À l’ère du numérique, de nombreuses tâches sont traitées électroniquement, notamment la gestion des congés. Les différents logiciels de gestion des congés payés utilisables dans les sociétés visent à réduire le temps passé par les RH à déterminer, à valider ou à archiver les périodes de congé ou d’arrêt maladie de chaque salarié.
Ils permettent également une gestion au jour le jour de l’emploi du temps de chaque collaborateur. Grâce à des outils faciles à utiliser, les employés, les managers et les RH participent aux différentes étapes de la gestion congés.
Pourquoi la gestion des congés ?
La gestion des congés du personnel est une des grandes problématiques du service RH d’une entreprise qui consiste à gérer les congés et les absences des collaborateurs en respectant un processus RH prédéfini. L’objectif de la gestion des congés est de rendre la demande de congés et leur validation plus simples et de permettre aux salariés d’avoir une visibilité sur leur solde de congés.
Gestion des congés : les obligations légales et administratives
Selon la lois, en France, prévoit 5 semaines de congés par ans pour les employés. Un salarié est éligible suite à une période de 48 semaines dans l’entreprise. L’employeur est dans l’obligation d’utiliser un système de gestion des congés conforme au régime légal permettant ainsi de mieux attribuer les congés avec les indemnités qui les accompagnent.
L’employé à l’obligation de prendre lesdits congés. En cas exceptionnel, les congés peuvent être refusées si toute fois le salarié prend des longues vacances pendant une période de pic d’activité. Il est donc préférable pour le salarié de toujours demander s’il existe des périodes de faible activité pour poser plus facilement ces congés. Les pics d’activités varient en fonction du secteur d’activité de l’entreprise.
Comment gérer les congés des employés ?
La gestion des absences des employés est une problématique RH présente dans toutes les structures. Il est donc nécessaire de mettre un place un processus RH bien défini ainsi que quelques astuces pour réussir la gestion des congés et absences. Voici quelques exemples de processus RH de la gestion des congés des employés que vous devez prendre en compte :
- Une anticipation des des demandes de congés et d’absences
- Une mise en place de règles à respecter ;
- Une organisation des départs en congé ;
- Une planification objective et impartiale ;
- Une embauche des CDD, saisonniers et intérims si besoin ;
Si vous prenez en compte l’ensemble des éléments ci-dessus, vous allez réussir une gestion optimale des congés et des absences de l’ensemble de vos collaborateurs. Attention à la mise en place de votre processus RH, pour l’optimisation des congés salariés, qu’il soit digital ou non. L’organisation est également la clés de la réussite !
Nos conseils pour une gestion efficace des congés
La gestion des RH est étroitement liée à la gestion des congés et des attentes salariés. Pour une gestion optimale des congés du personnel, il est conseillé de mettre en place des astuces bien définies qui n’entrave pas la productivité des salariés et ainsi de l’entreprise.
De plus, prendre en compta rapidement les demandes de congés, limite les impacts négatifs sur l’entreprise. Voici pour cela, 4 astuces pour mettre en place une gestion efficace des congés de personnel en entreprise :
- L’anticipation des demandes de congés ;
- L’établissement des règles puis la communication avec les collaborateur pour les faire accepter les règles ;
- L’organisation en amont des départs en congés et la réalisation d’un planning des congés ;
- La prise de décision doit être objective
Comment organiser les congés d’un équipe ?
Peu importe la taille de l’entreprise, il est important de bien organiser les congés des salariés au sein des équipes de travail. Un bon suivi et acceptation des congés par le service RH permet de motiver les collaborateurs dans leur travail au quotidien. Pour cela, voici quelques étapes :
Informer les salariés de la période de prise de congés
La première étape de la gestion des congés collaborateurs est d’informer les salariés de la période de référence des congés payés ainsi que de la période de prise des congés.
Cette période varie en fonction de l’activité de l’entreprise. Pour rappel, les salariés disposent de 5 semaines de congés par an qui devront être pris généralement du 1er juin au 1er mai. A noter qu’une convention collective ou un accord d’entreprise peut fixer des périodes de congés différentes, en accord avec le salarié, bien sur.
De façon exceptionnel, une demande de prise de congés peut être refusée si la demande de congés est comprise pendant les pics d’activité de l’entreprise.
Fixer l’ordre des départs en congés
La gestion des congés passe principalement par la fixation de l’ordre des départs en congés. Les salariés peuvent formuler leur souhait de départ de congés, toutefois, il revient au final à l’employeur de décider des dates et de leur durée. L’ordre de départ est fixé soit: par la convention collective de l’entreprise, par accord d’entreprise ou d’établissement et à défaut d’accord, par une décision de l’employeur après avis du CSE.
Un certain nombre de critères peuvent être déterminés pour fixer l’ordre de départ en congés :
- la situation de famille du salarié (congé en même temps que le conjoint, présence d’un ou plusieurs enfants, dates de droit de gardes des enfants pour les salariés divorcés ou séparés etc.) ;
- l’ancienneté du salarié ;
- l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs ;
Veiller à la prise effective des congés payés
La prise de congés payés acquis par le salarié relève de la responsabilité de l’employeur. L’entreprise, le manager doit constamment vérifier que chaque collaborateur en possède et qui les ont bien pris. Il est nécessaire que les salariés prennent de temps à autres des congés, pour se reposer et revenir en forme pour poursuive les missions de son poste. De plus, il est important que le salariés puisse être informés du nombre de jour qu’il disposent pour bien s’organiser en amont et faire les demandes de congés à son manager. C’est pour cette raison, qu’un outil de gestion des congés s’avère être propice à l’organisation de l’ensemble des congés des salariés d’une entreprise. Vous ne savez pas quel logiciel de gestion des congés choisir ? Les experts Apogea sont à votre écoute pour vous accompagner dans le choix de votre futur logiciel de gestion des congés le plus adapté à votre entreprise (taille, secteur d’activité…)
Quelles solutions pour la gestion des congés ?
La dématérialisation de la gestion des congés du personnel débute par les salariés. Grâce aux logiciels adaptés, ils remplissent eux-mêmes leur demande de congé ou d’absence. L’outil se charge ensuite d’informer par e-mail les managers en charge du planning et les RH. Selon les besoins, ces derniers valident ou non la demande avant de retourner leur réponse.
Sage Espace Employés
Sage Espace employés permet de gérer efficacement vos salariés au sein de votre entreprise et vous permettre d’interagir facilement avec eux. Ce logiciel possède de nombreux fonctionnalités :
- Une gestion des congés et des absences adaptée à votre structure : automatisation des processus RH et dématérialisation des données
- Une vraie souplesse d'utilisation : circuit de validation paramétrable qui permet un gain de temps considérable.
- Le planning des congés en temps réels et partagé : automatisation de l'ensemble du processus de validation de gestion des congés et absences en temps réels
- Une paie prête dans les délais : gagner un temps précieux et éviter le stresse de la paie en fin de mois.
- Les dossiers employés sont centralisés et à jour régulièrement
Figgo pour faciliter la gestion des congés et absences
Pour faciliter la gestion des congés et des absences, Apogea, intégrateur de logiciels de gestion, propose aux entreprises le logiciel Figgo (outil congés) de l’éditeur Lucca.
Cet outil numérique est une solution rapide pour contrôler efficacement les congés des collaborateurs. Pratique, il s’agit d’une interface intuitive accessible aussi bien aux RH qu’aux managers et aux salariés. Pouvant être utilisé sur n’importe quel support numérique (ordinateur, smartphone, tablette), le logiciel Figgo permet aux collaborateurs de suivre en temps réel leur solde.
Rapide et efficace, cet outil réduit par deux le temps de traitement des RH. En quelques clics, ces dernières valident ou refusent les demandes des congés.
À partir de Figgo, la gestion des congés est simplifiée. Cet outil calcule automatiquement les jours restants à chaque salarié tout en leur permettant de faire une simulation de leurs disponibilités futures. Il donne également la possibilité de gérer les différents arrêts de travail et d’adapter le planning des activités selon les besoins de la structure.
Ce logiciel est polyvalent. En plus de gérer le congé du personnel, il dresse automatiquement un planning des congés en temps réel.
