L’entretien individuel est bien plus qu’un rendez-vous formel : c’est un outil stratégique qui influence la motivation, la performance et la fidélisation des collaborateurs. En 2025, face aux enjeux d’engagement et de mobilité interne, les entreprises ne peuvent plus se permettre de négliger ce rendez-vous clé. Pourtant, beaucoup de managers peinent encore à bien le préparer et à en tirer toute la valeur.
Dans ce guide, nous allons clarifier ce qu’est un entretien individuel, explorer ses différents formats, détailler les bonnes pratiques de préparation et de conduite, et montrer en quoi il constitue un levier RH incontournable. Vous découvrirez également comment les outils digitaux, tels que les logiciels RH et logiciel de gestion des talents, facilitent son pilotage.
Prêts à transformer vos entretiens individuels en véritables leviers de performance et d’engagement ? Suivez le guide.
Qu’est-ce qu’un entretien individuel et pourquoi est-il incontournable en 2025 ?
L’entretien individuel est un moment d’échange privilégié entre le manager et le collaborateur. Il s’agit d’un outil de management essentiel, qui favorise à la fois la reconnaissance, la transparence et le suivi des objectifs. En 2025, il s’impose comme un pilier de la gestion des ressources humaines, car il répond à une attente croissante de dialogue et de clarté dans les organisations.
Définition et objectifs de l’entretien individuel
L’entretien individuel vise à évaluer la performance, recueillir le feedback du collaborateur et définir des perspectives d’évolution. Contrairement à une simple réunion de suivi, il est structuré, planifié et documenté.
Différences entre entretien individuel, entretien annuel et entretien professionnel
Entretien annuel : centré sur l’évaluation des performances passées et la fixation d’objectifs futurs.
Entretien professionnel : obligatoire tous les deux ans, il porte sur les perspectives d’évolution et de formation du salarié.
Entretien individuel : plus souple, il peut intervenir à tout moment pour ajuster la trajectoire, soutenir un collaborateur ou recadrer une situation.
Les enjeux actuels : transparence, engagement et fidélisation
Dans un marché où la rétention des talents est cruciale, l’entretien individuel devient un outil stratégique pour renforcer l’engagement et éviter le turnover. En parallèle, il contribue à instaurer une culture de digitalisation RH (voir notre guide complet) en intégrant des processus plus fluides et traçables.
Les différents types d’entretien individuel
L’entretien individuel n’a pas une forme unique : il existe différents formats, selon les objectifs recherchés.
L’entretien annuel d’évaluation
Le plus répandu, il vise à évaluer la performance du collaborateur sur l’année écoulée, fixer des objectifs et identifier des axes de progression.
L’entretien professionnel obligatoire
Prévu par le Code du travail, il est centré sur les perspectives d’évolution et la formation du salarié. Il contribue directement au développement de l’employabilité.
L’entretien de suivi (performance, recadrage, accompagnement)
Plus ponctuel, il intervient pour analyser des résultats spécifiques, recadrer un comportement ou accompagner un collaborateur en difficulté.
Cas pratiques : quand organiser un entretien individuel ?
Au-delà des rendez-vous obligatoires, l’entretien individuel peut être organisé :
à l’occasion d’une prise de poste,
après une formation,
lors d’un changement de missions,
ou pour accompagner un projet stratégique.
Comment bien préparer un entretien individuel ?
Un entretien réussi se joue avant même le rendez-vous. La préparation est déterminante pour assurer un échange constructif et éviter qu’il ne se transforme en simple formalité administrative.
Préparation côté manager : fixer les objectifs et construire une trame
Le manager doit définir les points à aborder : performance, compétences, axes de progression, besoins en formation… Une trame claire permet de structurer l’échange et de ne rien oublier.
Préparation côté salarié : comment se mettre en valeur et poser les bonnes questions
Le collaborateur doit également préparer son entretien : identifier ses réussites, anticiper les questions sur ses difficultés et formuler des demandes précises (formation, évolution de poste, outils RH, etc.).
Exemple de trame d’entretien individuel réussi
Une trame efficace inclut :
- Retour sur les réalisations de l’année/du semestre.
- Échanges sur les difficultés rencontrées.
- Fixation d’objectifs réalistes.
- Plan d’actions ou besoins de formation.
👉 Pour structurer ces étapes, un logiciel de gestion des talents (voir notre solution) peut vous aider à standardiser et centraliser vos pratiques.
Déroulement d’un entretien individuel : 4 étapes clés
Un entretien individuel réussi ne s’improvise pas. Même préparé, il doit suivre un fil conducteur clair pour être constructif et déboucher sur des actions concrètes. Voici les 4 étapes clés d’un entretien individuel.
1. Accueillir et mettre en confiance le collaborateur
La première impression conditionne la qualité de l’échange. Le manager doit instaurer un climat bienveillant et rassurant dès le début : choix d’un lieu calme, ton positif, rappel des objectifs de l’entretien. Cet instant d’ouverture permet de lever les tensions et de montrer que l’entretien n’est pas un jugement, mais un moment d’écoute et de dialogue.
2. Évaluer les résultats et les compétences sur des faits concrets
L’analyse des performances doit se baser sur des données objectives : atteinte des objectifs fixés, indicateurs mesurables, retours clients, qualité du travail fourni. Éviter les jugements flous ou subjectifs est essentiel pour renforcer la crédibilité du manager et encourager le salarié à s’exprimer librement.
3. Fixer des objectifs SMART dans un dialogue constructif
Le cœur de l’entretien réside dans la co-construction des objectifs. Les fameux objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) permettent de clarifier les attentes et d’impliquer le collaborateur. C’est aussi l’occasion d’échanger sur ses motivations, ses besoins de formation et ses aspirations de carrière.
4. Conclure avec un plan d’action concret et partagé
Un entretien sans plan d’action perd sa valeur. Chaque échange doit déboucher sur des décisions tangibles : accompagnement spécifique, formation, évolution de poste, ou suivi intermédiaire. Le manager doit formaliser ces engagements dans un document partagé, pour garantir la traçabilité et préparer le prochain rendez-vous.
3 avantages majeurs d’un entretien individuel réussi
Un entretien individuel bien mené ne profite pas seulement au salarié : il renforce aussi la performance globale de l’entreprise.
1. Un puissant outil de motivation et de reconnaissance
Être écouté et reconnu renforce l’engagement du collaborateur. Féliciter les réussites, valoriser les efforts et montrer une réelle attention à ses besoins accroît la motivation et le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
2. Un levier de performance et de pilotage RH
En multipliant les entretiens individuels, l’entreprise obtient une vision plus fine de ses ressources humaines : compétences disponibles, axes de progrès, besoins en formation. Ces données deviennent de véritables indicateurs pour piloter la stratégie RH et anticiper les évolutions métiers.
3. Une meilleure fidélisation des talents
Un collaborateur qui se sent écouté et accompagné est plus enclin à rester dans l’entreprise. Les entretiens individuels réguliers réduisent ainsi le turnover, renforcent la stabilité des équipes et contribuent à bâtir une culture d’entreprise positive.
L’entretien individuel et les outils digitaux en 2025
La digitalisation transforme profondément la gestion des entretiens, en simplifiant leur préparation, leur suivi et leur exploitation.
1. Suivi et centralisation grâce aux logiciels SIRH
Un logiciel SIRH centralise les comptes rendus, automatise les rappels d’échéances et permet aux RH comme aux managers de disposer d’un suivi en temps réel. Cela réduit les risques d’oubli, harmonise les pratiques et facilite les audits internes.
2. Automatisation et planification via les logiciels de gestion des talents
Les solutions de gestion des talents permettent d’aller plus loin en intégrant les entretiens dans une logique globale : suivi des compétences, plans de carrière, mobilité interne. L’automatisation des tâches administratives libère du temps pour se concentrer sur l’essentiel : le dialogue humain.
3. Vers une expérience collaborateur plus fluide et engageante
En digitalisant les entretiens, l’entreprise améliore la lisibilité et l’accessibilité pour le salarié. Les comptes rendus sont disponibles à tout moment, les objectifs sont suivis en temps réel, et le collaborateur devient acteur de son évolution professionnelle. Résultat : une expérience plus transparente, plus fluide et donc plus engageante.
De quoi parler pendant un entretien individuel ?
L’entretien individuel est une opportunité précieuse pour l’employé et son responsable de faire un point sur l’année écoulée et de préparer l’avenir. Voici les thèmes essentiels à aborder lors de ce dialogue :
- L’évaluation du travail fourni et la réalisation des objectifs de l’année écoulée
Commencez par une évaluation des performances du collaborateur. Discutez des objectifs fixés pour l’année passée, des réussites et des domaines où les attentes n’ont pas été pleinement atteintes. Cela permet de mettre en lumière les points forts et les réalisations marquantes, tout en identifiant les axes d’amélioration.:
- La mise en place des nouveaux objectifs pour l’année ou la période à venir
Après avoir fait le bilan de l’année écoulée, il est important de définir de nouveaux objectifs pour la période à venir. Ils doivent être clairs, mesururables et alignés avec les objectifs globaux de l’entreprise. Assurez-vous que le collaborateur les comprends et se sent capable de les atteindre.
- L’appréciation des compétences et les axes d’amélioration
Discutez des compétences clés du collaborateur et de la manière dont elles ont contribué à ses performances. Identifiez ensemble les compétences à développer et les formations nécessaires pour soutenir cette croissance. Cela peut inclure des formations spécifiques, du mentorat ou des opportunités de développement professionnel.
- Les formations suivies sur la période et celles qui peuvent être mises en place
Passez en revue toute formation suivie au cours de l’année écoulée et évaluez leur impact sur ses performances. Planifiez les formations futures qui pourraient être bénéfiques, en alignant ces choix sur les objectifs professionnels et les aspirations du collaborateur.
- Les souhaits d’augmentation et/ou de promotion individuelle
Abordez les souhaits d’augmentation de salaire et les aspirations futurs du collaborateur. Discutez des opportunités de promotion et des étapes nécessaires pour les atteindre. Cette discussion doit être transparente et réaliste, afin de maintenir la motivation du collaborateur tout en alignant ses attentes avec les possibilités offertes par l’entreprise.
L’efficacité d’un entretien individuel repose en grande partie sur la pertinence des questions posées. Plutôt que de se contenter de questions générales, qui pourraient laisser un sentiment d’inachevé, il est essentiel de se concentrer sur des interrogations ciblées et réfléchies. Ces questions devraient viser à
Enfin, il est crucial de conclure l’entretien sur une note précise et actionnable, en fixant des objectifs clairs pour la période à venir et en planifiant le prochain entretien. Cette approche assure une communication ouverte et efficace, permettant à la fois au responsable et au collaborateur de repartir avec une compréhension claire des attentes futurs.
