La fonction RH, de par sa dimension administrative, génère énormément de papier. Qui a travaillé dans les Ressources Humaines sait le temps perdu à classer, archiver, rechercher des documents dans les dossiers des collaborateurs. Longtemps frileuses à l’idée de passer au numérique, nombre d’entreprises s’engagent aujourd’hui dans la dématérialisation RH. L’autorisation d’envoyer les bulletins de paie par voie électronique a accéléré la transition. Le développement de portails SIRH performants et sécurisés a aussi rassuré. À la clé pour l’entreprise : des procédures simplifiées, des processus efficaces et des services RH recentrés sur des missions stratégiques et la relation avec les collaborateurs.
La dématérialisation RH, comment cela se passe ?
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La dématérialisation des documents RH consiste à remplacer le papier par des documents numériques. Les anciens documents sont scannés et archivés sur les serveurs. Les nouveaux sont générés et automatisés via des logiciels RH.
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La dématérialisation des processus consiste à digitaliser les échanges relatifs aux questions RH par le biais de plateformes collaboratives comme les logiciels Lucca.
La dématérialisation des documents RH
Bulletins de paie, contrats de travail, frais de mission, justificatifs d’absence, RIB… : tous les documents peuvent être dématérialisés et archivés en ligne. Centralisés dans des espaces dédiés, ils sont accessibles par tous les collaborateurs autorisés. En un coup d’œil, on peut suivre la carrière d’un salarié de son entrée dans l’entreprise à son départ. Un vrai gain de temps et de productivité pour les services RH libérés de tâches opérationnelles répétitives. Et une garantie pour les salariés de retrouver sur la durée tous les documents de leur carrière professionnelle.
Simple, rapide et économique, l’utilisation d’un logiciel de paie est aussi gage de fiabilité. La mise à jour automatique des cotisations sociales évite des erreurs humaines compréhensibles au vu de la complexité de la réglementation. Des experts peuvent aider à bien choisir son logiciel de paie.
Autre atout de la numérisation : la sécurisation des documents et données. Le coffre-fort électronique protège des sinistres matériels. Les accès sécurisés assurent la protection des données personnelles en conformité avec le RGPD.
La dématérialisation des processus de la fonction RH
Faire signer des documents, pointer les absences, valider les congés, vérifier les heures sont des tâches chronophages à faible valeur ajoutée. La dématérialisation des bulletins de paie fluidifie la gestion quotidienne et garantit la traçabilité des échanges. La signature électronique réduit les délais. L’envoi automatisé des bulletins de paie évite la mise sous pli. Le dépôt de documents sur des plateformes limite le nombre de mails.
Les logiciels de gestion RH SaaS proposent plusieurs modules (gestion du personnel, des congés, du temps de travail…). Deux conditions sont essentielles pour une dématérialisation efficace : un paramétrage adapté aux besoins et une définition précise des procédures de validation.
Témoignage client - France Loire
Quelles sont les étapes d’un projet de dématérialisation RH ?
La transformation digitale RH bouleverse l’organisation de l’entreprise. Complexe et traitant de données sensibles, elle doit être menée avec rigueur et diplomatie. Les étapes à suivre :
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- La gestion spécialisée est la solution de gestion qui concerne les entreprises du secteur artisanal. Cette catégorie de programme apporte des fonctionnalités spécifiques permettant par exemple d’ajuster des profils métiers pour une tenue des comptes plus personnifiée.
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- Choisir les outils pertinents. L’équipe informatique doit prendre part au projet. Elle aide à rédiger les spécifications techniques en fonction des contraintes du système d’information. Elle aide à sélectionner les logiciels SIRH et à adapter les fonctionnalités aux besoins, budget et moyens humains.
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- Communiquer. Intégrer la conduite du changement au projet est important. Expliqué, un changement d’habitudes est toujours mieux accepté.
4
- Former les collaborateurs RH puis l’ensemble des salariés, et diffuser des procédures écrites claires.
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- Assurer un suivi et faire évoluer les outils. Il est fréquent que les utilisateurs remontent des dysfonctionnements et propositions d’améliorations, non identifiés lors de la spécification fonctionnelle.
Que dit la loi sur la dématérialisation RH ?
La transformation numérique des RH commence souvent par la dématérialisation des bulletins de paie. Celle-ci a été autorisée par la loi El Khomri, dite Loi Travail. Depuis le 1er janvier 2017, l’envoi des bulletins de salaire par voie électronique est la norme, sauf opposition du salarié.
Cette numérisation doit respecter les règles afférentes aux fiches de paie : garantie de l’intégrité du document, conservation pendant 50 ans, confidentialité des données. 73 % des salariés sont séduits lorsque cette solution leur est proposée : plus de risque de perdre leur bulletin de paie !
Dans la pratique, beaucoup de petites entreprises continuent de transmettre les bulletins « à l’ancienne » sous format papier, avec remise en main propre ou envoi postal. Un logiciel de paie 100% cloud adapté aux TPE/PME de moins de 200 salariés tel que Sage Business Cloud Paie peut les aider à franchir le pas.
La digitalisation RH se construit pas à pas. À haute valeur ajoutée, elle mérite de s’appuyer sur des experts et outils performants. Point de vue RH, elle améliore l’expérience collaborateur, source de motivation.
Les bulletins de paie dématérialisés sont conservés pendant 50 ans.
