Acquérir des marchandises et les entreposer peut être très cher. Une gestion des achats efficace grâce à un ERP achats est capitale pour une entreprise. En effet, tant que le stock n’est pas écoulé, impossible de réaliser de bénéfice. C’est pourquoi, la planification des acquisitions est un élément crucial du cycle de vente pour perfectionner les actions de l’entreprise.
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Qu'est-ce que la gestion des Achats ?
La gestion des achats est un processus stratégique qui englobe l’ensemble des actions visant à acquérir, dans les meilleures conditions, les biens et services dont une entreprise a besoin pour fonctionner, produire ou proposer ses propres prestations. Cela va bien au-delà de la simple commande de fournitures. Il s’agit d’un véritable levier de performance qui repose sur une démarche structurée, intégrant l’analyse des besoins internes, la sélection des fournisseurs, la négociation des conditions commerciales, la contractualisation, la réception des livraisons, le contrôle de conformité et le suivi de la relation fournisseur dans la durée.
Ce processus vise à répondre efficacement aux besoins des différents services de l’entreprise tout en veillant à optimiser plusieurs paramètres essentiels : les coûts, la qualité, les délais, la fiabilité des partenaires, mais aussi le respect des engagements contractuels. En cela, la gestion des achats contribue à atteindre des objectifs économiques, opérationnels et parfois même environnementaux et sociaux.
Dans les organisations modernes, la fonction achats ne se limite plus à une activité de soutien logistique. Elle occupe désormais une place centrale dans la stratégie globale de l’entreprise. Elle est étroitement liée aux enjeux de compétitivité, de rentabilité et d’innovation. Grâce à des outils digitaux performants, les responsables achats peuvent aujourd’hui automatiser certaines tâches, suivre les indicateurs de performance en temps réel, analyser les dépenses par famille d’achat ou encore anticiper les risques de rupture d’approvisionnement.
En d’autres termes, la gestion des achats participe activement à la création de valeur, à la sécurisation des opérations et à la pérennité de l’activité. Elle peut représenter un avantage concurrentiel majeur, notamment dans les secteurs où les marges sont serrées ou où la gestion des stocks et la gestion de la chaîne d’approvisionnement sont complexes.
A quoi sert la gestion des achats en entreprise ?
✅ Un rôle stratégique pour la performance de l’entreprise
La gestion des achats remplit plusieurs fonctions stratégiques au sein de l’entreprise. Elle ne se limite pas à l’exécution de commandes, mais contribue à structurer et professionnaliser l’ensemble des processus liés à l’approvisionnement. Cette fonction permet à l’entreprise de mieux contrôler ses coûts, d’optimiser l’allocation de ses ressources, de sécuriser son fonctionnement opérationnel et de renforcer ses relations avec ses partenaires externes.
✅ Réduction des coûts
L’un des premiers objectifs de la gestion des achats est la réduction des coûts. Une entreprise qui gère efficacement ses achats peut réaliser des économies importantes, que ce soit en négociant de meilleures conditions tarifaires, en regroupant ses besoins pour obtenir des remises sur volume, ou encore en limitant les achats en urgence, qui sont souvent plus chers. La fonction achats permet également de surveiller les dépenses, de détecter les anomalies ou les doublons, et d’établir une politique d’achat cohérente à l’échelle de toute l’entreprise.
✅ Garantie de la qualité et conformité
Elle joue aussi un rôle clé dans la garantie de la qualité. En mettant en place des critères de sélection et d’évaluation précis, en collaborant avec des fournisseurs fiables et en assurant un contrôle rigoureux des produits livrés, l’entreprise s’assure de recevoir des biens et services conformes à ses attentes. Cela permet non seulement de satisfaire les besoins internes, mais aussi d’éviter les retards de production, les non-conformités ou les surcoûts liés à des défauts de qualité.
✅ Sécurisation des approvisionnements
Un autre rôle essentiel de la gestion des achats est la sécurisation des approvisionnements. En analysant les risques, en diversifiant les sources d’approvisionnement et en établissant des partenariats durables avec des fournisseurs de confiance, l’entreprise se protège contre les ruptures de stock, les hausses brutales de prix ou les incidents logistiques. Cela garantit la continuité des opérations, même en période de tension sur le marché.
La gestion des achats en entreprise joue un rôle essentiel dans la performance globale de l’organisation. Elle ne se limite pas à l’achat de produits ou services : elle vise à optimiser les ressources, améliorer la rentabilité et soutenir la stratégie de développement de l’entreprise.
Voici les principales fonctions et utilités de la gestion des achats :
Quels sont les différents types de gestion des achats ?
Il existe plusieurs types de gestion des achats, chacun répondant à une organisation particulière de l’entreprise et à des enjeux spécifiques.
👉 La gestion centralisée des achats
Le premier type est la gestion centralisée des achats. Dans ce modèle, toutes les décisions d’achats sont prises par un service unique, souvent situé au siège. Cette approche permet de regrouper les besoins, de standardiser les processus et d’obtenir de meilleures conditions commerciales grâce à l’effet volume. Elle est particulièrement adaptée aux entreprises multisites ou aux groupes souhaitant harmoniser leurs pratiques et contrôler leurs dépenses. En revanche, elle peut parfois manquer de réactivité face aux besoins spécifiques de certaines entités locales.
👉 La gestion décentralisée des achats
À l’opposé, on retrouve la gestion décentralisée des achats. Ici, chaque service, site ou filiale est libre de gérer ses propres achats. Ce modèle offre une grande flexibilité et permet de mieux s’adapter aux réalités du terrain. Il est souvent utilisé dans les structures très autonomes ou réparties géographiquement. Toutefois, il peut générer des incohérences dans les pratiques d’achats, un manque de visibilité globale et une perte de pouvoir de négociation vis-à-vis des fournisseurs.
👉 La gestion mutualisée ou partagée des achats
Entre ces deux extrêmes se trouve la gestion mutualisée ou partagée des achats. Ce modèle hybride repose sur une coordination entre un pilotage centralisé, qui définit les stratégies, les outils et les standards, et une exécution locale qui conserve une part d’autonomie. L’objectif est de concilier les avantages des deux approches : mutualisation des volumes et adaptation locale. Ce type de gestion est de plus en plus adopté, notamment dans les entreprises souhaitant optimiser leurs achats sans sacrifier l’agilité opérationnelle.
Quels sont les étapes du processus de gestion des achats ?
Le processus de gestion des achats suit une série d’étapes bien définies permettant de structurer et d’optimiser chaque acquisition, depuis l’identification du besoin jusqu’au suivi des fournisseurs. Voici les principales étapes de ce processus :
✔️ Identification du besoin
L’identification du besoin est l’étape fondatrice du processus d’achat. Elle consiste à analyser précisément ce qui doit être acheté, en concertation avec les différents services de l’entreprise. Il peut s’agir d’un besoin en matières premières, en équipements, en prestations de service ou encore en fournitures de bureau.
À ce stade, plusieurs éléments doivent être clarifiés : la nature du produit ou service, les caractéristiques techniques attendues, les quantités nécessaires, la fréquence d’achat, les délais de livraison souhaités et bien sûr, le budget alloué. Cette phase peut également inclure une réflexion sur l’objectif de l’achat (remplacement, développement d’un projet, optimisation d’un processus existant…).
✔️ Recherche et sélection des fournisseurs (sourcing)
Une fois le besoin clairement défini, l’entreprise entre dans une phase de recherche de fournisseurs capables d’y répondre. Cette étape, aussi appelée sourcing, peut se faire via différentes méthodes : consultation d’un panel de fournisseurs existants, recherches sur internet, participation à des salons professionnels, appels à recommandation ou encore lancement d’un appel d’offres. L’objectif est de trouver des prestataires ou fabricants fiables, compétitifs et adaptés au contexte spécifique de l’entreprise. La sélection ne se fait pas uniquement sur le prix.
Elle prend en compte des critères multiples : la qualité des produits ou services, les délais de livraison, les conditions commerciales, les certifications éventuelles, la solidité financière du fournisseur, sa capacité d’innovation ou encore son engagement en matière de développement durable.
✔️ Demande de devis et appel d’offres
Après avoir identifié des fournisseurs potentiels, l’entreprise leur adresse une demande de devis ou lance un appel d’offres formel. Cette étape vise à obtenir des propositions détaillées, comparables et chiffrées. Le cahier des charges doit être suffisamment clair et précis pour éviter toute ambiguïté : description technique du besoin, quantités, délais attendus, modalités de livraison, critères de qualité, conditions de paiement, durée de validité de l’offre, etc.
L’objectif est de recueillir des offres concrètes qui permettront à l’entreprise de faire un choix objectif, en fonction de grilles d’analyse. Selon l’importance de l’achat, une grille de notation peut être utilisée pour pondérer les différents critères.
✔️ Négociation des conditions
Une fois les offres reçues et comparées, la phase de négociation commence. Cette étape permet de discuter des conditions commerciales proposées, avec pour objectif d’obtenir des termes plus avantageux sans compromettre la qualité ou la relation fournisseur. La négociation peut porter sur différents points : les prix unitaires, les remises, les délais de livraison, les conditions de paiement, les garanties, les modalités de réapprovisionnement, les pénalités en cas de retard ou de non-conformité, voire les services annexes (maintenance, formation, SAV…). C’est également le moment de poser les bases d’un partenariat équilibré, en clarifiant les attentes mutuelles. La négociation doit être préparée en amont, avec des objectifs clairs, des marges de manœuvre définies et une bonne connaissance du marché.
✔️ Passation de commande
La passation de commande officialise l’engagement entre l’entreprise acheteuse et le fournisseur sélectionné. Elle se traduit généralement par l’émission d’un bon de commande, un document contractuel qui reprend l’ensemble des éléments négociés : désignation des produits ou services, quantités, prix, délais de livraison, adresse de livraison, modalités de règlement, références internes, etc.
Ce document sert à sécuriser la transaction et permet d’éviter tout malentendu. Il peut être généré manuellement ou via un logiciel de gestion des achats ou un ERP. Une fois le bon de commande envoyé et accepté, le fournisseur se doit de l’exécuter dans les conditions prévues.
✔️ Réception des biens ou services
La réception constitue une étape clé dans la validation de la prestation ou de la livraison. Une fois les produits livrés ou les services réalisés, un contrôle est effectué pour vérifier leur conformité avec la commande initiale.
Ce contrôle peut porter sur différents critères : quantité livrée, état des produits, respect des spécifications techniques, conformité administrative (bordereaux de livraison, certificats…), respect des délais, etc. En cas d’anomalie, des procédures de retour, de remplacement ou de réclamation sont mises en œuvre. La réception conforme est souvent matérialisée par un bon de livraison signé ou un procès-verbal de réception.
✔️ Validation de la facture et paiement
Une fois la livraison ou la prestation validée, le fournisseur émet une facture. Celle-ci est alors vérifiée par l’entreprise pour s’assurer qu’elle correspond bien aux termes du bon de commande et à ce qui a été effectivement reçu. Cette étape, souvent traitée par le service comptable ou financier, est appelée “rapprochement commande-facture-réception”. Elle consiste à s’assurer de la cohérence entre les trois éléments clés : ce qui a été commandé, ce qui a été livré et ce qui est facturé.
✔️ Évaluation des fournisseurs
La dernière étape du processus consiste à évaluer la performance du fournisseur, une fois la prestation réalisée. Cette évaluation peut être ponctuelle ou intégrée à un processus qualité continu. Elle repose sur plusieurs critères : respect des délais, qualité des produits ou services livrés, respect des conditions contractuelles, réactivité en cas de problème, qualité de la communication, SAV, etc. L’objectif est d’identifier les points forts et les axes d’amélioration, mais aussi de décider de la reconduction, du renforcement ou de la rupture de la collaboration.
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Gestion des achats en entreprise : quelles sont les bonnes pratiques à adopter ?
La gestion des achats est un processus méticuleux et stratégique qui englobe diverses missions et étapes cruciales. Chacune de ces étapes est une pièce maîtresse qui contribue à renforcer la performance opérationnelle, à maîtriser les dépenses et à garantir la continuité des activités. Une bonne gestion des achats ne repose pas uniquement sur l’acte d’achat lui-même, mais sur une vision globale qui couvre l’ensemble du cycle d’approvisionnement, de la planification stratégique à l’évaluation des fournisseurs. Dans cette section, nous explorons en détail les bonnes pratiques à adopter pour structurer et professionnaliser cette fonction essentielle.
1️⃣ Établir un cadre stratégique pour la gestion des achats
La première étape vers une gestion des achats efficace consiste à construire un cadre stratégique solide et cohérent. Ce cadre doit s’aligner sur les objectifs globaux de l’entreprise : réduction des coûts, maîtrise des risques fournisseurs, amélioration de la qualité des biens et services, ou encore intégration de critères RSE dans la politique d’approvisionnement.
Il ne s’agit pas d’un simple document théorique, mais d’une véritable feuille de route qui oriente les actions du service achats sur le moyen et long terme. Pour être pertinent, ce cadre stratégique doit prendre en compte la nature de l’activité de l’entreprise, ses spécificités sectorielles, sa taille, son organisation interne et son positionnement concurrentiel. Il doit aussi anticiper les évolutions du marché, les innovations technologiques et les attentes croissantes en matière de durabilité et de responsabilité sociale.
La mise en place de ce cadre passe par la définition claire des rôles et responsabilités au sein de la chaîne achats, l’analyse des flux existants, et l’identification des leviers d’optimisation. Il est également essentiel de fixer des indicateurs de performance pertinents, tels que le coût moyen par commande, le respect des délais fournisseurs, le taux de conformité des livraisons ou encore le taux de satisfaction des services internes. Ces indicateurs permettent de piloter l’activité achats avec précision, d’identifier les points de blocage et d’ajuster la stratégie si nécessaire.
2️⃣ Instaurer une procédure d'achat claire pour simplifier la gestion des achats
Une fois la stratégie établie, il est fondamental de mettre en place une procédure d’achat claire, structurée et partagée. Cette procédure doit définir les différentes étapes du processus, les circuits de validation, les seuils de délégation, ainsi que les documents à produire à chaque phase (demande d’achat, bon de commande, accusé de réception, etc.).
L’un des enjeux majeurs est de simplifier cette procédure autant que possible. Trop d’intermédiaires ou de validations inutiles ralentissent les processus, engendrent des retards et peuvent décourager les équipes opérationnelles. Une bonne procédure doit être fluide, automatisée lorsque c’est possible, et adaptée aux différents types d’achats (courants, stratégiques, ponctuels…).
Elle doit également s’appuyer sur les données déjà disponibles au sein de l’entreprise : historiques d’achats, profils fournisseurs, conditions négociées, retours d’expérience. Cela permet d’éviter de repartir de zéro à chaque demande, de capitaliser sur les bonnes pratiques, et de gagner du temps à chaque étape.
Enfin, cette procédure doit être formalisée, communiquée à tous les collaborateurs concernés et facilement accessible. L’adhésion des équipes est un facteur clé de succès : une procédure bien conçue mais mal appliquée perd tout son intérêt. Des formations, des outils clairs et un accompagnement au changement peuvent faciliter son appropriation.
3️⃣ Améliorer la gestion des commandes jusqu'à l'entreposage
La gestion des achats ne s’arrête pas à la commande. Elle inclut également toutes les opérations de suivi logistique, de réception, de stockage et parfois de redistribution. Chaque phase du processus offre des marges d’amélioration importantes.
D’abord, une bonne organisation des commandes permet de réduire les coûts logistiques. Regrouper les besoins de différents services ou sites pour passer des commandes globales permet non seulement d’obtenir de meilleures conditions tarifaires, mais aussi de réduire les frais de livraison et le nombre de réceptions à gérer. Cette mutualisation des besoins demande une coordination étroite entre les services, mais elle peut générer des économies importantes, notamment dans les TPE et PME.
Ensuite, la gestion de l’entreposage joue un rôle non négligeable dans la rentabilité. Un stock mal géré entraîne des coûts de stockage inutiles, des pertes de produits, voire des ruptures d’approvisionnement. Une gestion optimisée passe par un suivi rigoureux des entrées et sorties, une rotation des stocks bien pensée, et, idéalement, l’intégration d’un outil de gestion des stocks (type ERP ou logiciel métier).
Il est également important de prévoir un mécanisme de suivi post-livraison, pour détecter rapidement les anomalies (produits défectueux, erreurs de quantité, retards) et enclencher des actions correctives auprès des fournisseurs. Ces retours permettent non seulement d’améliorer la qualité du service achats, mais aussi d’enrichir les bases de données pour les évaluations futures.
4️⃣ Adopter un logiciel dédié à la gestion des achats
L’utilisation d’outils spécifiques peut grandement améliorer l’efficacité du service d’achats, notamment pour :
- 👉 la gestion des commandes
- 👉 le traitement des devis et factures
- 👉 le suivi des dépenses en temps réel.
- 👉 la gestion des commandes
Parmi les options disponibles :
- ✔️ les systèmes d’e-procurement pour l’accès à des références négociées et la gestion des fournisseurs
- ✔️ les solutions de planification de l’approvisionnement de bout en bout
- ✔️ les logiciels de stocks pour optimiser les approvisionnements
- ✔️ les ERP incluant des modules achats pour une vue d’ensemble sur les opérations commerciales.
- ✔️ les systèmes d’e-procurement pour l’accès à des références négociées et la gestion des fournisseurs