Migrer vers un nouveau SIRH est une étape délicate, souvent sous-estimée. Contrairement à une mise en place “from scratch”, une migration implique de transférer des données sensibles, des processus RH déjà en place et des usages bien ancrés dans l’organisation.
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour :
👉 Que ce soit pour remplacer un outil devenu obsolète, harmoniser votre système RH après une fusion, ou accompagner une croissance rapide, la migration SIRH est un vrai chantier, à la croisée du technique, de l’humain et de l’organisationnel.
Et pourtant, c’est un sujet encore flou pour de nombreuses PME. Comment reprendre les données sans perte ? Comment assurer la continuité des processus RH ? Quelles sont les étapes incontournables ? Et surtout : comment éviter les erreurs les plus coûteuses ?
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour :
- comprendre ce qu’implique réellement une migration SIRH,
- anticiper les pièges fréquents,
- structurer votre démarche avec méthode,
- et réussir une transition fluide, notamment vers des solutions comme Lucca.
Qu’est-ce qu’une migration SIRH ?
La migration SIRH ne consiste pas simplement à « changer de logiciel RH ». C’est une transition structurée et méthodique, qui vise à transférer les données, les processus et les usages RH d’un système existant vers une nouvelle solution. Elle implique à la fois des enjeux techniques, humains et organisationnels.
Définition : au-delà du simple changement d’outil
Une migration SIRH, c’est :
- Le transfert sécurisé des données RH existantes (collaborateurs, historiques, absences, variables de paie…),
- L’adaptation des processus RH à un nouveau modèle (workflow, validations, automatisations…),
- Et l’accompagnement des utilisateurs vers une nouvelle interface et de nouveaux usages.
💡 À retenir : Une migration réussie, ce n’est pas seulement “passer d’un outil A à un outil B” : c’est préparer et piloter un changement RH structurant
Les différences avec une mise en place “from scratch”
| Critère | Implémentation classique | Migration SIRH |
|---|---|---|
| Données à intégrer | Aucune (vierge) | Reprise de données existantes |
| Risque de rupture des processus | Faible | Élevé sans anticipation |
| Gestion du changement | Réactive | Proactive et pilotée |
| Objectif principal | Équiper | Continuer à fonctionner sans rupture |
⚠️ Attention : Une migration mal anticipée peut entraîner des pertes de données, des blocages opérationnels ou une rupture de paie. D’où l’importance d’une démarche rigoureuse.
Pourquoi bien préparer sa migration est crucial
- Parce que les données RH sont sensibles (paie, contrats, historiques…),
- Parce qu’un SIRH mal migré peut créer de la désorganisation côté managers et RH,
- Et parce que l’adhésion des utilisateurs dépend souvent de la fluidité de la transition.
Quels sont les déclencheurs d’une migration SIRH ?
Une migration SIRH ne se décide jamais à la légère. Elle intervient généralement lorsqu’un décalage devient trop important entre les besoins RH réels de l’entreprise et les capacités de son système actuel. Voici les situations les plus fréquentes qui poussent les PME à engager une transition.
Logiciel SIRH obsolète ou trop rigide
C’est le cas le plus classique : votre solution actuelle n’évolue plus, ne suit pas les mises à jour réglementaires ou ne propose pas les fonctionnalités attendues (paie, gestion du temps, entretiens, etc.).
Quelques signes que votre SIRH est dépassé :
- L’interface est peu ergonomique, peu utilisée par les salariés
- La DSN ou les exports doivent être corrigés manuellement
- Le support éditeur est lent ou inexistant
- Vous devez multiplier les fichiers Excel “à côté”
💡 Une migration devient alors un investissement stratégique, pour gagner en performance et en conformité.
Interface de la solution Lucca Office
Croissance de l’entreprise et nouveaux besoins RH
Quand une PME passe de 30 à 100 salariés, ses besoins RH changent radicalement :
- Multitude de profils à gérer
- Procédures RH plus complexes
- Multiplication des demandes : télétravail, suivi du temps, mobilité, etc.
Dans ce contexte, un SIRH initialement “suffisant” devient un frein.
💡Conseil : Une migration bien menée permet de poser les fondations d’un SIRH évolutif, capable de suivre la croissance sans repartir de zéro tous les deux ans.
Fusion, restructuration ou changement d’architecture IT
Lors d’un rachat, d’un changement d’actionnariat ou d’une restructuration interne, il est fréquent que plusieurs systèmes RH coexistent ou deviennent inadaptés à la nouvelle organisation.
De même, un changement d’ERP ou de système d’information global peut nécessiter une harmonisation du SIRH pour garantir les interconnexions
⚠️ Attention : Dans ces cas, la migration SIRH doit être coordonnée avec la DSI et la direction : elle impacte directement la gestion des effectifs, des flux RH, et des données sensibles.
Incompatibilité avec d’autres outils (paie, compta, ERP…)
Un SIRH qui ne communique pas avec votre logiciel de paie, votre comptabilité ou vos outils de pointage devient rapidement source de :
- doublons,
- erreurs,
- surcharge de travail manuel.
Une migration vers un SIRH ouvert, interopérable, avec des connecteurs fiables est alors indispensable.
Les étapes essentielles d’une migration SIRH réussie
Réussir une migration SIRH ne relève pas de la chance, mais d’une démarche méthodique et anticipée. De la cartographie initiale à la stabilisation des usages, chaque étape doit être pensée avec rigueur.
1. Audit de l’existant : outils, processus, données
Avant toute action, il est essentiel de faire un état des lieux complet de l’environnement RH actuel. Cela inclut :
- les outils utilisés (SIRH, Excel, logiciels de paie, de pointage…),
- les processus automatisés ou non,
- les typologies de données stockées,
- les rôles de chacun dans le traitement RH.
Cet audit sert à détecter les éventuelles redondances, les zones de complexité ou les écarts entre la réalité terrain et les outils. Il permet de poser les bases du plan de migration, sans oublier les contraintes métier.
2. Sécurisation et nettoyage des données RH
La qualité des données détermine en grande partie le succès de la migration. Cette étape consiste à :
- trier les données obsolètes ou inutilisables,
- corriger les doublons, incohérences ou erreurs de format,
- structurer les données critiques pour qu’elles soient prêtes à être reprises (ex. : soldes d’absence, variables de paie, historiques de contrats).
💡 Bon à savoir
Une donnée bien préparée, c’est une saisie évitée, une erreur en moins, et un gain de temps post-migration.
3. Préparation technique (interfaces, exports, formats)
Une fois les données prêtes, il faut organiser leur transfert vers le nouveau système. Cela implique :
- l’extraction des fichiers depuis les outils existants,
- la mise en correspondance des champs avec ceux du nouveau SIRH,
- la définition des connexions à prévoir avec d’autres logiciels (paie, comptabilité, badgeuse…).
Voici un exemple de checklist technique :
| Élément à préparer | Responsable | Statut |
|---|---|---|
| Export des salariés actifs | RH / DSI | ✅ |
| Mapping des conventions collectives | RH | 🔄 |
| Format des historiques d'absences | Intégrateur | 🕐 |
| Connexion au logiciel de paie | DSI / éditeur | 🔄 |
4. Phase de test et recette fonctionnelle RH
Avant toute mise en production, une phase de test est incontournable. Elle permet de valider :
- l’import correct des données,
- le bon fonctionnement des processus RH dans l’outil (congés, entretiens, variables de paie…),
- l’adéquation entre les paramétrages et les usages attendus.
⚠️ À éviter
Aller trop vite. Une migration mise en production sans recette expose l’entreprise à des erreurs lourdes à corriger, notamment sur la paie ou les déclarations sociales.
5. Accompagnement au déploiement et formation
Le déploiement ne s’arrête pas à l’activation du logiciel. Il faut aussi accompagner les utilisateurs dans leur montée en compétence. Cela peut passer par :
- des sessions de formation ciblées (RH, managers, administrateurs),
- des supports accessibles (guides internes, vidéos courtes, pas-à-pas),
- une assistance renforcée lors des premières semaines.
6. Suivi post-migration et stabilisation des usages
Une fois le système lancé, le travail continue. Il s’agit de :
- corriger les derniers écarts ou anomalies,
- suivre les retours utilisateurs pour ajuster les paramétrages si nécessaire,
- mesurer l’adoption à l’aide de KPIs simples (taux de connexion, tickets, délais de traitement RH…),
- et planifier, si besoin, l’activation progressive d’autres modules.
Un débrief projet permet de consolider les bonnes pratiques et de tirer les leçons pour les futurs déploiements.
Les erreurs fréquentes à éviter
Même avec les meilleures intentions, une migration SIRH peut échouer si certaines étapes sont mal anticipées. Voici les erreurs les plus fréquemment constatées sur le terrain, et les moyens de les éviter efficacement.
Sous-estimer la complexité de la reprise des données
Trop d’entreprises imaginent qu’il suffit d’un export CSV et d’un import dans le nouveau système. La réalité est tout autre. Reprendre des données RH demande de les nettoyer, de vérifier leur cohérence (contrats, conventions, statuts), de les adapter au nouveau modèle et, surtout, de tester leur bon comportement dans l’outil cible.
👉 Ce travail nécessite un vrai cadrage, des outils adaptés et des validations croisées entre la RH, la DSI et l’intégrateur.
💡 Bon réflexe : traitez cette phase comme un projet dans le projet, avec des responsables clairement identifiés et un plan de charge spécifique.
Négliger l’implication des utilisateurs clés
Une migration SIRH ne doit pas être pilotée en silo technique. Sans implication des RH terrain, des managers et parfois des salariés, les flux risquent d’être mal pensés ou mal accueillis.
Dans certains cas, cela se traduit par des interfaces inutilisées, des processus contournés ou des erreurs signalées trop tard.
L’objectif est donc d’intégrer des profils opérationnels dès la phase de recette, pour tester l’outil en conditions réelles et anticiper les besoins de formation ou d’accompagnement.
Penser que tout peut se faire en “copier-coller”
Il est tentant de vouloir reproduire à l’identique ce qui fonctionnait dans l’ancien SIRH. Mais chaque solution a sa propre logique, ses limites et ses opportunités.
Par exemple, un champ personnalisé dans votre ancien outil peut ne pas exister dans le nouveau, ou au contraire, être géré de manière plus intelligente via un workflow.
Plutôt que de dupliquer, profitez de la migration pour remettre à plat certains processus et les adapter aux capacités réelles du nouveau système.
Choisir une solution sans plan de migration clair
Certains prestataires sous-estiment la migration pour accélérer la vente. Le risque est réel : pas de plan de reprise structuré, peu de documentation, ou aucune anticipation des cas d’échec.
Résultat : une mise en production précipitée, et une perte de confiance dès les premières semaines.
💬 Conseil d’expérience : assurez-vous que le fournisseur (éditeur ou intégrateur) fournit un plan de migration détaillé, avec des étapes, des responsabilités et des tests.
Interface de la solution Lucca Notes de frais
Ne pas prévoir de double run ou de phase tampon
Basculer directement vers le nouveau système, sans filet de sécurité, est l’une des erreurs les plus risquées. Sans phase de double run (où les deux systèmes tournent en parallèle), l’entreprise s’expose à des ruptures de données, des erreurs de paie, voire une désorganisation RH temporaire.
Un double run d’un mois permet de comparer les sorties des deux outils, d’ajuster les paramètres et de rassurer les équipes.
🎯 À prévoir : un calendrier de transition avec des points de contrôle intermédiaires, notamment sur la paie et les absences.
Bonnes pratiques pour une migration fluide
Une migration SIRH bien préparée, c’est un gain de temps, d’argent et de sérénité. Voici les bonnes pratiques à adopter pour sécuriser votre transition et maximiser l’adhésion des équipes.
Cartographier les données critiques en amont
Avant même d’exporter quoi que ce soit, identifiez les données RH sensibles ou indispensables à reprendre :
- Identité et statut des salariés
- Données de paie et historique de variables
- Absences en cours ou passées
- Droit à congés et soldes
- Documents contractuels, entretiens, etc.
Travailler avec un intégrateur certifié (Lucca, Sage, Cegid…)
Même si certains éditeurs proposent des outils « self-service », rien ne remplace l’expertise d’un intégrateur SIRH :
- il connaît les contraintes des PME,
- maîtrise les outils concernés,
- anticipe les pièges techniques et fonctionnels.
Prioriser les modules stratégiques (absences, temps, paie)
Inutile de vouloir tout déployer en une fois. Une migration réussie repose souvent sur une stratégie par étapes, en ciblant les fonctions les plus critiques.
Exemple de priorité :
- Absences et congés : flux RH quotidiens
- Temps de travail ou feuilles de temps : suivi légal / activité
- Préparation à la paie : éviter les erreurs de rémunération
- Dossier salarié et performance : en phase 2
Conseil : commencez par les modules avec impact immédiat sur la paie, la gestion des équipes ou la conformité. Les autres peuvent suivre après stabilisation.
Communiquer et former les équipes RH et managers
Un nouvel outil peut être bien pensé techniquement, mais mal accueilli s’il est imposé sans pédagogie.
✅ Bonnes pratiques :
- Organiser une phase pilote avec des utilisateurs référents
- Prévoir des sessions de formation courtes et ciblées
- Produire des guides internes adaptés à votre contexte
- Maintenir une hotline RH temporaire au lancement
⚠️ À éviter
Aller trop vite. Une migration mise en production sans recette expose l’entreprise à des erreurs lourdes à corriger, notamment sur la paie ou les déclarations sociales.
Focus : comment se passe une migration vers Lucca ?
Contrairement à une mise en place “from scratch”, la migration vers Lucca consiste à transférer des données RH déjà structurées, mais souvent dispersées ou incomplètes. Grâce à son approche modulaire, Lucca permet une transition progressive, sans rupture d’activité, et avec un accompagnement sur mesure par un intégrateur certifié.
Préparation, cadrage, reprise de données
La première étape consiste à cadrer précisément le périmètre de la migration. Cela passe par un audit fonctionnel des outils en place, une revue des processus RH existants, et une clarification des attentes vis-à-vis du nouvel environnement Lucca.
La reprise des données est ensuite organisée par priorité : l’identification des champs clés, la consolidation des sources (anciens SIRH, Excel, GED…), le nettoyage éventuel, puis la préparation des fichiers d’import conformes aux standards Lucca. Cette phase est essentielle pour garantir l’intégrité des données transférées.
Modules concernés : socle RH, absences, performance, paie
Les modules migrés en priorité varient selon la maturité de l’entreprise, mais dans 80 % des cas, la combinaison suivante s’impose :
- Lucca Socle RH, pour centraliser les fiches collaborateurs, contrats et documents RH,
- Lucca Absences, qui permet de reprendre les soldes et l’historique des congés,
- Lucca Performance, pour assurer la continuité des campagnes d’entretiens en cours,
- et Lucca Paie (anciennement Timmi Paie), pour préparer la transmission des variables au logiciel de paie externe.
Certains choisissent de commencer plus simplement, puis d’ajouter d’autres modules une fois les fondamentaux stabilisés.
Planning type et rôles de l’intégrateur
Un projet de migration vers Lucca s’étale généralement sur 4 à 8 semaines. La durée dépend du volume de données, du nombre de modules concernés, et du niveau d’accompagnement souhaité.
Pendant ce laps de temps, l’intégrateur ne se contente pas d’importer les données. Il joue un rôle central dans le paramétrage, la conduite du projet, les recettes intermédiaires et la formation des équipes RH et des managers. L’objectif n’est pas seulement technique : il s’agit d’assurer la prise en main fluide de l’outil par tous les utilisateurs clés.
Conclusion : anticiper pour réussir sa migration SIRH
Migrer vers un nouveau SIRH n’est pas un simple projet technique. C’est une transition organisationnelle stratégique qui touche à la fois les processus RH, les outils, les données et les utilisateurs.
Une migration bien menée repose sur trois piliers : préparer en amont, impliquer les bons acteurs, et s’appuyer sur un accompagnement expert. En planifiant les étapes, en sécurisant la reprise des données et en formant les utilisateurs, vous maximisez vos chances de réussite — et minimisez les risques.
Si vous envisagez une migration vers une solution comme Lucca, prenez le temps de cadrer le projet avec un intégrateur expérimenté. Car au-delà du choix de l’outil, c’est la qualité de la transition qui fera toute la différence.
FAQ – Vos questions fréquentes
Quelle est la durée moyenne d’une migration SIRH ?
En général, il faut compter entre 4 et 8 semaines pour une migration complète, selon le nombre de modules, la qualité des données et l’organisation interne. Certaines PME peuvent aller plus vite sur un périmètre réduit, d’autres prennent plus de temps si elles souhaitent tout fiabiliser dès le départ.
Peut-on tout récupérer d’un ancien SIRH ?
Pas toujours. Les données critiques (fiches salariés, soldes d’absences, historiques de paie) sont généralement récupérables. En revanche, certaines données non structurées ou trop anciennes peuvent nécessiter une conservation à part (via des exports ou une GED RH).
Faut-il arrêter l’ancien outil avant de migrer ?
Non. Il est recommandé de prévoir une phase de double run (utilisation parallèle des deux systèmes pendant 1 à 2 cycles RH). Cela permet de sécuriser la transition, valider les données, et corriger les éventuels écarts avant mise en production complète.
Qui doit piloter la migration ? RH ou DSI ?
Les deux. La DSI joue un rôle clé pour la technique, la sécurité et les interfaces, mais c’est bien la direction RH qui doit porter le projet en termes de besoins fonctionnels, de processus et d’adhésion utilisateurs.
Est-ce qu’une migration impacte la paie ?
Oui, si elle touche les variables de paie ou les données de base (contrats, absences, primes…). Il est donc crucial de coordonner la migration avec le calendrier paie et de prévoir une recette complète avant le premier export vers le logiciel de paie.