Logiciel de gestion des temps : optimisez la productivité de vos équipes
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La gestion des temps de travail représente aujourd’hui un défi majeur pour les PME françaises. Entre obligations légales de plus en plus strictes, risques d’erreurs de paie coûteuses et attentes des collaborateurs en matière de transparence, les responsables RH jonglent avec de multiples contraintes.
Saviez-vous que 73% des PME françaises gèrent encore leurs temps de travail sur Excel, générant en moyenne 12 erreurs de paie par mois ? Cette situation expose les entreprises à des risques juridiques conséquents : jusqu’à 7 500€ d’amende par salarié concerné en cas de non-respect du décompte légal du temps de travail.
Un logiciel de gestion des temps (ou GTA – Gestion des Temps et Activités) permet d’automatiser le suivi des présences, d’éliminer jusqu’à 95% des erreurs de paie et de libérer 40% du temps administratif de vos équipes RH. Que vous gériez 20 ou 500 collaborateurs, en forfait jour ou avec des horaires variables, une solution GTA adaptée transforme cette contrainte en levier de performance.
Dans ce guide complet, découvrez comment choisir et déployer le logiciel de gestion des temps qui répond précisément aux besoins de votre PME, tout en assurant votre conformité réglementaire et en améliorant l’expérience de vos collaborateurs.
Quel logiciel choisir pour sa gestion des temps ?
Gérer efficacement le temps de travail de vos collaborateurs n’est plus une option : c’est une nécessité. Un logiciel de gestion des temps comme Timmi Office vous permet de suivre les plannings, d’automatiser le pointage, de centraliser les feuilles de temps et d’améliorer la productivité de vos équipes, tout en réduisant jusqu’à 30 % les erreurs de paie. Grâce à une interface intuitive et une badgeuse connectée, vos ressources humaines gagnent du temps, respectent la conformité légale et optimisent la gestion RH.
Vous souhaitez mieux maîtriser les heures supplémentaires, les absences ou encore les horaires décalés ? Découvrez comment une solution de digitalisation RH peut transformer vos processus internes.
Et si vous passiez enfin à une gestion du temps fiable, sécurisée et performante ?
Nous vous invitons à poursuivre votre lecture pour découvrir comment ce logiciel peut révolutionner votre organisation.
Logiciel GTA gratuit vs payant : que choisir pour votre PME ?
Face à la multiplicité d’offres sur le marché, de nombreuses PME s’interrogent légitimement : faut-il opter pour une solution gratuite ou investir dans un logiciel professionnel ? Analysons objectivement les deux options.
Solutions gratuites : pour qui, jusqu’à quand ?
Les principaux logiciels gratuits :
- Clockify : Jusqu’à 5 utilisateurs, suivi basique des heures travaillées, idéal pour freelances ou très petites équipes projet
- Toggl : Version gratuite limitée, fonctionnalités chronométrage et feuilles de temps simples
- Excel/Google Sheets : Flexibilité maximale mais 100% manuel
Limites structurelles des solutions gratuites :
❌ Absence totale d’intégration avec logiciels de paie français (Silae, Sage, Cegid)
❌ Pas de gestion de la conformité légale française (durées max, repos, heures sup)
❌ Aucun workflow de validation hiérarchique
❌ Support client inexistant ou communautaire
❌ Hébergement données hors UE (non-conformité RGPD)
❌ Fonctionnalités badgeage, planning, congés absentes
❌ Pas d’évolutivité au-delà de 10-15 utilisateurs
Cas d’usage pertinent : Une startup de 3-5 personnes en phase de lancement, sans obligations de conformité strictes, peut démarrer sur Clockify pour tracker les heures facturables clients. Dès 10 salariés avec gestion de paie mensuelle, la solution gratuite devient contre-productive.
L’investissement solution professionnelle : un ROI rapide
Budget moyen PME : Comptez entre 4€ et 8€ par collaborateur et par mois pour une solution GTA professionnelle en mode SaaS. Pour une entreprise de 100 salariés, l’investissement annuel se situe entre 4 800€ et 9 600€.
Retour sur investissement chiffré (exemple PME 100 salariés) :
Économies directes annuelles :
- Temps gestionnaire paie : 15h gagnées/mois × 35€/h × 12 mois = 6 300€
- Réduction erreurs de paie : 8 corrections/mois évitées × 45 min × 35€/h × 12 mois = 2 520€
- Élimination litiges temps de travail : économie moyenne 5 000€/an
- Optimisation heures supplémentaires : meilleur pilotage = réduction 3% masse salariale HS = 8 400€ (sur base 280k€ HS/an) Total économies : 22 220€/an
Coût solution professionnelle : 7 200€/an (6€/salarié/mois × 100)
ROI net : + 15 020€ dès la première année Temps de retour : 4 mois
Bénéfices indirects non chiffrables :
✅ Zéro risque juridique (conformité garantie)
✅ Amélioration satisfaction collaborateurs (transparence, autonomie)
✅ Gain de temps RH réalloué sur recrutement, formation, gestion talents
✅ Pilotage stratégique via data temps de travail
✅ Évolutivité assurée jusqu’à 500+ salariés
Notre recommandation Apogea : Au-delà de 15 salariés ou dès que vous gérez de la paie avec calculs d’heures supplémentaires, investissez dans une solution professionnelle. Le gain de sérénité et le ROI financier sont immédiats. Nous accompagnons nos clients dans le choix de la solution adaptée (Timmi Office by Lucca, principalement) et garantissons une mise en œuvre en moins de 8 semaines.
Intégration du logiciel GTA dans votre écosystème RH digital
Un logiciel de gestion des temps n’est jamais une solution isolée. Sa véritable valeur réside dans sa capacité à s’intégrer harmonieusement avec l’ensemble de vos outils RH pour créer un système d’information cohérent et fluide.
Connexion native avec votre SIRH
Votre logiciel SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) centralise toutes les données socles de vos collaborateurs : contrats, fonctions, évolutions, compétences, entretiens, formations. La connexion avec votre GTA permet une synchronisation bidirectionnelle automatique.
Données synchronisées SIRH → GTA :
- Arrivées/départs : création/désactivation automatique des comptes badgeage
- Changements de contrat : passage temps plein → temps partiel impacte automatiquement les compteurs
- Évolutions hiérarchiques : mise à jour des workflows de validation
- Affectations multi-sites : droits d’accès ajustés selon le lieu de travail
Avantage concret : Lorsqu’un collaborateur passe à 80% (4 jours/semaine), son planning théorique, ses compteurs de congés et son workflow de validation s’ajustent automatiquement dans le GTA sans aucune ressaisie. Zéro risque d’erreur, zéro temps perdu.
👉 Découvrez notre guide complet : Logiciel SIRH : comment choisir la meilleure solution pour votre PME
Automatisation totale du transfert vers la paie
L’intégration GTA-Paie est le nerf de la guerre. Elle élimine 100% des ressaisies, source majeure d’erreurs (taux d’erreur Excel : 28% selon étude Beebole 2023).
Flux automatisé mensuel :
- Clôture période : Le 25 du mois, le gestionnaire RH valide la période dans le GTA
- Contrôles automatiques : Le système détecte et remonte toutes les anomalies (absences non validées, heures sup non justifiées, compteurs négatifs)
- Génération EVP : Les Éléments Variables de Paie sont calculés automatiquement selon les règles paramétrées
- Export sécurisé : Un fichier structuré est transmis au logiciel de paie (Silae, Sage, Cegid) via API ou import fichier
- Paie générée : Les éléments s’intègrent automatiquement dans les bulletins sans intervention manuelle
Éléments variables transférés automatiquement :
- Heures supplémentaires (avec taux de majoration 25%/50%)
- Heures complémentaires (temps partiel)
- Primes nuit, dimanche, jours fériés
- Absences déduites (maladie, congés sans solde, absences injustifiées)
- Tickets restaurant (nombre de jours de présence)
- Indemnités transport/frais (selon jours travaillés)
Compatibilité Apogea : En tant qu’intégrateur agréé Silae, Sage et Lucca, nous garantissons des connecteurs natifs et certifiés entre votre GTA et votre logiciel de paie. Plus de 160 logiciels de paie sont compatibles avec les solutions que nous déployons.
👉 Allez plus loin : Logiciel de paie : comparatif complet des meilleures solutions 2025
Synchronisation avec la gestion des congés et absences
Temps de travail et temps de non-travail sont les deux faces d’une même pièce. Votre logiciel GTA doit gérer conjointement :
Vision unifiée collaborateur :
- Soldes de congés en temps réel (CP, RTT, récupérations)
- Demandes d’absence via interface unique (congé, télétravail, absence exceptionnelle)
- Validation managériale en un clic
- Synchronisation automatique avec le planning d’équipe
Exemple workflow : Un commercial pose une semaine de congés (5 jours ouvrés). Le système :
- Vérifie automatiquement son solde CP (OK : 18 jours restants)
- Envoie la demande au manager par email/notification mobile
- Le manager valide depuis son smartphone
- Les 5 jours sont immédiatement bloqués dans le planning partagé
- Le compteur CP passe automatiquement à 13 jours
- Les collègues voient l’indisponibilité dans le calendrier Outlook synchronisé
- À J-7 du départ, rappel automatique au collaborateur et au manager
- Pendant l’absence, le système ne comptabilise aucune heure travaillée
- Au retour, le collaborateur badge normalement sans action particulière
Avantage majeur : Plus aucun conflit entre congés validés et planning de badgeage. Tout est centralisé, synchronisé, automatique.
👉 Pour aller plus loin : Logiciel de gestion des congés et absences : guide complet et comparatif
Le trio gagnant RH digital Apogea :
- SIRH = données socles collaborateurs
- GTA = temps de travail et présences
- Paie = rémunération et cotisations
Ces trois briques, parfaitement intégrées, constituent le socle d’une digitalisation RH réussie. Apogea vous accompagne dans le choix, le déploiement et l’intégration de ces solutions pour créer votre écosystème RH sur-mesure.
Notre comparatif des meilleurs logiciels SIRH pour 2025
Timmi Office
Le logiciel de gestion des temps de Lucca
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Levons les barrières du travail à distance !
Quels sont les avantages de la la gestion des temps
Précision accrue
Efficacité administrative
Conformité réglementaire
Flexibilité du travail
Les principales fonctionnalités de nos solutions de gestion des temps
Gestion des demandes collaborateurs
Réalisez vos demandes de télétravail depuis l’interface web. Visualisez et simulez votre solde de jours en télétravail ou au bureau restant, profitez d’un décompte automatique avec votre logiciel de gestion des temps !
Workflow de validation des demandes par le manager
Vos managers sont notifiés par email instantanément lorsque votre demande dépasse le nombre de jours autorisés ! Paramétrez via le logiciel de gestion des temps, votre propre charte de télétravail pour optimiser votre organisation.
Gestion des plannings
Consultez les plannings des équipes en temps réel dans votre logiciel de gestion des temps directement connecté à Google Calendar ou Outlook.
Analyse des données collaborateurs
Accédez à des indicateurs RH pour un meilleur pilotage : taux d’absentéisme, nombre de jours travaillés au bureau ou en télétravail
Transfert vers votre logiciel de paie
Interfacez votre solution de gestion des temps avec votre solution de paie, vos jours travaillés sont ainsi transférées sans ressaisie par le service RH. Les données collectées alimentent automatiquement les variables de paie (heures supplémentaires, heures de nuit, jours travaillés).
Badgeage et pointage multi-support
Au-delà du simple enregistrement des heures, un système de badgeage performant s'adapte à toutes les situations de travail de votre PME. Vos collaborateurs de bureau peuvent pointer depuis leur ordinateur via une interface web intuitive. Les équipes terrain bénéficient d'une application mobile avec géolocalisation, idéale pour les chantiers BTP ou les missions commerciales. Pour les sites de production, les pointeuses physiques avec badge RFID ou reconnaissance faciale sécurisent l'accès tout en enregistrant précisément les heures.
Exemple concret : Dans une PME de 150 salariés du secteur industriel avec équipes 3x8, le système détecte automatiquement le passage d'équipe, calcule les majorations de nuit (25% après 21h) et alerte le manager si un collaborateur dépasse 10h par jour. Les 30 commerciaux itinérants pointent depuis leur smartphone, permettant un suivi temps réel des heures de mission facturables clients. Résultat : gain de 22h/mois pour le service paie et augmentation de 8% de la facturation grâce au meilleur suivi des temps.
Focus télétravail : La gestion du forfait jour s'effectue par simple signalement de présence quotidien, sans notion d'horaires. Les jours de repos obligatoires (minimum 2 par mois pour les cadres) sont trackés automatiquement, garantissant le respect du droit à la déconnexion. Les managers visualisent en un coup d'œil qui travaille au bureau, à distance ou en mission externe via un planning collaboratif synchronisé avec Outlook ou Google Calendar.
Sécurité et conformité : Toutes les données de badgeage sont chiffrées et conservées pendant 5 ans conformément au Code du travail. En cas de contrôle URSSAF ou de litige prud'homal, vous disposez d'une traçabilité complète horodatée, juridiquement opposable. Les droits d'accès sont granulaires : un manager ne voit que son équipe, tandis que le DRH accède à une vision consolidée multi-sites.
Gestion des temps - FAQ
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des temps (GTA) ?
Un logiciel de gestion des temps, également appelé logiciel GTA (Gestion des Temps et Activités), est une solution RH qui permet de suivre, contrôler et optimiser le temps de travail des collaborateurs de manière automatisée. Il centralise le pointage des présences, le calcul des heures travaillées, la gestion des absences et des congés, ainsi que le transfert des éléments variables vers le logiciel de paie.
Les principales différences entre outils :
GTA vs SIRH : Le SIRH est un système global de gestion RH (recrutement, formation, talents), tandis que le logiciel GTA se concentre spécifiquement sur le temps de travail et les activités. Un GTA peut être un module d'un SIRH complet ou une solution autonome qui s'y intègre.
GTA vs Pointeuse simple : Une pointeuse enregistre uniquement les heures d'entrée/sortie, tandis qu'un logiciel GTA analyse ces données, calcule automatiquement les heures supplémentaires, gère les exceptions, contrôle la conformité légale et prépare les éléments de paie.
GTA vs Feuille de temps Excel : Excel nécessite une saisie manuelle sujette aux erreurs (30% en moyenne), sans workflow de validation ni intégration paie. Un logiciel GTA automatise 100% des calculs, garantit la traçabilité et réduit le temps de traitement de 75%.
Un logiciel GTA moderne couvre trois périmètres essentiels : le suivi des présences (badgeage multi-support), la gestion des absences (congés, RTT, maladie) et le pilotage analytique (reporting conformité, coûts, productivité).
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des temps ?
Le choix du meilleur logiciel de gestion des temps dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise. Cependant, voici quelques éléments à considérer pour vous aider à faire un choix éclairé :
- Fonctionnalités : Vérifiez si le logiciel propose les fonctionnalités essentielles pour votre entreprise, comme la gestion des heures travaillées en présentiel ou en télétravail. De plus, vérifiez si le logiciel offre des fonctionnalités supplémentaires telles que la génération de reporting RH, la synchronisation avec le calendrier des employés, etc.
Facilité d’utilisation : Assurez-vous que le logiciel est facile à utiliser pour les employés et les gestionnaires. Il doit être intuitif, avec une interface utilisateur conviviale, afin de faciliter la gestion des plannings et le suivi du temps de travail. Pour aller plus loin, découvrez notre guide complet sur le suivi du temps de travail qui détaille les obligations légales, les méthodes et les outils adaptés.
Accessibilité : Vérifiez si le logiciel est disponible sur différents appareils et plateformes, comme les smartphones, les tablettes et les ordinateurs. Une accessibilité optimale est essentielle pour manager une équipe en télétravail et assurer une gestion fluide, quel que soit le lieu de travail des collaborateurs.
Sécurité : Assurez-vous que le logiciel est sécurisé et que les données de l’entreprise et des employés sont protégées contre les accès non autorisés.
Coût : Comparez les coûts des différents logiciels de gestion des temps, en tenant compte des fonctionnalités et de l’évolutivité de chaque solution. Une analyse approfondie vous aidera à choisir la meilleure option en fonction des besoins et du budget de votre entreprise.
Critère 2 - Adaptabilité à votre secteur d'activité
La gestion des temps présente des spécificités majeures selon votre secteur. Un logiciel performant doit s'adapter à votre réalité terrain, et non l'inverse.
Secteur BTP et construction : Les chantiers multi-sites imposent des contraintes uniques. Votre logiciel doit gérer le badgeage mobile avec géolocalisation pour prouver la présence effective sur chantier. Les intempéries (pluie, canicule) entraînent des chômages techniques à comptabiliser différemment. Les déplacements domicile-chantier au-delà de 50km génèrent des indemnités spécifiques. La gestion des sous-traitants et intérimaires nécessite un suivi séparé pour la facturation. Fonctionnalité clé BTP : affectation temps par chantier/lot pour refacturation client et suivi rentabilité.
Secteur services et conseil : L'enjeu est la traçabilité temps par projet/client pour facturation. Un consultant travaille simultanément sur 3-5 dossiers par jour. Le logiciel doit permettre une ventilation analytique du temps (Projet A : 2h30, Projet B : 3h, Projet C : 1h30, Administratif : 1h). Les managers ont besoin d'une vision temps réel de la charge par projet pour anticiper les débordements. Fonctionnalité clé Services : imputation analytique multi-projets et exports pour facturation.
Secteur industrie et production : Les équipes postées (3x8, 2x12) imposent une gestion fine des cycles et des rotations. Les heures de nuit (21h-6h), dimanches et jours fériés bénéficient de majorations légales ou conventionnelles spécifiques (25%, 50%, 100% selon conventions). Le suivi analytique par ligne de production permet d'optimiser la productivité. Les arrêts machine imprévus doivent être trackés pour analyse maintenance. Fonctionnalité clé Industrie : gestion équipes postées avec calculs majorations automatiques selon convention collective.
Cas client Apogea - PME industrielle 180 salariés : Avant Timmi Office, cette entreprise de plasturgie gérait ses 3x8 sur Excel avec 18h/mois de travail gestionnaire paie uniquement sur les calculs d'heures. Les erreurs de majorations nuit/dimanche généraient 4-5 réclamations mensuelles. Après déploiement, le paramétrage des règles conventionnelles (métallurgie) a permis une automatisation 100%. Résultat : division par 6 du temps de traitement (3h/mois) et zéro réclamation depuis 14 mois. Économie annuelle : 5 250€ + climat social apaisé.
C'est quoi la GTA en RH ?
La GTA (Gestion des Temps et des Activités) est un ensemble de processus et de pratiques de gestion des ressources humaines qui vise à optimiser la gestion du temps de travail des employés. La GTA s'intègre dans une stratégie RH globale et fait partie des fonctionnalités essentielles d'un logiciel de gestion des ressources humaines moderne, permettant une vision complète du capital humain de l'entreprise.
Elle permet de suivre et de contrôler les heures de travail, les absences, les congés, les heures supplémentaires, les retards, les arrêts maladie, etc.
Dans ce cadre, il est essentiel de bien maîtriser le fonctionnement des RTT, qui constituent un élément clé de la gestion du temps de travail pour les salariés dépassant les 35 heures hebdomadaires.
Elle permet également de planifier les horaires de travail, de gérer les plannings et les calendriers, et de générer des rapports et des statistiques pour aider les employeurs à mieux comprendre comment leur personnel utilise leur temps et à optimiser leur productivité. La GTA est souvent mise en place à l’aide d’un logiciel de gestion des temps et des activités.
Comment dématérialiser la gestion des congés ?
La dématérialisation de la gestion des temps est un processus qui implique la transition de la gestion manuelle des jours travaillés vers une gestion électronique. Voici les étapes pour dématérialiser la gestion des temps :
Choix d’un logiciel de gestion des temps : Il est important de choisir un logiciel de gestion des temps qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise et qui offre les fonctionnalités nécessaires pour gérer automatiquement les jours travaillés de vos collaborateurs.
Configuration du logiciel : Après avoir choisi le logiciel de gestion des temps, il est nécessaire de le configurer pour correspondre aux politiques de travail de votre entreprise et pour intégrer les informations de l’entreprise et des employés.
Formation des employés : Il est important de former les employés à l’utilisation du nouveau système de gestion des temps pour qu’ils puissent comprendre son utilisation.
Gestion et maintenance : Après le déploiement, il est important de gérer et de maintenir le système pour assurer une utilisation efficace et efficiente du logiciel de gestion des temps
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des temps ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion des temps offre de nombreux avantages pour une entreprise, notamment :
Optimisation du temps de travail : un logiciel de gestion des temps permet de suivre et d’analyser les heures travaillées par les employés, ce qui permet de mieux planifier les horaires de travail et d’optimiser le temps de travail.
Réduction des erreurs : un logiciel de gestion des temps permet de réduire les erreurs de saisie et de calcul des heures travaillées, ce qui permet de minimiser les risques d’erreurs de paie et de litiges avec les employés.
Amélioration de la productivité : en optimisant le temps de travail, les employés peuvent travailler plus efficacement et être plus productifs.
Respect des réglementations : un logiciel de gestion des temps permet de respecter les réglementations en matière de temps de travail et de paie, ce qui évite les sanctions et les amendes.
Amélioration de la communication : un logiciel de gestion des temps permet de mieux communiquer avec les employés en leur fournissant des informations précises sur leur temps de travail et leurs congés et absences.
Pourquoi adopter un logiciel de gestion des temps ?
Dans un contexte professionnel où chaque minute compte, le logiciel de gestion des temps devient un levier stratégique. Il vous permet de :
Réduire les tâches manuelles chronophages en automatisant la saisie des heures.
Gagner en visibilité grâce à des tableaux de bord clairs sur la présence et l'activité de vos collaborateurs.
Sécuriser votre conformité RH en respectant les obligations légales liées au temps de travail.
Améliorer l’équité dans le suivi des absences, congés et heures supplémentaires.
En digitalisant vos processus, vous transformez un centre de coût en un levier de performance.
Les fonctionnalités clés d’un bon outil de gestion du temps de travail
Un outil performant doit répondre aux besoins concrets de vos équipes RH, managers et collaborateurs. Voici les fonctionnalités essentielles :
Planification intelligente des horaires et gestion automatisée des plannings.
Suivi en temps réel via des badgeuses physiques ou des applications mobiles.
Gestion intégrée des absences et congés avec validation automatique.
Feuilles de temps numériques, adaptées aux forfaits jours comme aux horaires variables.
Alertes sur les dépassements d’heures, les retards ou absences injustifiées.
Tableaux de bord RH personnalisables pour analyser la productivité et les tendances.
Chaque fonctionnalité vise un objectif clair : gagner du temps, éviter les erreurs, améliorer le pilotage RH.
Comment le logiciel s’intègre à vos outils RH ?
Votre logiciel de gestion des temps doit s’insérer naturellement dans votre écosystème digital. Pour cela, il propose :
Une connectivité native avec votre logiciel de paie et votre SIRH.
Une intégration fluide avec les ERP (SAP, Cegid, Oracle…) pour éviter les ressaisies.
Des droits d’accès personnalisés garantissant la sécurité des données sensibles.
Un workflow de validation entièrement paramétrable selon vos règles internes.
Une interface intuitive et responsive, accessible sur mobile et desktop.
Un outil efficace est un outil adopté par vos équipes. L’intégration doit être rapide, sans rupture dans vos processus RH existants.
Les bénéfices pour votre entreprise
Au-delà des fonctionnalités, ce sont les gains business qui comptent. Voici ce que vous pouvez attendre :
✅ Jusqu’à 40 % de temps gagné sur la gestion administrative RH.
✅ Réduction des coûts liés aux erreurs de saisie et litiges internes.
✅ Amélioration de la satisfaction collaborateur grâce à la transparence et l’autonomie.
✅ Pilotage optimisé de la masse salariale et de la charge de travail.
✅ Conformité assurée avec la législation en vigueur (durée légale, repos minimum…).
Chaque entreprise est unique. Le bon logiciel vous accompagne dans l'optimisation de vos ressources humaines avec efficacité et sérénité.
Quelle est la différence entre une badgeuse et une feuille de temps numérique ?
La badgeuse enregistre automatiquement les heures d’entrée/sortie. La feuille de temps permet une saisie manuelle ou semi-automatisée. Les deux sont complémentaires.
Est-ce adapté aux PME ?
Oui. Les logiciels sont souvent modulables, avec des offres spécifiques pour les structures de 10 à 500 collaborateurs.
