Tous les chefs d’entreprise sont à la recherche d’une solution pour s’affranchir de la gestion de la paie, tout en se libérant du temps. Par quel moyen ? En choisissant d’utiliser un logiciel de paie en ligne ! Cet outil s’adresse à toutes les entreprises, pour générer d’une manière simple les bulletins de salaire de tous les collaborateurs, et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Le logiciel de paie peut aussi être un outil très efficace pour les cabinets comptables qui souhaitent fournir des services de gestion de la paie ajustés à leurs clients. Comment choisir un logiciel de paie ? Quels critères à prendre en compte ? Quels sont ses avantages ? Nous répondons à toutes ces questions.
Les avantages d’un logiciel de paie en ligne
L’utilisation d’un logiciel de paie en ligne présente de multiples avantages. Cependant, avant de se lancer dans la mise en place de cet outil, l’entreprise doit analyser ses processus existants et se demander quels besoins peuvent être automatisés. Il s’agit de choisir un logiciel adapté à sa structure ainsi qu’au secteur d’activité. Cet audit préliminaire optimise les avantages d’un logiciel de paie :
1
- La gestion de la paie est automatisée : l'automatisation des tâches chronophages à faible valeur ajoutée permet d'optimiser le temps de travail des équipes RH.
2
- L’entreprise reste en conformité légale : les règles sociales et les normes réglementaires et structurelles sont mises à jour par les éditeurs de logiciels qui assurent le suivi juridique.
3
- La gestion des dossiers du personnel : la centralisation des données sociales dans une base de données unique évite les erreurs causées par la double saisie des données des dossiers du personnel, étant ainsi fiable et sécurisée.
4
- L'automatisation des déclarations (DUE, DSN) : réduit les risques d'erreurs ou d'omissions.
5
- L’intégration avec un logiciel de comptabilité : la possibilité d’intégrer votre logiciel de paie à votre logiciel de comptabilité réduit significativement les risques d’erreurs et vous permet de disposer d’outils de reporting pour générer des rapports de contrôle clés.
Ainsi, les gains de productivité associés à la réduction du travail administratif, souvent chronophage, du service RH génèrent de réelles économies pour l’entreprise.
7 questions à se poser avant de choisir votre logiciel pour gérer la paie en ligne
Avant de choisir votre logiciel de paie en ligne, vous devez vous poser les bonnes questions pour trouver celui qui correspondra à vos besoins.
1 – Est-ce que le logiciel de paie s’adapte à mon secteur d’activité ?
L’outil doit pouvoir s’adapter rapidement aux besoins de l’entreprise et grandir avec elle. Il doit être pertinent par rapport au domaine d’activité dans lequel évolue votre entreprise.
2 – Est-ce que la solution automatise la création et l’envoi de la DSN ?
Si vous pouvez choisir un logiciel de paie en ligne qui génère et soumet automatiquement vos déclarations sociales, faites-le ! Le gain de temps est conséquent ! Le logiciel doit aussi rester fidèle à vos déclarations. Il vous suffit de payer les cotisations respectives à l’aide d’un formulaire de paiement électronique.
3 – Les mises à jour concernant les évolutions légales et réglementaires sont-elles automatiquement mises à jour sur la solution ?
Témoignage client – l’Orange bleue
Découvrez comment l’Orange bleue a internalisé la gestion de la paie avec la solution Sage Business Cloud Paie.
La principale qualité d’un logiciel de paie se mesure à sa capacité à suivre, voire à anticiper, les évolutions législatives et réglementaires du droit social français. Ce faisant, votre masse salariale et votre manifeste social resteront sans défaut, même le jour où la moindre réforme entrera en vigueur.
Les solutions paie et rh en question doivent également être à la pointe de la technologie et de l’innovation pour limiter l’apparition de bugs. L’éditeur du logiciel doit s’assurer qu’il est continuellement mis à jour et techniquement amélioré.
4 – Est-ce que la solution est évolutive ?
5 – Est-ce que la solution de paie possède des fonctionnalités SIRH ?
Il est préférable d’avoir un logiciel dans lequel vous trouverez des fonctions SIRH qui viendront s’intégrer et compléter le module paie. Par exemple, le module de notes de frais permettra à vos collaborateurs de saisir leurs notes de frais directement dans le logiciel et de se faire rembourser automatiquement après validation sur la prochaine paie. La ligne « note de frais » est alors ajoutée sur le bulletin de versement.
Le module de gestion des congés fournira également automatiquement des données sur le bulletin de paie. Le module de gestion du temps de travail vous permettra de calculer les heures supplémentaires en conséquence et de les ajouter automatiquement, ou non, sur la fiche de paie en question.
6 – Est-ce que la business intelligence est intégré dans l’outil de paie ?
Assurez-vous également que votre logiciel de paie en ligne vous permette d’exporter des données telles que : le salaire net, le salaire brut, les coûts salariaux, les heures travaillées, les congés, etc. Bref, un outil de Business Intelligence incorporé directement à votre système de paie.
7 – La solution est-elle intuitive et facile à mettre en œuvre ?
Tout d’abord, cela facilite énormément les opérations de paie si vous n’êtes pas un expert et que la tâche vous appartient. Ensuite, l’interface de la solution que vous choisirez devra être intuitive. Cette simplicité a pour effet d’accélérer le traitement de la paie, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps et diminue significativement le risque d’erreurs.
Quel logiciel de paie choisir ?
Classement des 5 logiciels de paie en ligne par nos experts
Payfit
Avec Payfit, les bulletins de salaire sont créés automatiquement selon différents paramètres, qui correspondent au type de contrat de chaque collaborateur, aux absences, aux congés payés et au remboursement des relevés de frais éventuels.
Avec ce logiciel, les fiches de paie peuvent être envoyées à tous les employés par e-mail en même temps. Cela accélère également les virements de salaire. Le logiciel permet le transfert de fichiers SEPA, qui peuvent être envoyés à la banque de l’entreprise. Avec PayFit, vous n’avez plus à saisir vos décomptes sociaux, car tout se fait automatiquement.
Sage Business Cloud Paie
Sage Business Cloud Paie simplifie la production de la paie en ligne et des DSN mensuelles pour tout type d’entreprise. Il offre une visibilité complète sur l’ensemble de l’activité de l’entreprise en fonction de la branche d’activité et du statut des salariés. Avec Sage Business Cloud Paie, vous bénéficierez d’une paie claire, de journaux de paie et d’un archivage à distance des DSN.
Sage Business Cloud Paie peut également délivrer facilement des documents administratifs et justificatifs plus spécifiques, tels que des attestations TEPA ou des attestations de travail. La paie sera générée automatiquement, en fonction de divers paramètres variables de l’entreprise. Tous les fichiers liés à la GRH sont centralisés dans une interface intuitive.
Quick Pay
Quick Pay facilite l’édition de la paie grâce à l’automatisation de la saisie des données. Vous n’êtes plus obligé de gérer la liste des employés, car les formulaires sont déjà pré-remplis. Ces informations sont également disponibles hors ligne. Quick Pay est facile à utiliser et gratuit pour apporter des modifications. Vos données seront gardées privées et stockées dans le cloud.
Sage Paie et RH
Sage Paie & RH est une application simple d’utilisation. Très intuitive pour les besoins de la gestion de la paie au sein des entreprises, Sage Paie & RH permet de gérer très simplement toute la complexité que représentent les calculs de paie. Il garantit également une grande fiabilité à la conformité légale. Totalement paramétrable, Sage Paie & RH s’applique à tous les contrats de travail et à toutes les conventions collectives.
Dotée des principaux reportings administratifs et autres traitements déclaratifs obligatoires, sa richesse fonctionnelle peut encore être étendue grâce à un portail collaboratif (Sage Intranet RH) et à des modules GRH spécifiques.
Workday
Workday fournit une solution de paie en ligne. À ce titre, le logiciel offre toutes les fonctionnalités nécessaires au traitement de la paie, depuis l’embauche jusqu’au départ du salarié et l’ensemble des déclarations inhérentes. Workday propose des modules complémentaires pour la gestion du temps, la gestion des ressources humaines et la gestion du recrutement.
