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Migration vers un ERP cloud : comment faire ?

Si l’ERP on-premise a longtemps eu l’attrait des PME, la tendance s’est nettement inversée ces dernières années au profit de l’ERP cloud. Ce dernier propose en effet une solution souvent plus économique, plus souple, et mieux adaptée aux nouvelles tendances, comme la mobilité ou le télé-travail.
Avec une croissance annuelle à deux chiffres, le marché mondial des services du cloud public représente aujourd’hui 266 milliards dans le monde, dont 116 rien que pour les logiciels de service type ERP Cloud. Fin 2019, une enquête du CSA (Cloud Security Alliance) estimait que les PME représentaient déjà 30 milliards sur ces 116.

Les dirigeants de PME effectuant une migration ERP Cloud mettent ainsi en avant sa flexibilité (69 %), son moindre coût (65 %), les facilités de mises à jour sécurité (49 %).

D’ici 2022, 60% des organisations pourraient utiliser une offre de services Cloud via un fournisseur de services externe, soit le double des chiffres de 2018 !

Si la migration ERP Cloud apparait donc comme la solution d’avenir, encore faut-il en comprendre les enjeux. Un intégrateur ERP permet un passage plus facile, permettant à toute PME de bénéficier de solutions techniques jusque-là réservées aux grosses entreprises, comme avec la solution Microsoft Dynamics Business Central.

 

Enjeux de la migration cloud, ne rien rater

 

Pour réussir une migration ERP cloud, le dirigeant de PME doit en maitriser les principaux enjeux : la migration ERP doit d’abord conserver l’intégrité des données et la continuité du SI doit être ensuite assurée, même en cas de changement profond de SI ; le nouvel ERP doit enfin être adopté par le personnel de la société.

Dans tous les cas, la migration des données reste une étape cruciale, justifiant à elle-seule le recours à un intégrateur ERP.

Toute donnée participe en effet à l’actif immatériel de toute entreprise.

 

Migration des données : lesquelles garder ?

Au fil des années, les bases de données ne cessent de s’enrichir. On peut ainsi se retrouver avec des données CRM incluant des milliers de prospects, jamais convertis. Avant de migrer les données du CRM, pourquoi ne pas nettoyer ses fichiers. Non seulement la migration des données n’en sera que plus simple, mais en plus vous éviterez de relancer inutilement un prospect ayant déménagé. Le travail en amont peut être colossal, mais il permet en aval d’avoir une migration data optimale.

Pour cela, les équipes marketing et commerciales doivent se concerter et définir les critères de nettoyage, comme la localisation géographique, l’ancienneté du contact, le délai de la dernière visite… Il est conseillé d’analyser les data en 3 temps : les données de base (clients…), les données transactionnelles ouvertes (commandes…), les données historiques, sur une année, 5 années ou plus.

 

Nettoyer et convertir les données

  • Data cleaning

Nettoyer les données CRM passe notamment par une identification des problèmes de duplication ou d’obsolescence des données.

Tout process de data cleaning doit à ce titre veiller à la duplication et fixer des règles de déduplication, comme une clef mail, téléphone, nom… Il est souvent conseillé de mettre en place plusieurs règles de vérification pour s’assurer qu’aucune duplication ne persiste.

Même s’il est impossible d’obtenir un fichier client aux données CRM 100% exactes, il faut viser la perfection !

Le recours à un intégrateur ERP apporte un plus, ce dernier pouvant utiliser des logiciels spécifiques de data cleaning.

  • Conversion des données

C’est l’étape où l’on récupère les données de l’ancien système (« legacy »), d’y ajouter des données manquantes et de transférer le tout dans le nouvel ERP.

La stratégie de conversion des données doit bien préciser les intervenants, le référent et le calendrier.

 

Mettre en correspondance les données : le mapping

Le mappage de données doit dans un premier temps identifier les différentes sources de données incluant la provenance de celles-ci : il faut comparer les données sources et les données cibles.

Le mappage varie en complexité, selon la hiérarchie des données mappées, ainsi que la disparité entre la structure source et cible. C’est pourquoi nettoyer les data source en ne gardant que l’essentiel optimise le mapping. Car selon le nombre, le schéma, les clés, les sources de données bases, le mapping peut devenir un travail périlleux.

Il faut toujours effectuer des tests à petite échelle sur un nombre restreint de données importées. Une fois que tout est validé, on augmente la quantité de données à importer.

 

Pourquoi prendre un intégrateur ERP pour une migration ERP ?

 

Un enjeu, ne pas perdre de données

Il ne faudrait surtout pas résumer la migration des données comme un simple copier-coller de fichier Excel.

C’est un processus bien plus complexe, qui impose de bien connaître le système cible. Si le chef de projet en interne maîtrise bien le système source, il a en revanche souvent une connaissance limitée du système cible, que par définition il n’utilise pas encore.
C’est là où le recours à un intégrateur ERP apporte une vraie plus-value. Non seulement il connait les différents systèmes, mais en plus il connait les pièges en termes de migrations de données. Par ailleurs, il maîtrise un vrai savoir-faire en gestion de bases de données ou pour coder.

Demander l’expertise d’un intégrateur ERP permet ainsi de conserver au mieux l’intégrité et l’intégralité de vos données.

 

Un regard extérieur

Une migration ERP Cloud nécessite une collaboration parfaite entre un intervenant interne, le chef de projet et un intervenant externe, l’intégrateur ERP. Avoir un regard extérieur permet d’adopter un nouveau point de vue, plus critique, plus analytique, pour implémenter le processus en cours.

 

Une technicité reconnue

Un intégrateur ERP dispose d’outils techniques pour effectuer une migration ERP optimale, avec des outils de cleaning, de mapping, de conversion… C’est un gain de temps et donc d’argent. Son savoir-faire lui permet d’anticiper les pièges, de souligner les points faibles et de réfléchir à l’objectif.

 

La solution Microsoft Dynamics Business Central

Incluant différents logiciels de gestion de la relation client (Microsoft Dynamics CRM) ou du commerce de détail (Microsoft Retail Management System), Microsoft Dynamics Business Central apparaît aujourd’hui comme l’ERP Cloud de référence.
Il offre de nombreuses solutions simples et économiques, répondant aux besoins de toutes les PME.

Prendre contact avec un intégrateur ERP Cloud vous permettra de comprendre, concrètement, tous les avantages de l’ERP Cloud. La percée phénoménale de ces dernières années correspond à une triple attente : un ERP moins cher, plus évolutif et plus technique.

 

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