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La gestion de paie, sans erreur et sans retard avec votre logiciel de paie

La gestion de paie est une tâche fastidieuse. Entre l’édition des fiches de paie, le suivi des absences et des congés, elle peut rapidement se révéler éprouvante. Et pourtant, la rigueur reste de mise. En effet, les erreurs ne sont pas sans conséquence pour l’entreprise. Ils peuvent impacter la motivation et la productivité des salariés concernés. Sans mentionner les coûts financiers importants générés. Une bonne gestion de la paie reste ainsi indispensable. Pour y parvenir, Apogea vous recommande de recourir à un logiciel de paie.

 

Les enjeux de la gestion de paie

 

Un salaire conforme à celui qui est déclaré dans le contrat de travail et payé à temps, des primes et des majorations en règle avec les dispositions légales, des avantages sociaux et professionnels perçus selon les modalités prévues par la loi et dans le contrat de travail… ce sont en quelques mots les bases d’une bonne gestion de paie. Mais qu’arrive-t-il si l’entreprise manque à l’une de ces responsabilités ?

 

Un climat social altéré

 

Le salaire constitue l’une des sources de discorde entre une organisation et un salarié. Il arrive que celui-ci ne perçoive pas les intérêts qui lui ont été promis. D’autres fois, ce sont les retards de paiement, les absences ou les congés mal calculés qui génèrent des désaccords. Tout cela peut impacter la motivation du salarié. Et bien entendu, une démotivation amène à une baisse de la productivité.

Mais les erreurs ne sont pas toujours intentionnelles. Parfois, elles proviennent tout simplement d’une erreur de calcul ou d’un oubli. Afin d’éviter les incompréhensions et les conflits en interne, le responsable RH se doit d’être méticuleux et méthodique. L’objectif étant de réduire à néant les erreurs et les discordes avec les salariés.

 

Une lourde conséquence financière

 

Les obligations du responsable RH prennent deux dimensions. D’un côté, vis-à-vis des salariés à qui il doit garantir le respect des conventions admises au moment de l’embauche. Mais il doit également veiller aux obligations légales que l’entreprise est amenée à remplir, tout en préservant la structure d’éventuelles pénalisations financières. En effet, en cas de problèmes avec son contrat de travail, le salarié peut recourir au Conseil de Prud’hommes. Si des manquements sont constatés, celui-ci peut réclamer des dommages et intérêts de la part de l’entreprise.

Afin de rester en conformité avec la loi, le responsable RH doit s’assurer que l’entreprise qu’il représente a rempli toutes ses obligations envers le salarié. Il se doit également de mettre à jour ses démarches pour s’adapter aux réformes qui touchent le Code du travail. Sans oublier de réaliser les démarches requises pour les déclarations sociales et les obligations d’imposition.

Ainsi, vu les tâches qu’il faut régulièrement gérer, se doter d’un logiciel de paie s’avère important pour rester efficace. Un des leaders dans l’intégration d’outils de gestion, Apogea vous peut vous accompagner dans le choix et l’implémentation de votre solution de paie.

 

 

Le logiciel de paie, le pivot d’une gestion de paie améliorée et maîtrisée

 

Le logiciel de paie est une solution conçue pour décharger le responsable RH d’une partie des tâches affiliées à la gestion de paie et qui la rendent fastidieuse et chronophage. Il permet ainsi de gérer les documents sur les salariés (contrat, livre de paie, fiche individuelle, état des charges sociales, attestation Assedic…).

Ce logiciel propose également d’effectuer automatiquement les déclarations de charges mensuelles, trimestrielles et annuelles. Certains vont jusqu’à automatiser l’intégration des données sur la paie dans la comptabilité. Les avantages sont nombreux, autant que les fonctionnalités.

 

Gain de temps

 

Grâce à l’automatisation, le logiciel de paie permet au responsable RH de gagner du temps lors de la réalisation des opérations afférentes à la paie comme avec la dématérialisation des fiches de paie. De cette manière, il se libère des tâches récurrentes pour mieux se concentrer sur les activités à valeur ajoutée.

 

Suivi efficace du processus RH

 

La gestion de la paie, c’est également la gestion d’un processus continu qui commence à l’embauche et se termine au départ du salarié. Elle implique ainsi la gestion de plusieurs données pour les nombreux salariés qui composent l’entreprise : heures de travail, congés, absences et productivité. Afin d’avoir une vue globale de ce processus, il est préférable de s’équiper d’un logiciel dédié.

Le logiciel de paie permet de réunir sur une interface unique toutes les données relatives aux salariés. Ces données se synchronisent en temps réel. Grâce à cette vue macro, il devient plus facile de gérer le contrat de chaque salarié.

 

Gestion de paie : réduction des erreurs

 

Les données étant centralisées sur le logiciel de gestion, les risques d’erreur due aux saisies multiples ou à l’absence d’une partie des informations sur le salarié peuvent être réduits. Grâce à cette centralisation, le responsable RH gagne également en réactivité. Et pour cause, les données sont fiables, car constamment à jour. Ce qui facilite et accélère la prise de décisions.

 

Une alternative à l’externalisation

 

En raison des opérations qu’elle implique et le temps qu’elle engage, les entreprises font parfois le choix d’externaliser la gestion de la paie. L’utilisation d’un logiciel de paie constitue toutefois une solution pour garder cette fonction en interne. L’automatisation d’une partie du processus offre en effet au responsable RH un gain de temps inestimable pour composer entre ses différentes responsabilités.

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