Lorsqu’un salarié engage des frais dans le cadre de son activité professionnelle (repas, déplacements, hébergement…), il peut en demander le remboursement à son employeur. Encore faut-il connaître les règles légales, fournir les justificatifs nécessaires et respecter les délais de transmission.
Mal gérée, une note de frais peut être refusée, retardée ou non prise en compte. D’après certaines études, près de 20 % des notes de frais comportent une erreur (oubli de justificatif, doublon, dépense non conforme), ce qui complique le remboursement.
Dans cet article, vous découvrirez : les règles légales et fiscales applicables, les obligations de l’employeur, les différentes modalités de remboursement…
Qu’est-ce qu’une note de frais professionnelle ?
Une note de frais est un document établi par un salarié pour obtenir le remboursement des dépenses qu’il a avancées dans le cadre de son travail. Elle doit indiquer la nature de la dépense (repas, transport, hébergement, fournitures…), le montant exact payé et être accompagnée d’un justificatif valide (facture, reçu, ticket de caisse, billet électronique, etc.).
L’objectif est de bien distinguer les frais professionnels, qui doivent être supportés par l’employeur, des dépenses personnelles, qui restent à la charge du salarié. Une gestion rigoureuse des notes de frais permet non seulement d’assurer l’équité entre collaborateurs, mais aussi de sécuriser l’entreprise en cas de contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale.
Quels sont les frais remboursables par l’entreprise ?
Selon l’URSSAF, sont considérés comme frais professionnels (et donc remboursables) :
Les frais considérés comme professionnels et donc remboursables sont précisément définis. Il s’agit notamment :
- des repas : lorsqu’un salarié est en déplacement ou contraint de déjeuner à l’extérieur de son lieu habituel de travail,
- des frais de transport : billets de train, d’avion, taxi, VTC, transports en commun utilisés dans le cadre professionnel,
- des frais kilométriques : lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel, calculés selon le barème fiscal officiel,
- de l’hébergement : nuit d’hôtel, location courte durée ou autre solution nécessaire lors d’une mission,
- des frais annexes : parking, péages, fournitures exceptionnelles, à condition qu’ils soient directement liés à l’activité.
⚠️ À l’inverse, certains frais sont exclus, car considérés comme des dépenses de confort personnel : surclassement en avion, minibar d’hôtel, ou encore frais liés à une activité non professionnelle.
Qui peut en bénéficier dans l’entreprise ?
Le remboursement des frais professionnels n’est pas réservé à certains métiers : tous les salariés peuvent en bénéficier dès lors que la dépense est justifiée et validée par leur hiérarchie, conformément à la politique interne de l’entreprise.
Les dirigeants d’entreprise (présidents de SAS, gérants de SARL, etc.) peuvent également se faire rembourser leurs frais professionnels, mais ils doivent être encore plus rigoureux dans la conservation des justificatifs, car l’administration fiscale est particulièrement attentive à ce type de remboursement.
💡 À noter : une note de frais incomplète ou non conforme peut être refusée par l’employeur. Dans certains cas, si elle est tout de même remboursée, la dépense peut être requalifiée en complément de salaire et donc intégrée dans l’assiette des cotisations sociales.
Le remboursement des notes de frais est-il obligatoire ?
Lorsqu’un salarié engage des dépenses pour accomplir ses missions (déplacement, repas, hébergement, fournitures exceptionnelles…), il est en droit de se demander si son employeur a l’obligation de les prendre en charge. En pratique, la réponse dépend du caractère professionnel de la dépense et de sa justification. L’employeur peut fixer une politique interne précisant les plafonds, délais et modes de remboursement (au réel ou au forfait), mais il ne peut pas laisser un salarié assumer des frais nécessaires à l’exécution de son contrat.
Cadre légal et obligations de l’employeur
Le principe est clair : les frais professionnels doivent être remboursés par l’employeur. La Cour de cassation (arrêt du 25 février 1998, n°95-44.096) a rappelé qu’un salarié ne peut pas supporter à sa charge des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
Concrètement, deux options sont possibles :
- le remboursement au réel, sur présentation de justificatifs (factures, reçus, tickets),
- le remboursement au forfait, via des indemnités prédéfinies (barème kilométrique, allocations repas, etc.).
Ces remboursements ne constituent pas un salaire et sont exclus de l’assiette des cotisations sociales, à condition de respecter les règles définies par l’URSSAF.
Ne pas rembourser expose l’employeur à un litige prud’homal (le salarié peut réclamer ses frais) et, en cas de contrôle URSSAF, à un redressement si les sommes versées sont jugées non conformes. Une politique interne claire et transparente permet de prévenir ces risques.
Cas particulier : avances sur frais et remboursement refusés
Certaines entreprises préfèrent verser des avances sur frais : une somme est donnée au salarié avant un déplacement professionnel pour couvrir les dépenses prévues. Cette avance doit ensuite être régularisée.
Concrètement, deux options sont possibles :
- si les dépenses sont inférieures à l’avance, le salarié doit rembourser la différence,
- si elles sont supérieures, il peut demander un complément, justificatifs à l’appui.
⚠️ L’employeur peut refuser un remboursement s’il estime que la dépense n’a pas un caractère professionnel, dépasse les plafonds définis par la politique interne ou n’est pas justifiée par une pièce probante. C’est pourquoi il est conseillé aux salariés de conserver systématiquement factures et reçus.
Un refus abusif, en revanche, peut être contesté devant le Conseil de prud’hommes, le salarié pouvant prouver que les frais étaient indispensables à son activité.
Délais de remboursement et pratiques en entreprise
La loi ne fixe aucun délai précis pour le remboursement des notes de frais. La seule obligation est que le salarié ne doit pas supporter durablement de frais professionnels liés à l’exécution de son contrat. La jurisprudence considère donc que l’employeur doit rembourser dans un délai raisonnable.
En pratique, la plupart des entreprises fixent ce délai dans leur politique interne : souvent 15 à 30 jours après le dépôt complet de la note. Certaines imposent également un délai limite pour transmettre ses justificatifs, par exemple à la fin du mois ou du trimestre.
Un remboursement tardif peut entraîner une perte de confiance et être contesté juridiquement. Pour éviter tensions et litiges, beaucoup d’employeurs mettent en place des outils digitaux de gestion des frais permettant aux salariés de transmettre leurs justificatifs en temps réel (photo via une application) et d’accélérer le remboursement.
Quelles sont les règles légales et fiscales à respecter ?
Le remboursement des notes de frais ne relève pas uniquement de la politique interne d’une entreprise. Il est strictement encadré par des règles sociales (notamment l’URSSAF), fiscales (traitement comptable et TVA) et juridiques. L’objectif est clair : s’assurer que les frais réellement liés à l’activité professionnelle soient correctement pris en charge, sans être assimilés à une rémunération déguisée. Bien appliquer ces obligations permet d’éviter litiges, erreurs de paie et redressements en cas de contrôle.
Justificatifs obligatoires (factures, reçus, tickets)
Chaque dépense professionnelle doit être accompagnée d’un justificatif valide. Celui-ci peut être une facture nominative, un reçu, un ticket de caisse, une note d’hôtel ou un billet électronique. Pour être recevable, le document doit mentionner :
- la date de la dépense,
- l’identité du fournisseur (restaurant, hôtel, transporteur…),
- la nature de l’achat (repas, transport, hébergement, etc.),
- le montant TTC, avec la TVA si applicable.
Sans justificatif conforme, l’employeur est en droit de refuser le remboursement. De plus, en cas de contrôle, l’URSSAF peut considérer la dépense comme un avantage en nature, soumis aux cotisations sociales. D’où l’importance pour le salarié de toujours conserver et transmettre ses pièces justificatives rapidement.
Traitement comptable et impact sur la paie
Les frais professionnels doivent être séparés du salaire afin d’éviter toute confusion. En comptabilité, ils sont enregistrés dans des comptes de charges spécifiques, tels que :
- 6251 “Voyages et déplacements”,
- 6256 “Missions”,
- 6257 “Réceptions”.
Sur le bulletin de paie, ils apparaissent souvent dans une ligne distincte intitulée “Remboursement de frais professionnels”. Cette distinction est essentielle : tant que les frais sont justifiés et conformes, ils ne sont pas soumis à cotisations sociales.
En revanche, une dépense non justifiée ou qui dépasse les plafonds admis peut être requalifiée. Dans ce cas, elle est assimilée à un complément de salaire et intégrée dans l’assiette des cotisations, avec toutes les conséquences sociales et fiscales que cela implique.
Contrôles URSSAF et risques en cas de non-conformité
L’URSSAF effectue régulièrement des contrôles sur la gestion des notes de frais. L’objectif est de vérifier que les remboursements concernent bien des dépenses professionnelles et que la réglementation est respectée. Trois points sont particulièrement surveillés :
- la présence de justificatifs valides,
- le respect des plafonds légaux ou internes,
- la cohérence de la dépense avec l’activité professionnelle.
En cas d’anomalie, les remboursements sont requalifiés en avantages en nature, donc soumis à cotisations sociales. L’entreprise s’expose alors à un redressement URSSAF, avec pénalités et intérêts de retard.
Pour limiter ce risque, il est conseillé de conserver les justificatifs pendant au moins six ans, de définir une politique claire de gestion des frais et d’utiliser un logiciel de gestion dédié pour automatiser le suivi et sécuriser les remboursements.
La question de la TVA : récupération possible ou non ?
La récupération de la TVA sur les notes de frais obéit à des règles précises. Elle n’est possible que si la dépense est strictement liée à l’activité professionnelle et si la facture comporte les mentions légales requises.
Exemples fréquents :
✅ Déplacements professionnels : la TVA est en principe récupérable sur les frais de train, avion, taxi ou VTC.
❌ Hébergement : la TVA sur les frais de logement des salariés n’est pas déductible.
⚠️ Restauration : la TVA peut être déduite si le repas a un caractère professionnel (déplacement ou repas d’affaires), mais elle reste exclue pour les repas considérés comme personnels ou pour ceux des dirigeants.
En pratique, beaucoup d’entreprises perdent une partie de cette déduction faute de justificatifs conformes. Former les salariés et digitaliser la collecte des factures est donc une bonne pratique pour éviter ces pertes fiscales.
Les différentes modalités de remboursement
En France, les notes de frais peuvent être remboursées selon deux méthodes principales : au réel ou au forfait. Le choix dépend de la nature des dépenses, de la politique interne de l’entreprise et du degré de simplicité ou de précision souhaité. Certaines entreprises optent même pour un système mixte, combinant les deux approches afin de concilier flexibilité pour les salariés et conformité réglementaire.
Remboursement au réel sur justificatif
Le remboursement au réel consiste à couvrir exactement la dépense engagée par le salarié, à condition qu’elle soit dûment justifiée par un document valide (facture, reçu, ticket de caisse, billet électronique…). Cette méthode repose sur le principe de transparence : l’entreprise rembourse ce qui a été effectivement dépensé, sans plafond prédéfini, mais uniquement si la dépense est strictement professionnelle.
Exemples courants : le remboursement d’un billet de train ou d’avion pour un déplacement client, d’une facture d’hôtel lors d’une mission ou encore d’un déjeuner avec un partenaire professionnel.
Si cette méthode est appréciée pour sa précision et sa traçabilité, elle implique une gestion administrative lourde. Les justificatifs doivent être collectés, vérifiés et archivés, ce qui rallonge parfois les délais de remboursement. Pour limiter les erreurs, de plus en plus d’entreprises optent pour des outils digitaux qui permettent aux salariés de photographier et transmettre leurs reçus directement via une application.
Remboursement forfaitaire (barème kilométrique, repas etc)
Le remboursement forfaitaire repose sur des plafonds définis par l’URSSAF ou l’administration fiscale. Au lieu de rembourser chaque dépense au centime près, l’entreprise verse une indemnité fixée à l’avance, en fonction du type de frais.
Exemples fréquents :
- l’indemnité kilométrique calculée selon le barème fiscal officiel, qui prend en compte le nombre de kilomètres parcourus et la puissance du véhicule,
- une allocation repas plafonnée lorsqu’un salarié est contraint de déjeuner hors de son lieu habituel,
- les indemnités journalières (“per diem”) utilisées pour les déplacements fréquents à l’étranger, couvrant repas et petits frais.
Cette méthode est très appréciée pour sa simplicité et sa rapidité : le salarié n’a pas besoin de fournir tous les justificatifs détaillés, seulement la preuve du déplacement. En revanche, elle peut parfois être moins avantageuse, car les plafonds fixés ne couvrent pas toujours l’intégralité des frais engagés, surtout dans les grandes villes ou lors de missions longues.
Avantages et limites de chaque méthode
Les deux approches présentent des intérêts différents et il est important de les connaître avant de choisir une politique interne.
| Méthode | Avantages | Limites |
|---|---|---|
| Au réel |
• Remboursement précis des dépenses réelles • Traçabilité totale en cas de contrôle • Accepté sans réserve par l'URSSAF |
• Gestion administrative lourde • Risques d'erreurs ou de justificatifs manquants • Délais de remboursement parfois longs |
| Au forfait |
• Simplicité et rapidité de traitement • Sécurité fiscale si plafonds respectés • Moins de justificatifs à fournir |
• Plafonds parfois inférieurs aux frais réellement engagés • Barèmes à actualiser régulièrement • Risque de redressement en cas de dépassement |
Conclusion : Vers un remboursement des notes de frais plus simple et plus sûr
La gestion des notes de frais reste un sujet sensible, à la croisée des enjeux RH, financiers et juridiques. Pour les salariés, il s’agit d’un droit essentiel : ne pas supporter de frais liés à leur activité professionnelle. Pour les employeurs, c’est une obligation encadrée par l’URSSAF et l’administration fiscale, qui nécessite rigueur et organisation.
En 2025, les règles sont claires :
- seules les dépenses justifiées et professionnelles peuvent être remboursées,
- le choix entre remboursement au réel et au forfait doit respecter les plafonds légaux,
- la transparence et la traçabilité sont indispensables pour éviter tout risque de redressement.
Mais au-delà de l’aspect réglementaire, une politique de remboursement efficace contribue aussi à la confiance des salariés, à leur motivation et à l’image globale de l’entreprise. Un remboursement rapide et clair valorise la relation employeur-salarié, tandis qu’une gestion floue ou tardive peut générer frustrations et litiges.
La tendance est donc à la digitalisation : applications mobiles pour scanner les justificatifs, intégration avec les logiciels de paie ou de comptabilité, automatisation des barèmes kilométriques… Ces solutions permettent de réduire les erreurs, de gagner du temps et d’assurer une conformité continue.
👉 En résumé : un remboursement des notes de frais bien structuré, transparent et modernisé n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi un levier de performance sociale et financière pour l’entreprise.
FAQ - Remboursement des notes de frais : vos questions fréquentes
Quels justificatifs sont obligatoires pour une note de frais ?
Pour être remboursée, une dépense doit être accompagnée d’un justificatif conforme : facture, reçu nominatif, ticket de caisse ou note d’hôtel. Le document doit mentionner la date, le montant TTC, la nature de la dépense et l’identité du fournisseur. Sans justificatif valide, l’employeur peut refuser le remboursement.
Combien de temps un salarié a-t-il pour envoyer sa note de frais ?
La loi ne fixe pas de délai légal. Toutefois, la plupart des entreprises exigent que les notes de frais soient transmises dans le mois ou le trimestre en cours. Un retard peut entraîner un refus de remboursement si la politique interne le prévoit.
Sous combien de jours l’employeur doit-il rembourser une note de frais ?
Il n’existe pas de délai légal strict, mais la jurisprudence impose un remboursement dans un délai raisonnable. En pratique, la majorité des entreprises remboursent entre 15 et 30 jours après le dépôt complet du dossier.
Les notes de frais apparaissent-elles sur la fiche de paie ?
Oui. Les remboursements figurent en général sur une ligne distincte du bulletin de salaire, intitulée “Remboursement de frais professionnels”. Ces sommes ne sont pas soumises à cotisations sociales, tant que les dépenses sont justifiées et conformes.
Les notes de frais peuvent-elles être refusées ?
Oui, si elles ne respectent pas les règles : dépense non professionnelle, justificatif manquant, dépassement des plafonds internes. En cas de désaccord, le salarié peut toutefois saisir le Conseil de prud’hommes pour faire valoir ses droits.
