Ce que vous devez savoir sur Silae Dématérialisation
Plus de 830 conventions collectives gérées, 50 ans d’archivage légal et 10 Go de stockage gratuit : le coffre-fort Silae transforme radicalement la dématérialisation des bulletins de paie. Mais comment eDocPerso, la solution de coffre-fort numérique de Silae Dématérialisation, garantit-elle une sécurité maximale tout en respectant les exigences du RGPD et la certification NF 203 CCFN ?
Entre publipostage automatique, tableau de bord de suivi en temps réel et application mobile disponible sur iOS et Android, cette solution répond aux défis cruciaux de la transformation digitale RH. Dans cet article, nous explorerons d’abord les fonctionnalités clés d’eDocPerso, puis les certifications qui garantissent la conformité légale, l’intégration native avec Silae Paie, et enfin les bénéfices concrets pour entreprises et salariés qui conservent un accès gratuit à vie à leur coffre-fort personnel, même après leur départ.
Découvrez comment optimiser votre gestion documentaire RH et offrir à vos collaborateurs un véritable domicile numérique sécurisé en France.
Pourquoi choisir Silae Dématérialisation : votre coffre-fort numérique
La dématérialisation des fiches de paie est devenue une étape incontournable pour les entreprises modernes, cherchant à optimiser leurs processus RH tout en assurant la sécurité et la conformité des données sensibles. Silae Dématérialisation se positionne comme une solution de choix en offrant une multitude de fonctionnalités adaptées aux besoins actuels des entreprises.
Vos collaborateurs bénéficient d’un archivage légal de leurs bulletins de paie via Silae Dématérialisation pendant 50 ans. Une garantie de conservation fiable et durable.
Le coffre-fort numérique Silae reste accessible gratuitement à vie pour tous vos collaborateurs, sans limite de temps.
Le coffre-fort Silae respecte les exigences du RGPD, assurant une distribution conforme et sécurisée des bulletins de paie Silae.
L’automatisation de vos fiches de paie
L’automatisation de la gestion de la paie est un sujet qui compte pour votre entreprise. Le service des ressources humaines est un pilier essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise.
Cependant, compte tenu de toutes les responsabilités que vous assumez, certaines tâches peuvent devenir moins efficaces. Pour garantir que cela n’affecte pas le travail sur le service paie, il est important de mettre en place un système de gestion efficace qui automatise les processus RH. Silae vise à automatiser et à rationaliser le traitement de la paie.
Publipostage automatique et tableau de bord RH
Le coffre-fort Silae intègre une fonctionnalité de publipostage automatique ou manuel des bulletins de paie. Côté RH, un tableau de bord intuitif permet de suivre en temps réel le statut de dépôt de chaque bulletin : notification envoyée, compte activé, bulletin consulté.
Cette intégration native avec Silae Paie garantit une synchronisation parfaite des données, éliminant les ressaisies et réduisant drastiquement le risque d’erreurs.
Avec toute l’expertise et la puissance mis à votre disposition, cette solution met à jour en temps réel, en fonction des évolutions légales. Et tout cela est lié à la réalité des ressources humaines. Il s’agit d’un outil technologique qui va révolutionner vos fins de mois ! La solution Silae gère automatiquement les mises à jour des paramètres légaux (tarifs, codes DUCS, etc.) et tous les paramètres contractuels (notations, primes, salaires, cotisations, etc.).
Le coffre-fort numérique Silae vous permet d’automatiser et de personnaliser certaines fonctionnalités supplémentaires pour optimiser votre temps. Citons par exemple le calcul de la paie et la gestion des déclarations sociales (DSN).
La garantie d'une conformité légale
En réponse à la popularité des fiches de paie électroniques, un certain nombre d’offres de coffres-forts numériques ont vu le jour. Cependant, tous ne répondent pas aux exigences du Code Travail 2016, du RGPD et notamment de la norme CCFN NF 203. La solution choisie doit donc apporter :
- Un archivage à des fins probatoires pour prouver l'exhaustivité et l'exactitude de l'origine du document.
- Une traçabilité des opérations réalisées disponible et accessible aux utilisateurs.
- Un accès utilisateur exclusif et sécurisé dans le temps...
Ces normes sont strictement respectées et intégrées dans les solutions de dématérialisation Silae. Celle-ci suit en permanence les évolutions juridiques et les retours des clients pour trouver des solutions qui répondent aux besoins des lois et des clients.
L’assurance d’un archivage sécurisé en France
Pour vous garantir le plus haut niveau de sécurité avec la solution Silae, les coffres-forts numériques sécurisés sont basés sur les dernières technologies et sont conformes à quatre réglementations et normes.
Certification NF 203 CCFN : la plus haute certification de sécurité qui garantit un archivage à des fins probatoires tout en respectant l’ensemble du processus de conservation et l’intégrité à long terme du document.
Certification AFAQ – RGPD : traitement des données totalement sécurisé sans collecter plus de données que nécessaire. Cette garantie s’applique tout au long du stockage et de l’utilisation de vos données.
Conformité NF Z42-025 Gestion de la Paie Électronique : atteste de la conformité du système avec les processus de mise en place des services, de création et d’envoi des fiches de paie dématérialisées, de stockage des documents pour le compte des salariés et des exigences de paie électronique. La conformité atteste également l’accès par les salariés aux documents dématérialisés.
Certification NF 461 SAE : définis les mesures techniques et organisationnelles requises par les systèmes d’archivage électronique (SAE) pour l’archivage de longue durée de documents numériques à des fins probatoires.
Agrément du Service Interministériel des Archives de France : Silae est agréé comme tiers-archiveur pour les données du service public, confirmant la fiabilité du système d’archivage électronique.
Référencement UGAP : Les solutions Silae Dématérialisation sont référencées par la centrale d’achat public, gage de confiance pour le secteur public.
Une accessibilité sans faille où que vous soyez
Vous pouvez accéder à votre coffre-fort depuis votre ordinateur ainsi que depuis une application mobile dédiée sur Android et iOS. Les collaborateurs peuvent donc accéder facilement à leur coffre-fort numérique via cette application mobile. Cette application est disponible sous le nom d’EdocPerso.
Bien entendu, vous pouvez toujours accéder à votre coffre-fort depuis votre ordinateur. De plus, grâce à France Connect et ses connexions à plus de 1 000 connecteurs, les collaborateurs peuvent accéder à leurs documents personnels (factures, CPAM…) et les stocker dans les 10 Go d’espace de stockage qui leur sont attribués. Il est gratuit et disponible pour une utilisation illimitée. Les documents sont consultables à vie.
Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités et le tarif de Silae ? Contactez-nous pour obtenir un devis Silae personnalisé !
FAQ sur Silae Dématérialisation et son coffre-fort
Qui peut accéder aux documents du coffre-fort du salarié ?
L’accès aux documents stockés dans le coffre-fort numérique de Silae est strictement réservé aux utilisateurs enregistrés et autorisés. Chaque salarié dispose de son propre espace sécurisé, accessible uniquement par ses identifiants personnels. Cette exclusivité garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter et gérer les documents sensibles.
Les employés conservent-ils leur accès au coffre-fort après avoir quitté l'entreprise ?
Oui, les employés gardent un accès gratuit et illimité à leur coffre-fort Silae après avoir quitté l’entreprise. Ils peuvent consulter et télécharger leurs documents à vie, garantissant une gestion sécurisée et durable de leurs archives personnelles, sans limite de temps ni frais supplémentaires.
Comment Silae garantit la confidentialité de mes données dans le coffre-fort ?
Silae met en œuvre des mesures de sécurité de pointe pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données stockées dans le coffre-fort numérique. Toutes les données sont chiffrées et hébergées en France sur des serveurs conformes aux normes RGPD et ISO 27001. De plus, les systèmes de sécurité incluent des mécanismes de contrôle d’accès stricts, des audits réguliers et une surveillance continue pour prévenir toute tentative d’accès non autorisé. Ces précautions assurent que vos données restent protégées et confidentielles en tout temps.
