La digitalisation embrasse tous les secteurs. D’ailleurs, la gestion RR semble être l’un des domaines les plus touchés par l’adoption de solutions digitales dans la perspective d’une efficacité au travail. Le bulletin de paie n’a pas résisté à ce processus. La possibilité d’une gestion en ligne rompt progressivement avec la vieille tradition des mentions obligatoires d’un bulletin de paie en papier. Il n’en demeure moins que l’utilisation de la version en ligne présente quelques traits de différence avec celle en papier ; un aspect qui mérite d’être souligné dans cet article.
Bulletin de paie papier : quelles sont les mentions déclarées obligatoires ?
Le 1er janvier 2019 est la date à partir de laquelle les employeurs sont astreints à délivrer à leurs salariés une forme de bulletin de paie simplifié. La réforme qui a consisté en un regroupement des mentions obligatoires d’un bulletin de paie vise une amélioration de la compréhension du document. Les dites mentions concernent dans un premier temps, l’identification de l’entreprise (son nom, son numéro Siren et son code APE/NAF), l’identification de l’employé (ses nom, prénoms, emploi, adresse et ancienneté, la convention collective qui est appliquée), les détails liés à sa rémunération (la période prise en compte dans le cadre de la rémunération, son salaire de base, la déclaration sociale nominative, la déclaration des heures supplémentaires et la liste des avantages en nature). Ce n’est pas tout. L’obligation s’étend aux cotisations à caractère sociales (retraite, santé, accident de travail, sécurité sociale, exonérations, allègements, etc.), aux retenues et versements (tickets restaurant, transport et logement), au prélèvement à la source.
Quelles sont les différences entre un bulletin de paie papier et la version en ligne ?
Depuis la réforme de janvier 2017, les entreprises peuvent mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie. La différence entre les bulletins de paie en papier et les fiches en ligne sont insignifiantes. La plus grande différence qui saute, d’ailleurs aux yeux est que l’une est en papier et que l’autre est en format numérique. Il n’y a aucune autre différence substantielle (les informations figurant sur l’une comme l’autre étant exactement les mêmes). D’ailleurs, elles ont la même valeur juridique.
Cependant, ce processus offre de nombreux avantages autant au salarié qu’à son employeur. Elle offre à l’employeur un gain de temps et une facilité dans la tâche. De même, elle permet une réduction de l’investissement lié à l’achat de consommables. Cette démarche rentre, d’ailleurs dans le cadre du développement durable. La réduction des coûts concerne aussi les dépenses liées à l’archivage des bulletins de paie. Le salarié gagne une sécurisation de ses bulletins de paie garantie par voie législative pour une durée de 50 ans ou jusqu’à ce qu’il n’ait 75 ans. Le coffre-fort électronique dédié à l’archivage de ses fiches de paie est, d’ailleurs accessible à tout moment et depuis n’importe quel endroit par le salarié bénéficiaire. Les logiciels de paie et les SIRH facilitent cette édition des mentions obligatoires d’un bulletin de paie en ligne.
Quelles sont les autres mentions à prendre en compte ?
A travers le décret 2020-325 du 25 mars 2020, il y a d’autres mentions obligatoires sur le bulletin de paie. Elles sont inhérentes à l’avènement de la Crise du Covid-19 et concernent les heures indemnisées, le taux qui a été appliqué lors du calcul de l’indemnité horaire que le salarié a reçu et toutes les sommes payées au titre de la période visée. Par ailleurs, il est interdit de mentionner sur ce document l’exercice du droit de grève par le salarié ou son statut de représentant des salariés.
Des solutions de paie pour votre bulletin de paie
Il existe nombreuses solutions de paie pour la réalisation des bulletins de paie. Sage Business Cloud Paie peut être citée pour son efficacité dans la gestion de la paie pour les TPE et PME. Performante et simpliste, elle est programmée pour alléger, entre autres tâches, l’édition des bulletins de paie. De même, Sage Paie et RH mérite d’être mentionnée pour la réalisation des mêmes tâches. Il faut, tout de même préciser qu’elle est surtout destinée à la gestion des PME. Par ailleurs, pour la gestion des grandes sociétés, il est préférable de s’orienter vers Cegid HR Ultimate.
