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Comment mettre en place un logiciel de CRM ?

Mettre en place un logiciel CRM est un défi stratégique crucial pour toute structure. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes essentielles de ce processus complexe, depuis le choix du bon CRM jusqu’à son déploiement réussi. 

Qu’est-ce qu’un CRM ?

Un CRM, ou Customer Relationship Management, est un logiciel conçu pour centraliser, gérer et optimiser toutes les interactions entre une structure et ses clients. Ce système permet de regrouper des informations cruciales, telles que les datas de contact, les historiques d’achat, et les préférences des clients, en un seul endroit. L’objectif principal d’un CRM est d’améliorer la relation client en offrant une vue d’ensemble sur chaque interaction, permettant ainsi de personnaliser les communications et d’anticiper les besoins. Mais un CRM va bien au-delà de la simple management des contacts. Il facilite également la collaboration entre les différents services de la société, comme les ventes, le marketing et le service client, en assurant un partage fluide des informations. 

Strategie CRM

Quelles sont les étapes pour bien choisir son logiciel CRM ?

Choisir le bon logiciel CRM pour votre entreprise est une étape cruciale qui nécessite une réflexion approfondie. Un mauvais choix peut ralentir vos opérations, tandis qu’une sélection éclairée peut transformer votre management de la relation client. Pour vous assurer de faire le bon choix, suivez ces étapes clés.

Faire un état des lieux et établir les besoins de l'entreprise

Avant de choisir un logiciel CRM, il est essentiel de faire un état des lieux complet de votre entreprise. Cette première étape consiste à analyser vos processus actuels de gestion de la relation client, identifier les points faibles, et comprendre les besoins spécifiques de vos équipes. Cela inclut de recenser les outils déjà en œuvre, de consulter les utilisateurs clés pour comprendre leurs attentes, et d’identifier les fonctionnalités CRM qui seraient les plus bénéfiques. 

Définir les objectifs, le périmètre et le budget du projet CRM

Après avoir identifié les besoins de votre structure, il est crucial de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre avec le CRM. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents, et définis dans le temps (SMART). Par exemple, vous pourriez viser une augmentation de 20 % des ventes en un an grâce à une meilleure gestion des leads ou une réduction de 30 % du temps consacré aux tâches administratives.

En parallèle, il est important de définir le périmètre du projet CRM. Cela implique de déterminer quelles équipes utiliseront le CRM, quels processus seront intégrés, et quelles datas devront être migrées. Une fois le périmètre établi, vous pouvez définir un budget réaliste pour l’achat, l’implémentation, et la maintenance du CRM

Définir les cas d'usages et rédiger le cahier des charges

Une fois les objectifs et le budget définis, l’étape suivante consiste à préciser les cas d’usages que le CRM devra couvrir. Les cas d’usages sont des scénarios concrets qui illustrent comment le CRM sera utilisé au quotidien. Par exemple, un cas d’usage pourrait être le suivi automatique des emails envoyés par les commerciaux, ou encore la segmentation des clients pour des campagnes marketing ciblées.

Ces cas d’usages doivent être documentés dans un cahier des charges. Ce document servira de référence tout au long du processus de sélection du CRM. Il doit inclure une description détaillée des fonctionnalités requises, des intégrations nécessaires avec d’autres systèmes (comme un ERP ou une solution de marketing automation), ainsi que des critères de performance et de sécurité. Le cahier des charges est un outil essentiel pour comparer objectivement les différentes solutions CRM disponibles sur le marché.

Sélectionner le CRM

Après avoir défini vos besoins, objectifs, et cas d’usages, vous pouvez entamer la sélection du CRM. Commencez par dresser une liste des solutions CRM qui répondent aux critères du cahier des charges. Il est important de prendre en compte non seulement le prix CRM, les fonctionnalités offertes, mais aussi la facilité d’utilisation, l’évolutivité de la solution, et la qualité du support technique.

Ensuite, demandez des démonstrations des logiciels sélectionnés. Ces démonstrations permettent de voir le CRM en action, d’évaluer son ergonomie, et de poser des questions spécifiques sur les fonctionnalités et l’intégration. N’hésitez pas à impliquer les utilisateurs clés de votre structure dans ces démonstrations pour recueillir leurs impressions.

Une fois les démonstrations effectuées, vous pouvez procéder à un comparatif détaillé, en tenant compte des coûts, des fonctionnalités, et des retours d’expérience des utilisateurs. Enfin, prenez une décision éclairée en choisissant la solution qui non seulement répond à vos besoins actuels, mais qui pourra aussi accompagner la croissance de votre société à long terme. Une fois le CRM sélectionné, vous pourrez passer à l’étape cruciale de la mise en œuvre et du lancement de la solution. Découvrez notamment notre liste des exemples de CRM à adopter en 2025.

Les étapes à suivre pour le déploiement de la solution CRM 

Étape 1 – La migration et la récupération des données historiques

La première étape consiste à migrer les informations existantes vers le nouveau CRM. Cela inclut la récupération des informations historiques, telles que les informations sur les clients, les transactions passées, et les interactions précédentes. Pour garantir une migration fluide, il est essentiel de procéder à un nettoyage des données avant de les importer. Cela signifie éliminer les doublons, corriger les erreurs, et s’assurer que toutes les données sont à jour.

Une migration CRM réussie nécessite également de choisir un format de données compatible avec le CRM. Une fois les données préparées, un test de migration doit être effectué pour identifier et résoudre tout problème potentiel. 

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Étape 2 – La mise en œuvre des flux de données

La deuxième étape consiste à configurer les flux de données entre le CRM et les autres systèmes utilisés par l’entreprise, comme les ERP, les logiciels de marketing automation, ou les plateformes e-commerce. Ces flux de données sont essentiels pour assurer une communication fluide entre les différents outils et éviter les silos d’informations.

La mise en oeuvre des flux de données nécessite une intégration technique, souvent réalisée via des API ou des connecteurs spécifiques. Il est important de définir clairement les données qui doivent être échangées entre les systèmes, ainsi que la fréquence et les conditions de ces échanges. 

Étape 3 – Le déploiement par lots successifs

Plutôt que de déployer le CRM en une seule fois, il est souvent préférable d’adopter une approche par lots successifs. Cela permet de gérer le déploiement de manière plus contrôlée et de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent. Le déploiement par lots consiste à introduire progressivement les fonctionnalités du CRM à différents groupes d’utilisateurs ou services de l’entreprise. Cette approche permet de former les utilisateurs par étapes, de recueillir leurs retours, et d’ajuster le système si nécessaire avant de l’étendre à l’ensemble de l’organisation. 

Étape 4 – La formation des équipes et conduite du changement

La formation est une étape clé pour assurer l’adoption réussie du CRM. Il ne suffit pas de simplement installer le logiciel ; les utilisateurs doivent être formés à l’utiliser efficacement. Cette formation doit être adaptée aux différents rôles au sein de la société, car les besoins d’un commercial diffèrent de ceux d’un marketeur ou d’un responsable de la relation client.

En parallèle, une gestion proactive de la conduite du changement est essentielle. Cela implique de communiquer clairement les bénéfices du CRM, de répondre aux préoccupations des utilisateurs, et de les encourager à adopter les nouvelles pratiques. 

Étape 5 – La création des reportings

Une fois le CRM en place et les employés formés, il est temps de configurer les reportings. Ces rapports permettent de suivre les performances et d’évaluer l’efficacité des processus mis en place. Le CRM offre généralement des outils de reporting intégrés qui permettent de générer des rapports sur les ventes, les campagnes marketing, la satisfaction client, et d’autres indicateurs clés de performance (KPI CRM). Il est important de personnaliser ces rapports pour qu’ils répondent aux besoins spécifiques de l’entreprise. 

Nos conseils pour réussir la mise en place de votre logiciel CRM 

La mise en place d’un CRM peut être un levier puissant pour améliorer la performance de votre Startup, TPE ou PME. Cependant, pour en tirer le meilleur parti, il est crucial de suivre certaines bonnes pratiques. Voici nos conseils pour un lancement réussi.

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Choisir le bon intégrateur CRM

Le choix de l’intégrateur CRM est une étape déterminante pour la réussite de votre projet. Un bon intégrateur vous accompagnera tout au long du processus, depuis la définition des besoins jusqu’à la formation des utilisateurs. Il doit comprendre vos enjeux, proposer des solutions adaptées, et disposer d’une expertise technique solide. 

Impliquer, former et responsabiliser les équipes

La réussite de l’intégration CRM dépend largement de l’implication des salariés. Dès les premières phases du projet, impliquez les utilisateurs clés dans les décisions et les tests. Cela permet de s’assurer que le CRM répondra à leurs besoins réels et qu’ils se sentiront investis dans le projet. Ensuite, une formation adaptée est essentielle pour que chacun maîtrise l’outil. 

Viser les bénéfices individuels

Pour maximiser l’adoption, il est crucial de montrer aux utilisateurs les bénéfices individuels qu’ils peuvent tirer du CRM. Par exemple, les commerciaux peuvent être motivés par l’automatisation des tâches administratives, leur permettant de se concentrer davantage sur les ventes. 

Intégrer le CRM aux outils déjà présents

Un CRM n’est véritablement efficace que s’il est bien intégré aux autres outils de l’entreprise, comme les ERP, les logiciels de marketing automation, ou les solutions de comptabilité. Cette intégration permet de centraliser les informations et d’assurer une continuité dans les processus. 

Mettre en place un processus d’amélioration continue

Enfin, il est important de voir le déploiement du CRM comme un projet en constante évolution. Après la mise en place, continuez à évaluer l’efficacité de l’outil et à recueillir les retours des utilisateurs. Mettez en place un processus d’amélioration continue pour ajuster les fonctionnalités, ajouter de nouvelles intégrations, ou optimiser les flux de travail.