Saviez-vous que près de 40 % des dépenses d’une PME passent par la fonction achats… mais que plus de la moitié ne sont ni analysées, ni pilotées ? Dans un contexte marqué par l’inflation, les risques de rupture et la pression sur les marges, la gestion des achats n’est plus un simple processus administratif : c’est un levier stratégique de performance.
Bien maîtrisée, elle permet de réduire immédiatement les coûts, sécuriser les approvisionnements, renforcer la compétitivité, améliorer la rentabilité et de professionnaliser les relations avec les fournisseurs.
Mais encore faut-il savoir par où commencer… et comment structurer efficacement cette fonction, surtout quand on est une TPE/PME sans équipe dédiée :
Dans ce guide complet, vous allez découvrir :
- une définition simple et claire de la gestion des achats,
- Ses enjeux stratégiques actuels
- quelles étapes composent le processus achat
- des méthodes concrètes pour optimiser vos performances
- les KPI essentiels à suivre, les risques à maîtriser et les tendances qui transforment la fonction achats en 2025–2026
Sage Intacct : la solution pour optimiser et automatiser toute votre gestion des achats
Sage Intacct est une solution de gestion des achats conçue pour vous aider à maîtriser l’ensemble de votre cycle d’approvisionnement : expression du besoin, commandes, réceptions, factures, contrôle budgétaire et pilotage des fournisseurs. Grâce à son workflow automatisé, ses validations intégrées et sa visibilité en temps réel sur les dépenses, Sage Intacct vous permet de sécuriser vos engagements, réduire les coûts et fiabiliser toute la chaîne achats. Découvrez ses fonctionnalités clés, ses avantages et la manière dont il peut transformer votre processus achats.
La gestion des achats : le gisement d’économies et d’efficacité le plus sous-estimé des PME
La gestion des achats désigne l’ensemble des actions qui permettent à une entreprise d’acheter ce dont elle a besoin — au bon prix, au bon moment, auprès des bons fournisseurs — tout en maîtrisant ses risques, ses coûts et sa performance. Bien qu’elle soit au cœur des dépenses de l’entreprise, la gestion des achats reste l’un des leviers d’optimisation les moins exploités par les PME.
- des dépenses mal maîtrisées
- des retards évitables
- une dépendance aux fournisseurs
- et des marges qui s’érodent sans visibilité
Dans beaucoup d’organisations, elle est éclatée entre plusieurs services, gérée dans l’urgence ou sans véritable méthode — ce qui entraîne :
- 10 à 20 % d’économies mesurables
- une meilleure fiabilité des approvisionnements
- moins de litiges et d’imprévus
- et un gain de temps considérable pour les équipes.
Quand elle est structurée, au contraire, la fonction achats devient un accélérateur immédiat de performance, capable de générer :
En clair, la gestion des achats représente un potentiel de performance immense — mais encore largement sous-exploité dans les PME. Et pour comprendre pourquoi elle peut transformer durablement votre organisation, il est essentiel d’identifier les enjeux stratégiques qui la rendent aujourd’hui incontournable.
C’est ce que nous allons voir dans la prochaine section
Les enjeux stratégiques qui font de la gestion des achats un moteur de performance pour votre entreprise
La fonction achats est aujourd’hui l’un des leviers les plus puissants pour améliorer la performance d’une PME. Selon McKinsey, les achats représentent plus de 20 % de l’impact financier total dans les programmes de transformation. Autrement dit : bien pilotés, ils deviennent un accélérateur direct de rentabilité.
Voici les enjeux concrets qui concernent directement les décideurs.
Reprenez le contrôle de vos dépenses (et protégez votre marge)
Dans un contexte d’inflation et de volatilité, chaque euro économisé est un euro qui renforce votre rentabilité.
D’après Bain & Company, les entreprises qui professionnalisent leurs achats réalisent 8 à 12 % d’économies directes sur leurs dépenses.
Concrètement, structurer vos achats vous permet de :
- repérer immédiatement les dépenses inutiles ou excessives,
- supprimer les achats “d’urgence” jusqu’à 30 % plus coûteux
- négocier avec des données fiables
- stabiliser votre marge malgré les hausses de prix.
Sécurisez vos approvisionnements pour éviter retards, arrêts et pertes de CA
Les deux dernières années ont mis en évidence la fragilité des supply chain.
D’après SMEWeb, 86 % des PME ont subi une rupture ou un incident d’approvisionnement. Ces perturbations se traduisent par des retards, des coûts additionnels, une perte de chiffre d’affaires et une pression accrue sur les équipes.
Une gestion des achats structurée vous permet d’anticiper les risques, de diversifier vos fournisseurs et de garantir une continuité opérationnelle dans un environnement incertain.
Gagnez un temps considérable sur votre gestion quotidienne
Si vos équipes passent leur temps à courir après des devis, des validations et des fournisseurs introuvables… vous avez un problème de processus, pas un problème de ressources.
Une gestion achats maîtrisée remet de l’ordre dans le chaos : moins de relances, moins de litiges, moins de dispersion. Plus de fluidité. Plus de méthode. Plus de temps pour le business.
Maîtrisez enfin la qualité et la fiabilité de vos fournisseurs
Un fournisseur non piloté, c’est une bombe à retardement. Produits non conformes, délais qui dérivent, factures qui ne correspondent pas… Et au final, c’est votre entreprise qui trinque. En évaluant, en contractualisant et en suivant vos fournisseurs, vous transformez une relation subie en véritable partenariat.
Donnez-vous une vision claire pour décider plus vite et plus juste
Beaucoup de dirigeants avancent encore “à vue” sur leurs dépenses. Sans consolidation, sans analyse, sans pilotage. Et pourtant, McKinsey est formel : une visibilité complète permet de doubler l’impact des actions de réduction de coûts.
Lorsque vous savez précisément :
- où vont vos dépenses
- quels fournisseurs comptent vraiment
- où se cachent les fuites
Ainsi, vous reprenez la main sur vos décisions, vous négociez mieux, vous investissez mieux, vous dirigez mieux.
Dans une TPE/PME, les achats sont souvent dispersés entre plusieurs personnes, ce qui empêche d’avoir une vision claire des dépenses. Pourtant, quelques réflexes simples permettent déjà de reprendre la main.
Centraliser les demandes — même dans un tableau partagé — apporte une visibilité immédiate sur qui achète quoi et à quel prix. Définir des règles internes minimales, comme un circuit de validation ou quelques fournisseurs privilégiés, réduit mécaniquement les erreurs et les achats impulsifs ( ex : il manque une pièce, un service ou un matériel tout de suite, quelqu’un passe une commande directe pour “aller plus vite”, on choisit le premier fournisseur disponible sans négocier …)
L’anticipation joue aussi un rôle clé : éviter les achats de dernière minute, souvent bien plus coûteux, améliore instantanément la marge. Diversifier ses fournisseurs stratégiques permet, quant à elle, de limiter les risques liés à une dépendance trop forte. Enfin, suivre régulièrement la qualité et la fiabilité des partenaires suffit déjà à détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.
En réalité, une PME n’a pas besoin d’un service achats complet : un peu de méthode, de visibilité et de discipline suffit pour générer des gains rapides et durables.
💡 À savoir : bien gérer vos achats en TPE/PME — les réflexes essentiels
Le processus d’achat : les étapes structurantes pour professionnaliser la fonction et fiabiliser la dépense
Un processus d’achat maîtrisé n’est pas une simple “suite d’étapes” : c’est une chaîne de valeur complète qui conditionne la performance économique, opérationnelle et fournisseur de l’entreprise.
Dans une entreprise, le structurer permet d’éviter les dérives, d’améliorer la qualité des approvisionnements et de sécuriser la marge.
Voici une version professionnelle du processus achat, telle qu’attendue dans une organisation mature.
- Qualification du besoin
- Sourcing
- Consultation / RFP
- Analyse multicritère & scoring
- Négociation
- Validation interne & gouvernance
- Réception & contrôle
- Facturation & rapprochement
- Supplier Performance & SRM
1. Qualification du besoin : cadrage fonctionnel et technique
Tout achat performant commence par un cadrage précis du besoin. L’objectif est d’éviter les zones d’interprétation et les achats surdimensionnés.
On définit ici :
les spécifications fonctionnelles et techniques
les volumes ou fréquences réelles
les contraintes de délai ou de conformité
les impacts sur les opérations et les autres services
le coût complet attendu (TCO : acquisition + utilisation + maintenance).
Cette première étape détermine 80 % de la performance finale de l’achat, ne la négligez pas !
2. Sourcing : évaluation du marché fournisseur et cartographie des risques
Le sourcing est une étape clé qui vise à explorer le marché, et non à se limiter au fournisseur historique.
Il consiste à :
cartographier les acteurs pertinents
analyser leur solidité (financière, technique, logistique)
évaluer leur capacité réelle à répondre au besoin
identifier les risques fournisseurs et les dépendances critiques.
Un bon sourcing réduit fortement les risques d'interruption ou de surcoûts futurs.
3. Consultation / RFP : cadrage, mise en concurrence et alignement des offres
La consultation n’a de valeur que si elle est cadrée. Cela implique de fournir un cahier des charges clair et homogène, afin d’obtenir des offres comparables.
On formalise :
le périmètre attendu
les critères de sélection
les modalités de réponse
les engagements attendus (délais, qualité, SLA).
Une consultation maîtrisée améliore la pertinence des offres et facilite l'analyse.
4. Analyse multicritère & scoring : prise de décision structurée
L’objectif n’est pas de choisir l’offre la moins chère, mais la plus performante.
L’analyse multicritère repose sur :
le TCO (et non le seul prix unitaire)
la performance technique
les risques identifiés
la capacité de tenue des délais
la qualité des engagements contractuels.
Un scoring pondéré permet de sécuriser la décision et d’éviter les biais.
5. Négociation : sécurisation contractuelle et optimisation du coût global
La négociation professionnelle va au-delà du prix.
Elle doit verrouiller :
les pénalités et SLA
les conditions logistiques
les modalités de paiement
les engagements sur les délais
les coûts périphériques (installation, SAV, support)
les clauses de révision tarifaire.
C’est l’étape où se sécurisent réellement les économies et la qualité.
6. Validation interne & gouvernance : maîtrise du compliance achats
Même en PME, une gouvernance achat claire permet d’éviter les achats hors cadre.
Il suffit d’un workflow défini :
seuils de validation
responsabilités
engagement budgétaire
circuit d’approbation.
Sans gouvernance, c’est le “maverick buying” qui explose… et avec lui les coûts.
7. Réception & contrôle : validation opérationnelle et qualité livrée
L’achat n’est finalisé que lorsque la livraison est conforme.
Le contrôle doit porter sur :
la qualité
les quantités
le respect du délai
les écarts éventuels.
Cette étape nourrit ensuite la performance fournisseur (Vendor Rating).
8. Facturation & rapprochement : contrôle et sécurisation financière
Le rapprochement commande / livraison / facture permet de détecter :
les erreurs tarifaires
les prestations non fournies
les doublons de facturation
les frais ajoutés non négociés.
Dans les PME, ce contrôle peut générer des économies immédiates de 2 à 5 %.
9. Supplier Performance & SRM : pilotage et amélioration continue
Le SRM (Supplier Relationship Management) consiste à suivre la performance des fournisseurs et à instaurer une relation de progrès.
Il s’appuie sur :
des KPI réguliers (OTD, qualité, litiges)
des revues de performance
des plans d’amélioration
une surveillance des risques (financiers, capacités, conformité)
Une PME qui pilote ses fournisseurs gagne en fiabilité, en qualité et en prévisibilité.
Comment optimiser la gestion de ses achats ? Les leviers concrets pour renforcer votre performance
Optimiser la gestion des achats ne se limite pas à renégocier des tarifs : c’est une démarche profonde, méthodique, qui vise à reprendre le contrôle sur toute la chaîne d’acquisition. Dans cette section, nous allons entrer dans le cœur du métier, en abordant les conseils, bonnes pratiques et actions concrètes à mettre en place pour optimiser vraiment la performance achats.
Pas des principes théoriques : des leviers que l’on applique sur le terrain, ceux qui permettent de réduire les dérives, d’améliorer la qualité des approvisionnements, de maîtriser le coût complet et de fiabiliser les relations fournisseurs.
Voici les axes sur lesquels une organisation — quelle que soit sa taille — doit agir pour transformer durablement sa fonction achats.
Reprendre le contrôle du besoin : là où se décide 80 % de la performance finale
Le besoin est trop souvent considéré comme un simple point de départ, alors qu’il représente en réalité l’essentiel de la performance future. Quand il est mal exprimé, tout dérape : les fournisseurs proposent des solutions inadaptées, les coûts explosent, les délais s’allongent et les litiges se multiplient.
Reprendre le contrôle du besoin implique de remettre à plat les exigences techniques, d’aligner les métiers, de clarifier les contraintes opérationnelles et de questionner les habitudes.
Cela demande du temps, mais c’est là que se trouvent les plus grands leviers — bien avant le sourcing ou la négociation. Un cadrage précis du besoin évite la surqualité, limite les volumes inutiles et clarifie immédiatement la valeur attendue. En pratique, les organisations qui adoptent cette discipline constatent que les gains “faciles” se situent bien plus dans ce travail amont que dans la mise en concurrence.
Lors d’un renouvellement d’équipements IT dans un groupe multi-sites, Apogea a réévalué l’expression du besoin avec les métiers. Résultat :
36 % des références supprimées
aucune perte de performance opérationnelle
18 % d’économies avant même la mise en concurrence
Le problème n’était pas le fournisseur : c’était la définition du besoin.
Structurez et rationalisez la base fournisseur pour réduire les risques et concentrer la performance
Une base fournisseur non maîtrisée entraîne une multitude de problèmes : dispersion des prix, conditions contractuelles incohérentes, dépendances non identifiées, risques logistiques et charge administrative inutile.
Structurer sa base, c’est d’abord comprendre qui fait quoi : distinguer les acteurs stratégiques, ceux critiques par leur rôle ou leur monopole, ceux qui apportent de la flexibilité, et ceux qui génèrent surtout de la complexité.
La rationalisation n’est pas une réduction arbitraire : c’est un travail de cohérence. Elle permet de concentrer les achats sur les partenaires les plus fiables, de sécuriser la qualité, de standardiser les conditions et de renforcer le pouvoir de négociation. C’est également une démarche de gestion des risques : moins de dispersion = moins d’incertitudes et de points de rupture.
Pour rationaliser efficacement, commencez par cartographier les fournisseurs par familles d’achats et non par services internes. Cette approche révèle immédiatement les doublons, les incohérences tarifaires et les opportunités de consolidation. Vous gagnerez autant en performance qu’en sérénité opérationnelle.
Négociez sur le TCO : la seule approche qui garantit une performance durable
Dans une organisation mature, la négociation n’a jamais comme unique objectif la réduction du prix.
Le rôle du responsable achats est de comprendre l’impact global d’un achat : la logistique, la maintenance, les niveaux de service, la conformité réglementaire, les conditions de sortie, les coûts annexes, l’obsolescence et même les risques potentiels. Le TCO permet d’englober tous ces paramètres. Une négociation centrée TCO aboutit à des accords qui protègent l’organisation bien après la commande : elle sécurise la disponibilité, la qualité, la continuité d’activité et la stabilité des coûts. C’est une approche plus exigeante, mais c’est aussi celle qui génère les gains les plus solides — et les moins réversibles.
Avant de rentrer en négociation, préparez un “TCO cible” indiquant non pas seulement le tarif attendu, mais : les niveaux de service minimaux, les coûts périphériques acceptables, les engagements logistiques, les points de vigilance contractuelle.
Vous négocierez alors sur de la valeur, pas sur un prix affiché.
Installez une gouvernance achats solide pour éliminer les engagements non maîtrisés
Même avec un excellent processus, les achats hors cadre peuvent pulvériser la performance. Une bonne gouvernance ne consiste pas à ajouter des étapes bureaucratiques, mais à définir des règles claires qui sécurisent l’engagement contractuel et budgétaire. Cela implique des seuils d’autorisation adaptés, des circuits de validation réalistes, une traçabilité des décisions et une responsabilité clairement répartie entre les services. La gouvernance protège la marge, limite les risques juridiques et garantit que les achats se font dans le cadre prévu — et non selon les habitudes, les urgences ou les préférences individuelles.
C’est souvent la différence entre une fonction achats performante et une fonction submergée par les exceptions.
Fixez un maximum de trois niveaux d’autorisation et évitez les validations redondantes. Plus un workflow est simple et lisible, plus il est respecté — et plus les dérives disparaissent naturellement.
Pilotez la performance par la donnée et passez du ressenti à la maîtrise
Dans trop d’organisations, les décisions achats sont basées sur un “sentiment” de bonne performance : on croit que les délais sont tenus, que les prix n’augmentent pas et que les fournisseurs sont fiables. La donnée, elle, raconte une autre histoire.
Mettre en place un pilotage structuré dans un tableau de bord achats permet d’identifier les non-conformités, les dérives tarifaires, les points de rupture, les fournisseurs sous-performants et les familles d’achats à risque. C’est aussi ce qui permet de valoriser la fonction achats auprès de la direction : des chiffres, des tendances, des résultats tangibles.
Une fonction achats sans KPI est aveugle. Une fonction achats pilotée devient stratégique.
Commencez par trois indicateurs incontournables : OTD, non-conformité et dérive tarifaire. Ces trois KPI suffisent à révéler les 80 % de problèmes que vous ne voyez pas encore.
Structurez le SRM et transformez vos fournisseurs clés en partenaires fiables
Le SRM est ce qui sépare les organisations qui subissent leurs fournisseurs de celles qui en tirent de la performance. Il ne s’agit pas de multiplier les réunions, mais de structurer la relation : fixer des attentes, suivre les KPI, anticiper les tensions, co-construire des plans d’amélioration. Un SRM piloté sur 5 à 10 fournisseurs clés suffit largement à stabiliser les approvisionnements, réduire les risques et augmenter la qualité.
Une relation fournisseur ne se gère pas “au feeling”. Elle se pilote avec méthode.
Ciblez uniquement vos fournisseurs stratégiques et critiques. Définissez un rythme clair (trimestriel ou semestriel), des KPI communs, et un plan d’amélioration partagé. C’est la discipline — pas le volume de réunions — qui crée la performance.
Quels sont les principaux risques à maîtriser dans la gestion des achats ?
La fonction achats est exposée à des risques multiples, parfois visibles, souvent invisibles, mais toujours impactants. Certains peuvent dégrader la performance financière, d’autres fragiliser la continuité des opérations ou encore entraîner des litiges et des surcoûts majeurs. Identifier ces risques en amont est la première étape pour renforcer la résilience de l’organisation et éviter les dérives :
- Dépendance excessive à un fournisseur clé, qui limite la capacité de négociation et expose l’entreprise aux hausses tarifaires, aux retards ou à une défaillance brutale.
- Ruptures d’approvisionnement pouvant entraîner un arrêt de production, un retard projet ou une dégradation de la qualité de service.
- Dérives financières liées à des variations de prix non détectées, à des indexations mal gérées ou à des coûts périphériques invisibles.
- Non-qualité fournisseur entraînant des retours, des retouches, des retards et une perte de productivité globale.
- Manquements réglementaires (RGPD, normes, environnement, douanes) qui peuvent exposer l’entreprise à des sanctions ou à des risques juridiques.
- Achats hors-process réalisés en direct par les services opérationnels, générant dispersion fournisseur, incohérences tarifaires et engagements non maîtrisés.
- Absence de segmentation fournisseur, rendant impossible la priorisation des efforts et laissant les fournisseurs stratégiques insuffisamment pilotés.
Et maintenant : comment limiter efficacement ces risques ?
Identifier les risques ne suffit pas. Ce sont les actions mises en place pour les maîtriser qui déterminent la performance de la fonction achats. Des mesures simples, mais structurées, permettent d’éliminer une grande partie des zones d’ombre et de sécuriser durablement les achats.
Nos conseils pour limiter ces risques :
- Surveillez régulièrement les volumes confiés à chaque fournisseur pour détecter les situations de dépendance et sécurisez des alternatives.
- Examinez la supply chain des fournisseurs : capacités, sous-traitants, localisation, process logistiques et points de fragilité.
- Structurez chaque contrat avec des engagements mesurables : SLA, pénalités, révision tarifaire, clauses de sortie, critères qualité.
- Contrôlez mensuellement l’écart entre prix facturés et prix négociés afin d’éviter les dérives insidieuses.
- Renforcez les contrôles qualité sur les premières livraisons, période critique pour stabiliser la performance.
- Vérifiez systématiquement la conformité réglementaire et les certifications avant tout engagement.
- Mettez en place un workflow de validation clair pour limiter les achats sauvages et sécuriserzles engagements budgétaires.
- Segmentez le panel fournisseur par criticité, valeur et niveau stratégique pour concentrer les efforts sur les acteurs à fort impact.
Optimiser la gestion des achats ne se limite plus à obtenir de meilleurs prix.
C’est une transformation globale qui touche la structure du besoin, la maîtrise des risques, la performance fournisseur, la gouvernance, le pilotage et la digitalisation.
Une organisation qui investit sérieusement dans ses achats gagne en visibilité, en contrôle, en résilience et, surtout, en compétitivité durable.
La fonction achats devient alors un véritable partenaire stratégique, capable d’accompagner la croissance, de sécuriser l’activité et de dégager des économies réelles, mesurables et pérennes. Les entreprises qui réussissent cette transformation sont celles qui acceptent de professionnaliser leurs pratiques, de s’appuyer sur des données fiables et de structurer leur relation fournisseur.
Chez Apogea, nous accompagnons les organisations dans cette démarche depuis plus de 30 ans : analyse du besoin, structuration des processus, digitalisation, pilotage et optimisation continue. Notre objectif est simple : vous aider à faire de vos achats un levier de performance, et non un poste de dépense subi.
Si vous souhaitez aller plus loin, sécuriser vos approvisionnements ou gagner en efficacité, nous sommes là pour vous guider — à chaque étape.
Conclusion : comment faire de la gestion des achats un levier stratégique durable ?
Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) à suivre en gestion des achats ?
Les KPI ERP achats essentiels sont le coût total d’acquisition (TCO), le taux de service (OTD), la non-conformité fournisseur, la dérive tarifaire et le respect des SLA. Ils permettent de mesurer la performance, d’identifier les risques et d’optimiser la relation fournisseur.
Comment la digitalisation transforme la gestion des achats ?
La digitalisation automatise les tâches répétitives, améliore la visibilité sur les dépenses et fiabilise les processus. Elle permet un pilotage en temps réel, réduit les achats hors-cadre et renforce la traçabilité des engagements.
Quelles sont les erreurs à éviter en gestion des achats ?
Les principales erreurs sont le manque de cadrage du besoin, la négociation centrée uniquement sur le prix, la dispersion fournisseur, l’absence de pilotage des KPI et les achats hors-process. Ces erreurs entraînent des coûts cachés et une perte de performance.
Qu’est-ce que le TCO (Total Cost of Ownership) ?
Le TCO est le coût total d’un achat sur tout son cycle de vie : prix d’achat, logistique, exploitation, maintenance, qualité et fin de vie. C’est l’indicateur le plus fiable pour mesurer la performance réelle d’un achat.
Comment sécuriser un contrat fournisseur ?
Un contrat solide intègre des SLA mesurables, des pénalités, des clauses de révision tarifaire, des engagements qualité et des conditions de sortie. Cela réduit les litiges et protège la performance.
Comment réduire la dépendance à un fournisseur ?
Il faut analyser les volumes confiés, diversifier le panel, qualifier des alternatives et formaliser des plans de continuité. Une surveillance régulière évite les situations de dépendance critique.
Quels outils permettent de digitaliser la gestion des achats ?
Les module ERP achat ou les solutions de gestion des achats (procure-to-pay, SRM, workflow d’approbation, pilotage KPI) centralisent les données, automatisent les processus et renforcent le contrôle des dépenses.