Manque de visibilité sur les dépenses, processus d’achats non maîtrisés, dépendance à certains fournisseurs, pressions budgétaires croissantes… Dans un contexte économique incertain, la fonction achats est plus que jamais sollicitée pour sécuriser l’approvisionnement tout en contribuant à la performance financière de l’entreprise.
Mais comment prendre les bonnes décisions sans visibilité claire ? Comment identifier les écarts, les dérives ou les opportunités d’optimisation sans outil de pilotage fiable et structuré ?
Trop d’entreprises pilotent encore leurs achats à l’aveugle, faute d’un cadre de mesure adapté ou d’un outil de reporting pour analyser leurs données.
C’est ici qu’intervient le tableau de bord achats, véritable levier de performance, capable de transformer vos données brutes en indicateurs décisionnels exploitables. Bien construit, il devient un outil stratégique pour anticiper les risques, maîtriser les coûts et aligner la fonction achats sur les objectifs de l’entreprise.
Comment choisir les KPIs de son tableau de bord achat ?
Qu’est-ce qu’un tableau de bord achat ?
Un tableau de bord achat est un outil d’aide à la décision qui permet de visualiser, analyser et piloter l’ensemble des données relatives aux activités achats d’une entreprise. Il regroupe, sous forme synthétique et dynamique, les indicateurs de performance clés (KPI) permettant de suivre la contribution stratégique de la fonction achats.
Plus qu’un simple reporting statique, le tableau de bord achats est un instrument de pilotage opérationnel et stratégique. Il permet d’aligner les objectifs achats avec ceux de l’entreprise, qu’il s’agisse de réduire les coûts, sécuriser les approvisionnements, améliorer la qualité fournisseurs ou encore soutenir des engagements RSE.
Ce type de tableau de bord s’inscrit pleinement dans une culture data driven, où les décisions sont guidées par des données fiables, actualisées et bien visualisées. Grâce à des outils de reporting avancés comme Power BI ou Sage Bi Reporting, les directions achats peuvent automatiser la collecte des données, enrichir leurs analyses avec des datavisualisations puissantes, et ainsi passer d’une logique réactive à une posture proactive.
Loin de se limiter aux achats directs, le tableau de bord peut intégrer des dimensions transverses comme le pilotage financier, le suivi budgétaire, ou encore la contribution du service achats à la performance globale de l’entreprise.
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Pourquoi créer un tableau de bord achat ?
Dans un contexte de forte pression sur les coûts, de tension sur les chaînes d’approvisionnement et d’exigence accrue en matière de traçabilité et de durabilité, le tableau de bord achat devient alors un outil indispensable de pilotage, capable de transformer une masse de données éparses en informations actionnables et structurées autour d’indicateurs de performance.
Loin d’être réservé aux grands groupes, cet outil apporte une valeur ajoutée immédiate, quelle que soit la taille de l’entreprise ou la maturité de sa fonction achats. Voici deux des leviers les plus stratégiques qu’il permet d’activer.
Anticiper les risques fournisseurs et sécuriser les approvisionnements
Le tableau de bord permet de surveiller les signaux faibles dans la relation fournisseurs : retards à répétition, non-conformités, dépendance à un nombre limité de partenaires, évolution des prix ou des délais, etc.
En croisant ces données, l’entreprise peut :
Identifier les fournisseurs critiques avant qu’un incident n’impacte la chaîne de valeur
Ajuster ses volumes d’achats ou ses conditions contractuelles
Définir des plans d’action pour renforcer la résilience de ses approvisionnements
La gestion des risques fournisseurs devient ainsi proactive, fondée sur des faits, et non réactive face à des urgences.
Piloter les coûts et améliorer la rentabilité globale
Le tableau de bord achats permet une vision claire et chiffrée des dépenses engagées, des dérives éventuelles, et des opportunités d’optimisation.
Par exemple, en suivant régulièrement :
Le taux de couverture des dépenses par des contrats ou référencements
L’écart entre le prix négocié et le prix réellement facturé
Le taux d’achats hors processus
…les équipes achats peuvent :
Mieux contrôler les coûts opérationnels
Réduire les achats sauvages et renforcer la conformité interne
Identifier les gisements d’économies sur certaines familles de produits ou services
Au final, le tableau de bord devient un outil de pilotage de la performance achats, qui aligne les objectifs économiques, opérationnels et stratégiques de l’entreprise.
Quels KPIs intégrer dans votre tableau de bord achats ?
Un tableau de bord achats n’a de valeur que s’il repose sur des indicateurs de performance (KPIs) pertinents, alignés avec la stratégie de l’entreprise et les enjeux de la fonction achats.
Les bons indicateurs permettent non seulement de mesurer les résultats, mais aussi d’orienter les décisions, d’anticiper les risques et de piloter les actions correctives. Voici les KPIs achats incontournables à intégrer dans votre tableau de bord :
- Taux de couverture des dépenses : Cet indicateur mesure la part des achats réalisés dans le cadre de contrats ou de fournisseurs référencés. Un taux élevé reflète une bonne maîtrise des dépenses, une meilleure négociation et une réduction des risques contractuels.
Écart prix négocié / prix facturé : Il met en lumière les écarts entre les conditions négociées et les factures réelles. Un écart important peut signaler un manque de rigueur dans le processus ou une dérive côté fournisseur.
Taux d’achats hors processus (ou « maverick buying ») : Il s’agit de la proportion d’achats effectués en dehors des procédures définies (sans bon de commande, hors catalogue, hors validation). Ce KPI révèle les déviations au processus achats et leurs impacts potentiels en termes de coûts, qualité et conformité.
Délai moyen d’approvisionnement : Ce KPI permet de mesurer le temps écoulé entre la demande d’achat et la livraison effective. C’est un indicateur central pour les entreprises dont les activités sont sensibles aux retards (industrie, distribution, etc.).
Taux de digitalisation des achats : Cet indicateur mesure la part des processus achats réalisés de manière automatisée ou dématérialisée (commandes, validations, factures, etc.). Il reflète le niveau de maturité digitale de la fonction achats.
Comment construire un tableau de bord achats pertinent ? Les étapes clés
Créer un tableau de bord achats performant ne consiste pas à empiler des données dans un graphique. C’est un véritable projet structurant, qui demande de la méthode, une bonne compréhension des enjeux achats, et une capacité à traduire les objectifs de l’entreprise en indicateurs actionnables.
Voici les étapes essentielles pour concevoir un tableau de bord achats à forte valeur ajoutée.
1️⃣ Diagnostiquer vos enjeux : quel rôle joue la fonction achats dans votre organisation ?
Avant même de penser aux indicateurs, il faut poser les fondations : quelle est la mission réelle de la fonction achats dans votre entreprise ? Est-elle centrée sur la réduction des coûts, la sécurisation des flux, l’innovation fournisseurs, la conformité réglementaire ou la durabilité ?
Cette étape vous oblige à prendre du recul et à aligner les attentes internes avec les réalités terrain, en tenant compte des priorités de la direction, des contraintes métiers et des dynamiques du marché.
C’est à partir de cette analyse que vous saurez ce qu’il faut mesurer et pourquoi, en évitant les tableaux de bord trop génériques ou déconnectés des réalités.
2️⃣ Identifier les indicateurs qui répondent à votre stratégie (coût, qualité, délai, RSE)
Le choix des indicateurs n’est pas technique : c’est un exercice de cohérence stratégique. Il s’agit d’identifier les KPI clés qui traduisent vos priorités : économies, maîtrise des délais, qualité fournisseurs, engagements RSE ou encore satisfaction des clients internes.
Un bon indicateur est actionnable, mesurable et évolutif. Il doit vous permettre de prendre des décisions concrètes, et non de simplement constater une situation a posteriori.
L’enjeu est de faire le lien entre vos données et vos objectifs opérationnels, afin que le tableau de bord devienne un véritable outil de pilotage et non un reporting statique.
3️⃣ Concevoir une structure lisible : du synthétique au détaillé
Un tableau de bord ne doit pas être un mur de chiffres. Il doit proposer une lecture rapide, fluide et hiérarchisée, qui s’adapte aux besoins des utilisateurs, du top management aux opérationnels achats.
La conception doit favoriser une navigation intuitive, avec des niveaux de lecture clairs : synthèse visuelle, zoom par famille d’achat, focus fournisseur, etc. Une mauvaise structure rend l’analyse difficile, voire contre-productive.
Pensez à la lecture métier avant la technique. Un tableau illisible ou trop complexe ne sera tout simplement pas utilisé, même s’il est riche en données.
4️⃣ Mettre en place un processus de collecte automatisé et fiable
Un tableau de bord et reporting n’est fiable que si les données qui l’alimentent le sont aussi. Cela suppose de définir un circuit clair de collecte, avec des responsabilités identifiées, des fréquences de mise à jour et un cadre de validation des chiffres.
Le but est de fiabiliser vos indicateurs dans le temps et d’éviter les pertes de temps liées à la consolidation manuelle des données, qui est souvent source d’erreurs et de retards d’analyse.
Un bon tableau de bord vit dans le temps. Il doit être pensé pour s’auto-alimenter et se maintenir facilement, sans créer une charge de travail supplémentaire pour vos équipes.
Nos meilleures pratiques pour un tableau de bord achats réellement efficace
Un tableau de bord achats n’est pas un simple outil de reporting, mais un levier de pilotage opérationnel et stratégique. Pour qu’il soit adopté et réellement utile dans la durée, il doit respecter un certain nombre de bonnes pratiques en matière de conception, d’usage et de gouvernance.
Ne pas noyer l’utilisateur : limiter le nombre de KPIs visibles
Un tableau de bord trop dense brouille la lisibilité et décourage son utilisation. Il est préférable de mettre en avant un nombre limité d’indicateurs à fort impact, clairement reliés aux objectifs de performance.
Chaque indicateur doit jouer un rôle précis dans l’analyse : alerter, comparer, suivre une tendance, ou piloter une action. En choisissant des KPIs synthétiques mais représentatifs, vous facilitez l’appropriation du tableau par les différents profils utilisateurs, du directeur aux opérationnels achats.
Un bon indicateur est visible, compréhensible immédiatement, et directement lié à un objectif opérationnel ou stratégique.
Raconter une histoire avec vos données : la puissance de la datavisualisation
Un tableau de bord ne doit pas être une suite d’indicateurs isolés : il doit mettre en récit les données pour faire émerger des logiques de cause à effet, des alertes et des opportunités. C’est l’essence du data storytelling.
Par exemple, relier l’évolution du taux d’achats hors processus à une hausse des coûts moyens permet de dégager un levier d’action clair. La datavisualisation bien utilisée devient un outil de conviction, facilitant les arbitrages entre directions et accélérant les prises de décision.
Inspirez-vous des data storytelling exemples pour faire passer vos messages achats de manière convaincante, claire et orientée action.
Impliquer les parties prenantes dès la conception (DAF, acheteurs, DSI)
Un tableau de bord efficace est co-construit avec ses futurs utilisateurs. En impliquant les acteurs concernés (DAF, contrôle de gestion, direction technique, logistique), vous garantissez la pertinence des indicateurs et leur légitimité métier.
Cela permet aussi de faciliter les échanges interservices, en s’appuyant sur des données communes pour soutenir les décisions transverses. Un tableau de bord bien intégré favorise une meilleure coordination entre les fonctions achats, finance et production.
Le tableau de bord devient alors un outil collectif de pilotage d’entreprise, au service de la performance globale.
Mettre à jour régulièrement et challenger vos KPIs
Un tableau de bord figé perd rapidement en pertinence. Il est essentiel de mettre en place une gouvernance claire de mise à jour, intégrant des revues périodiques pour adapter les indicateurs à l’évolution des enjeux.
Ce travail de remise en question continue permet d’identifier les KPIs obsolètes, d’ajuster les seuils d’alerte ou d’intégrer de nouveaux axes de pilotage (RSE, risques, satisfaction interne). Il s’agit d’ancrer le tableau de bord dans une logique d’amélioration continue, au même titre que vos processus achats.
Un tableau de bord est un outil vivant, qui évolue au même rythme que votre stratégie achats et vos contraintes opérationnelles.
Quels outils utiliser pour créer un tableau de bord achats performant ?
Une fois la structure du tableau de bord définie et les indicateurs sélectionnés, se pose la question du choix des outils pour concevoir, maintenir et faire vivre votre dispositif de pilotage. Ce choix dépend de votre niveau de maturité analytique, de la complexité de vos données achats et de vos ressources internes.
Voici un tour d’horizon des solutions les plus utilisées pour créer un tableau de bord achats efficace, selon différents niveaux de besoin.
Excel ou Google Sheets : idéal pour démarrer simplement
Les outils bureautiques comme Excel ou Google Sheets restent très utilisés pour les tableaux de bord achats, notamment dans les PME ou pour des usages ponctuels. Leur principal avantage : accessibilité, simplicité et flexibilité.
Ils permettent de créer rapidement des graphiques, des tableaux croisés et des indicateurs de base (taux de couverture, écarts de prix, suivi de commandes). Cependant, leur limite apparaît dès que les volumes de données augmentent, ou que plusieurs sources doivent être croisées. Leur usage devient alors chronophage et peu fiable.
Ces solutions peuvent convenir pour un premier tableau de bord, mais montrent rapidement leurs limites en matière de pilotage entreprise, qualité des données et automatisation du reporting.
Power BI, MyReport : des solutions évolutives pour un pilotage dynamique
Power BI permet de créer des tableaux de bord dynamiques avec des visualisations interactives, des filtres personnalisés et une mise à jour automatisée des données. Il est idéal pour les entreprises souhaitant structurer un projet Power BI autour d’un pilotage global des achats, mais aussi d’autres fonctions : tableau de bord RH, tableau de bord commercial, tableau de bord marketing…
MyReport est particulièrement adapté aux services achats souhaitant conserver une logique Excel, tout en bénéficiant d’une automatisation des flux, d’une meilleure gouvernance des données, et d’un reporting multi-utilisateurs. Son positionnement tarifaire (voir aussi : myreport prix) le rend attractif pour les PME et ETI.
Ces outils sont conçus pour accompagner la culture data driven de l’entreprise, améliorer le suivi budgétaire, la qualité des indicateurs, et faciliter les échanges entre les équipes achats, finance et direction.
Chez Apogea, nous vous accompagnons pour transformer vos données achats en tableaux de bord efficaces. Ensemble, optimisons vos coûts, vos processus, vos indicateurs et votre pilotage. Nos outils, services et formations sont pensés pour améliorer la performance de votre fonction achats.
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