Chaque mois, c’est la même histoire : les mêmes abonnements, les mêmes loyers, les mêmes charges… et parfois le même oubli qui coûte cher (un paiement non pointé, une dépense mal catégorisée, une analyse faussée). Bonne nouvelle : en 2026, on peut arrêter de “faire tourner” la compta à la main.
Dans ce hack, on active un levier simple mais redoutable : les règles de récurrence dans Pennylane. Objectif : reconnaître, catégoriser et intégrer automatiquement toutes vos opérations régulières dans le suivi.
L’astuce à connaitre
Ressaisir chaque mois les mêmes opérations, recatégoriser encore et encore, ou passer à côté d’un prélèvement important… c’est exactement le genre de tâches chronophages qu’on peut (et qu’on doit) éliminer.
La bonne pratique à adopter dans Pennylane, c’est de créer des règles de récurrence pour que vos opérations régulières soient automatiquement reconnues, catégorisées et intégrées dans votre suivi. Concrètement, vous définissez une fois les critères (fréquence, mots-clés, catégorie comptable, montant, analytique) et Pennylane applique la règle à chaque occurrence : moins de manipulation, plus de fiabilité.
Pourquoi c’est utile ? Pour gagner du temps, éviter les oublis et standardiser votre saisie.
À quoi ça sert ? À transformer des tâches répétitives en traitement automatique, sans perte de contrôle.
Pour qui ? Toute entreprise qui a des abonnements, charges fixes, loyers ou encaissements récurrents.
En bref : vous paramétrez, Pennylane exécute.
Hack n°4 : Automatiser vos transactions récurrentes (et dire adieu à la ressaisie)
Les transactions à automatiser en priorité
Si vous ne deviez automatiser que 4 types d’opérations, commencez par celles-ci :
Les abonnements (SaaS, plateformes, logiciels)
- Tout ce qui revient chaque mois (ou chaque année) : outils marketing, hébergement, licences, CRM, etc.
- Souvent nombreux, souvent “petits montants”… donc faciles à laisser passer.
Les loyers et charges locatives
- Montants généralement stables, fréquence régulière.
- Parfait pour des règles simples, efficaces, et un suivi nickel.
Les charges fixes récurrentes
- Énergie, maintenance, prestataires, assurances, services externes…
- Même si le montant varie, la règle peut quand même reconnaître l’opération.
Les paiements clients récurrents
- Forfaits, abonnements, prestations mensuelles…
- Très utile pour suivre la régularité des encaissements et sécuriser la trésorerie.
Interface de la solution Pennylane
Voici le chemin le plus direct pour automatiser une transaction récurrente.
Étape 1 : sélectionnez une transaction “type” Dans votre liste d’opérations, repérez une transaction représentative (ex : “Google Workspace”, “Loyer”, “EDF”…).
Étape 2 : cliquez sur Créer une règle
Pennylane vous propose de transformer cette opération en règle d’automatisation.
Étape 3 : paramétrez la règle
Selon votre besoin, vous pouvez définir :
- La fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle…)
- La catégorie comptable (pour une affectation propre et constante)
- Le montant
- Fixe si c’est toujours identique
- Variable si le montant change (ex : énergie)
- Les mots-clés de reconnaissance (libellé, nom fournisseur, référence…)
- La ventilation analytique (si vous suivez par projet, équipe, entité, site, etc.)
Étape 4 : activez… et laissez tourner
Une fois la règle active, Pennylane applique automatiquement le traitement sur les opérations correspondantes. 🔄
Une règle bien paramétrée, c’est la différence entre une automatisation qui vous fait gagner du temps… et une automatisation qui génère des erreurs “silencieuses” (mauvaises catégories, mauvaise analytique, opérations non reconnues). Pour que vos règles restent fiables sur la durée, gardez ces réflexes :
Choisissez des mots-clés stables : privilégiez le nom du fournisseur ou un élément qui ne change pas (ex. “Google”, “OVH”, “EDF”), plutôt que des libellés variables (numéro de facture, période, références bancaires) qui font rater la reconnaissance.
Évitez les règles trop générales : plus une règle est large, plus elle risque de matcher de mauvaises transactions. Mieux vaut plusieurs règles précises (par fournisseur / type d’opération) qu’une règle “fourre-tout” difficile à contrôler.
Ajoutez des garde-fous : quand c’est possible, combinez mots-clés + fréquence + montant (fixe ou plage) pour limiter les faux positifs et sécuriser la catégorisation automatique.
Intégrez l’analytique dès la création : si vous pilotez par projet, client, BU ou site, automatisez la ventilation dans la règle. Vous obtenez des reportings propres sans retraitement mensuel.
Faites une revue trimestrielle : un fournisseur peut changer de libellé, un abonnement évoluer, un montant varier. Recontrôler vos règles tous les 3 mois permet de corriger avant que vos données ne se dégradent.
En appliquant ces bonnes pratiques, tu gardes une automatisation propre, stable et vraiment rentable dans le temps.
Démonstration du logiciel comptable dernière génération Pennylane !
Une fois vos règles de récurrence en place, Pennylane prend le relais et votre suivi gagne immédiatement en fiabilité :
Transactions automatiquement reconnues : les opérations récurrentes sont identifiées sans effort, dès leur apparition.
Catégorisation cohérente : chaque dépense/encaissement est affecté au bon compte, de façon uniforme.
Zéro oubli : plus besoin de vérifier manuellement si tout a bien été pointé ou enregistré.
Fin de la ressaisie : les actions répétitives disparaissent, vous ne perdez plus de temps sur le “copier-coller” comptable.
Process plus fiables : moins d’erreurs humaines, plus de régularité dans le traitement.
Pilotage mensuel plus fluide : des données propres = une trésorerie, des analyses et un reporting plus exploitables.
En bref : vous standardisez une fois, vous gagnez du temps tous les mois.
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💡 À retenir
Si vous perdez 10 minutes par jour à recatégoriser et pointer des opérations “classiques”, ça fait vite plusieurs heures par mois.
Les règles de récurrence dans Pennylane sont l’un des moyens les plus rapides de sécuriser votre compta et fiabiliser votre suivi sans effort.
🎄 Et oui : c’est automatique toute l’année.
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