Meilleur logiciel de notes de frais en 2026 : comparatif et critères de choix
La gestion des notes de frais fait partie des processus les plus chronophages pour les équipes RH, paie et finance.
En 2026, un logiciel de notes de frais performant permet d’automatiser la saisie des dépenses, de fiabiliser les contrôles et de fluidifier les circuits de validation.
Le bon outil doit s’adapter à votre organisation, à vos règles internes et à vos enjeux de conformité, tout en s’intégrant à votre écosystème RH et paie.
Notes de frais : les 10 bonnes pratiques à connaître en 2026
La gestion manuelle des notes de frais coûte en moyenne 18 euros par note traitée. Entre justificatifs égarés, erreurs de saisie et délais de remboursement interminables, le processus épuise vos équipes et pèse sur votre trésorerie. Un logiciel notes de frais performant transforme cette corvée administrative en un processus fluide, automatisé et conforme.
En France, 68 % des entreprises ont digitalisé leur gestion des frais professionnels depuis 2023, générant en moyenne 40 % de gain de temps pour les services comptables. L’automatisation de la saisie, la dématérialisation des justificatifs et l’intégration comptable directe révolutionnent le traitement des dépenses.
Mais comment choisir le bon outil parmi la multitude de solutions disponibles ? Quels critères privilégier selon la taille de votre entreprise ? Quel budget prévoir et quelles fonctionnalités sont réellement indispensables ?
Ce guide comparatif analyse les 8 meilleurs logiciels notes de frais du marché en 2026. Fonctionnalités, tarifs, avantages et limites : découvrez quelle solution correspond précisément à vos besoins de PME ou ETI. Optimisez dès maintenant votre gestion des dépenses professionnelles.
Logiciel notes de frais gratuit vs payant : quel choix pour votre entreprise ?
Avant d’investir dans une solution payante, de nombreuses PME s’interrogent sur la pertinence des logiciels notes de frais gratuits. Si ces outils présentent des avantages indéniables, ils comportent également des limites importantes à connaître.
Les avantages d'un logiciel gratuit
Les solutions gratuites comme Zoho Expense ou les versions d’essai de N2F permettent aux petites structures de tester la dématérialisation sans investissement initial. Elles offrent généralement les fonctionnalités de base : scan des justificatifs, saisie simplifiée et export comptable. Pour une TPE avec moins de 50 notes de frais mensuelles, ces outils peuvent suffire à automatiser les processus.
Les limites à anticiper
Cependant, les versions gratuites présentent des contraintes majeures. Le nombre d’utilisateurs est souvent limité à 3-5 collaborateurs, le stockage est plafonné (5 à 10 Go), et les fonctionnalités avancées restent inaccessibles : pas de workflow de validation multi-niveaux, d’intégration ERP poussée ou de reporting analytique. Pour une entreprise en croissance, ces limites deviennent rapidement bloquantes.
Quand passer à une solution payante
Les solutions professionnelles comme Cleemy, Spendesk ou N2F incluent également un support technique réactif, des mises à jour régulières et une conformité renforcée aux exigences légales. Pour une gestion sereine et évolutive, le choix d’un outil payant s’impose comme un investissement stratégique plutôt qu’un coût.
Le meilleur logiciel de notes de frais en 2026
Lucca Notes de Frais
Lucca Notes de Frais, développé par Lucca, est reconnu comme l’un des meilleurs logiciels de gestion de notes de frais professionnels. Conçu spécifiquement pour les PME et ETI, il s’adresse aux dirigeants, responsables RH et gestionnaires financiers souhaitant automatiser le traitement des dépenses, fiabiliser la conformité des justificatifs et fluidifier les flux comptables.
Cette solution de gestion innovante se distingue par une interface intuitive, une saisie simplifiée des frais via application mobile, et des fonctionnalités avancées telles que le workflow de validation, l’export vers les outils de comptabilité, ou encore un tableau de bord en temps réel. Cleemy permet non seulement un gain de temps important, mais améliore aussi la sécurité des données et la visibilité globale des dépenses.
Un outil taillé pour accompagner la transformation digitale des entreprises, tout en optimisant les processus internes de manière fluide et efficace.
Les principales fonctionnalités de Lucca Notes de Frais :
- Détection automatique de la TVA grâce à des algorithmes de reconnaissance des justificatifs ;
- Scanne des reçus via application mobile, permettant une saisie rapide et sans erreur des dépenses ;
- Intégration des barèmes kilométriques pour le calcul automatisé des indemnités de déplacement ;
- Gestion multi-devises pour les dépenses effectuées à l’international ;
- Export comptable prêt à l’emploi, simplifiant la collaboration avec les équipes comptables ;
- Workflow de validation personnalisable, permettant une approbation fluide des dépenses par les managers ;
- Suivi des dépenses en temps réel, avec des tableaux de bord clairs et adaptés à vos besoins.
Avec Cleemy Notes de Frais, les sociétés peuvent réduire les erreurs, accélérer le traitement des remboursements et garantir une meilleure conformité aux politiques internes. La solution s’intègre également avec de nombreux ERP, comme Sage ou Cegid, pour une gestion centralisée et performante.
Comparatif des 7 meilleurs logiciels notes de frais pour PME et ETI
1) Logiciel Jenji
Jenji est une solution cloud innovante qui s’appuie sur l’intelligence artificielle pour révolutionner la gestion des notes de frais. Idéal pour les PME et les grandes entités ce logiciel répond parfaitement aux besoins des organisations cherchant à réduire les tâches administratives et à optimiser leurs processus financiers.
Les principales fonctionnalités de Jenji :
- Reconnaissance automatique des justificatifs grâce à la capture des reçus via l’application mobile ;
- Analyse des dépenses grâce à des outils d’intelligence artificielle, pour mieux piloter les budgets ;
- Stockage illimité dans un espace cloud sécurisé pour une gestion centralisée ;
- Traitement des dépenses multi-devises avec mise à jour des taux de change en temps réel ;
- Mise en conformité avec les règles fiscales locales et internationales ;
- Rapports détaillés pour visualiser et anticiper les dépenses de l’entreprise.
Avec Jenji, les organisations bénéficient d’une solution puissante et intuitive, garantissant des flux de travail efficaces et une gestion simplifiée.
Jenji ne se contente pas d’automatiser la saisie des justificatifs : il permet aussi une gestion avancée des politiques de dépenses. Grâce à des règles personnalisables, les entreprises peuvent définir des plafonds de remboursement, appliquer des taux de TVA spécifiques et assurer une conformité totale avec les normes fiscales.
2) Logiciel Mooncoard
Mooncard propose une carte de paiement professionnelle couplée à un logiciel de gestion des notes de frais. Ce duo est idéal pour les sociétés souhaitant combiner contrôle des dépenses et simplicité d’utilisation.
Les principales caractéristiques de Mooncard :
- Paiements automatiques avec cartes prépayées reliées aux politiques internes de l’entreprise ;
- Saisie et traitement des justificatifs en temps réel, directement depuis l’application mobile ;
- Gestion des plafonds de dépenses et autorisations en quelques clics ;
- Archivage certifié conforme aux normes légales françaises et européennes ;
- Intégration fluide avec les principaux ERP et logiciels comptables ;
- Catégorisation automatique des dépenses pour un meilleur suivi budgétaire.
Mooncard est un choix idéal pour les entreprises cherchant à automatiser la gestion des dépenses tout en renforçant la sécurité des paiements.
Avec Mooncard, chaque paiement est directement relié à une note de frais, supprimant ainsi la nécessité d’avancer des frais pour les collaborateurs. Grâce à ses cartes de paiement intelligentes, l’entreprise garde une maîtrise totale sur les dépenses en définissant des plafonds, des restrictions et des règles spécifiques par utilisateur.
En parallèle, l’outil automatise la saisie comptable et la récupération de la TVA, réduisant ainsi les erreurs et simplifiant le travail des services financiers. Adapté aux PME comme aux grandes entreprises, Mooncard s’impose comme un allié stratégique pour une gestion des dépenses fluide et sécurisée.
3) Logiciel Cegid Notilus
Cegid Notilus est un logiciel complet qui combine gestion des notes de frais et optimisation des déplacements professionnels. Cette solution est particulièrement adaptée aux grandes entités ayant des besoins complexes.
Les principales fonctionnalités de Cegid Notilus :
Gestion intégrée des déplacements professionnels, du transport à l’hébergement ;
Rapprochement automatique des reçus avec les notes de frais saisies ;
Automatisation des règles de remboursement, adaptées aux politiques internes ;
Système de validation multi-niveaux, idéal pour les organisations complexes ;
Tableaux de bord analytiques pour surveiller les coûts de manière proactive ;
Archivage électronique des reçus, en conformité avec les obligations légales.
L’application mobile intégrée permet aux collaborateurs de scanner leurs justificatifs instantanément, de suivre leurs remboursements en temps réel et d’accélérer le processus de validation. En parallèle, le logiciel détecte les anomalies, évitant ainsi les erreurs de saisie et les fraudes potentielles.
Compatible avec de nombreux outils comptables et ERP, Cegid Notilus optimise la gestion budgétaire et garantit une conformité totale avec la réglementation en vigueur.
4) Logiciel Evoliz
Evoliz est un logiciel pensé pour simplifier la gestion administrative des petites et moyennes entreprises. Accessible et intuitif, il permet de centraliser la gestion des notes de frais tout en offrant des fonctionnalités complètes.
Les principales fonctionnalités d’Evoliz :
- Numérisation et stockage des justificatifs, pour une gestion zéro papier ;
- Suivi des dépenses par projet ou par client, avec des outils de catégorisation avancés ;
- Export automatique des données vers les logiciels comptables courants ;
- Rappels et alertes pour les notes de frais non validées ;
- Génération de rapports financiers détaillés ;
- Accès mobile pour une gestion en déplacement
Evoliz ne se limite pas à la gestion des notes de frais : il s’agit d’un véritable outil de pilotage financier pour les petites et moyennes entreprises. Son module dédié aux dépenses professionnelles permet aux collaborateurs de numériser leurs justificatifs en quelques secondes, tandis que les managers bénéficient d’un suivi en temps réel et d’un contrôle simplifié des remboursements.
Grâce à l’export automatique des données vers les logiciels comptables, les processus de gestion sont fluidifiés, réduisant ainsi les erreurs et les tâches chronophages. En complément, Evoliz propose une catégorisation avancée des dépenses, des alertes pour les notes de frais en attente et un accès mobile pour une gestion en déplacement.
Conforme aux exigences légales françaises, ce logiciel certifié NF 203 et NF 525 garantit une gestion sécurisée et optimisée des flux financiers.
5) Logiciel Spendesk
Spendesk est une solution tout-en-un qui gère les notes de frais, les cartes virtuelles et les paiements d’entreprise. Conçu pour les PME en forte croissance, ce logiciel allie flexibilité et contrôle financier.
Les principales fonctionnalités de Spendesk :
- Cartes virtuelles et physiques pour centraliser les paiements professionnels ;
- Capture instantanée des reçus via l’application mobile, avec suivi en temps réel ;
- Gestion des budgets par département, avec alertes pour les dépassements ;
- Mise en conformité avec les règles fiscales européennes ;
- Portail collaboratif, permettant aux équipes de suivre leurs dépenses ;
- Système de validation multi-niveaux pour plus de sécurité.
Spendesk facilite le suivi des notes de frais en associant des moyens de paiement intelligents à un contrôle rigoureux des dépenses. Grâce à ses cartes virtuelles et physiques, les collaborateurs effectuent leurs achats professionnels sans avoir à avancer de frais, tandis que les managers gardent une visibilité en temps réel sur les budgets.
L’outil propose également des fonctionnalités avancées comme le blocage automatique des remboursements en l’absence de justificatif, la définition de plafonds personnalisés par équipe et un système de validation multi-niveaux pour sécuriser les transactions.
Avec une interface intuitive et évolutive, Spendesk s’adapte aux besoins de chaque entreprise, garantissant une gestion fluide et conforme des dépenses professionnelles.
6) Logiciel Rydoo
Rydoo est conçu pour répondre aux besoins des entreprises actives à l’échelle mondiale. Grâce à sa simplicité d’utilisation, il s’adapte aussi bien aux PME qu’aux grandes sociétés.
Les principales fonctionnalités de Rydoo :
- Cartes virtuelles et physiques pour centraliser les paiements professionnels ;
- Capture instantanée des reçus via l’application mobile, avec suivi en temps réel ;
- Gestion des budgets par département, avec alertes pour les dépassements ;
- Mise en conformité avec les règles fiscales européennes ;
- Portail collaboratif, permettant aux équipes de suivre leurs dépenses ;
- Système de validation multi-niveaux pour plus de sécurité.
Rydoo transforme la gestion des dépenses professionnelles en un processus fluide et sans effort. Grâce à son application mobile, les collaborateurs peuvent scanner leurs justificatifs en quelques secondes, tandis que les managers bénéficient d’une validation rapide et d’un suivi détaillé des frais engagés.
Avec des fonctionnalités avancées comme l’archivage légal des documents, le calcul automatique des indemnités kilométriques et l’intégration aux logiciels comptables, Rydoo optimise le traitement des notes de frais et réduit les tâches administratives.
Les entreprises ont également la possibilité d’émettre des cartes de paiement physiques ou virtuelles pour un contrôle renforcé des budgets et des dépenses. Une solution idéale pour allier conformité, rapidité et simplicité.
7) Logiciel N2F
N2F est un logiciel de notes de frais 100 % made in France, conçu pour répondre aux besoins des PME, ETI et freelances. Accessible et polyvalent, il est parfaitement adapté aux entités locales comme internationales.
Les principales caractéristiques de N2F :
- Application mobile intuitive, avec scan des justificatifs en quelques secondes ;
- Reconnaissance automatique des montants et de la TVA sur les factures ;
- Personnalisation des processus de validation, en fonction des règles internes ;
- Gestion des barèmes kilométriques officiels, pour des remboursements précis ;
- Archivage légal conforme aux normes françaises et européennes ;
- Synchronisation avec les outils comptables et ERP courants.
N2F simplifie le traitement des notes de frais grâce à une solution intuitive et complète, adaptée aux PME comme aux grandes entreprises. Son application mobile permet aux collaborateurs de scanner leurs justificatifs en quelques secondes, même en mode hors connexion, avant de les synchroniser automatiquement dès qu’une connexion est rétablie.
L’outil se distingue par son scan intelligent, qui extrait les montants et la TVA des factures pour éviter les saisies manuelles. Il intègre également un calcul précis des indemnités kilométriques et un archivage légal des documents, garantissant une conformité totale avec les réglementations en vigueur.
Grâce à ses fonctionnalités avancées de reporting et à sa compatibilité avec les principaux logiciels comptables et ERP, N2F offre un suivi optimal des dépenses et une automatisation efficace du processus de validation.
Tableau comparatif complet : fonctionnalités et prix des logiciels notes de frais
| Besoin | Solutions adaptées | Avantages de Lucca notes de frais |
|---|---|---|
| Traçabilité des dépenses | Lucca, Spendesk, MoonCard, Jenji Ces solutions proposent des cartes de paiement intégrées. |
|
| Application de la politique de frais |
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|
| Expérience collaborateur fluide | Lucca, N2F, Rydoo, Jenji, Spendesk, MoonCard La saisie sur application mobile réduit la pénibilité de l'exercice. |
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| Réservation autonome des voyages | N2F, Cegid Notilus, Rydoo | Le travel management ne fait pas partie de l'offre de service Lucca |
Lucca Notes de frais : les clients font le bilan
La gestion des notes de frais reste l’un des processus les plus chronophages pour les équipes RH, paie et finance. Pour objectiver les bénéfices concrets d’un logiciel de notes de frais, nous avons analysé les retours d’entreprises utilisatrices.
Cette infographie synthétise les chiffres clés et enseignements terrain issus de l’usage quotidien d’une solution de notes de frais :
- Réduction significative des erreurs de saisie
- Gain de temps opérationnel pour les équipes finance et comptables
- Meilleure application de la politique de frais
- Autonomie accrue des collaborateurs dans la gestion de leurs dépenses
5 raisons d'adopter un logiciel notes de frais en 2026
Pour réussir pleinement votre transition vers le digital, il est essentiel de comprendre tous les aspects de la digitalisation des notes de frais. Ce processus transforme en profondeur la gestion administrative de votre entreprise en éliminant le papier et en automatisant l’ensemble du circuit de validation.
GAGNEZ DU TEMPS
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SIMPLIFIEZ LES PROCESSUS COMPTABLES
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ACCEDEZ A VOTRE LOGICIEL OU QUE VOUS SOYEZ
Comment bien choisir son logiciel de notes de frais en 2026 ?
Analysez vos besoins spécifiques
Avant de choisir, commencez par évaluer vos processus actuels. Identifiez les tâches chronophages, les blocages ou les inefficacités. Posez-vous les bonnes questions :
- Quels sont vos besoins indispensables ? Par exemple, un calcul automatique de la TVA, l’intégration comptable ou le traitement des notes en devises étrangères.
- Qui utilisera l’outil ? Cela inclut les collaborateurs, managers et équipes comptables. Assurez-vous que le logiciel puisse gérer le volume d’utilisateurs actuels et futurs.
- Quels sont les points de douleur pour vos collaborateurs ? Un processus actuel trop long ou une mauvaise visibilité des dépenses ?
Examinez les critères essentiels
Un bon logiciel de note de frais doit répondre à ces exigences :
- Ergonomie : Il doit être simple d’utilisation, avec une prise en main intuitive. Une application mobile est un véritable atout pour une gestion en
- Conformité légale : Assurez-vous que le logiciel respecte les normes françaises, notamment pour l’archivage à valeur probante des justificatifs.
- Sécurité des données : Vérifiez que vos informations sensibles soient bien protégées.
- Flexibilité et évolutivité : Le logiciel doit pouvoir s’adapter à l’évolution de vos besoins et au nombre d’utilisateurs.
Évaluez les fonctionnalités avancées
Privilégiez une solution avec des outils complets, comme :
- Alertes en cas de dépassement de plafond ;
- Suivi des dépenses en temps réel ;
- Exportation comptable automatique ;
- Paramètres personnalisables pour s’adapter à vos politiques internes.
Comparez les prix et le service client
Les coûts varient selon l'outil RH choisi et le nombre d’utilisateurs. Pensez également à l'intégration avec vos autres outils RH stratégiques, notamment votre logiciel de paie, pour garantir une automatisation complète du traitement des notes de frais et des remboursements.
Un logiciel performant qui fait gagner du temps vaut souvent l’investissement. Enfin, un service client réactif et accessible (en français, idéalement) est indispensable pour garantir une bonne expérience.
En résumé, pour choisir le meilleur logiciel de note de frais, il est crucial de combiner une évaluation des besoins, des fonctionnalités adaptées, une interface ergonomique et un bon rapport qualité/prix.
Apogea, votre partenaire SIRH pour structurer et optimiser la gestion des notes de frais
Depuis plus de 30 ans, Apogea accompagne les entreprises dans la digitalisation de leurs processus RH. Intégrateur certifié de solutions SIRH reconnues, nous vous aidons à faire évoluer vos pratiques, à gagner en efficacité et à améliorer durablement l’expérience collaborateur.
Choisir Apogea, c’est s’appuyer sur un partenaire de confiance, proche de vos équipes et expert des enjeux RH. Nos consultants vous accompagnent sur l’ensemble de vos besoins : gestion des congés et absences, notes de frais, parcours d’onboarding, entretiens, dossier salarié, portail RH ou encore reporting social.
Notre engagement se traduit également par des dispositifs à forte valeur ajoutée, tels qu’une veille sociale trimestrielle menée avec notre avocate partenaire, afin d’anticiper les évolutions légales et de sécuriser durablement vos pratiques RH.
Logiciel note de frais - FAQ
Pourquoi devrais-je m'équiper d'un logiciel de notes de frais ?
Gérer les notes de frais manuellement est une tâche chronophage : en moyenne, chaque note prend près d’une demi-heure à être traitée. Un logiciel dédié permet d’automatiser cette gestion et de réduire considérablement le temps passé, offrant ainsi un véritable gain de productivité pour l’entreprise. La numérisation des justificatifs, le calcul automatique des indemnités kilométriques et la transmission instantanée des données au service financier fluidifient l’ensemble du processus.
L’utilisation d’un tel outil améliore également la transparence et la conformité des remboursements. Grâce à un circuit de validation structuré, les risques d’erreurs, d’oubli ou de fraude sont limités. L’entreprise garde un contrôle précis sur les dépenses, tout en garantissant un remboursement rapide aux collaborateurs.
Enfin, une solution digitale contribue au bien-être des salariés. Ils n’ont plus besoin d’accumuler des reçus ni de perdre du temps avec des saisies fastidieuses. Le suivi des remboursements est simplifié, et les délais sont raccourcis, évitant ainsi des tensions financières liées aux avances de frais importantes.
D’ailleurs, selon une étude SAP Concur, 77 % des entreprises ayant adopté un logiciel de gestion des notes de frais se disent satisfaites. Un chiffre qui démontre l’efficacité de ces solutions pour optimiser à la fois la gestion administrative et l’expérience des collaborateurs.
Quand faut-il changer de logiciel de notes de frais ?
Si votre solution actuelle ne répond plus aux besoins de votre entreprise, il est peut-être temps d’envisager un changement.
Plusieurs signes peuvent indiquer que votre logiciel de notes de frais n’est plus adapté :
- Un faible engagement des collaborateurs : si l’outil est trop complexe ou peu intuitif, vos équipes risquent de l’utiliser à contrecœur, ralentissant ainsi la gestion des frais.
- Des fonctionnalités insuffisantes : l’absence d’intégration avec votre logiciel comptable ou un manque d’automatisation peut entraîner des tâches manuelles chronophages.
- Un manque de mises à jour et de conformité : un logiciel qui n’évolue pas avec la réglementation expose votre entreprise à des risques en cas de contrôle.
Si vous rencontrez l’une de ces difficultés, il est temps d’opter pour une solution plus performante. Les logiciels modernes offrent une prise en main rapide, une meilleure intégration aux outils existants et un cadre sécurisé pour la gestion des remboursements.
Les points essentiels à retenir :
✅ Un bon logiciel optimise la gestion des frais et réduit les erreurs.
✅ Le changement de solution est simplifié grâce aux outils compatibles avec votre écosystème.
✅ L’adhésion des collaborateurs repose sur une interface intuitive et des fonctionnalités adaptées à leurs besoins.
Pourquoi choisir un logiciel de notes de frais performant ?
Simplification des processus internes
Automatisation de la saisie et du traitement
Suppression des erreurs manuelles
Suivi en temps réel des dépenses par collaborateur ou service
Conformité avec la réglementation fiscale (archivage à valeur probante)
📌 Réduisez le temps de traitement de 60 % et améliorez l’expérience collaborateur.
À qui s’adresse cette solution pour la gestion des notes de frais ?
PME et ETI en phase de structuration
Entreprises multisites avec de nombreux collaborateurs nomades
Services RH, financiers et contrôle de gestion
Dirigeants à la recherche d’une solution fiable et évolutive
Quels sont les critères d’un bon logiciel de notes de frais ?
Voici les critères les plus importants dans un logiciel de gestion de notes de frais : Ergonomie, capacité d’automatisation, conformité légale, support technique réactif, évolutivité.
Quelle différence entre une application mobile et une plateforme cloud ?
L’application mobile permet la saisie rapide sur le terrain ; la plateforme cloud centralise et sécurise les données, et assure une synchronisation en temps réel.
