La gestion des déclarations sociales est entrée dans une nouvelle ère avec la réforme DSN 2026. Désormais, si vous ne corrigez pas les anomalies signalées par l’URSSAF, une DSN de substitution pourra être générée automatiquement sans votre accord préalable.
Pour les entreprises équipées de Sage 100 Paie, de Sage Business Cloud Paie ou d’une solution Sage RH on-premise, cette évolution soulève une question stratégique : comment garder la main sur ses déclarations sociales et éviter les substitutions subies ?
Car oui, Sage permet d’agir à condition de maîtriser les bons menus, de comprendre les comptes rendus métiers (CRM), et d’anticiper les contrôles à chaque échéance.
Dans cet article, vous découvrirez :
- Ce que recouvre concrètement la DSN de substitution dans un environnement Sage,
- Les étapes précises à suivre pour corriger, générer et transmettre une substitution manuelle,
- Et surtout, les bonnes pratiques à adopter pour ne pas laisser l’administration corriger vos données à votre place.
DSN de substitution 2026 : ce qui change vraiment
Depuis 2026, la gestion de la DSN évolue profondément avec l’introduction d’un mécanisme de substitution automatique piloté par l’URSSAF et la MSA. Si cette notion n’est pas nouvelle, son cadre d’application, lui, a changé radicalement.
Pourquoi cette réforme ? De la théorie à la pratique
Jusqu’à présent, lorsqu’un compte rendu métier (CRM) signalait une erreur dans une DSN mensuelle, l’entreprise pouvait la corriger librement via une “annule et remplace” ou une substitution manuelle. Problème : dans la majorité des cas, ces anomalies n’étaient jamais corrigées.
Pour remédier à cette dérive, l’administration a mis en place une procédure en 4 temps :
Analyse automatisée des DSN sur l’année N-1,
Envoi d’un CRM de rappel (notamment le CRM 124) en mars de l’année N,
Délai de 2 mois laissé à l’entreprise pour corriger ou contester,
Substitution automatique en mai, si aucune action n’est entreprise.
À qui s’applique-t-elle ? (toutes entreprises DSN, toutes versions Sage)
Cette réforme concerne toutes les entreprises soumises à la DSN, quelle que soit leur taille ou leur secteur. Aucun seuil d’effectif n’est prévu dans le décret.
Côté logiciel, cela implique que :
- Les utilisateurs de Sage 100 Paie doivent anticiper les retours CRM et corriger dans le bon mois,
- Les utilisateurs de Sage Business Cloud Paie (SBCP) doivent s’assurer que leur environnement cloud est bien à jour des contrôles et fonctionnalités liés à la substitution,
- Les clients de Sage Paie & RH on-premise doivent vérifier leur version, leur paramétrage et leurs processus de suivi des anomalies.
Calendrier, étapes clés, risques en cas d’inaction
📆 Planning 2026 (cycle annuel) :
Mars : réception des CRM de rappel pour l’année N-1,
Avril à mai : période d’analyse, correction ou contestation,
Mai : lancement des substitutions automatiques par l’URSSAF.
⚠️ Enjeu : si vous n’agissez pas, l’URSSAF substitue votre DSN par une version corrigée automatiquement… mais sans validation préalable de votre part.
Fonctionnement dans Sage : 2 environnements, 2 approches
Sage ne propose pas une seule version de son logiciel de paie. Entre Sage 100 Paie, Sage Business Cloud Paie (SBCP) et les solutions on-premise Sage Paie & RH, les environnements, interfaces et niveaux d’automatisation varient sensiblement. Et cela impacte directement la façon dont vous allez gérer une DSN de substitution.
Sage 100 Paie : alertes, menus, automatisations possibles
Sage 100 Paie est la solution la plus répandue dans les PME. Elle dispose de plusieurs fonctionnalités qui permettent d’anticiper les anomalies et de générer manuellement une DSN de substitution.
Ce que vous pouvez faire dans Sage 100 :
- Suivre les CRM mensuels et CRM de rappel,
- Accéder directement au CRM 124 via l’espace télédéclarations,
- Corriger les erreurs à partir des fiches salariés ou bulletins,
- Générer une DSN de type "substitution" pour une période donnée.
🛠️ Sage 100 intègre un système d’alerte et de pré-contrôle qui permet d’être notifié lorsqu’une anomalie persistante doit être traitée avant l’échéance suivante. Cela permet d’agir avant que l’URSSAF ne le fasse à votre place.
Sage Business Cloud Paie (SBCP) : limites fonctionnelles et adaptations
Avec SBCP, l’approche est différente. Moins de paramétrages, plus de processus préconfigurés. Résultat : la gestion fine des anomalies dépend de ce que vous voyez dans l’interface.
Points à surveiller :
- La prise en compte des CRM automatiques dans le portail,
- La possibilité de filtrer les erreurs signalées par l’URSSAF,
- L’option de générer une DSN de substitution peut ne pas être aussi visible ou accessible directement.
💡 Il est essentiel, dans SBCP, de travailler en étroite collaboration avec le support ou l’intégrateur pour bien comprendre comment gérer les retours DSN de type CRM 124, et comment émettre une substitution.
Sage Paie & RH (on-premise) : points de vigilance spécifiques
Si vous utilisez une version sur serveur (on-premise) de Sage Paie & RH, vous avez sans doute plus de latitude en matière de paramétrage… mais aussi plus de responsabilités.
À vérifier :
- La version de votre applicatif est-elle compatible avec la réforme DSN 2026 ?
- Les retours CRM sont-ils bien intégrés dans votre interface ?
- Le process de substitution manuelle est-il documenté dans vos procédures internes ?
Quand devez-vous générer une DSN de substitution dans Sage ?
Corriger une déclaration sociale dans Sage ne se fait pas à la légère. La DSN de substitution doit être utilisée dans un cas bien précis : lorsqu’une DSN mensuelle a été transmise, acceptée, mais contient une erreur qui impacte les droits sociaux (notamment retraite) et qui a été signalée par un CRM , en particulier le CRM 124.
Les cas typiques signalés par l’URSSAF (CRM 124)
Le CRM 124 est le retour de l’URSSAF émis à partir de mars 2026, récapitulant les anomalies non corrigées sur les DSN de l’année précédente. Il peut contenir des alertes telles que :
- Identité du salarié incorrecte (NIR, nom, date de naissance),
- Montants incohérents entre le net social et l’assiette de cotisations,
- Oubli ou mauvaise déclaration d’un arrêt de travail,
- Montant net social erroné ou non déclaré.
À savoir : Si vous ne corrigez pas l’anomalie identifiée dans Sage avant la date limite fixée dans le CRM, une substitution automatique de votre DSN sera déclenchée par l’URSSAF. Et cette version corrigée ne passera pas par vous.
Les erreurs les plus fréquentes dans Sage
Certaines erreurs reviennent souvent chez les utilisateurs de Sage 100 ou SBCP :
- Une modification dans la fiche salarié effectuée après la clôture du mois… mais non régularisée dans la DSN.
- Une correction sur le net imposable non transmise faute de fichier DSN “substitution” généré.
- Un oubli de paramétrage d’une caisse, entraînant une sous-déclaration.
- L’onglet “Historique des modifications” dans “Administration” pour tracer chaque action effectuée.
Conséquence : même si l’erreur a été corrigée dans Sage, elle n’est pas rétroactive dans la DSN sans action manuelle de votre part. D’où l’importance de savoir quand générer une substitution
Ce que vous ne devez surtout pas faire
❌ Envoyer une nouvelle DSN sans choisir le type “substitution” : cela ne remplacera pas la DSN précédente, mais créera un doublon ou un rejet.
❌ Ignorer un CRM : même s’il ne bloque pas la paie, il peut générer une substitution forcée plus tard.
❌ Croire que Sage “va corriger pour vous” : Sage ne corrige rien automatiquement sans votre action.
Étapes pour générer une DSN de substitution dans Sage
Vous avez identifié une anomalie sur une DSN transmise dans Sage suite à un CRM ? Voici le processus à suivre pas à pas pour générer une DSN de substitution de manière sécurisée et conforme, que vous utilisiez Sage 100 Paie ou Sage Business Cloud Paie (SBCP).
Étape 1 : analyser les CRM reçus
Avant toute action, commencez par lister les anomalies signalées par l’URSSAF. Le CRM 124 (rappel annuel) ou les CRM mensuels (ex. 121, 119) sont accessibles depuis votre portail Net-entreprises et parfois directement dans l’interface Sage (selon votre version).
🛠️ Astuce technique (Sage 100)
Accédez aux CRM via :Éditions > Déclarations sociales > Historique DSN > Onglet CRM.
Étape 2 : corriger les données dans Sage
Selon l’anomalie détectée, vous devrez intervenir dans l’un des modules suivants :
Fiche salarié : pour modifier NIR, nom, ou données personnelles,
Bulletin de paie clôturé : à rouvrir (si possible) et rectifier,
Paramétrage établissement : pour ajuster l’affiliation ou les caisses,
Historique des cotisations : en cas d’erreurs d’assiette.
Étape 3 : générer, contrôler et transmettre la DSN de substitution
Une fois la donnée corrigée, vous devez :
Générer un fichier DSN en sélectionnant le type “Substitution” pour la période concernée.
Vérifier les contrôles de cohérence via le module de test intégré Sage.
Transmettre la DSN via le portail Net-entreprises ou le connecteur de télétransmission activé.
À savoir (Sage 100)
Le choix du type DSN (initiale / annule et remplace / substitution) se fait au moment de la génération du fichier mensuel. Sélectionnez “Substitution” manuellement.
Étape 4 : suivre les retours et sécuriser la clôture
Après transmission :
Attendez les CRM H+4 ou J+5 pour vous assurer que la substitution est bien acceptée.
Archivez le fichier DSN et le retour dans un dossier par mois/établissement.
Ajoutez une ligne dans votre tableau de suivi des anomalies, avec mention “corrigé via substitution”.
Bon réflexe organisationnel
Créez un tableau interne avec les colonnes :Mois,CRM reçu,Anomalie,Traitement effectué,Date DSN substitution,CRM accepté,Responsable.
Cela simplifie vos audits URSSAF ou paie externe.
Cas pratiques : 2 scénarios utilisateurs dans Sage
Rien de mieux que des exemples concrets pour comprendre les impacts réels de la DSN de substitution. Voici deux situations vécues par des entreprises clientes utilisant Sage 100 Paie ou SBCP, avec des conséquences très différentes selon le niveau d’anticipation.
Cas 1 : L’entreprise débordée qui subit la substitution automatique
Contexte :
Une PME de 75 salariés utilise Sage Business Cloud Paie depuis 2 ans. En mars 2026, elle reçoit un CRM 124 signalant plusieurs anomalies sur l’année N-1 : NIR erroné pour un salarié sorti, net social incohérent sur deux bulletins, et absence d’arrêt de travail transmis.
Problème :
L’équipe paie, concentrée sur les clôtures de mars, ne traite pas les anomalies dans les temps. Elle ne sait pas comment générer une DSN de substitution dans l’interface SBCP, pensant à tort que la correction dans les fiches suffit.
Conséquence :
En mai, l’URSSAF effectue une substitution automatique des DSN concernées. Certaines régularisations sont mal interprétées, les bases plafonnées sont incorrectes, et des écarts apparaissent dans les cotisations retraite.
Résultat : l’entreprise doit enclencher une procédure de contestation auprès de la CRA, mobiliser son prestataire Sage, et corriger rétroactivement sur 4 mois. Coût RH et temps perdus élevés.
Cas 1 : L’entreprise débordée qui subit la substitution automatique
Contexte :
Une société de 50 collaborateurs sous Sage 100 Paie a mis en place un processus de vérification mensuelle des CRM. En mars, elle reçoit également un CRM 124 avec deux anomalies sur 2025 : erreur d’identité et absence de net social.
Action :
Le gestionnaire paie ouvre le module DSN, sélectionne les mois concernés, corrige les données dans les fiches, et génère une DSN de substitution manuellement depuis l’interface.
Suivi :
Après vérification des CRM J+5, tout est validé. L’entreprise archive les éléments dans son tableau de suivi partagé avec la DRH.
Résultat : pas de substitution automatique, pas de perte de données, et un cycle déclaratif maîtrisé. L’entreprise gagne du temps, évite les erreurs URSSAF… et inspire confiance lors de son audit paie.
Bonnes pratiques pour éviter les substitutions automatiques dans Sage
Anticiper vaut mieux que subir. Avec la généralisation des CRM de rappel (comme le CRM 124), le meilleur moyen d’éviter une substitution imposée est de mettre en place une organisation rigoureuse et récurrente autour de vos DSN dans Sage.
Routine mensuelle : un pilier indispensable
Voici les actions à automatiser dans votre équipe :
- Télécharger et analyser chaque CRM reçu, dès réception sur Net-entreprises
- Vérifier les retours H+4 et J+5 après chaque DSN transmise.
- Corriger les anomalies détectées directement dans Sage (fiche salarié, bulletin, affiliation).
- Documenter chaque correction dans un tableau partagé RH/paie.
- Planifier une vérification trimestrielle des DSN passées avec un filtre sur les anomalies récurrentes
Astuces de paramétrage dans Sage
Sage 100 Paie vous permet de personnaliser certains contrôles et alertes :
| Fonction | Où l’activer ? | Utilité |
|---|---|---|
| Contrôle net social / brut | Paramètres généraux > Contrôles DSN | Détecte les écarts bloquants dès la paie |
| Alertes CRM non traités | Télédéclarations > Historique DSN | Identifie les CRM en attente |
| Suivi des corrections | Historique des modifs salarié | Traçabilité RH / conformité |
À savoir : Ces options peuvent varier selon la version Sage que vous utilisez. Pensez à vérifier votre niveau de licence ou à demander à votre prestataire l’activation de certains modules avancés (ex. : Sage DSN Contrôle).
Ce que vous risquez si vous laissez Sage “gérer tout seul”
Sage est un outil puissant, mais ce n’est pas un assistant juridique ou déclaratif automatisé. Laisser les CRM s’accumuler sans action concrète revient à perdre le contrôle sur vos déclarations sociales, avec des risques réels à la clé, tant sur le plan financier que réglementaire.
Substitution automatique : perte de maîtrise sur les données
Lorsque vous ignorez un CRM, en particulier un CRM de rappel comme le 124, l’URSSAF peut effectuer une DSN de substitution à votre place.
Cela signifie :
- Les données transmises sont celles corrigées par l’administration, selon leur interprétation,
- Vous n’avez aucun droit de validation avant que la nouvelle déclaration ne soit transmise aux organismes,
- Vos bases de cotisation, vos montants nets sociaux ou vos identifiants salariés peuvent être modifiés sans votre approbation.
Risques financiers et erreurs irrémédiables
Les conséquences d’une substitution automatique peuvent aller bien au-delà d’un simple ajustement technique :
| Risque | Impact potentiel |
|---|---|
| Déclaration erronée | Cotisations mal appelées, régularisations URSSAF |
| Droit salarié impacté | Droits retraite ou IJSS incorrects |
| Image RH | Manque de fiabilité perçu en interne |
| Temps perdu | Gestion de litiges + justifications à posteriori |
Contestation possible… mais chronophage
Si vous estimez que la substitution URSSAF est erronée ou injustifiée, vous avez le droit de la contester auprès de la Commission de Recours Amiable (CRA). Pour cela :
- Le délai est de 2 mois maximum après la notification,
- Vous devez fournir un dossier argumenté avec justificatifs,
- La procédure est entièrement manuelle, hors de Sage.
En parallèle, les bulletins, états de charges et écritures comptables peuvent devoir être rectifiés, ce qui allonge la charge pour la paie et la comptabilité.
ès de la Commission de Recours Amiable (CRA). Pour cela :
Check-list DSN de substitution dans Sage (version 2026)
À utiliser chaque mois pour éviter les substitutions automatiques et garantir la conformité de vos déclarations dans Sage 100 Paie ou SBCP.
| Action | Où le faire dans Sage | Quand |
|---|---|---|
| Analyser les CRM mensuels (119, 121...) | Menu Historique DSN | À réception (H+4 / J+5) |
| Corriger les anomalies détectées | Fiche salarié, bulletin, paramétrage | Avant la prochaine échéance |
| Générer une DSN de substitution | Module DSN > Génération > Type "substitution" | Après correction CRM 124 |
| Contrôler et transmettre le fichier | Net-entreprises ou connecteur Sage | Sans attendre la date limite |
| Vérifier les retours et archiver | Portail DSN ou Historique | Dans la semaine suivant l'envoi |
| Mettre à jour le suivi des anomalies | Tableau RH/paie partagé | En continu |
Conclusion : la DSN de substitution dans Sage, une opportunité de rigueur et de maîtrise
La réforme DSN 2026 ne doit pas être perçue comme une contrainte, mais comme une opportunité de fiabiliser vos processus paie et déclaratifs. En comprenant le fonctionnement des substitutions, en intégrant une routine de traitement des CRM, et en utilisant au mieux votre environnement Sage (100 Paie, SBCP ou autre), vous reprenez le contrôle sur vos données sociales.
Et si vous avez besoin de sécuriser vos pratiques, de former vos équipes ou d’auditer vos DSN passées : n’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert Sage RH.
FAQ – DSN de substitution dans Sage
Comment générer une DSN de substitution dans Sage 100 Paie ?
Dans Sage 100, il faut accéder au module DSN, choisir la période concernée, sélectionner le type de DSN “Substitution”, puis générer et transmettre le fichier. Assurez-vous d’avoir corrigé l’erreur signalée par le CRM avant cette étape.
Quelle est la différence entre “annule et remplace” et “substitution” dans Sage ?
Annule et remplace : pour corriger une DSN du mois en cours.
Substitution : pour corriger une DSN déjà transmise et validée d’un mois précédent, souvent suite à un CRM de rappel (ex. : CRM 124).
Où retrouver les CRM dans Sage ?
Les CRM sont disponibles dans le menu Historique DSN (Sage 100 Paie), ou dans l’espace télédéclarations. Il est aussi possible de les consulter directement sur Net-entreprises.fr.
Que faire si je n’ai pas corrigé un CRM 124 à temps ?
L’URSSAF effectuera une substitution automatique de votre DSN. Vous pouvez ensuite contester via une saisine CRA sous 2 mois, mais la procédure est complexe et nécessite des justificatifs solides.
Est-ce que la substitution fonctionne aussi dans Sage Business Cloud Paie ?
Oui, mais certaines fonctionnalités peuvent être moins visibles ou nécessitent une intervention de votre prestataire ou du support Sage. Le traitement des anomalies dans SBCP repose sur une logique plus guidée mais parfois moins flexible que Sage 100.