A l’ère de la transformation digitale des PME nous entendons de plus en plus parler de « travail collaboratif ». Mais que recouvre cette notion ?
Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
Le travail collaboratif repose sur le principe suivant : l’organisation professionnelle n’est plus fondée sur une hiérarchie stricte mais sur un modèle de collaboration favorisé par les technologies numériques, et notamment les services cloud et les web services.
C’est dans ce cadre que se développent les d’outils collaboratifs , qui permettent de maximiser la créativité et la productivité d’un groupe de collaborateurs, notamment lorsqu’ils travaillent à distance les uns des autres.
Travail collaboratif : à quels besoins doivent répondre les outils numériques ?
Le travail collaboratif émerge dans certains domaines. Tout d’abord nous pouvons citer les environnements bureautiques afin de partager et modifier l’information. D’autre part la gestion documentaire visant à l’harmonisation du versionning des documents et la maîtrise de projet via des outils de planification et d’agendas partagés.
En dernier lieu nous relevons le contrôle des connaissances pour capitaliser la gestion des informations ainsi que leur partage dans l’entreprise. Pour terminer les relations sociales pour favoriser la communication, la collaboration et l’émulation des équipes.
Le travail collaboratif s’appuie sur deux types d’outils collaboratifs :
• Les solutions « synchrones », ce sont par exemple les réunions en visio-conférence ou les messageries instantanées ;
• Les solutions « asynchrones » permettent le partage de document et leur modification en ligne.
Les meilleurs outils collaboratifs : focus sur Office 365
L’outil Office 365 Cloud de Microsoft est considéré comme l’un des plus performants du marché. En effet, outre la suite Office (Word, Excel, Power point) accessible en ligne, cette solution connectée offre de multiples fonctionnalités optimisant le travail à distance. Vous n’avez plus qu’à choisir parmi elles les solutions de mobilité les plus adaptées à votre structure.
Les outils de communication :
Microsoft teams est une plateforme collaborative permettant de créer des équipes basées sur un groupe Office 365. Le fil d’actualité centralise les échanges entre les membres. Il s’agit d’une messagerie instantanée très connectée !
Yammer est un véritable réseau social d’entreprise dédié à la gestion des groupes Office 365.
Quand à Skype Entreprise, il s’agit de l’un des outils de vidéo conférence les plus performants pour organiser des réunions à distance de manière simple et efficace.
Sans oublier Outlook, désormais accessible en ligne, qui vous offre la qualité d’une messagerie professionnelle.
Les outils collaboratifs de gestion des tâches :
Sharepoint est conçu comme un intranet mobile via lequel vous partagez des fichiers et des données. L’interface est personnalisable, et l’application accessible depuis n’importe quel support.
One drive est également un système de stockage des documents. Il est accessible hors connexion, idéal en cas de problème de Wifi lorsque votre collaborateur est en télétravail !
Microsoft planner se présente comme une application de gestion des tâches : il est possible d’assigner des tâches, de visualiser leur avancement, ou de saisir des deadlines.
Sway est utilisé pour créer des rapports, des présentations, des bulletins interactifs simplement à partir de n’importe quel support (tablette, portable, smartphone).
Pour un travail en ligne efficace, misez sur des outils numériques adaptés à votre taille d’entreprise et à votre organisation.
