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Dématérialisation RH : quels documents sont concernés ?

La gestion optimale des ressources humaines exige une célérité des opérations. La recherche de cette célérité a engendré l’idée de dématérialisation RH. Toutefois, dans le processus de dématérialisation, plusieurs inquiétudes naissent surtout en ce qui concerne les documents à délivrer. Quels sont alors les documents concernés dans le processus de dématérialisation RH ? Que dit la loi ? Voici quelques questions auxquelles nous devons répondre.

 

La dématérialisation RH, pourquoi s’y mettre ?

La dématérialisation RH depuis quelques années s’impose à toute entreprise qui se veut être performante. Elle fait partie des leviers de performance d’une entreprise. En effet, la dématérialisation RH est le processus informatisé de gestion électronique des documents. Avec ce système, moins de documents version papier circulent. La dématérialisation RH facilite une fluidité et une simplification des tâches du personnel grâce à l’automatisation de certaines tâches à travers la mise à disposition des plateformes participatives.

La loi encourage la dématérialisation RH en autorisant l’émission de tous les documents nécessaires notamment le bulletin de paie, les contrats de travail, les fiches de congés et autres. Toutefois, la loi est plus rigoureuse sur l’émission du bulletin de paie que sur certains documents RH. La loi exige que sur un bulletin de paie, il doit figurer des signatures électroniques certifiées.
En définitif, une entreprise a tout intérêt à adopter la dématérialisation RH afin de gagner en notoriété, de faire d’économie de ressources et d’obtenir plus de crédibilité en ce qui concerne les données RH de son entreprise.

 

 

Les documents concernés par la dématérialisation RH

Le service RH d’une entreprise est contraint à traiter pour chaque agent une fiche de paie, un contrat d’embauche, un titre de congés, des notes de frais, des rapports de gestion des campagnes d’entretien, les absences au travail pour diverses raisons.
Tous ses documents auparavant délivrés et gérés manuellement devront faire objet d’une gestion dématérialisée. A travers l’installation et la mise en place du système informatisé de gestion électronique des documents, tous les documents peuvent être dématérialisés.

 

Assurer la dématérialisation RH avec un SIRH

La dématérialisation RH est un processus qui vise à améliorer la performance de l’entreprise. A l’égard de la complexité des tâches à pourvoir lors du processus de dématérialisation RH, il est indispensable de se servir d’un logiciel de paie ou d’un Système d’Informations Ressources Humaines (SIRH) de gestion de paie. Le logiciel complet de gestion de la paie est conçu pour s’occuper des volets relatifs à la gestion des paies, la gestion systématique des carrières des agents, la gestion des congés et des absences etc….

A ce titre, votre intégrateur vous propose un outil complet comme les logiciels Lucca ou SIRH.

 

 

Et la dématérialisation RH pour vos collaborateurs ?

Procéder à la dématérialisation RH avantage toutes les parties d’une entreprise. En effet, la Direction des Ressources Humaines et ses différents services se verront soulager dans le traitement des dossiers énormes qui ne cessent de s’accumuler en fonction du traitement manuel ce qui entraîne désormais une célérité dans le traitement.

Avec la mise en place du processus de la dématérialisation, plus besoins d’imprimer par exemple pour un collaborateur des fiches de paies. Il est possible désormais à chaque collaborateur d’accéder à son compte pour imprimer sa fiche de paie au moment voulu.

Il existe des solutions informatiques telles que dématérialisation des bulletins de paie et Sage Business Cloud Paie disposent des fonctionnalités qui permettent aux collaborateurs de renseigner directement des informations actualisées pour la mise à jour des données notamment les repos, les absences, les congés annuels et autres.

En somme, la dématérialisation RH simplifie la vie à tout le monde. Les rapports sont établis à temps, la gestion des carrières est automatique.

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