A l’ère de la transformation digitale des PME, l’outil collaboratif devient roi. L’expression juste serait plutôt « ensemble d’outils permettant un travail collaboratif ». Celle-ci fait référence à la multitude d’outils numériques de communication et de partage d’informations au sein d’une organisation. Pourquoi mettre en place des outils collaboratifs dans votre entreprise ?
Les 6 avantages principaux des outils collaboratifs
Centraliser les outils de travail
Gagner du temps, être plus productif, et éliminer les tâches inutiles motivent généralement vos collaborateurs. Mais non seulement la mise en place de nouveaux processus et de nouveaux outils. Ainsi la multiplication de logiciels est à la fois une perte de temps. D’autre part cela représente un risque aggravé en terme de sécurité SI. Néanmoins basculer sur une plateforme collective offre la possibilité de centraliser tous les outils numériques en un emplacement unique et sécurisé.
Améliorer la communication entre les collaborateurs
Dans “outil collaboratif“, il y a collaboratif. Il s’agit donc d’améliorer la cohésion des équipes grâce à des interactions de qualité. C’est pourquoi, la communication est la clé de voûte d’un projet réussi. Effectivement les outils collaboratifs sont des aides inestimables qu’il s’agisse d’outils de communication proprement dits (les messageries instantanées comme Microcosft Team) ou les outils de gestion des tâches (type Sharepoint ou Microsoft Planner). Des plateformes collaboratives comme Office 365 Cloud permettent une amélioration significative de l’intelligence collective des projets.
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Réduire la fréquence des réunions physiques
La réunionite fait perdre un temps considérable aux collaborateurs. Grâce au partage des documents, à la possibilité d’effectuer ses modifications directement dans des fichiers Word ou Excel en ligne, ou encore aux outils de visio conférence, vous diminuez drastiquement le temps passé en réunion physique. Ces outils de travail à distance favorisent le développement du télétravail en toute efficacité.
Apurer les boîtes mails
Outre la pollution numérique que génère le mail, ce moyen de communication est à la fois facteur de stress et de désorganisation. Par conséquent partagez vos fichiers en ligne, gérez vos plannings ou vos tâches et discutez avec vos collègues par messagerie instantanée plutôt que d’échanger des mails que vous aurez peut-être toutes les peines du monde à retrouver.
Développer l’agilité et la mobilité des équipes
Que vous ne disposiez pas des locaux nécessaires ou que vos collaborateurs soient dispersés dans le monde, l’accès à distance à un bureau mobile est primordial. Les outils collaboratifs favorisent l’agilité, au-delà des fuseaux horaires et des espaces géographiques. Le travail en ligne à domicile et le nomadisme numérique deviennent simples à organiser et sont même de vrais facteurs d’optimisation de la productivité des équipes.
Améliorer la transparence
Terminé les productions isolées, où chacun travaille dans son coin, présentant un produit fini. L’émulation apportée par la relecture et la modification en ligne en temps réel apporte également une transparence accrue dans les gestions des projets. Se doter d’une solution qui rend visibles toutes les mises à jour aide les équipes à connaître l’état du projet et à se positionner dans leurs tâches respectives. Par exemple, un outil collaboratif comme Microsoft planner, application de gestion des tâches, permet d’assigner des tâches, de visualiser leur avancement ainsi que les deadlines. Tout le monde sait où chacun en est !
Le partage des savoirs et la collaboration passent par la mise en place d’outils collaboratifs ! En outre ils favorisent le décloisonnement des modes de fonctionnement.
