La gestion des notes de frais en entreprise : tout savoir !

La gestion des notes de frais peut être fastidieuse et complexe. Au fur et à mesure du développement de l’activité, l’équipe commerciale s’agrandit et la gestion des dépenses engagées pour chaque collaborateur se complexifie. Qu’elle soit réalisée en interne ou par un expert-comptable, la saisie requiert beaucoup d’attention.

Qu’est-ce que la gestion des notes de frais ?

La gestion des frais professionnels est le processus de suivi et de gestion des frais professionnels. Cela inclut généralement la création de notes de frais et leur soumission pour remboursement. Les notes de frais peuvent être utilisées pour suivre les dépenses professionnelles et personnelles.

L’achat de produits et/ou services pour le compte de l’entreprise

Les dépenses professionnelles peuvent inclure les voyages, les divertissements, les fournitures de bureau et d’autres coûts liés à l’entreprise.

Prenons un exemple. Lors de l’organisation d’un événement professionnel, vous devez faire l’avancement de frais sur l’achat de matériel (ex : commande de goodies, boissons pour les participants dans les stands…). Ce type de dépense s’appelle des dépenses professionnelles qui sont généralement remboursées par l’entreprise. De plus, il existe d’autres types d’avance de frais : 

Des justificatifs de paiement à conserver : ce sont des notes de frais

Le processus de gestion de vos notes de frais peut sembler fastidieux au début, car il existe des règles très spécifiques qui ont été mises en place et que vous devez suivre à la lettre, sous peine de perdre toute chance d’être remboursé par rapport à ce qui a été réellement dépensé en biens/services lors d’un voyage à l’étranger, etc.

Pour être certain d’obtenir un remboursement de ses notes de frais, il est essentiel de conserver tous les justificatifs de paiement, à savoir toutes les factures relatives à l’événement, les tickets de caisse, de parking, les billets de transport…

Même si le processus est long et répétitif, il est important de suivre les règles établies par l’entreprise. Vous vous demandez surement quelle est la meilleure méthode de comptabilisation de vos notes de frais, on vous explique tout !

femme comptable

La gestion des notes de frais : les bonnes pratiques à connaître

La gestion des notes de frais est un aspect important mais souvent négligé de la gestion d’une entreprise. Si elles ne sont pas gérées correctement, les notes de frais peuvent entraîner des pertes de temps et d’argent, et même nuire aux relations avec les fournisseurs et les clients. Cependant, il existe quelques bonnes pratiques simples qui peuvent contribuer à la réussite de la gestion des notes de frais.

Définir une politique de dépenses pour les notes de frais

Une politique de gestion des notes de frais est un document qui décrit comment les employés peuvent demander et être remboursés pour des frais professionnels. La politique doit couvrir tous les types de dépenses, des voyages aux fournitures de bureau. Elle doit également préciser le montant maximum pouvant être dépensé pour chaque type de frais, ainsi que les délais de présentation des reçus. En mettant en place une politique de gestion des dépenses claire, les entreprises peuvent s’assurer que toutes les dépenses sont correctement documentées et approuvées en temps voulu. La politique de gestion des dépenses vous aidera à maîtriser vos dépenses et à maintenir l’ordre dans les finances de votre entreprise.
Pour définir une politique de dépenses pour les notes de frais, étudier vos dépenses actuelles. Ainsi, vous pourrez ajuster la politique de gestion des frais à l’entreprise.

Choisir le bon remboursement pour les notes de frais

Il existe deux façons d’effectuer les remboursements de notes de frais :

Automatiser le suivi des dépenses des notes de frais

L’automatisation du suivi des notes de frais va vous permettre d’améliorer votre organisation et d’être certain de traiter toutes les notes de frais. Pour cela, l’utilisation d’outils dédiés permet aux salariés de renseigner directement leurs dépenses et à vous de les suivre au fur et à mesure. Ces outils sont idéaux pour le suivi en temps réels par l’équipe administrative des dépenses de chacun des employés et certaines solutions proposent même le suivi des kilomètres effectués dans le cadre des déplacements pour ensuite les transformer en frais kilométriques.

Simplifier le processus d’approbation des notes de frais

Dans la validation des notes de frais, il y a deux niveaux de validation : la première étant celle du supérieur hiérarchique pour faire coïncider les dépenses avec les missions, la seconde celle d’un comptable pour vérifier que les dépenses respectent la politique de frais mise en place. Là encore, il existe des outils qui permettent d’instaurer un workflow de validation avec l’envoi en temps réel des demandes de notes de frais au manager qui va ensuite les accepter ou les refuser.

Dématérialisation des notes de Frais et récupération de la TVA : les enjeux fiscaux

L’organisation et le traitement des notes de frais peuvent être une tâche fastidieuse et source d’erreurs pour toute entreprise. En dématérialisant les notes de frais, vous pouvez gagner du temps et de l’argent tout en améliorant la précision de vos données. L’automatisation des notes de frais est la clé de la réussite !

Quels sont les bénéfices de la dématérialisation des notes de frais ?

La dématérialisation des notes de frais permet de se débarrasser de tous les inconvénients inhérents aux documents papier. L’analyse des dépenses est beaucoup plus facile car toutes les données sont rassemblées en un seul endroit. Les risques d’erreurs et/ou de fraude sont réduits avec les notes de frais électronique. La transmission et le traitement du document sont également facilités, ce qui permet d’optimiser la traçabilité, la lisibilité et la conservation plus longue du document. Plus de risque de perte des justificatifs non plus, car ils sont tous stockés électroniquement en toute sécurité. En résumé, la dématérialisation de vos notes de frais présente de nombreux avantages qui vous feront gagner du temps et de l’argent sur le long terme ! La gestion des notes de frais n’aura plus de secret pour vous. 

Comme faire pour dématérialiser les notes de frais

La première étape consiste à définir les objectifs et les attentes du projet. Cela permettra de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que la solution finale répond à vos besoins.
Ensuite, vous devrez rédiger un cahier des charges. Ce document doit présenter toutes les caractéristiques et fonctionnalités dont vous avez besoin dans une solution de notes de frais dématérialisées. Une fois que vous aurez ce document, vous pourrez commencer à chercher des solutions adaptées. L’étape suivante consiste à mettre à jour vos processus et votre politique de traitement Web.
Ensuite, vous devrez planifier le déploiement de la solution. Cela inclut la communication avec les équipes qui l’utiliseront et leur formation, ainsi que l’organisation du déploiement final et du suivi du projet.

cahier des charges bi

Générer des rapports pour analyser les flux de dépenses des notes de frais

La génération des rapports permet de suivre les dépenses et de garder une vision sur le budget global par service dans l’entreprise. De même que ces rapports permettent d’analyser les frais qui peuvent être évités ou optimisés. Enfin, il est possible d’éditer des rapports automatisés afin de faciliter toutes analyses de données.

Le top 3 des solutions de gestion des notes de frais

Pour terminer, voici une présentation succincte de trois outils pour vous aider dans la gestion de vos notes de frais.

Cleemy by Lucca pour gérer au mieux vos notes de frais

Avec Cleemy, vous pouvez enfin gérer vos notes de frais depuis un seul endroit. Vous pourrez saisir toutes les dépenses professionnelles en ligne et les valider en quelques secondes pour lancer leurs remboursements !

L’application dispose également d’un contrôle automatisé des dépenses kilométriques, ce qui signifie qu’il n’y a plus de calculs ou d’estimations manuels.
Configurez des dépenses automatiques en entrant des règles sur le coût de chaque type de dépenses (par exemple, les vols entre Londres et Dubaï), quand elles sont appropriées/inappropriées.

Enfin, réaliser un export vers votre logiciel comptable est simple et rapide.

Les règles de gestion sont entièrement paramétrables. Cleemy, notre solution notes de frais répond ainsi aux besoins des petites comme des grandes entreprises, quel que soit le secteur d’activité. Avec Cleemy, vous allez pouvoir : 

Onexpense, application française de gestion de note de frais

Oneexpense est une application qui vous permet de visualiser et de gérer vos dépenses en temps réel. Vous pouvez scanner les factures, les recevoir via l’application mobile depuis n’importe quel endroit disposant d’un accès à Internet ou faire en sorte que les informations soient transmises automatiquement à la comptabilité. Il existe différentes versions : pour les professionnels, pour les entreprises et pour les expert-comptable. Depuis l’interface simplifiée, chaque collaborateur (manager, salarié, chef d’entreprise…) effectue la tâche qui lui est attribuée : saisie, vérification, import, validations,… Quelques avantages pour votre entreprise  : 

iZyfrais, pour scanner vos justifications de note de frais

iZyfrais vous permet de scanner vos justificatifs de dépenses et de les classer dans un espace personnel. L’outil envoie également une demande d’approbation au manager pour toutes les demandes de remboursement qui doivent être validées, de sorte que toutes ces informations sont stockées en toute sécurité et en toute simplicité !

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