La masse salariale représente généralement le premier poste de dépenses d’une entreprise, pouvant atteindre 30% à 80% du budget selon les secteurs. Avant de piloter efficacement cet indicateur clé, il est essentiel de maîtriser son calcul et ses composantes.
Pour découvrir les différentes méthodes de calcul, consultez notre guide complet sur le calcul de la masse salariale.
Dans un contexte d’inflation persistante, de tensions sur le marché de l’emploi et de renforcement des obligations légales, maîtriser son pilotage de masse salariale est devenu un impératif stratégique.
Un pilotage de la masse salariale efficace permet de concilier trois enjeux majeurs : la performance économique de l’entreprise, la conformité réglementaire croissante et l’attractivité salariale pour fidéliser les talents. Toute dérive non détectée se répercute directement sur la rentabilité, tandis qu’une bonne maîtrise permet de fiabiliser les budgets et de dégager des marges pour investir dans la croissance.
Pourtant, 60% des entreprises reconnaissent ne pas disposer d’outils adaptés pour anticiper l’évolution de leur masse salariale. Cette lacune expose les organisations à des écarts budgétaires imprévus et complique la prise de décision.
Dans ce guide complet, découvrez ce qu’est le pilotage de la masse salariale, les 3 piliers d’une stratégie gagnante, les indicateurs clés à suivre et les outils pour automatiser votre pilotage. Que vous soyez DRH, contrôleur de gestion sociale ou DAF, ce plan d’action vous permettra de transformer la masse salariale en levier de compétitivité.
Qu'est que le pilotage de la masse salariale ?
Piloter la masse salariale nécessite une connaissance des divers éléments de rémunération, de leurs règles d’évolution, d’indexation, du tableau des effectifs et de son évolution, des options de politique salariale déterminées ainsi que de la stratégie de management décidée par la direction générale. Bien piloter masse salariale et sa politique de rémunération est synonyme de sécurisation, d’anticipation et de maîtrise de ses coûts.
L’analyse rétrospective, la préparation budgétaire (simulations) et l’exécution budgétaire (tableaux de bord RH) constituent des outils de pilotage à court terme. La GPEC, le bilan social et la prospective de masse salariale permettent le pilotage à moyen terme.
Le pilotage de la masse salariale, c'est quoi ?
Le pilotage de la masse salariale est un processus de gestion des coûts de la main-d’œuvre qui consiste à surveiller, contrôler et optimiser les dépenses liées aux salaires, aux cotisations sociales et aux autres avantages sociaux accordés aux employés. Cette pratique est courante dans les entreprises soucieuses de maintenir leur rentabilité et leur compétitivité sur le marché.
Le pilotage de la masse salariale commence généralement par une analyse approfondie des coûts liés aux employés, tels que les salaires, les primes, les avantages sociaux et les cotisations. Les données collectées sont ensuite utilisées pour élaborer des plans d’action visant à réduire les coûts, tout en maintenant la motivation et la satisfaction des employés.
Parmi les outils de pilotage de la masse salariale, on peut citer ;
- l'élaboration de budgets prévisionnels,
- la mise en place de plans de rémunération incitatifs,
- la gestion des heures supplémentaires,
- la révision régulière des salaires et des avantages sociaux,
- l'optimisation des effectifs en fonction des besoins de l'entreprise.
Les 3 types de masse salariale : comment les calculer ?
Avant de piloter efficacement la masse salariale, il est essentiel de comprendre les différentes composantes de la masse salariale et leurs modes de calcul.
1) Masse salariale sociale
La masse salariale sociale correspond aux montants déclarés aux organismes sociaux via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). C’est celle utilisée pour le calcul des cotisations sociales.
Formule de calcul de la masse salariale sociale : Masse salariale sociale = Somme des salaires bruts soumis à cotisations sociales
2) Masse salariale comptable
La masse salariale comptable offre une vision globale des coûts de personnel inscrite dans les comptes de l’entreprise.
Formule de calcul de la masse salariale comptable : Masse salariale comptable = Salaires bruts + Charges patronales + Avantages en nature + Provisions congés payés
3) Masse salariale budgétaire
La masse salariale budgétaire est utilisée pour la planification et les prévisions budgétaires. Elle intègre les projections futures.
Formule de calcul salariale budgétaire : Masse salariale budgétaire = Masse salariale actuelle + Augmentations prévues + Nouveaux recrutements – Départs prévus
Où trouver le montant de sa masse salariale ?
Vous pouvez retrouver le montant de votre masse salariale sans effort :
- Sur le journal de paie global de l’exercice comptable concerné
- Sur le compte de résultat annuel de votre organisation
- Dans votre logiciel de paie ou SIRH
Comment contrôler la masse salariale ?
Le contrôle de la masse salariale est une tâche essentielle pour les entreprises afin de maintenir leur rentabilité et leur compétitivité sur le marché. Il existe plusieurs méthodes pour contrôler efficacement la masse salariale.
Tout d’abord, la planification budgétaire est une étape cruciale dans le contrôle de la masse salariale. Les entreprises doivent élaborer un budget prévisionnel détaillé pour chaque département ou équipe, en prenant en compte les salaires, les avantages sociaux et les charges sociales. Ce budget doit être régulièrement revu et mis à jour pour tenir compte des changements dans l’environnement économique et organisationnel de l’entreprise.
Ensuite, les plans de rémunération incitatifs peuvent être utilisés pour contrôler la masse salariale. Les entreprises peuvent offrir des avantages supplémentaires, tels que des primes, des stock-options, des régimes de retraite, des programmes de formation, etc., pour motiver les employés à travailler plus efficacement et à atteindre des objectifs précis.
La gestion des heures supplémentaires est également un élément clé pour contrôler la masse salariale. Les entreprises doivent surveiller de près les heures supplémentaires de leurs employés et mettre en place des politiques visant à réduire le nombre d’heures supplémentaires, en optimisant la gestion de la charge de travail et en embauchant du personnel supplémentaire si nécessaire.
Enfin, la révision régulière des salaires et des avantages sociaux est une pratique courante pour contrôler la masse salariale. Les entreprises doivent surveiller les niveaux de rémunération sur le marché et ajuster les salaires et les avantages sociaux en conséquence, en fonction de la performance de l’entreprise et des contributions des employés.
Pourquoi le pilotage de la masse salariale est-il stratégique ?
La masse salariale n’est pas qu’un simple indicateur financier. C’est un levier stratégique qui impacte directement la performance, la compétitivité et la pérennité de l’entreprise.
Enjeu financier : maîtriser le premier poste de dépenses
Avec 30% à 80% du budget selon les secteurs, la masse salariale est souvent le poste de dépenses le plus important. Toute dérive non anticipée impacte directement la rentabilité et peut mettre en péril l’équilibre financier de l’entreprise.
Un pilotage rigoureux permet de :
- Fiabiliser les budgets prévisionnels
- Anticiper les écarts et les corriger rapidement
- Dégager des marges pour investir dans la croissance
Enjeu organisationnel : impliquer tous les acteurs
Le pilotage de la masse salariale implique de nombreux acteurs : RH, finance, contrôle de gestion, managers opérationnels. Il nécessite un référentiel commun et un dialogue constant entre services pour parler le même langage et prendre des décisions cohérentes.
Enjeu social : équilibrer performance et attractivité
La rémunération est un levier majeur de motivation, d’engagement et de fidélisation des collaborateurs. Un pilotage de la masse salariale efficace permet de trouver le juste équilibre entre maîtrise des coûts et attractivité salariale pour retenir les talents.
Enjeu réglementaire : respecter les obligations croissantes
Le cadre législatif impose des exigences de plus en plus strictes en matière de transparence salariale, d’égalité professionnelle et de reporting social. Un pilotage structuré garantit la conformité et limite les risques juridiques.
Les 3 piliers d'un pilotage efficace de la masse salariale
Pour maîtriser votre masse salariale, vous devez articuler votre stratégie autour de trois piliers complémentaires.
Pilier 1 : Maîtriser le réel
Fiabiliser les données RH est la première étape. Sans données fiables et centralisées, impossible de piloter efficacement.
Actions clés :
- Centraliser toutes les données RH dans un SIRH unique
- Réconcilier les données paie, RH et finance
- Suivre les effectifs en temps réel (ETP, entrées, sorties)
- Analyser les écarts entre prévisions et réalisations
Pour choisir le SIRH le plus adapté à vos besoins, consultez notre comparatif des meilleurs SIRH 2025.
Pilier 2 : Construire son budget
La préparation budgétaire nécessite d’anticiper tous les facteurs d’évolution de la masse salariale.
Actions clés :
- Élaborer plusieurs scénarios (pessimiste, réaliste, optimiste)
- Intégrer les augmentations individuelles et collectives
- Prévoir les recrutements et les départs
- Anticiper les évolutions législatives (hausse du SMIC, cotisations…)
- Simuler les impacts avant décision
Pilier 3 : Piloter au quotidien
Le pilotage en continu permet de détecter rapidement les dérives et d’ajuster en temps réel.
Actions clés :
- Mettre en place des tableaux de bord RH automatisés
- Suivre les indicateurs clés mensuellement
- Alerter en cas d’écart significatif
- Analyser les tendances et les corriger
- Assurer le reporting vers la direction
Les 8 indicateurs clés pour piloter votre masse salariale
Pour mesurer et évaluer l’efficacité du pilotage, vous devez suivre des indicateurs de performance (KPI) précis.
1. Taux de masse salariale
Formule : (Masse salariale annuelle / Chiffre d’affaires HT) × 100
Ce ratio indique si l’utilisation des ressources financières est optimisée et si la politique de rémunération est efficace.
2. Masse salariale par ETP
Formule : Masse salariale totale / Nombre d’ETP
Cet indicateur permet de comparer le coût moyen par collaborateur et d’identifier les écarts entre services ou sites.
3. Taux de turnover
Formule : [(Départs + Arrivées) / 2] / Effectif moyen × 100
Un taux élevé révèle un problème de rétention qui impacte directement la masse salariale (coûts de recrutement, formation, perte de productivité).
4. Évolution de la masse salariale
Formule : [(Masse N – Masse N-1) / Masse N-1] × 100
Mesure l’augmentation ou la diminution d’une année sur l’autre pour identifier les tendances.
5. Part des charges patronales
Formule : (Charges patronales / Salaires bruts) × 100
Permet de suivre l’évolution du poids des cotisations sociales dans le coût total.
6. Taux d’absentéisme
Formule : (Nombre d’heures d’absence / Nombre d’heures théoriques) × 100
L’absentéisme a un impact direct sur la masse salariale (remplacement, perte de productivité).
7. Coût des heures supplémentaires
Suivi mensuel du volume et du coût des heures supplémentaires par service.
8. Écart budget/réalisé
Comparaison mensuelle entre la masse salariale budgétée et la masse réalisée pour détecter les dérives rapidement.
Comment optimiser le pilotage de la masse salariale ?
L’évolution de la masse salariale est difficile à prévoir, en particulier en raison des événements imprévisibles (départ à la retraite, congé maternité, arrivée de nouveaux collaborateurs, etc.). Il faut rechercher l’équilibre entre une information suffisamment détaillée pour expliquer les écarts et les causes d’une dérive et une information suffisamment agrégée pour être maîtrisable et pilotable.
En tant qu’intégrateur de logiciels de gestion RH, Apogea vous propose des outils de reporting rh performants et évolutifs pour optimiser le pilotage de votre masse salariale.
Les 6 étapes concrètes pour optimiser votre pilotage
Étape 1 : Cartographier les composantes de votre masse salariale
Identifiez tous les éléments : salaires de base, primes, avantages sociaux, charges patronales, provisions, intéressement, participation…
Étape 2 : Centraliser vos données dans un SIRH
Rassemblez toutes les données RH, paie et finance dans un système unique pour avoir une vision consolidée et fiable.
Étape 3 : Définir vos indicateurs de pilotage
Sélectionnez les KPI les plus pertinents pour votre activité et votre stratégie (parmi les 8 indicateurs clés présentés ci-dessus).
Étape 4 : Mettre en place des tableaux de bord automatisés
Créez des reportings automatiques mis à jour en temps réel grâce à des outils BI RH comme MyReport, Sage BI ou Power BI.
Étape 5 : Simuler les scénarios d’évolution
Utilisez votre outil de pilotage pour modéliser différents scénarios (augmentations, recrutements, réorganisation) et mesurer leurs impacts avant décision.
Étape 6 : Instaurer un suivi mensuel
Analysez chaque mois les écarts entre budget et réalisé, identifiez les causes et ajustez si nécessaire.
My Report
MyReport édité par Report One vous permet d’élaborer un bilan social et des tableaux d’analyse de masse salariale en fonction de vos différents critères.
Vous pouvez facilement corréler vos données sociales ou de paie avec celles des autres applications de votre entreprise.
Sage BI Reporting
Sage BI Reporting est un outil de pilotage Cloud qui permet la consultation de vos tableaux de bord depuis un espace sécurisé. La mise à jour s’effectue en temps réel. La prise de décision est facilitée à partir de votre outil de pilotage BI.
Pagga Rémunération
Avec Pagga Rémunération de Lucca automatisez la collecte des EVP et suivez les éléments de rémunération des collaborateurs.
Le module reporting vous permet d’afficher ou d’extraire toutes les informations utiles à la revue annuelle des salaires.
FAQ – Pilotage de la masse salariale
Pourquoi est-il important de piloter sa masse salariale ?
Piloter sa masse salariale permet de :
- Maîtriser le premier poste de dépenses de l'entreprise (30% à 80% du budget)
- Anticiper les écarts budgétaires et éviter les dérives financières
- Prendre des décisions RH éclairées (recrutements, augmentations)
- Respecter les obligations légales de reporting social
- Trouver l'équilibre entre performance économique et attractivité salariale
Quels outils utiliser pour piloter la masse salariale ?
Les outils recommandés sont :
- SIRH (Lucca, Sage RH, Silae) : centralisation des données RH et paie
- Outils BI (MyReport, Sage BI, Power BI) : tableaux de bord et reporting automatisé
- Logiciels de paie : extraction des données sociales
- Excel : pour des analyses ponctuelles (limité pour un pilotage automatisé)
L'idéal est de disposer d'un écosystème intégré SIRH + BI pour un pilotage en temps réel.
Comment calculer l'évolution de la masse salariale ?
Formule : [(Masse salariale N - Masse salariale N-1) / Masse salariale N-1] × 100
Exemple : Si votre masse salariale était de 2M€ en 2024 et qu'elle atteint 2,1M€ en 2025 : [(2,1 - 2) / 2] × 100 = 5% d'augmentation
Cette évolution peut être due à : augmentations salariales, nouveaux recrutements, primes exceptionnelles, hausse des charges sociales...
Quelle est la différence entre masse salariale et charges de personnel ?
La masse salariale correspond aux rémunérations versées aux salariés (salaires bruts). Les charges de personnel incluent la masse salariale + les charges patronales + les provisions + les avantages sociaux. C'est donc un périmètre plus large qui représente le coût total des ressources humaines pour l'entreprise.
À quelle fréquence faut-il analyser sa masse salariale ?
Un pilotage efficace nécessite :
- Un suivi mensuel des indicateurs clés (écarts budget/réalisé, effectifs, coûts)
- Une analyse trimestrielle approfondie avec simulations
- Un bilan annuel complet pour préparer le budget N+1
- Des alertes automatiques en cas de dérive importante