Logiciel Onboarding : intégrez vos collaborateurs efficacement
L’intégration d’un nouveau salarié est une étape clé pour renforcer son engagement, accélérer sa montée en compétences et favoriser sa rétention à long terme. Pourtant, de nombreuses entreprises peinent à structurer ce processus de manière efficace. Grâce à un logiciel d'onboarding, vous digitalisez et uniformisez toutes les étapes du parcours d’intégration : de la préparation en amont jusqu’au suivi post-arrivée. Apogea vous accompagne dans le choix et la mise en place d’une solution adaptée à vos enjeux RH, en s’appuyant sur les meilleures plateformes du marché telles que Poplee Socle RH et Cegid Talentsoft.
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💡 Saviez-vous que près d’un collaborateur sur cinq quitte son poste dans les six premiers mois, faute d’un onboarding structuré ?
Pourtant, une intégration réussie peut améliorer de 82 % la rétention des talents et de 70 % leur productivité. Avec un logiciel d’onboarding RH, vous créez un parcours d’accueil fluide, engageant et parfaitement aligné avec vos enjeux opérationnels.
Du preboarding à l’automatisation des tâches administratives, en passant par le suivi de l’intégration, les solutions digitales d’onboarding permettent aux services RH de gagner en efficacité tout en valorisant l’expérience employé.
Comment structurer votre processus d’onboarding ? Quelles fonctionnalités sont vraiment indispensables pour accompagner chaque nouveau salarié ? Et surtout, quel logiciel choisir pour un déploiement rapide et adapté à vos besoins ?
Nous vous guidons pas à pas pour choisir la solution la plus pertinente et professionnaliser durablement vos intégrations RH.
Comment choisir le bon logiciel d'onboarding RH ?
Poplee Socle RH
la solution Lucca conçue pour simplifier la gestion du personnel
- Campagne d’Onboarding RH
- Définition de parcours d’intégration
- Personnalisation de la structure de vos dossiers RH
- Accès de vos collaborateurs à leur fiche salarié en ligne
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Cegid Talentsoft
La gestion avancée de votre capital humain
- Gestion des données collaborateurs
- Gestion de l’organigramme
- Acquisition et gestion des talents
- GPEC
- Gestion de la formation
Qu’est-ce qu’un logiciel d’onboarding ? Définition et enjeux
Onboarding : comment passer d'un processus à une expérience ?
Dans cet ebook, vous trouverez les clés et les conseils pour ne pas
juste « intégrer » les nouvelles recrues, mais bel et bien créer une expérience différenciante, à l’image de l’expérience client.
L’objectif ? Encourager l’investissement et la fidélité des collaborateurs auprès de leur nouvel environnement de travail.
Pourquoi utiliser un logiciel d’onboarding en entreprise ? Les avantages !
Intégration rapide
Meilleure expérience employé
Processus uniformisé
Efficacité administrative
Suivi précis
Quelles sont les étapes clés d’un processus d’onboarding efficace ?
Le pré-boarding commence dès que le candidat accepte l'offre d'emploi et se poursuit jusqu'à son premier jour de travail. Cette période est cruciale pour maintenir l'enthousiasme du futur employé et réduire les risques de désistement.
L'intégration d'un nouveau salarié passe par des actions comme l'envoi de documents importants, la préparation du poste de travail et l'intégration anticipée des outils de communication. Inviter le futur employé à des événements d'entreprise peut également favoriser un sentiment d'appartenance avant même son arrivée
Le premier jour du nouvel employé est déterminant pour son intégration. Une journée d'accueil bien planifiée doit inclure une visite des locaux, des présentations avec l'équipe, une réunion avec le manager direct, et la remise du matériel nécessaire. Un pack de bienvenue et un petit-déjeuner convivial peuvent aider à réduire le stress et à créer une première impression positive. Ce jour-là, le nouvel employé doit aussi se familiariser avec les procédures administratives et les valeurs de l'entreprise.
Après les premiers jours, l'accent doit être mis sur la formation continue et l'accompagnement. Des sessions de formation spécifiques, du mentorat et des réunions régulières avec le manager permettent de s'assurer que le nouvel employé se sente soutenu et progresse efficacement. Les points réguliers pour recueillir du feedback sont essentiels pour identifier et résoudre rapidement les problèmes potentiels, garantissant ainsi une intégration harmonieuse et une montée en compétences progressive.
L'évaluation et le feedback sont des éléments clés pour finaliser le processus d'onboarding. Après quelques mois, une évaluation formelle permet de dresser un bilan des performances et de l'adaptation du nouvel employé.
C'est également l'occasion pour le salarié de donner son feedback sur son expérience d'intégration. Ce processus bidirectionnel, essentiel à la gestion des talents en entreprise, permet d'ajuster les méthodes d'onboarding et de garantir que le nouvel employé se sente valorisé et bien intégré dans l'entreprise.
Checklist onboarding : les bonnes pratiques à suivre
Préparer l'arrivée du nouveau collaborateur
- Préparer le poste de travail : Assurez-vous que le nouvel employé dispose d'un bureau ou d'une place attitrée, même en flex-office, pour les premières semaines.
- Préparer le Welcome Pack : Inclure l'ordinateur, les badges d’accès, la carte de café ou de parking, les identifiants réseau, et des bonus comme un mug ou une gourde.
- Informer l’équipe de l’arrivée : Prévenir tous les membres de l’équipe de la date de prise de poste du nouvel employé.
- Nommer un mentor ou parrain : Un collègue chargé d'accompagner le nouveau recruté, de l'accueillir et de l'intégrer dans l'équipe.
Assurer un accueil chaleureux et informatif
- Organiser un déjeuner avec le manager : Prévoir un repas le premier jour pour favoriser une première interaction informelle.
- Prévoir une visite des locaux : Inclure des présentations avec les membres de l’équipe et une explication des principales procédures internes.
- Remettre le matériel nécessaire : Fournir tous les outils de travail, y compris l’ordinateur, le téléphone, et les documents administratifs.
- Planifier les premières formations : Inclure des sessions pour découvrir les outils et les processus spécifiques à l'entreprise.
Faciliter l'intégration sociale et professionnelle
- Prévoir des moments de socialisation : Organiser des événements informels comme des petits-déjeuners, des pauses-café ou des afterworks.
- Attribuer des tâches d'intégration : Proposer au nouvel employé d’organiser un événement interne ou d’animer une réunion thématique pour faciliter sa prise de contact avec les équipes.
- Assurer un suivi régulier : Planifier des réunions hebdomadaires avec le manager pour discuter des progrès et des défis rencontrés.
- Proposer des formations interactives : Utiliser des méthodes engageantes comme la gamification pour rendre les sessions de formation plus attrayantes.
Suivre et évaluer le processus d'intégration
- Fixer des objectifs clairs et atteignables : Définir des objectifs précis et réalistes pour la période d’intégration afin de motiver le nouvel employé.
- Recueillir du feedback régulier : Organiser des entretiens pour recueillir les impressions du nouvel employé sur le processus d’onboarding.
- Évaluer les compétences et ajuster les formations : S'assurer que le nouvel employé progresse bien et ajuster les formations en fonction des besoins identifiés.
- Prévoir un point de fin d’onboarding : Fixer une date pour évaluer l'ensemble du processus d’onboarding et collecter des éléments comme un rapport d’étonnement et des mesures de satisfaction.
FAQ - Tout savoir sur les logiciels d'onboarding
Qu'est-ce qu'un logiciel d'onboarding ?
Un logiciel d'onboarding est un outil digital qui permet d'automatiser et de structurer l'intégration des nouveaux collaborateurs. Il centralise les informations RH, guide les étapes du processus d'accueil et facilite la communication entre les équipes.
Pourquoi utiliser un logiciel d'onboarding en entreprise ?
Utiliser un logiciel d'onboarding permet de gagner du temps, d’améliorer l’expérience employé et de garantir une intégration homogène. Il réduit les erreurs administratives, facilite le suivi des tâches et favorise l'engagement dès le premier jour.
Quelles fonctionnalités retrouve-t-on dans un logiciel d'onboarding ?
Combien coûte un logiciel d'onboarding ?
Le prix d’un logiciel d’onboarding dépend du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités incluses et du mode de déploiement (SaaS, licence, etc.). Il varie généralement entre 3 € et 15 € par utilisateur et par mois. Certaines solutions proposent des forfaits sur mesure selon la taille de l'entreprise.
Quelle est la différence entre onboarding et preboarding ?
Le preboarding désigne les actions réalisées avant l’arrivée du collaborateur (envoi des documents, accès aux outils, communication RH), tandis que l’onboarding couvre l’intégration complète après son entrée en poste, jusqu’à la fin de la période d’essai.