Rédigez votre cahier des charges ERP pas à pas : modèle et conseils

Commencez par expliquer simplement pourquoi vous lancez ce projet et ce que vous voulez vraiment changer. Formulez 3 à 5 objectifs mesurables (par exemple accélérer la clôture, fiabiliser les stocks, mieux piloter la marge) et précisez le périmètre : sociétés, sites, langues, devises et modules concernés. Identifiez le sponsor, le chef de projet et les référents métiers, ainsi que les contraintes clés comme le budget cible, les obligations de conformité (RGPD, qualité, normes sectorielles) et les fenêtres de déploiement possibles.

Décrivez vos processus actuels, les irritants du quotidien et la manière dont vous souhaitez travailler demain. (pour déterminer s'il vous faut une solution standard ou un ERP verticalisé). Appuyez-vous sur des cas d’usage parlants : « En tant que responsable achats, je veux valider une commande en un clic pour éviter les retards ». Priorisez ensuite ce qui est indispensable, important ou secondaire afin d’éviter l’effet “liste de Noël” et de garder un cap réaliste pour la première mise en production.

Par domaine, racontez la vie réelle de vos équipes pour identifier les modules ERP dont ils ont besoin. Pour les ventes, expliquez le parcours de la création du devis jusqu’à la facture et les règles de remise attendues. Pour les achats et les stocks, précisez comment vous gérez les demandes d’achats, les seuils de réapprovisionnement et la traçabilité (lots, numéros de série). Pour la production ou les projets, indiquez comment vous structurez vos nomenclatures, suivez les temps et planifiez. Côté finance, donnez vos besoins en comptabilité, multi-sociétés, immobilisations et recouvrement. Terminez par le pilotage : quels tableaux de bord vous doivent tomber automatiquement et à quel rythme

Dites si vous visez du SaaS, du cloud privé ou de l’on-premise et les contraintes associées (région d’hébergement, réversibilité). Listez les échanges avec vos autres outils en précisant le sens, le format et la fréquence des données, qu’il s’agisse d’API, d’EDI ou de fichiers. Fixez des attentes raisonnables en performance et disponibilité, et décrivez l’authentification attendue (SSO, MFA), la gestion des droits, le chiffrement et la journalisation. Côté RGPD, soyez explicite sur la base légale, les durées de conservation et la capacité à exporter ou supprimer les données sur demande.

Expliquez quels référentiels feront foi (clients, fournisseurs, articles, plan de comptes) et comment vous allez nettoyer les doublons et harmoniser les libellés. Précisez les historiques à reprendre, la volumétrie, le mapping et les jeux d’essai. Donnez enfin vos objectifs de reprise d’activité en cas d’incident (RPO/RTO) pour éviter les mauvaises surprises.

Présentez votre plan de conduite du changement : qui forme qui, sur quel support et à quel moment. Décrivez les phases de tests, de l’intégration jusqu’aux recettes utilisateurs, en prévoyant des jeux de tests représentatifs. Indiquez si vous déploierez par vagues et comment vous organisez la bascule, y compris un plan de retour arrière. Expliquez enfin comment seront gérés le support et les délais de réponse après le Déploiement.

Donnez une vue complète du coût du projet en distinguant licences, intégration, formation, TMA et charges internes. Positionnez des jalons lisibles (kick-off, fin de conception, recettes, mise en production) et qui fait quoi à chaque étape. Préparez une grille de choix simple et pondérée pour comparer les offres sur le fonctionnel, la technique, les coûts, les risques et les références, avec des critères éliminatoires clairement annoncés.

Clarifiez la propriété de vos données, la portabilité, les modalités d’audit et le cycle de mises à jour. Cadrez les niveaux de service (SLA) et les pénalités associées, la sécurité, la conformité et surtout la réversibilité pour pouvoir sortir proprement si besoin. Ce chapitre évite bien des discussions plus tard.