Découvrez des astuces simples et efficaces pour mieux utiliser Pennylane au quotidien. Paramétrage, automatisations, bonnes pratiques : l’objectif est de vous faire gagner du temps et d’optimiser votre gestion financière.
Hack n°2 : Automatiser la collecte de ses factures
La collecte des factures est souvent l’étape la plus chronophage de la gestion comptable. Pourtant, c’est aussi celle qui se prête le mieux à l’automatisation.
L’objectif de ce hack : ne plus jamais perdre une facture et alimenter votre comptabilité en continu, sans charge mentale.
L’astuce à connaître
Pennylane propose plusieurs méthodes d’import automatique afin de s’adapter à toutes les organisations :
emails, fournisseurs récurrents, drives partagés, logiciels métiers ou mobile.
Le principe est toujours le même :
la facture est déposée ou transmise,
Pennylane la récupère automatiquement,
le document est centralisé dans l’outil, prêt à être exploité.
Résultat : Une fois les règles mises en place, chaque nouvelle facture remonte seule dans l’outil.
Comment automatiser l’import des factures sur Pennylane ?
L’ensemble des paramètres liés à la collecte documentaire est centralisé dans un espace unique, pensé pour simplifier la gestion et éviter la dispersion des documents.
Chemin d’accès :
Paramètres > Transmission de factures
Ce menu joue un rôle clé dans l’organisation comptable : c’est le point d’entrée de toutes les factures fournisseurs, quel que soit leur mode de réception. Automatiser l’import des factures, ce n’est pas seulement un gain de temps ponctuel : c’est une nouvelle manière de piloter sa gestion financière.
En supprimant les actions manuelles, en fiabilisant la collecte des documents et en centralisant toutes les factures au même endroit, Pennylane permet de tenir une comptabilité plus régulière, plus sereine et plus exploitable.
Une fois ces fondations posées, les automatisations prennent tout leur sens et la gestion financière cesse d’être une contrainte pour devenir un véritable outil de pilotage au service de l’entreprise.
Interface de la solution Pennylane
Pennylane génère automatiquement une adresse email dédiée à votre entreprise, par exemple :entreprise123@suppliers.pennylane.com
Cette adresse permet de centraliser toutes les factures reçues par email. Concrètement, vous pouvez :
envoyer manuellement une facture à cette adresse,
la transmettre à vos fournisseurs,
mettre en place un renvoi automatique depuis votre messagerie.
Pourquoi c’est efficace ?
aucune dépendance à un fournisseur spécifique,
une méthode universelle,
un point d’entrée unique pour toutes les factures.
Si vous recevez déjà vos factures par email, inutile de changer vos habitudes. Il suffit de créer une règle automatique dans Gmail ou Outlook :
Si un email contient une facture → transfert automatique vers l’adresse Pennylane.
Grâce à cette règle :
chaque facture reçue est transmise automatiquement,
aucun tri manuel n’est nécessaire,
le risque d’oubli est fortement réduit.
👉 Une solution idéale pour sécuriser la collecte dès la réception du mail.
Démonstration du logiciel comptable dernière génération Pennylane !
Pour certains fournisseurs, Pennylane peut se connecter directement aux plateformes clients et récupérer les documents à la source. Cela concerne notamment :
les factures télécom,
l’énergie,
les abonnements SaaS,
les services à facturation récurrente.
Avantages clés :
récupération automatique et régulière,
fiabilité des flux,
suppression des connexions manuelles aux portails fournisseurs.
Toutes les factures ne transitent pas forcément par email ou par des portails fournisseurs. Certaines proviennent de dossiers partagés, de logiciels métiers ou sont reçues lors de déplacements. Pennylane permet de couvrir ces cas grâce à des imports automatisés et mobiles.
Vous pouvez connecter :
📁 un dossier Google Drive ou Dropbox,
⚙️ un dossier alimenté par un ERP ou un logiciel métier,
📱 l’application mobile Pennylane pour importer vos factures à la volée.
Concrètement, chaque document déposé dans un dossier connecté ou importé depuis le mobile est automatiquement analysé et centralisé dans Pennylane, sans intervention manuelle.
Pourquoi cette combinaison est efficace ?
elle s’adapte aux usages des équipes terrain comme du back-office,
elle évite les oublis liés aux factures papier ou aux achats ponctuels,
elle garantit une collecte continue, même en mobilité.
👉 Une solution idéale pour les entreprises multi-utilisateurs, avec des flux variés et des besoins de flexibilité.
Pourquoi connecter ses comptes bancaires est indispensable
💡 À retenir : Pennylane convient particulièrement aux entreprises…
Ce hack est particulièrement pertinent pour les entreprises :
avec un volume important de factures fournisseurs,
utilisant plusieurs canaux de réception,
souhaitant structurer leur gestion financière,
cherchant à automatiser sans complexifier leurs process.
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