution SIRH 100 % française, particulièrement bien adaptée aux PME de 20 à 250 salariés. Elle propose des modules simples à déployer pour gérer les congés, l’onboarding, les documents RH et la conformité réglementaire.
Comment suivre les évolutions des obligations RH ?
Les obligations RH évoluent régulièrement au fil des lois, décrets, accords de branche ou décisions de jurisprudence. Pour rester à jour, il est essentiel de s’appuyer sur des sources fiables et actualisées :
Service-Public Pro, pour les textes réglementaires applicables aux entreprises,
Les bulletins de l’URSSAF, pour suivre les règles déclaratives et les contrôles à venir,
Le Code du travail et les publications du ministère du Travail.
👉 Chez Apogea, nous tenons également nos clients informés chaque mois grâce à une newsletter légale personnalisée, basée sur notre veille active sur LégiSocial. Elle synthétise toutes les nouveautés RH, paie et sociales susceptibles d’impacter votre entreprise, avec un format clair, opérationnel et adapté aux PME.