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Dématérialisation RH : quels bénéfices pour les PME/TPE?

La dématérialisation RH offre de multiples avantages pour la gestion des PME/TPE. On peut citer entre autres : le gain de temps, la productivité mais aussi la protection renforcée des données confidentielles de l’entreprise. Elle s’est, d’ailleurs érigée en nécessité indispensable.

 

La dématérialisation RH, en quoi consiste-t-elle ?

La dématérialisation RH est une technique qui consiste à remplacer les documents papier d’une entreprise par des fichiers numériques. Il faut noter que le service des Ressources Humaines d’une entreprise consomme énormément de papiers ; ce qui rend la gestion administrative très lourde. D’où la nécessité de digitaliser les activités ou tâches administratives avec un logiciel de paie.

Cette digitalisation encore connue sous l’appellation numérisation implique deux approches possibles que sont : la dématérialisation RH des documents et celle des processus d’exécution. Ainsi, la dématérialisation des bulletins de paie fait partie des documents qui peuvent être dématérialisés comme les contrats de travail, le règlement intérieur, la fiche de paie. Nous pouvons citer, par ailleurs les demandes de congés et d’absence, la signature électronique. Il y a lieu de ne pas omettre les documents liés à la gestion, à l’évaluation et au rendement des collaborateurs, etc.

 

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Où en sont les PME et TPE dans leur dématérialisation ?

La dématérialisation des documents est en plein essor. La majorité des entreprises y compris les TPE/PME, adoptent de plus en plus des outils pour accélérer leur mutation digitale ou numérique. Notons aussi que la crise sanitaire a engendré l’accélération du processus de digital RH des entreprises.

Si les grandes entreprises sont, de plus en plus sensibles aux bénéfices de la dématérialisation des documents, ce n’est pas le cas des TPE qui sont encore en arrière. Et pour cause, seulement 11 % environ des TPE, étaient engagées dans cette démarche avant la pandémie de la Covid – 19. The Work Survey, une étude commanditée par ServiceNow et menée par Wakefield Research a révélé que 92% et 87% des employés reconnaissent que la covid-19 est un facteur accélérateur de la dématérialisation RH de certains de leur processus.

Cependant, au fond, c’est la reconnaissance même de l’utilité de ce processus dans le fonctionnement des entreprises qui cause problème. La preuve, une étude réalisée l’an dernier par Opinionway pour Qonto, quoique révélant la forte accélération de la digitalisation des entreprises a, tout de même montré que seulement 43% des PME considèrent qu’accélérer leur transformation digitale s’avère indispensable. Ces chiffres sont de nature à montrer à quel point les PME et TPE ont une conception très réductrice de leur transformation numérique.

 

Quels sont les bénéfices de la dématérialisation RH ?

La dématérialisation des ressources humaines sera d’ici peu, incontournable puisqu’elle est déjà au cœur de la transformation numérique des entreprises. Elle est autant bénéfique au niveau organisationnel qu’elle ne l’est sur le plan relationnel entre salarié et service RH. Dématérialiser, c’est donc gagner sur toute la ligne en se positionnant sur la voie du progrès. Il est possible avec l’application de cette technique de pouvoir aisément se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La dématérialisation RH permet aussi d’avoir une démarche RSE et donc d’aller plus vite à la recherche des fichiers numérisés. Aussi, elle simplifie et accélère la gestion du courrier en situation de télétravail, l’archivage intelligent et la sécurisation des données automatisées. L’autre avantage consiste au gain économique dont la liste englobe les coûts de traitement des documents, les coûts d’éditique et de distribution. Il y a également les coûts de mise sous pli et le temps de mise à disposition.

 

Comment les PME/TPE dématérialisent leurs documents RH ?

Les solutions à l’instar des logiciels Lucca s’adaptent parfaitement aux TPE et aux PME comme outils de paie. Ils leur permettent, par ailleurs de dématérialiser les documents et d’automatiser les processus métiers. C’est également le cas d’une solution de paie comme Sage Dématérialisation. Elle est conçue en fonction des besoins des TPE et des PME. De la simplification du traitement des salaires au gain temps en passant par la réduction des tâches administratives, Sage Dématérialisation a révolutionné le processus de paie.

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