Dématérialisation des fiches de paie : sécurisez vos bulletins, gagnez du temps et restez conforme simplement
À l’ère du numérique, les processus RH se transforment. 60 % des DRH considèrent que le digital est la réponse clé pour fournir aux collaborateurs et managers des services RH de qualité. Dans cette dynamique, la dématérialisation des fiches de paie s’impose comme une solution stratégique, à la fois moderne, sécurisée et conforme.
Dématérialiser les fiches de paie : le guide pour gagner du temps et rester conforme en 2026
La dématérialisation des fiches de paie n’est plus une option mais une évidence pour les entreprises soucieuses de moderniser leur gestion RH. Saviez-vous qu’une entreprise économise en moyenne 50 % sur les coûts de traitement en passant au bulletin de paie numérique ? Plus rapide, plus sécurisé, plus écologique, ce processus optimise l’archivage, améliore la confidentialité, et assure une parfaite conformité avec les exigences légales actuelles. Grâce à une solution SaaS intuitive, vos salariés accèdent à leurs bulletins de salaire via un portail sécurisé, accessible à tout moment. Vous réduisez ainsi le papier, les erreurs de saisie, et les pertes de documents.
Votre système de paie est-il vraiment à la hauteur des enjeux de 2025 ? Découvrez comment simplifier vos démarches tout en assurant une gestion fluide et sécurisée.
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Quel logiciel de dématérialisation de fiches de paie choisir ?
Lucca Bulletins de Paie
Vos fiches de paie distribuées en moins de 5 minutes
Sage Dématérialisation RH
La dématérialisation des bulletins et documents RH, en toute conformité
Sage Business Cloud Paie
Logiciel de paie cloud complet et évolutif
Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de dématérialisation des fiches de paie ?
Distribution électronique des fiches de paie
Vos fiches de paies sont désormais distribuées au format électronique. Notifiez par email vos collaborateurs de la mise à disposition des fiches de paie en ligne
Consultation en ligne des fiches de paie
Offrez à vos salariés un espace web accessible et sécurisé depuis tout support (mobile, pc, tablette) pour retrouver leur bulletin de paie électronique paie 7J/7 et 24h/24
Archivage électronique des fiches de paie
Avec la dématérialisation des fiches de paie, archivez de manière électronique et sécurisée l’ensemble des fiches de paie en ligne en restant en conformité légale !
Connexion avec votre logiciel de paie
Importez depuis votre logiciel de paie, les bulletins de salaire pour créer des fiches de paie électroniques avec une association automatique au bon salarié
Apogea, votre partenaire expert pour réussir la dématérialisation de vos fiches de paie
Depuis plus de 30 ans, Apogea accompagne les entreprises dans la digitalisation et la sécurisation de leurs processus de paie. Experts certifiés sur les solutions Lucca, Sage, Cegid et Silae, nous mettons notre expertise des environnements Paie au service de déploiements fiables, adaptés à vos contraintes et à vos enjeux métiers. Au plus proche de vos équipes, nous misons sur l’écoute, la réactivité et un accompagnement personnalisé afin de simplifier vos processus et de sécuriser la gestion des bulletins.
Cet engagement s’inscrit également dans la durée grâce à notre veille sociale trimestrielle, menée avec notre avocate partenaire, pour vous permettre d’anticiper les évolutions réglementaires et de fiabiliser durablement vos pratiques de paie.
Avec la dématérialisation des fiches de paie via Sage, Un Jour Ailleurs a fiabilisé la distribution des bulletins et réduit les délais de traitement, tout en supprimant les envois papier.
Accompagnée par Apogea, l’entreprise a mené une transition digitale simple et sécurisée, rapidement adoptée par les équipes et les salariés.
Pourquoi utiliser un logiciel de paie pour dématérialiser les fiches de paie ?
Gain de temps et d'efficacité
Réduction des coûts
Accessibilité et facilité de recherche
Durabilité environnementale
La dématérialisation des fiches de paie répond à trois enjeux majeurs : efficacité opérationnelle, conformité réglementaire et amélioration de l’expérience collaborateur. En automatisant la distribution des bulletins de salaire, vous réduisez considérablement le temps consacré à l’impression, à l’envoi et au classement papier.
Mais l’enjeu pour les entreprises en 2025 va bien au-delà de la productivité. Avec les obligations liées au RGPD, la sécurisation des données personnelles devient un impératif. Une solution numérique garantit un meilleur contrôle des accès et un suivi rigoureux des actions, en toute conformité avec la législation française.
Enfin, cette transition contribue à votre démarche RSE : moins de papier, moins de gaspillage, un geste concret pour l’environnement.
Dématérialisation fiche de paie - F.A.Q
Qu'est-ce que la dématérialisation des fiches de paie ?
La dématérialisation du relevé de paie est considérée comme la version électronique du bulletin classique en version imprimée.
Depuis 2009, les entreprises peuvent émettre le bulletin de salaire de façon électronique. Les collaborateurs ont la possibilité de refuser et de recevoir leur fiche de salaire en version papier par courrier postal. Cependant, depuis le 1er janvier 2017, la numérisation du relevé de paie est devenue la norme dans les entreprises.
Réduisant considérablement les coûts de traitement mais aussi diminuant le temps consacré à la réalisation de cette tâche, la dématérialisation des fiches de paie se présente comme un réel atout pour le responsable de la paie. Elle représente également de nombreux avantages, notamment pour la gestion du personnel et des ressources humaines.
Concernant l’archivage de la fiche de paie électronique, l’employeur doit proposer un service de coffre-fort numérique à ses salariés. Ce coffre-fort rh doit garantir l’accessibilité à l’ensemble des bulletins de salaire pendant une durée de 50 ou 75 ans. Ce type de document numérique assure une sécurité optimale pour les données personnelles des collaborateurs.
Légalement, où en sommes-nous pour établir des fiches de paie en ligne ?
La fiche de paie en ligne (c’est-à-dire le relevé de salaire électronique) a la même valeur juridique que la fiche de paie traditionnelle imprimée. Les évolutions juridiques ont encouragé la transformation digitale des services RH et l’adoption d’outils de paie SaaS.
En 2008, la loi de modernisation économique (LME) lance la dynamique en encourageant la dématérialisation des flux économiques avec la facturation. Un an plus tard, la digitalisation des relevés de paie est autorisée sous condition d’avoir demandé l’accord du salarié.
Désormais, depuis 2016, la loi Travail a permis d’accélérer l’édition de relevés de paie en ligne en donnant le droit à l’employeur de dématérialiser ses bulletins de salaires sans demander l’autorisation à ses salariés.
En revanche, l’employeur doit proposer un droit d’opposition explicite à ses collaborateurs. Un salarié doit pouvoir retrouver l’ensemble de ses relevés de paie afin de calculer ses droits à la retraite ou encore pour connaître le montant de ses indemnités d’assurance chômage le cas échéant. Stocker des fiches de paie au format papier demande de l’espace et ne permet pas toujours de conserver les bulletins de salaire dans les meilleures conditions (détérioration en cas d’incendie, d’inondation).
Avec un logiciel de paie en ligne performant, vous offrez à vos collaborateurs un service de coffre-fort électronique sécurisé où sont conservés ses relevés de paie en Cloud pendant 50 ans.
Le salarié peut ainsi accéder à ses relevés de paie en ligne en quelques clics et ce 24h/24 et 7J/7, peu importe où il se trouve. Ce type de service représente un outil complémentaire à votre outil RH qui améliorera l’expérience collaborateur. Les multiples avantages de ce dispositif contribuent également à optimiser l’organisation du travail en entreprise et à simplifier la gestion des documents administratifs.
Quelles sont les obligations de l'employeur par rapport à ce bulletin de paye dématérialisé ?
L’employeur a plusieurs obligations légales en matière de relevé de paie dématérialisé :
Informer les collaborateurs : Avant de mettre en place la digitalisation des bulletins de paie, l’employeur doit informer ses salariés par écrit de cette possibilité. Il doit également obtenir leur accord, soit par voie de convention collective, soit par accord individuel écrit.
Garantir l’accès au relevé de paie : L’employeur doit s’assurer que chaque salarié dispose d’un accès personnel et sécurisé à son relevé de paie dématérialisé, à tout moment et sans frais.
Assurer l’intégrité et la confidentialité du relevé de paie : L’employeur doit garantir l’intégrité et la confidentialité des bulletins de paie dématérialisés, en mettant en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles des collaborateurs.
Respecter les délais de transmission : L’employeur doit respecter les délais de transmission des bulletins de paie dématérialisés, en veillant à ce que chaque salarié reçoive son bulletin de paie dans les délais légaux.
Fournir un bulletin de paie conforme : Le bulletin de paie dématérialisé doit être conforme aux exigences légales en matière de contenu et de présentation, notamment en ce qui concerne les mentions obligatoires, les cotisations sociales et les contributions fiscales.
Archiver les bulletins de paie : L’employeur doit conserver les bulletins de paie dématérialisés pendant une durée de 50 ans, en veillant à ce qu’ils soient accessibles en cas de contrôle.
Quels sont les prérequis pour établir des fiches de paie en ligne ?
Lors de la mise en place de la digitalisation des relevés de paie, vos responsables RH doivent respecter certaines obligations légales :
- prévenir le salarié au moins un mois avant la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie
- respecter les formats de bulletins de paie
- garantir la confidentialité et la sécurité des données des fiches de paie en Cloud
- envoyer la fiche de paie sous un format qui ne sera pas modifiable, type PDF
- s’assurer de la mise en place d’un accusé de réception pour signifier de la mise à disposition de la fiche de paie en ligne
- conserver les relevés de paie électronique pendant 50 ans
Quelles sont les mentions obligatoires sur une fiche de paie électronique ?
Le bulletin de salaire dématérialisé doit présenter différentes mentions obligatoires. En cas de non-respect des mentions, une entreprise peut recevoir des sanctions et devra verser des dommages et intérêts. Cela aura des conséquences sur le salarié évidemment.
Lorsque vous envoyez la fiche de paie par voie électronique à un collaborateur, en tant que responsable ou gestionnaire de paie, vous devez vous assurer que les informations relatives à l’identité du salarié mais aussi de votre société soient bien remplies.
Les informations doivent être exactes. Concernant votre société vous devait faire apparaître :
- Le nom et l’adresse de l’entreprise
- Le numéro SIREN
- Le code APE/ NAF
- La convention applicable
Afin d’identifier le salarié sur la fiche de paie, vous devez indiquer :
- Le nom et prénom
- L’adresse où il réside
- Le poste qu’il occupe dans l’entreprise et son coefficient hiérarchique
- Le nombre d’heures de travail et la période concernée
Concernant le versement du salaire, sur le bulletin doit être indiqué :
- La rémunération brute
- Les dates de congés si le salarié a pris des congés payés avec le montant de l’indemnité indiquée
- Les heures supplémentaires
- La date lorsque le paiement du salaire est réalisé
- Les avantages si le salarié en bénéficie (tickets-restaurant, remboursement des frais de transport, primes…)
- Le montant des cotisations sociales (assurance chômage, assurance maladie, sécurité sociale…)
Depuis janvier 2019, le taux de prélèvement à la source apparaît sur la fiche de paie tout en bas. Aujourd’hui le montant net avant impôt et après le prélèvement à la source sont clairement indiqués.
Puis pour terminer, vous avez deux mentions en bas de la fiche de paie qui doivent figurer : « conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée » et « consultez la rubrique dédiée sur le site www.servicepublic.fr ».
Une fiche de paie dématérialisée doit mentionner toutes les informations relatives à un bulletin de salaire en version imprimé.
Quel logiciel pour gérer la dématérialisation de vos fiches de paie ?
Il existe plusieurs outils sur le marché pour gérer la digitalisation des fiches de paie. Voici quelques exemples :
Sage Business Cloud Paie : Il permet la numérisation des bulletins de paie et la mise en place d’un espace de stockage sécurisé pour les salariés. Il est également conforme aux exigences légales en matière de bulletin de paie dématérialisé.
Silae : Ce logiciel de paie propose une fonctionnalité de digitalisation des relevés de paie, avec un accès en ligne pour les collaborateurs. Il permet également la mise en place de signatures électroniques pour valider les bulletins de paie.
Lucca avec sa solution Pagga : Ce module SIRH propose une fonctionnalité de dématérialisation des relevés de paie, avec un accès en ligne pour les collaborateurs. Il permet également la gestion des temps de travail et des congés payés.
Cegid Payroll Ultimate offre une solution efficace pour la dématérialisation des fiches de paie. Ce logiciel assure la numérisation et le stockage sécurisé des bulletins de paie, tout en offrant un accès facile aux employés via un portail en ligne.
Cegid Payroll Ultimate est conçu pour être conforme aux normes légales en matière de dématérialisation et simplifie la gestion administrative des paies.
Sage Espace Employés permet également la digitalisation des fiches de paie. Il offre aux employés un accès sécurisé à leurs bulletins de paie dématérialisés et facilite la gestion des archives de paie. Compatible avec les exigences légales, Sage Espace Employé contribue à optimiser la gestion des paies tout en garantissant la confidentialité et la sécurité des données.
En somme, il est important de bien comparer les différents logiciels RH disponibles sur le marché en fonction de ses besoins et de son budget pour trouver le logiciel le plus adapté à la gestion de la digitalisation des relevés de paie.
Quels sont les avantages pour vos salariés ?
La fiche de paie numérique simplifie la vie de vos équipes. Accessible depuis un portail salarié sécurisé, elle est disponible à tout moment, sur tous les supports (ordinateur, mobile, tablette). Finis les documents égarés ou inaccessibles en déplacement.
L’archivage est automatisé, avec une conservation de 50 ans dans un coffre-fort numérique certifié, garantissant sécurité et durabilité. Vos collaborateurs peuvent ainsi retrouver une fiche de paie en quelques clics, même plusieurs années après leur départ.
Ce type de service favorise également la transparence et renforce le lien de confiance entre l’entreprise et ses salariés. Offrir une solution digitale moderne, c’est aussi valoriser votre marque employeur.
Comment mettre en place une solution de dématérialisation ?
Pas besoin de tout bouleverser : notre solution s’intègre facilement à votre logiciel de paie existant. En quelques semaines, vous passez d’un système papier à un circuit 100 % numérique.
Voici les étapes clés :
Audit de votre système actuel et de vos besoins RH
Configuration de la solution et connexion à vos outils (SIRH, logiciel de paie, ERP)
Formation de vos équipes RH et accompagnement au changement
Déploiement progressif ou global, selon votre rythme
Suivi post-lancement avec assistance technique dédiée
Le tout dans une logique clé en main, sans rupture de service pour vos collaborateurs.
