La gestion de la DSN est devenue un enjeu majeur. Depuis 2026, l’URSSAF envoie un CRM de rappel DSN chaque année. Ce document liste toutes vos anomalies non corrigées.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : plus de 60% des entreprises reçoivent des anomalies chaque mois. Mais seule une minorité les corrige rapidement. Cette négligence coûte cher.
Quels sont les risques concrets ? Des pénalités financières de plusieurs milliers d’euros. Une perte de contrôle sur vos données sociales. Un impact direct sur les droits de vos salariés.
La solution ? Comprendre le CRM de rappel URSSAF d’abord. Ensuite, automatiser le suivi de vos déclarations. En tant qu’intégrateur certifié des meilleurs logiciels de paie, nous vous guidons. Notre expertise en contrôle DSN vous aidera à sécuriser votre conformité.
Découvrez comment transformer ces contraintes en opportunités de fiabilisation.
Qu’est-ce qu’un CRM de rappel et comment ça fonctionne ?
Le terme « CRM de rappel DSN » recouvre deux notions différentes. Il faut les distinguer pour bien comprendre les enjeux.
D’un côté, le CRM de rappel émis par l’URSSAF. C’est un document réglementaire annuel. Il liste toutes vos anomalies non corrigées.
De l’autre, les outils CRM d’organisation. Ils automatisent le suivi de vos échéances. Ils vous aident à éviter les anomalies en amont.
ℹ️ Définition : CRM de rappel DSN
Dans cet article, on parle de CRM non pas au sens commercial, mais comme d’un outil de suivi, d’alerte et de relance dédié à la gestion des échéances et anomalies liées à la DSN.
Le CRM de rappel URSSAF : définition réglementaire
Le compte-rendu métier de rappel porte le numéro 124. L’URSSAF l’envoie chaque année en mars ou avril. Il recense toutes les anomalies déclaratives de l’année passée.
Quelles anomalies ? Celles que vous n’avez pas corrigées. Malgré les alertes mensuelles, elles persistent. Ce récapitulatif est votre dernière chance avant la DSN de substitution.
Où le trouver ? Sur Net-Entreprises d’abord. Puis dans votre logiciel de paie conforme NEOReS. Silae, par exemple, l’intègre automatiquement.
Que contient-il exactement ? Pour chaque anomalie :
- La nature de l’erreur détectée
- Les valeurs incorrectes que vous avez déclarées
- Les valeurs de correction proposées par l’URSSAF
- L’indication si l’anomalie est « substituable »
Un CRM de rappel est un outil qui permet de gérer des échéances et des actions récurrentes en automatisant :
- les alertes à venir (ex. : prochaine déclaration DSN mensuelle),
- les relances internes (ex. : demander à un manager de transmettre un document),
- les suivis post-action (ex. : vérifier qu’une anomalie DSN a bien été corrigée).
Contrairement à un agenda classique ou à une to-do liste, le CRM permet une vision structurée, partagée et historique des relances. Il devient un véritable outil de pilotage du risque déclaratif, capable d’envoyer des notifications, de générer des tâches récurrentes, et d’attribuer des responsables à chaque action.
Les outils CRM pour automatiser le suivi des échéances DSN
Au-delà du document URSSAF, le CRM prend un autre sens. Il devient un outil de gestion. Un système qui organise vos échéances déclaratives.
Ces outils créent des tâches automatiques. Ils suivent vos DSN mensuelles et événementielles. Ils relancent les responsables en cas d’anomalie. Ils centralisent toute la documentation de conformité.
Exemple concret : votre CRM vous alerte 3 jours avant chaque échéance. Il assigne la tâche au bon gestionnaire. Il archive toutes les actions menées.
Cette double approche garantit votre sérénité. Vous gérez à la fois l’aspect réglementaire et organisationnel.
Différence entre CRM mensuel (n°120) et CRM de rappel annuel (n°124)
Les CRM mensuels n°120 arrivent chaque mois. L’URSSAF les envoie juste après réception de votre DSN. Ils signalent les anomalies du mois. Vous pouvez les corriger rapidement.
Le CRM de rappel annuel n°124 fonctionne différemment. Il arrive une fois par an. Il compile uniquement les anomalies persistantes. Celles que vous n’avez pas traitées malgré les alertes mensuelles.
La différence est capitale. Un CRM mensuel est une simple alerte. Un CRM de rappel peut déclencher une DSN de substitution. C’est une escalade progressive.
Cette logique vise deux objectifs. Responsabiliser les déclarants d’abord. Garantir les droits sociaux des salariés ensuite.
Différence entre un CRM commercial et un CRM RH / paie
Le fonctionnement est similaire, mais les finalités diffèrent :
| CRM commercial | CRM RH / Paie |
|---|---|
| Relancer un prospect | Relancer un collaborateur, un service, un manager |
| Suivre les étapes d’un cycle de vente | Suivre les étapes d’un processus DSN ou RH |
| Piloter un portefeuille client | Piloter des échéances légales et internes |
En contexte RH/paie, le CRM doit intégrer des logiques de conformité : délais réglementaires, typologies d’événements (fin de contrat, arrêt maladie, etc.), et coordination entre plusieurs acteurs (paie, RH, managers, DAF…)
Enjeux spécifiques à la DSN : déclarations mensuelles et événementielles
La DSN implique deux types d’échéances :
- Mensuelles : à transmettre au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant selon l’effectif,
- Événementielles : dès survenance de l’événement (fin de contrat, arrêt de travail, reprise, etc.).
Le moindre oubli peut générer :
- des rejets techniques ou fonctionnels,
- des droits sociaux erronés pour le salarié (maladie, chômage, retraite...),
- des pénalités URSSAF ou retards de régularisation.
C’est là que le CRM de rappel devient un levier stratégique. Il permet de :
- anticiper les échéances,
- relancer automatiquement les responsables internes,
- documenter les actions correctives en cas d’erreur.
Calendrier 2025-2026 : quand sont émis les CRM de rappel ?
Le déploiement suit un calendrier précis. Le décret n°2023-1384 du 29 décembre 2023 l’a défini. Comprendre ce calendrier vous aide à anticiper.
Mars-avril 2025 : premiers CRM de rappel URSSAF sans substitution
Les premiers CRM de rappel sont arrivés en avril 2025. Ils portaient sur les anomalies 2024. Le calendrier était le suivant :
Pour les échéances au 5 du mois :
- Transmission : 23-24 avril 2025
Pour les échéances au 15 du mois :
- Transmission : 2 mai 2025
Cette première vague est une phase d’apprentissage. Même sans correction, pas de substitution automatique en 2025. L’URSSAF vous laisse le temps de vous adapter.
Attention toutefois. L’URSSAF peut quand même agir. Après un contrôle sur place, elle peut émettre une substitution manuelle. Cette exception existe dès 2025.
Cette année transitoire est précieuse. Profitez-en pour auditer vos processus. Identifiez vos sources d’anomalies récurrentes. Mettez en place vos outils de suivi.
Mars 2026 : entrée en vigueur de la DSN de substitution automatique
Mars 2026 marque un tournant. Le dispositif entre dans sa phase définitive. Les CRM de rappel porteront sur 2025. Cette fois, la DSN de substitution automatique s’appliquera.
Voici le scénario concret :
- Mars 2026 : vous recevez le CRM de rappel
- Mai 2026 : date limite de correction
- Mai-juin 2026 : substitution si aucune action
L’URSSAF ou la MSA corrigeront vos données. Ils le feront sans votre accord. C’est une correction unilatérale de vos déclarations.
La MSA a un calendrier décalé. Premiers CRM de rappel en mars 2027. Ils porteront sur l’année 2026. Mais attention : ils entreront directement en phase automatique.
Délais de correction et phase contradictoire
Une fois le CRM reçu, vous devez agir vite. Le délai est précis. Vous devez corriger avant la seconde échéance déclarative.
Exemple pratique :
- CRM reçu : mars 2026
- DSN de mars : déposée en avril 2026
- Première échéance : avril 2026
- Seconde échéance : mai 2026
- Date limite de correction : DSN d’avril déposée en mai 2026
Vous avez aussi le droit de contester. Cette opposition doit être motivée. Vous devez estimer que vos données sont exactes. Documentez bien votre position.
Sans action ? Ni correction ni opposition ? L’URSSAF agit. Elle procède à la DSN de substitution en mai-juin 2026. Puis elle vous informe via un CRM spécial.
Cette perte de contrôle est un risque majeur. Il faut l’éviter par une gestion proactive.
Comment traiter efficacement un CRM de rappel DSN ?
Face à un CRM de rappel, suivez une méthode rigoureuse. Voici les quatre étapes clés.
Étape 1 : Récupérer le CRM sur Net-Entreprises ou dans votre logiciel de paie
Le CRM de rappel n°124 est accessible à deux endroits.
Premier canal : Net-Entreprises
- Connectez-vous à votre espace
- Accédez au tableau de bord DSN
- Rubrique « Comptes-rendus métier »
- Téléchargez le document
Second canal : votre logiciel de paie
- Votre outil doit être conforme NEOReS
- Silae, par exemple, l’intègre automatiquement
- Le CRM apparaît dans votre interface
- Lien direct avec les bulletins concernés
Cette intégration facilite le traitement. Vous visualisez les anomalies. Vous voyez les bulletins impactés. Le gain de temps est considérable.
Dès réception, partagez le document. Gestionnaire de paie, RH, DAF : tous doivent être informés.
Étape 2 : Identifier les anomalies substituables et non substituables
Toutes les anomalies ne sont pas égales. Le CRM les classe en deux catégories.
Les anomalies substituables :
- Impactent les droits retraite des salariés
- Concernent les assiettes plafonnées et déplafonnées
- Touchent les taux de cotisations
- Affectent l’identification des organismes
Pour ces anomalies, le CRM donne les valeurs de correction. L’URSSAF les a calculées. Si vous ne réagissez pas, elle les appliquera.
Les anomalies non substituables :
- Erreurs sur le montant net social
- Problèmes de codes organismes
- Informations contractuelles incorrectes
- Doivent être corrigées par vous
Triez vos anomalies par priorité. Privilégiez les substituables d’abord. Regroupez-les par type. Cela facilite les corrections en masse.
Étape 3 : Corriger via DSN annule et remplace ou à l'échéance suivante
Deux méthodes existent pour corriger. Choisissez selon votre calendrier.
Méthode 1 : DSN annule et remplace
- Vous avez encore quelques jours avant l’échéance
- Vous déposez une nouvelle DSN
- Elle écrase la déclaration erronée
- C’est la méthode la plus propre
Méthode 2 : Régularisation à l’échéance suivante
- Le délai est trop court
- Vous préférez regrouper les corrections
- Vous intégrez tout dans la prochaine DSN
- Votre logiciel doit permettre les mouvements correctifs
Attention au délai : deux mois maximum. C’est la règle absolue.
Pour les gros volumes, privilégiez un outil adapté. Les logiciels de paie modernes ont des modules de correction en masse. Sinon, vous risquez des milliers de saisies manuelles.
Étape 4 : Documenter et tracer les corrections effectuées
La documentation est cruciale. Constituez un dossier complet.
Contenu du dossier de suivi :
- CRM de rappel original (fichier PDF)
- Détail des anomalies corrigées
- Bulletins corrigés avec les modifications
- Preuves de transmission (accusés Net-Entreprises)
- Oppositions motivées si contestation
Cette traçabilité vous protège. En cas de contrôle URSSAF, vous démontrez votre bonne foi. Vous justifiez toutes vos actions.
Elle sert aussi à l’analyse. Un même type d’anomalie qui revient ? C’est un signal. Problème de paramétrage ou de procédure. Il faut corriger à la source.
C’est là qu’intervient l’automatisation du suivi.
Automatiser le suivi des CRM de rappel : quels outils utiliser ?
La complexité croissante de la DSN impose l’automatisation. Plusieurs solutions existent selon vos besoins.
Silae : traitement natif des CRM de rappel au format NEOReS
Silae intègre complètement le format NEOReS. Les CRM de rappel arrivent directement dans l’interface.
Fonctionnement concret :
- L’URSSAF émet le CRM n°124
- Il apparaît dans votre tableau de bord Silae
- Détail par salarié et par période
- Visualisation claire des anomalies
Le logiciel propose la correction en masse. Vous traitez des centaines d’anomalies en quelques clics. Plus besoin de plusieurs jours de saisie manuelle.
Silae identifie les bulletins concernés automatiquement. Il vous guide dans la régularisation. Pour les gros effectifs, le gain est considérable.
Cegid DSN Contrôle : prévenir les anomalies en amont
Cegid DSN Contrôle adopte une approche différente. Il prévient au lieu de guérir.
Comment ça marche :
- Vérification avant envoi de la DSN
- Plus de 1 500 règles de contrôle
- Règles issues des matrices URSSAF
- Détection des incohérences en amont
Le module analyse vos fichiers DSN. Il détecte les erreurs de paramétrage. Il repère les données manquantes. Il vous alerte avant l’envoi.
Cette vérification évite les rejets DSN. Elle prévient les CRM de rappel. C’est particulièrement efficace pour les anomalies récurrentes.
En tant qu’intégrateur Cegid, nous paramétrons sur-mesure. Votre convention collective, vos accords d’entreprise : tout est pris en compte.
Sage et Lucca : coordination RH/Paie pour limiter les erreurs
Les anomalies ne viennent pas toujours du calcul de paie. Souvent, c’est une erreur de saisie RH. Ou des données incomplètes.
Sage Paie et RH fluidifie la communication. Il centralise les informations dans un référentiel unique. Informations contractuelles, mouvements du personnel, éléments variables : tout est regroupé.
Lucca offre des workflows de validation. Les données sont complètes avant la paie. Validation des arrêts maladie, des fins de contrat, des changements : tout est vérifié.
Cette coordination réduit les erreurs déclaratives. Moins d’anomalies dans les CRM mensuels. Donc moins dans le CRM de rappel annuel.
Sage et Lucca : coordination RH/Paie pour limiter les erreurs
Certaines structures vont plus loin. Elles mettent en place de véritables outils CRM métier.
Solutions possibles :
- Airtable
- Notion
- Monday
- CRM classiques (Hubspot, Salesforce…)
Fonctionnalités à paramétrer :
- Rappels récurrents (DSN du 5, DSN du 15)
- Affectation des tâches aux responsables
- Suivi de l’état d’avancement
- Historique des actions menées
Cette approche convient aux PME et ETI. Plusieurs personnes sont impliquées : gestionnaire paie, RH, contrôleur de gestion, DAF. Le CRM centralise l’information. Il automatise les relances. Aucune échéance n’est oubliée.
DSN de substitution : comment l'éviter grâce à une gestion proactive ?
La DSN de substitution est le dernier recours de l’URSSAF. Bien la comprendre vous aide à l’éviter.
Qu'est-ce que la DSN de substitution et quand s'applique-t-elle ?
La DSN de substitution est une déclaration corrective. L’URSSAF ou la MSA la produit. Vous n’avez aucune action à faire.
Conditions d’application :
- Vous avez reçu un CRM de rappel annuel
- Il signale des anomalies substituables
- Vous n’avez pas corrigé avant la seconde échéance
- Vous n’avez pas formulé d’opposition motivée
Calendrier concret à partir de 2026 :
- Mars : réception du CRM de rappel
- Mai : pas de correction de votre part
- Mai-juin : l’URSSAF procède à la substitution
Elle transmet alors les données corrigées. Caisses de retraite, Agirc-Arrco : tous les organismes sont informés. Les calculs sont ceux de l’URSSAF. Pas les vôtres.
Vous en êtes informé par un CRM spécial. Mais les données substituées deviennent opposables. Elles peuvent entraîner des régularisations de cotisations.
Conséquences pour l'entreprise : perte de contrôle et pénalités
La substitution a des conséquences majeures. Ce n’est pas qu’une correction technique.
Perte de contrôle sur vos données :
- Écarts entre salaire versé et données déclarées
- Risque de redressements URSSAF
- Révélation possible de minoration de cotisations
- Suspicion de négligence
Impact administratif et social :
- Justifications à fournir aux salariés
- Différences entre bulletins et données retraite
- Incompréhensions possibles
- Détérioration du climat social
Signal négatif lors des audits :
- Pour un commissaire aux comptes
- Pour un repreneur potentiel
- Révèle un déficit de conformité
- Image de gestion peu rigoureuse
Pénalités financières :
- En cas de récidive
- Ou de négligence caractérisée
- Majorations sur les cotisations
- Amendes administratives possibles
CRM de rappel DSN : des cas d’usage concrets en gestion de la paie
Au-delà des grandes promesses de productivité, un CRM de rappel n’a de valeur que s’il répond à des usages concrets sur le terrain. En paie, les enjeux sont simples : respecter les échéances, corriger les anomalies à temps, et bien coordonner les intervenants. Voici trois cas d’usage typiques où un CRM bien paramétré fait toute la différence.
Suivi des échéances déclaratives
La gestion de la DSN impose une rigueur constante. Chaque mois, les gestionnaires de paie doivent transmettre une DSN complète avant une date limite (le 5 ou 15 selon les cas). En parallèle, les événements comme les fins de contrat, les arrêts de travail ou les reprises doivent être signalés dans des délais très courts. Or, dans le flux quotidien, ces échéances peuvent facilement être oubliées.
Un CRM de rappel permet de :
- Planifier des rappels récurrents pour les DSN mensuelles,
- Ajouter des rappels dynamiques lors de l’arrivée d’un événement (ex. : fin de CDD),
- Visualiser les échéances dans un tableau de bord partagé,
- Recevoir des notifications en cas de tâche non réalisée à temps.
Bon à savoir : certains logiciels comme Lucca ou Sage permettent d’automatiser la création de ces rappels en les connectant directement aux événements RH (fin de contrat, validation manager, etc.).
Traitement des anomalies et rappels de correction
Les rejets DSN ou anomalies fonctionnelles sont fréquents : NIR erroné, code organisme incohérent, taux incorrect… Lorsqu’elles ne sont pas corrigées rapidement, ces erreurs peuvent impacter les droits des salariés (retraite, IJSS) et entraîner des relances URSSAF.
Sans outil dédié, ces anomalies risquent de passer entre les mailles du filet. Un CRM de rappel permet alors de :
- Créer automatiquement une tâche “anomalie à corriger” dès qu’un rejet est détecté,
- Assigner un responsable, avec une échéance claire,
- Envoyer des relances automatiques si la correction tarde,
- Archiver le traitement pour tracer les actions menées.
Coordination entre RH, paie et direction
Dans la majorité des PME, les déclarations sociales ne sont pas uniquement l’affaire du gestionnaire de paie. Le RH doit remonter certaines informations, le manager valider un arrêt, la DAF suivre les flux de trésorerie… Or, sans outil centralisé, ces échanges sont souvent dispersés entre mails, Excel et messages instantanés.
- Créer des tâches interservices, assignées à différents acteurs,
- Suivre l’état d’avancement en temps réel, avec des statuts clairs,
- Automatiser les relances si un acteur n’a pas validé une étape clé (ex. : transmission de l’attestation employeur),
- Documenter les échanges et validations, pour éviter toute perte d’information.
Nouveauté 2026 : la DSN de substitution, un tournant pour les entreprises
À partir de 2026, une nouvelle mesure entre en vigueur et pourrait bien changer la donne pour les gestionnaires de paie et RH : la DSN de substitution. Ce dispositif, mis en place par l’URSSAF, vise à fiabiliser les données sociales transmises par les entreprises, même lorsque celles-ci n’ont pas corrigé leurs erreurs à temps.
📌 Actualité réglementaire – À savoir
Depuis 2026, l’URSSAF peut produire une DSN de substitution à la place de l’employeur lorsque des anomalies déclaratives ne sont pas corrigées, malgré plusieurs relances.
Ce mécanisme vise à garantir les droits sociaux des salariés (retraite, IJSS, etc.), mais il renforce considérablement la pression sur la conformité déclarative des entreprises.
Qu’est-ce que la DSN de substitution ?
La DSN de substitution est un mécanisme correctif automatisé. En clair : si une erreur (anomalie fonctionnelle ou absence de déclaration) persiste malgré les relances, l’URSSAF peut corriger ou compléter elle-même la DSN de l’entreprise, sans action de sa part.
L’entreprise est bien sûr informée en amont et peut s’opposer à la substitution, mais dans un délai limité.
Le déploiement suit un calendrier précis. Le décret n°2023-1384 du 29 décembre 2023 l’a défini. Comprendre ce calendrier vous aide à anticiper.
Les bénéfices concrets d’un CRM de rappel DSN
La mise en place d’un CRM de rappel dans la gestion de la DSN n’est pas qu’une question d’organisation : c’est un levier direct de performance, de conformité et de sérénité pour les équipes paie et RH. Voici les principaux bénéfices observés sur le terrain.
Réduction du risque URSSAF et des pénalités
Le premier gain est évident : en automatisant les rappels liés aux échéances et aux anomalies, vous diminuez drastiquement les oublis ou erreurs de déclaration. Cela permet :
de respecter les délais légaux (DSN mensuelle, événementielle),de corriger rapidement les anomalies détectées,
de corriger rapidement les anomalies détectées,
d’éviter les pénalités financières liées aux rejets ou aux retards.
En particulier depuis 2026, avec la mise en place de la DSN de substitution, ce niveau de réactivité devient un impératif.
Meilleure conformité et traçabilité
Chaque action liée à la DSN est enregistrée dans le CRM : qui a été notifié, qui a corrigé, quand, avec quelle justification. Cette traçabilité complète est précieuse :
- pour les audits internes ou externes,
- pour prouver votre bonne foi en cas de contrôle,
- pour analyser les points de friction récurrents (ex. : oublis systématiques sur certains événements).
💡Exemple concret : un CRM peut vous montrer que 80 % des retards DSN sont liés à un seul type d’événement (ex. : reprises de travail non remontées). Vous pouvez alors ajuster vos processus internes.
Gain de productivité pour les équipes paie et RH
Fini les relances manuelles, les fichiers Excel partagés, ou les e-mails oubliés. Le CRM de rappel libère un temps précieux, et surtout réduit la charge mentale :
- Les échéances sont centralisées et visibles par tous,
- Les tâches sont réparties clairement,
- Les relances sont automatisées,
- Le risque de double saisie ou de tâches oubliées est quasi nul.
Comment choisir une solution CRM adaptée à vos besoins RH / paie ?
Face à la montée des exigences réglementaires ,notamment avec la DSN de substitution, le choix d’une solution CRM adaptée n’est plus un “plus”, mais une nécessité. Encore faut-il savoir ce que l’on attend d’un CRM dans le contexte paie/RH.
Contrairement aux CRM commerciaux classiques, un bon outil pour la paie doit répondre à trois critères fondamentaux : suivre les échéances légales, organiser les corrections, et documenter la conformité.
Les fonctionnalités clés à exiger
Avant de comparer les éditeurs, assurez-vous que l’outil permet de :
- Créer et suivre des rappels personnalisés, liés aux événements sociaux (fin de contrat, arrêt, reprise, DSN mensuelle…),
- Affecter des tâches à des collaborateurs avec notifications automatiques et relances,
- Visualiser un tableau de bord des échéances, statuts et priorités,
- Conserver un historique des actions (utile en cas d’audit ou de contestation URSSAF),
- S’intégrer à votre logiciel de paie ou SIRH, pour éviter les doubles saisies.
💡 Bon à savoir
Un CRM de rappel n’est pas toujours une solution autonome. Il peut être intégré à votre logiciel de paie (comme chez Silae), ou se présenter sous forme de module complémentaire à un SIRH ou un outil de contrôle déclaratif.
Solutions disponibles : que proposent les éditeurs ?
Voici un aperçu des principales options selon votre environnement :
| Solution | Type | Spécificité CRM DSN / rappels |
|---|---|---|
| Silae | Logiciel de paie | Gère les CRM de rappel DSN via le format NEOReS, avec suivi des anomalies dans l’interface |
| Cegid DSN Contrôle | Module complémentaire | Vérifie les DSN en amont de l’envoi pour éviter les anomalies et substitutions |
| Lucca | SIRH modulaire | Gère des workflows internes et notifications RH, mais pas un CRM de rappel DSN |
| Sage | Paie + SIRH | Propose une gestion complète de la paie et des tâches RH, mais pas de CRM dédié aux rappels DSN |
⚙️ À noter : En tant qu’intégrateur certifié des solutions Sage, Silae, Cegid et Lucca, nous accompagnons les PME et ETI dans le choix, le paramétrage et le déploiement des outils les plus adaptés à leur environnement.
Cela nous permet d’adapter chaque solution aux spécificités de vos processus DSN, et de mettre en place un CRM de rappel réellement efficace.
CRM de rappel DSN dédié vs module intégré : que privilégier ?
Tout dépend de votre environnement technique et de vos priorités.
- Si vous utilisez déjà un outil comme Silae, exploiter les fonctions internes de gestion des CRM de rappel DSN peut suffire, à condition de bien former vos équipes et de suivre régulièrement les anomalies.
- Si vous souhaitez un contrôle qualité renforcé sur vos données sociales, une solution comme Cegid DSN Contrôle, dédiée à la vérification des DSN avant envoi, constitue un excellent complément.
- Pour les entreprises qui ne disposent pas d’outils spécialisés, la mise en place d’un CRM de rappel DSN métier, même via une solution no-code (Notion, Airtable, Monday...), peut être efficace, à condition de structurer un vrai processus de suivi, de relance et de priorisation autour des échéances déclaratives.
Bonnes pratiques pour déployer efficacement un CRM de rappel DSN
Mettre en place un CRM de rappel DSN ne se résume pas à installer un outil. Pour que le dispositif fonctionne réellement et apporte un gain concret, il doit s’intégrer aux habitudes de travail, à la culture de l’équipe paie/RH, et surtout être bien paramétré dès le départ.
Voici les meilleures pratiques à suivre pour garantir un déploiement efficace.
Paramétrez les rappels selon vos échéances réelles
Chaque entreprise a son propre rythme : DSN mensuelle au 5 ou 15, traitements des fins de contrat, transmission d’arrêt maladie… Votre CRM de rappel doit refléter ce calendrier précis.
Créez un modèle de planning DSN, avec toutes les échéances fixes et variables,
Définissez les délai de relance souhaités (ex. : 3 jours avant l’échéance, le jour J, puis relance J+2 si non fait),
Pensez aux événements exceptionnels : changement de taux AT, DSN de régularisation, anomalies structurelles…
🎯 Astuce : paramétrez aussi des rappels pour les actions post-déclaration : vérification des retours DSN, traitement des rejets, contrôle des CRM URSSAF.
Attribuez clairement les responsabilités
Un rappel n’a d’utilité que s’il est lu… et traité. C’est pourquoi il est crucial que chaque tâche créée dans le CRM soit assignée à une personne identifiée.
Évitez les “tâches flottantes” (sans responsable clair),
Définissez des rôles (ex. : validation RH, saisie paie, supervision DAF),
Prévoyez des règles d’escalade si une action reste non traitée au-delà d’un certain délai.
Une tâche bien affectée, c’est une action mieux suivie, et moins de risque que les CRM URSSAF deviennent une mauvaise surprise.
Mettez en place un point de suivi hebdomadaire
Même avec des alertes automatiques, un CRM de rappel DSN reste un outil. Son efficacité dépend aussi de l’humain.
Prévoyez un rituel hebdomadaire avec l’équipe paie/RH pour faire le point sur les tâches ouvertes,
Analysez les retards ou blocages récurrents,
Ajustez les délais, responsables ou types de rappels si nécessaire.
Ce point rapide (30 min max) suffit souvent à éviter les accumulations de tâches non résolues, et donc les substitutions URSSAF.
Formez vos équipes à l’outil… et au cadre réglementaire
Un CRM de rappel performant n’est pas qu’une affaire de paramétrage. Vos collaborateurs doivent comprendre :
à quoi servent les rappels,
quelles sont les conséquences d’un oubli,
comment corriger une anomalie DSN efficacement.
Une formation courte, mais ciblée, peut faire la différence entre un outil subi… et un outil adopté.
💡 Conseil d’intégrateur :
En tant que partenaires certifiés Sage, Silae, Cegid et Lucca, nous accompagnons nos clients dans le paramétrage intelligent de leurs outils selon leurs processus réels.
Ce travail en amont est souvent la clé d’un CRM de rappel réellement opérationnel.
Conclusion : un CRM de rappel DSN pour sécuriser votre conformité sociale
La complexité croissante des déclarations sociales, et en particulier de la DSN, impose une rigueur absolue. En 2026, avec l’arrivée de la DSN de substitution, il devient risqué de s’appuyer uniquement sur des rappels manuels ou des process dispersés.
Le CRM de rappel DSN s’impose alors comme un outil stratégique pour les équipes paie et RH. Il vous permet de :
- anticiper les échéances,
- corriger à temps,
- responsabiliser les intervenants,
- et surtout éviter les pénalités et interventions automatiques de l’URSSAF.
FAQ — Tout savoir sur le CRM de rappel DSN
Qu’est-ce qu’un CRM de rappel DSN ?
C’est un outil (ou une fonctionnalité) qui permet de planifier, suivre et automatiser les relances liées aux échéances déclaratives de la DSN. Il sert à éviter les oublis, traiter les anomalies et sécuriser le processus de déclaration sociale.
Pourquoi utiliser un CRM pour la gestion de la DSN ?
Parce que les erreurs ou retards de déclaration peuvent entraîner des pénalités URSSAF, des rejets ou des corrections automatiques par l’administration (DSN de substitution). Un CRM de rappel vous permet de rester conforme, de gagner du temps et de mieux organiser le travail d’équipe.
Quelle est la différence entre un CRM RH et un CRM de rappel DSN ?
Un CRM RH gère généralement les relations collaborateurs (recrutement, entretiens, onboarding…).
Un CRM de rappel DSN est orienté conformité déclarative : il organise les échéances paie, les anomalies, les responsabilités, et les relances internes liées aux déclarations sociales.
Faut-il un outil spécifique pour gérer les rappels DSN ?
Pas forcément. Certains logiciels comme Silae intègrent le traitement des CRM de rappel dans leur interface. D'autres, comme Cegid DSN Contrôle, permettent de contrôler vos DSN en amont pour éviter les erreurs. En revanche, tous les SIRH (comme Lucca ou Sage) n’intègrent pas de modules spécifiques à la DSN : un CRM métier ou un outil complémentaire peut donc être nécessaire.
Que faire si je reçois un CRM de rappel URSSAF annuel ?
Pas forcément. Certains logiciels comme Silae intègrent le traitement des CRM de rappel dans leur interface. D'autres, comme Cegid DSN Contrôle, permettent de contrôler vos DSN en amont pour éviter les erreurs. En revanche, tous les SIRH (comme Lucca ou Sage) n’intègrent pas de modules spécifiques à la DSN : un CRM métier ou un outil complémentaire peut donc être nécessaire.
Que faire si je reçois un CRM de rappel URSSAF annuel ?
Il est impératif de le traiter rapidement. Le CRM annuel signale les anomalies non corrigées de l’année précédente. Si vous ne réagissez pas, l’URSSAF peut procéder à une DSN de substitution, c’est-à-dire corriger vos données sans votre validation. Un CRM interne permet d’organiser ces traitements dans les délais impartis.